
Call Center Gedetailleerde Gids: Functie, Voordelen en ROI-Impact
LiveAgent biedt een uitgebreide call center-oplossing met functies zoals automatische oproepverdeling, oproepopname en VoIP-integratie. Stel eenvoudig inkomende...

Verken de essentiële aspecten van call center management: strategieën, best practices en uitdagingen. Verhoog de efficiëntie door effectieve planning, prestatiebewaking en training. Verbeter klanttevredenheid, productiviteit van medewerkers en kostenefficiëntie met geavanceerde tools en automatisering.
Wat zorgt ervoor dat een call center soepel draait, zelfs tijdens piekuren of onverwachte omstandigheden? En wat is er nodig om gefrustreerde klanten aan te pakken en uw medewerkers gemotiveerd te houden? Het antwoord ligt in drie woorden – call center management.
Laten we call center management verkennen, het belang ervan en de essentiële strategieën voor succes. We bespreken ook effectieve managementpraktijken, vitale rollen en verantwoordelijkheden en meer.
Een call center beheren betekent verantwoordelijk zijn voor dagelijkse activiteiten om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, met als doel uitstekende klantenservice. De rollen en taken in call centers zijn divers. Managers zijn verantwoordelijk voor planning, prestatiebewaking en implementatie van strategieën ter verbetering van de efficiëntie.
Het hoofddoel is uitstekende klantenservice leveren. Door het team goed georganiseerd en gemotiveerd te houden, worden klantenproblemen snel en effectief opgelost, wat leidt tot hogere tevredenheid en zakelijk succes.
Goed call center management kan een game-changer zijn op verschillende gebieden, zoals klanttevredenheid, productiviteit van medewerkers en kostenefficiëntie.
Gelukkig zijn er tools en softwareopties die call center management kunnen vereenvoudigen en ervoor kunnen zorgen dat alles soepel verloopt. LiveAgent biedt betrouwbare call center software met een VoIP-telefoonysteem (voice over internet protocol) vol geavanceerde functies.
LiveAgent helpt klanttevredenheid te verhogen met een IVR-systeem dat klanten naar de juiste afdeling of agent leidt, wachttijden verkort en snellere oplossingen garandeert. Klanten kunnen een terugbel aanvragen in plaats van in de wacht te staan, wat hun algehele ervaring verbetert. Automatische oproepverdeling (ACD) verhoogt ook de productiviteit van medewerkers, waardoor minder tijd wordt besteed aan het doorverbinden van oproepen. Bovendien optimaliseert slimme oproepverdeling de toewijzing van resources, wat bijdraagt aan kostenefficiëntie.
Effectief call center management omvat verschillende belangrijke onderdelen om soepele activiteiten en klantenservice van hoge kwaliteit te garanderen:
Het beheren van een call center is meer dan alleen dingen georganiseerd houden. U hebt strategieën nodig die zowel agentprestaties als klanttevredenheid verhogen. We delen belangrijke strategieën, praktische tips en voorbeelden om uw call center management naar een hoger niveau te tillen.
Eerst moet u een duidelijk doel voor uw call center bepalen. Waar ligt uw focus op? Is het klantenbehoud, cross-selling, upselling, het terugwinnen van verloren klanten, het verzamelen van feedback of iets anders? Als u uw hoofddoel kent, zal dit alles bepalen wat u doet, van het trainen van uw personeel tot het meten van prestaties.
Het definiëren van uw doel geeft u duidelijke richting en focus. Bijvoorbeeld:
Tips voor het definiëren van uw doel:
De beste manier om uw klanten te begrijpen is jezelf in hun schoenen te zetten. Dit helpt u gebieden te identificeren die verbetering nodig hebben en zorgt ervoor dat uw service aan hun verwachtingen voldoet.
Tips om de behoeften van uw klanten beter te begrijpen:
Het stellen van doelen zal uw call center naar succes leiden. Het gebruik van de SMART-criteria – Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden – zorgt ervoor dat uw doelstellingen duidelijk en bereikbaar zijn.
