Gratis kennisbanksoftware

Een veel voorkomende uitdaging waarmee bedrijven tegenwoordig worden geconfronteerd, is; het beheren van communicatie en interacties met klanten, evenals het verbeteren van de interne communicatie tussen afdelingen en binnen bepaalde teams.

Er is een versnelde groei van nieuwe technologieën. Documentatiestandaarden zijn een integraal onderdeel geworden van elke gezonde organisatie. Het hele bedrijf moet volgen; dezelfde processen, werken volgens dezelfde termen en houden alle vitale middelen op één gecentraliseerde plaats. Deze middelen moeten beschikbaar zijn voor alle geautoriseerde entiteiten.

Om bedrijven te helpen deze belangrijke uitdaging te overwinnen, werd het concept van kennisbanken geboren. Deze oplossing werkt als een bron van betrouwbare informatie voor een organisatie en haar klanten. Elk proces kan worden beheerd of gedocumenteerd vanuit de kennisbank. Bijvoorbeeld van productvereisten tot notulen.

Klanten willen vaak zelfstandig antwoorden op hun problemen vinden. Ze geven er de voorkeur aan om als laatste redmiddel de hulp van vertegenwoordigers van technische ondersteuning te gebruiken. Daarom is het essentieel om die mensen de middelen te geven om hun problemen op te lossen.

Een kennisbank – wat is het?

Een kennisbank is een speciaal type databank waarmee informatie binnen een bedrijf adequaat kan worden beheerd. kennisbanksoftware stelt bedrijven in staat om gegevens met betrekking tot een organisatie en haar processen te verzamelen, te organiseren en te herstelen op een gedigitaliseerde manier.

Een kennisbank is een gecentraliseerde opslagplaats van informatie, die afhankelijk is van de gebruikte oplossing om deze te implementeren. Ze biedt diverse functionaliteiten om zowel de informatie te verzamelen als om deze onder zijn gebruikers te verspreiden.

Een gratis kennisbanktool werkt als een bron van informatie over verschillende aspecten van een bepaald product of bepaalde dienst. Zoals oplossingen voor verschillende technische problemen, fouten gemeld door tools, handleidingen, geavanceerde tutorials, tips, beschrijvingen van systeemupdates, enz. Hierdoor kunnen klanten uw producten of diensten efficiënter gebruiken. Ze moeten niet noodzakelijk te vertrouwen op technische ondersteuning of vertegenwoordigers van de klantenservice.

Hoe werkt kennisbanksoftware?

Bij kennisbanksoftware draait alles om het delen en opslaan van verzamelde collectieve ervaring en kennis. Het is ook bedoeld om alle technieken, processen en bewerkingen die binnen de organisatie worden gebruikt, te presenteren en te beschrijven.

Een kennisbank helpt klanten en gebruikers snelle oplossingen voor veelvoorkomende problemen te bieden. Via een intuïtieve WYSIWYG-editor helpt deze oplossing bij het vastleggen, ordenen en publiceren van vindingrijke informatie waardoor het beschikbaar gemaakt wordt voor gebruikers, teams en klanten.

Bij alle betrouwbare oplossingen kunnen artikels uit andere componenten worden gemaakt. Zoals workflow, incidentbeheer en probleembeheer.

Het zoekmechanisme is betrouwbaar en stelt gebruikers in staat om direct antwoorden te vinden die in de kennisbank aanwezig zijn. Dit scheelt veel tijd. Anders zouden servicemedewerkers het moeten besteden aan het beantwoorden van eenvoudige vragen. Zo krijgen ze meer mogelijkheden om klanten met complexe problemen te helpen.

https://www.youtube.com/watch?v=hrCeVuzfock

Onmisbare functies van de best beoordeelde gratis kennisbanksoftware

Zoals hierboven vermeld, zijn er tientallen kennissystemen op de markt. Zoals met alles, zijn er echter enkele betrouwbare oplossingen en er zijn er enkele die niet aan uw verwachtingen voldoen. Hoe kunt u ze uit elkaar houden?