Hier is een voorbeeld van SMART-doelen die van toepassing kunnen zijn op een call center-strategie:
| Criteria | Details |
|---|---|
| Specifiek | Verlaag de gemiddelde wachttijd voor oproepen. |
| Meetbaar | Verlaag de gemiddelde wachttijd van 5 minuten naar 2 minuten. |
| Haalbaar | Dit kan worden bereikt door agentschema’s te optimaliseren en oproepverdeling te verbeteren. |
| Relevant | Klanttevredenheid wordt sterk beïnvloed door wachttijden, waardoor dit doel direct relevant is. |
| Tijdgebonden | Bereik dit binnen de volgende drie maanden. |
Vergeet niet uw doelen af te stemmen op klantbehoeften. Als klantenfeedback bijvoorbeeld aangeeft dat snelle resolutietijden een hoge prioriteit zijn, moeten uw doelen dat weerspiegelen.
Tips voor het stellen van deze SMART-doelen:
Creëer een goed gedefinieerde structuur om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden kent. Dit zal leiden tot soepelere activiteiten en betere resultaten.
Een typische call center-structuur bestaat uit verschillende rollen, elk met specifieke taken. Deze rollen kunnen per organisatie verschillen, maar hier zijn enkele veelvoorkomende functies:
Bij het creëren van de structuur is het belangrijk om te onthouden dat deze moet worden aangepast aan uw specifieke behoeften en doelen.
Door deze vragen te beantwoorden, kunt u de structuur aanpassen aan uw organisatie.
Het voorzien van uw agenten van kennis en tools helpt hen verschillende scenario’s af te handelen, betere klantenservice te bieden en problemen effectief en snel op te lossen.
Tips voor het trainen van call center-agenten:
We weten dat het beheren van een call center moeilijk kan zijn. Het volgen van bepaalde praktijken kan u helpen de algehele klanttevredenheid te verbeteren en uw agenten in staat stellen uitstekende service te leveren. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, overweeg het volgende:
Het verbinden van uw call center software met andere tools, zoals CRM-systemen, social media-platforms en helpdesk-software, kan activiteiten stroomlijnen. Wanneer deze systemen zijn gekoppeld, kunnen agenten alle klantgegevens op één plaats zien, waardoor ze sneller en beter kunnen reageren.
LiveAgent integreert met veel apps van derden om alle informatie op één plek te verzamelen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten. Als gevolg hiervan kunnen agenten meer gepersonaliseerde en efficiënte service bieden.
"We hebben veel plezier gehad met het gebruik van LiveAgent. Met zijn uitgebreide functieset en integratie met onze andere systemen kunnen we aanzienlijk efficiëntere klantenondersteuning bieden dan ooit tevoren. We hebben een toename van klanttevredenheid waargenomen sinds de implementatie van LiveAgent en we bevelen het aan voor iedereen die op zoek is naar een gebruiksvriendelijke en uitgebreide oplossing."Capterra review
Het in staat stellen van klanten om problemen zelf op te lossen, is voordelig voor hen en uw team. Het aanbieden van zelfbediening kan de werkbelasting van uw agenten verminderen en klanttevredenheid verbeteren. Ongeveer 73% van de klanten geeft de voorkeur aan de mogelijkheid om hun problemen zelf op te lossen via zelfbediening, omdat het 24/7 beschikbaar is. Ze willen alleen als laatste redmiddel contact opnemen met ondersteuning.
Om dit in te stellen, maakt u een sterke kennisbank met veelgestelde vragen, productgidsen, videotutorials, stap-voor-stap handleidingen en communityforums. Maar onthoud dat het belangrijk is om het altijd up-to-date te houden.
Ook een interne kennisbank is erg nuttig voor uw agenten. Het biedt noodzakelijke informatie zoals bedrijfsbeleid, procedurerichtlijnen, stappen voor probleemoplossing en productdetails.
Met tools zoals LiveAgent kunt u gemakkelijk beide externe en interne kennisbanken maken en onderhouden, waardoor de effectiviteit van uw call center toeneemt.

Zelfs met een goed beheerd call center zullen problemen zich voordoen. Het is belangrijk om voorbereid te zijn en te weten hoe u ze kunt aanpakken. Veelvoorkomende problemen zijn onder meer:
De beste manier om deze problemen aan te pakken is door een oplossing te vinden die meerdere problemen tegelijk kan oplossen. Call center software kan bijvoorbeeld helpen door:
Het controleren van belangrijke statistieken is een geweldige manier om uw call center goed te laten presteren. Het helpt u gebieden voor verbetering te identificeren en beslissingen op basis van gegevens te nemen. Het volgen van statistieken stelt u ook in staat trends te zien, problemen op te lossen voordat ze groter worden en activiteiten soepel te laten verlopen.
Belangrijke statistieken om te controleren:
Gamification betekent het toevoegen van game-achtige elementen om medewerkers te motiveren en werk leuk en boeiend te maken. In een call center kan dit punten, badges, leaderboards en beloningen omvatten.
Betrokken werknemers leveren betere klantenservice. Ze zijn meer gemotiveerd om klantenproblemen op te lossen. Gamification kan ook hun moraal verhogen en een positieve werkomgeving creëren.
Het belonen van uw medewerkers voor goed werk is belangrijk. Eenvoudige dingen zoals “Medewerker van de maand”, extra voordelen of zelfs eenvoudige erkenning kunnen prestaties en loyaliteit stimuleren.

Kwaliteitsborging betekent controleren hoe agenten met klanten omgaan om consistent hoge normen te handhaven. Weten wat agenten goed doen en waar ze verbetering nodig hebben, helpt klanten gelukkig te houden.
Hoe voert u QA uit?
Het gebruik van automatisering kan de productiviteit en algehele prestaties van uw agenten verhogen. Het bevrijdt uw agenten van repetitieve taken, zodat zij zich kunnen concentreren op complexere problemen die hun aandacht nodig hebben. Automatisering helpt bedrijven processen te stroomlijnen, wachttijden te verminderen en klanten gelukkig te houden.
In een call center-omgeving kan automatisering:
| Rollen | Verantwoordelijkheden |
|---|---|
| Call center manager | • Toezicht houden op dagelijkse activiteiten en het ontwikkelen van doelen en actieplannen • Implementatie en controle van prestaties • Ontwikkeling en handhaving van beleid en procedures • Budgetbeheer en toewijzing van resources • Werving en inwerking van medewerkers • Voorbereiding van rapporten voor het hoger management |
| Teamleider/Supervisor | • Controleren van teamprestataties en feedback geven • Afhandeling van escalaties en complexe klantenproblemen • Ondersteuning bij training en ontwikkeling • Naleving van bedrijfsrichtlijnen en beleid garanderen |
| Kwaliteitsborgingsanalist | • Evaluatie van oproepen en controle van naleving van protocollen door agenten • Ontwikkeling van strategieën voor kwaliteitsverbetering • Creatie en onderhoud van evaluatieformulieren en records |
| Trainingsspecialist | • Uitvoering van regelmatige trainingen • Ontwikkeling en actualisering van trainingsmaterialen • Beoordeling van trainingseffectiviteit • Ondersteuning van voortdurend leren en professionele ontwikkeling |
| Klantenservicemedewerker | • Afhandeling van inkomende en uitgaande oproepen • Oplossing van vragen en klachten en verstrekking van informatie aan klanten • Registratie van interacties en actualisering van CRM-systemen • Benutten van mogelijkheden voor upselling/cross-selling |
| IT-ondersteuning | • Onderhoud van call center-technologie en infrastructuur • Probleemoplossing van technische problemen • Garandering van gegevensbeveiliging en naleving • Bijwerking van ondersteuningssoftware en hardware |
Het omgaan met te veel oproepen en lange wachttijden is een veelvoorkomend probleem in call centers. Dit gebeurt vaak door onderbemanningen of slecht resourcebeheer. Dit laat agenten overweldigd en klanten gefrustreerd achter. Wanneer er meer oproepen zijn dan agenten kunnen afhandelen, daalt de prestatie en worden zowel klanten als medewerkers ongelukkig.
Oplossing:
Werken in een call center kan moeilijk zijn. Agenten hebben te maken met boze klanten en brengen lange uren aan de telefoon door, vaak met overwerk. Zonder carrièregroei verliezen veel agenten hun motivatie. Dit leidt tot uitputting en hoog personeelsverloop.
Oplossing:
De meeste klanten beschouwen klantervaring als even belangrijk als productkwaliteit. Wanneer zij bellen met een probleem, willen zij een snelle en efficiënte oplossing. Als u aan deze verwachtingen niet voldoet, daalt de klanttevredenheid.
Oplossing:
Veel call centers gebruiken meerdere tools en systemen om hun dagelijkse taken af te handelen. Agenten moeten vaak tussen verschillende systemen schakelen om één probleem op te lossen, wat tijd kan kosten en verwarrend kan zijn.