• Maakt en ordent artikels die effectieve antwoorden bieden op veelgestelde vragen.
• Ondersteunt het maken van een artikel in verschillende talen en presenteert de inhoud volgens gebruikersvoorkeuren.
• Eenvoudig installatieproces.
• Deelt kennis in verschillende selfserviceportaals die zijn aangepast voor elk gebruikersprofiel, indien nodig.
• Beheert afzonderlijke artikels binnen een kennisbank op basis van onderwerpen, afdelingen, producten en tags.

• Biedt een eigen teksteditor, zoals de WYSIWYG-editor van LiveAgent. Zodoende kunnen artikels worden opgemaakt volgens de eigen specifieke normen van een organisatie.

• Maakt het mogelijk om een ​​gepersonaliseerde kennisbank te creëren volgens de specifieke merkrichtlijnen van elk bedrijf.
• Houdt de inhoud actueel en relevant door middel van een artikelbeoordelingsproces met een goedkeuringsfase.
• Beheert de beveiliging van artikels door controle te bieden over het bekijken, bewerken of uitsluiten ervan.

• Integreert met andere oplossingen van hetzelfde bedrijf, zoals LiveAgent bijvoorbeeld.

• Hiermee kunt u wiki’s maken en beheren, evenals pagina’s die erin zijn genest, met behulp van tags.
• Biedt in-app-meldingen.
• Maakt het mogelijk om via email uitnodigingen naar teamleden te sturen.
• Biedt de mogelijkheid om verschillende rollen en machtigingen toe te kennen aan medewerkers.
• Hiermee kunnen gebruikers discussies voeren met behulp van opmerkingen.
• Maakt het mogelijk voor gebruikers en klanten om hun eigen bijdragen te schrijven om elkaar te helpen.
• Biedt herbruikbare paginasjablonen.
• Zorgt voor een efficiënte zoekmachine voor de kennisbank.

Voordelen van het gebruik van een gratis kennisbanktool

De voordelen van het implementeren van een kennisbank kunnen worden onderverdeeld in twee groepen; namelijk zakelijke voordelen en voordelen voor de klant, die hieronder worden opgesomd.

Klantenvoordelen:

• De oplossingstijd is veel sneller.
• Ondersteuning en assistentie 24/7 beschikbaar.
• Gebruikers kunnen zelf antwoorden op hun vragen vinden.
• De oplossing komt tegemoet aan de behoeften van de klant.

Zakelijke voordelen:

• Offline hulp kan tegen relatief lage kosten worden geboden.
• Er kan een betrouwbare klantenservice en zorg worden geboden.
• Interne kennisbank – delen binnen het bedrijf wordt onderschreven.

1. Het verstrekken van nauwkeurige informatie om problemen van klanten op te lossen

Een goed ontworpen en correct onderhouden kennisbank verhoogt het prestatieniveau en vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar oplossingen voor vragen van klanten. Met optimalisatie is alles in een paar seconden terug te vinden. Uw klanten kunnen ook zoeken naar antwoorden op hun vragen door bepaalde categorieën of filters te gebruiken. Dit zal de oplossing van hun problemen versnellen en hun perceptie van uw diensten verbeteren.

2. Klanten stap voor stap bijstaan ​​op een efficiënte en vereenvoudigde manier

Eenvoud maakt het voor klanten en servicemedewerkers gemakkelijker om de juiste oplossingen te vinden voor veelvoorkomende of terugkerende problemen. Men kan in de verleiding komen om een ​​brede categorie selfservice inhoud te creëren, maar dit is meestal een vergissing. Het beschrijven van complexe aspecten binnen één kennisbankartikel of het taggen van verschillende items met dezelfde labels, maakt het voor alle gebruikers moeilijk en verwarrend om hun problemen snel op te lossen.

• Het egeleiden van de klant stap voor stap.
• Het vermijden van het gebruik van technisch jargon.
• Uw klant zich verbonden laten voelen met uw merk of product.

3. Voortdurend feedback van klanten verzamelen

Een effectieve manier om uw product of dienst te verbeteren, is door dagelijks feedback van klanten te verzamelen en op basis van uw bevindingen te handelen. Om dit te doen, moet u gebruikmaken van een database die is gemaakt op basis van essentiële informatie die deze gebruikers delen. Maar hoe krijgt u feedback van klanten?