Oplossing:
Klanten verwachten tegenwoordig veel. Ze verwachten op maat gemaakte ervaringen, meerdere manieren om u te bereiken, snelle reacties, snelle oplossingen en geweldige service. Het voldoen aan al deze normen kan behoorlijk moeilijk zijn.
Oplossing:
Hoewel niemand de toekomst kan voorspellen, kunnen we gegronde gissingen doen op basis van huidige trends en technologie. Hier zijn enkele trends die waarschijnlijk de toekomst van call center management zullen bepalen.
AI en automatisering groeien in veel industrieën, inclusief call centers. In de toekomst zal AI meer routinetaken afhandelen, waardoor agenten zich kunnen concentreren op complexere problemen.
AI kan ook worden gebruikt voor kwaliteitsborgingsdoeleinden. Het kan oproepen automatisch scoren op basis van criteria zoals passende groeten of upsell-mogelijkheden. Dit bespaart tijd en helpt consistente kwaliteit in elke interactie te garanderen.
Coaching verbetert agentprestaties en lost probleemgebieden op. Traditionele één-op-één coaching kan moeilijk op schaal uit te voeren zijn, vooral met call centers die externe agenten in verschillende tijdzones gebruiken.
Virtuele coaching is een schaalbare oplossing. Het biedt tijdige feedback en aangepaste trainingsmodules, ongeacht waar agenten zich bevinden. Op deze manier ontvangen alle agenten consistente coaching en ondersteuning, wat leidt tot betere prestaties en arbeidstevredenheid.
Effectief call center management zorgt voor soepele dagelijkse activiteiten, eerlijke taakverdelingen en servicekwaliteit. Het beïnvloedt ook klanttevredenheid, agentproductiviteit en algehele kostenefficiëntie. Belangrijke elementen zoals planning, prestatiebewaking, training of escalatiebeheer zijn vitaal. Call centers kunnen dit allemaal verbeteren door effectieve strategieën te implementeren.
Om uw werk gemakkelijker te maken, overweeg tools zoals LiveAgent. Het biedt veel functies om uw call center efficiënt te beheren. Met een gratis proefperiode van 30 dagen kunt u zelf zien hoe het uw call center-activiteiten kan verbeteren. Transformeer uw call center met LiveAgent!
Gebruik belangrijke statistieken zoals gemiddelde afhandelingstijd, eerste contactresolutie, CSAT en agentproductiviteit om prestaties te meten. Deze statistieken geven inzicht in de efficiëntie van het call center en helpen u gebieden voor verbetering te identificeren.
Dit omvat het voorspellen van het aantal oproepen, het plannen van agenten en het in real-time controleren van hun prestaties. Dit zorgt ervoor dat voldoende agenten beschikbaar zijn om oproepen af te handelen. Goed workforce management houdt het serviceniveau hoog terwijl de kosten laag blijven.
Om een call center in te richten, moet u teams structureren, hun rollen en taken schetsen en tools gebruiken voor planning, prestatiebewaking en kwaliteitscontroles. Duidelijke processen en workflows helpen uw team soepel te werken en klantenoproepen efficiënt af te handelen.
Call centers kunnen klanten gelukkiger maken door snelle en correcte antwoorden te geven. Ze kunnen ook gepersonaliseerde service bieden en problemen bij het eerste contact oplossen. Het gebruik van kwaliteitscontroles, voortdurende training en slimme technologie kan ook helpen de tevredenheid te verbeteren.
Meld u vandaag aan en ontdek hoe LiveAgent uw activiteiten kan stroomlijnen, de productiviteit van agenten kan verhogen en klanttevredenheid kan verbeteren met geavanceerde call center management tools.

LiveAgent biedt een uitgebreide call center-oplossing met functies zoals automatische oproepverdeling, oproepopname en VoIP-integratie. Stel eenvoudig inkomende...

Ontdek wat een callcenter is, hoe het werkt, soorten callcenters en best practices voor het uitvoeren van een succesvolle callcenteroperatie. Leer meer over inb...

Leer hoe je een callcenter opzet met een 10-stappenplan inclusief doelstellingen, budgetplanning, softwarekeuze, personeelsbezetting en apparatuur. Optimaliseer...