Het is geen rocket science. Het antwoord ligt in het simpelweg vragen aan uw klanten wat ze ervan vinden. Dit is een inzichtelijke methode die u kunt toepassen door middel van:

• Monitoring van vermeldingen die worden gepubliceerd op het klantenportaal (dat deel uitmaakt van een betrouwbare kennisbank)
• Vragen en antwoorden (veelgestelde vragen)
• Online enquêtes via email of live chat.

Enquête emails moeten worden verzonden met een interessante en opvallende onderwerpregel die de aandacht van de lezer trekt en vasthoudt. Zo wordt de kans op feedback vergroot.

En dan zijn de sleutels tot succes:

• Correct gebruik maken van de informatie die is verzameld.
• De kennisbank aanpassen om klantentevredenheid te garanderen.

4. Focussen op de prioriteiten van de klant

Ondersteunende activiteiten moeten deel uitmaken van een strategie die streeft naar effectief klantenrelatiebeheer en -ondersteuning.

Door het gebruik van voorspellende analytische tools mogelijk te maken, is het mogelijk om:

• Analyseer trends binnen klantenvragen.
• Anticipeer op wat gebruikers willen en nodig hebben.
• Bied praktische diensten en informatie in realtime.

5. Een knowhowstrategie voor het leveren van consistente antwoorden van een goed ontwikkeld klantenserviceteam

Een kennisbank moet strategische, gedetailleerde en vereenvoudigde inhoud gebruiken, zodat klanten gemakkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben.

Het is raadzaam om geen grote hoeveelheden informatie in de databank te proppen; aangezien dit waarschijnlijk tijdverspilling is. Het delen van relevante gegevens kan de prestaties van uw technische ondersteuningsdienst verbeteren, in plaats van lezers af te leiden. Als selfservice-inhoud goed geclassificeerd is, is het voor elke gebruiker veel gemakkelijker om toegang te krijgen. Bovendien bijdragen aan de beleving van uw bedrijf als een geweldige dienstverlener.

6. Trends volgen en de verstrekte informatie bijwerken

Gratis kennisbanksoftware: goede praktijken

Houd het simpel

Idealiter zou een kennisbasis moeten worden opgebouwd door de expertise van een team van goed opgeleide servicemedewerkers. Houd er echter rekening mee dat niet iedereen die toegang heeft tot deze selfservicedatabank en deze gebruikt, een expert is. Zorg er dus voor dat de terminologie goed is gedefinieerd door duidelijke en eenvoudige taal te gebruiken.

Geef prioriteit aan informatie

Het zou geweldig zijn als u alle kennis binnen uw organisatie zou kunnen bundelen in één kennisbank. Maar gezien de hoeveelheid gegevens die zou moeten worden beheerd, is het creëren van zo’n grote databank vaak niet mogelijk. Daarom is het raadzaam om prioriteit te geven aan de opgeslagen informatie op basis van de meest voorkomende gebruikersvragen. Op deze manier kunt u beginnen met het maken van een kennisbank met alleen de meest bruikbare informatie.

Geef uw team de juiste tools

De kenmerken van een kennisbank kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen. Een wanordelijke opeenstapeling van informatie kan soms tot verwarring leiden. Om alle informatie overzichtelijk en up-to-date te houden, moet u uw kennisbank creëren en automatiseren met behulp van speciale software die betrouwbare functies biedt. Op deze manier kunt u de toegang tot kennis binnen uw organisatie eenvoudig centraliseren en stroomlijnen.

Hoe u de beste gratis kennisbanksoftware kiest

• Hoeveel vragen van klanten ontvangt uw bedrijf dagelijks?
• Stellen klanten steeds terugkerende vragen?
• Hoe worden complexe problemen gerapporteerd door klanten / gebruikers?
• Zou u één of twee medewerkers kunnen toewijzen om de inhoud van de kennisbank te beheren?
• Hebt u al een aantal kennisbankachtige artikels?

Ontdek het zelf

https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

<![CDATA[]]> Terug naar academie