Gratis proefperiode
  • Academie
  • Gratis software voor ondersteuningstickets

Gratis software voor ondersteuningstickets

Benieuwd naar de ins en outs van een gratis ondersteuningsticketsysteem? We zetten het voor u op een rij. We hebben alle gegevens verzameld die we konden vinden om u te geven, zoals inzicht in hoe u een dergelijk systeem kunt gebruiken en hoe u het juiste kiest voor uw bedrijf.

Wat voor soort oplossing is het en hoe werkt het?

Als een bedrijf wil groeien en slagen, moet het zijn klantenserviceteams beschermen tegen afleiding en op die manier zorgen voor een hoge klantentevredenheid en een superieure klantenservice ervaring. Het zorgvuldig beheer van probleemoplossing is essentieel om ervoor te zorgen dat de klanten tevreden zijn met de service die u aanbiedt. Alleen een efficiënt en hardwerkend team hebben om de klus te klaren, is echter niet genoeg. De klantenvereisten moeten meegroeien met uw groeiende bedrijf.

Een bedrijf kan aanzienlijke verbeteringen aanbrengen op gebieden zoals, organisatie, productiviteit, reactietijd ticket, eerste oplossingstijd en klantentevredenheid. Hoe? Welnu, door concepten en tools toe te passen die het beheer van klantenvragen gemakkelijker maken. Het simpelweg ad hoc afhandelen van alle verzoeken, zoals beoordeeld worden door een paar vertegenwoordigers voordat ze aan een verantwoordelijke persoon worden toegewezen, is geen efficiënte manier om dit aan te pakken. Simpel gezegd, het is noodzakelijk om georganiseerd te zijn om levensvatbaar te zijn.

Voor zowel grote organisaties als KMO’s is een goed functionerend IT-ecosysteem essentieel voor succesvolle dienstverlening. Hoewel het gebruikelijk is dat een bedrijf met veel verschillende soorten uitdagingen wordt geconfronteerd, is het belangrijk om altijd snel en efficiënt te reageren. Om dit te doen, hebben bedrijven oplossingen voorhanden waarmee gebruikers problemen kunnen melden en eenvoudig incidenttickets kunnen maken. Tegelijkertijd willen we het werk van servicemedewerkers gemakkelijker en productiever maken. Dit type oplossing wordt ondersteunende ticketsoftware genoemd.

Ticketsoftware – wat is het?

Een ticketsysteem is essentieel voor alle bedrijven, vooral voor helpdesk- en klantenservice-afdelingen. Deze afdelingen zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van leden van hun hele organisatie en hun klanten.

Als u een oplossing wilt waarmee uw ondersteuningsteam verschillende incidenten kan volgen en beheren, hebt u misschien helpdesksoftware nodig met een geavanceerd ticketsysteem.

Het verwerven van een dergelijke oplossing impliceert het doen van een investering die, net als elke andere, rendement moet genereren. Als u echter nog niet klaar bent om te investeren, is er ook een mogelijkheid om gratis ticketsoftware te implementeren.

Er zijn veel geweldige gratis tickettools op de markt. Ze bieden mogelijk een beperkt aantal functies in vergelijking met betalende versies. Maar het zijn nog steeds oplossingen die het overwegen waard zijn, vooral voor bedrijven met een beperkt budget.

Om u te helpen een beter begrip te krijgen, leggen we het concept van gratis ticketsystemen voor ondersteuning uit. Hoe ze werken, de kenmerken van een goede gratis tickettool en of uw bedrijf zo’n oplossing nodig heeft. Lees meer om alle voordelen van zo’n tool te ontdekken.

Een andere kijk op het ticketsysteem

Een ticketsysteem is een wijdverbreide oplossing die communicatie en interacties tussen bedrijven en hun klanten mogelijk maakt. Wanneer een klant een vraag of suggestie wil sturen of een incident aan een bedrijf wil melden, is het de ticketsoftware die een persoonlijke communicatielijn creëert tussen de twee partijen, allemaal op afstand en online.

Het is belangrijk op te merken dat dit type oplossing niet overeenkomt met de oplossingen die zijn geclassificeerd als hulpmiddelen voor onmiddellijke respons. Zoals live chat of terugbelfuncties. Zodra een ticket is toegewezen aan een probleem, wordt alle vervolgcommunicatie -gefaciliteerd via hetzelfde ticket – gedurende het hele afhandelingsproces.

Een ondersteuningsticketsysteem met veel functies stelt klanten in staat problemen te melden of elke vorm van hulp te vragen die ze nodig hebben. De rol van het ticketsysteem is om alle ondersteuningsverzoeken en de reacties te beheren, te organiseren en te archiveren op één enkele plaats en te voor van alle tools die nodig zijn om verantwoordelijk en responsief te zijn.

Een betrouwbare gratis ticketsoftware moet verschillende teams binnen verschillende afdelingen van een organisatie in staat stellen om tickets te bekijken, prioriteiten toe te wijzen en te reageren op vragen via verschillende ondersteuningskanalen.

Het is mogelijk om op de markt talloze gratis tickettools van dit type te vinden. Sommige hebben echter meer functies dan andere. Kies daarom bij het kiezen van een bepaald hulpmiddel het hulpmiddel dat past bij de kenmerken, vereisten en middelen van uw bedrijf.

LiveAgent biedt gratis ticketsoftware als integraal onderdeel van zijn helpdeskoplossing.

https://www.youtube.com/watch?v=zyBEt7ScQYk&t

Kenmerken van een gratis ticketsysteem voor ondersteuning

Zoals we al hebben vermeld, zijn er veel gratis ticketsystemen op de markt. Maar niet elke oplossing biedt dezelfde functies.

Alle juiste gratis software voor ondersteuningstickets zou echter in staat moeten zijn om enkele van de volgende functies uit te voeren:

  • De mogelijkheid bieden om de hoofdvelden en functies aan te passen.
  • Het aanbieden van meertalige vertalingen.
  • Het up-to-date houden van informatie en eventuele wijzigingen.
  • Interne, externe, privé- of eigen, generieke en casusspecifieke tickets genereren, weigeren en plannen.
  • Tijdelijke en permanente sluitingen definiëren.
  • Prioriteit geven aan zaken, zowel openbaar als privé.
  • De traceerbaarheid van processtappen om tijden te beheersen weerspiegelen
  • Grafische weergave van de route van tickets.
  • Verantwoordelijkheden toewijzen volgens vooraf gedefinieerde categorieën.
  • Meldingen verzenden via sms of email.
  • Het aanbieden van een geïntegreerde kalender.
  • Biedt compatibiliteit of integratie met verschillende besturingssystemen, apparatuur en andere software.
  • Toegang verlenen aan verschillende gebruikers en machtigingen beheren op basis van functies.
  • Documentinvoer vastleggen.
  • Het genereren van verslagen mogelijk maken.

Gratis software voor ondersteuningstickets – Hoe werkt het?

Het dagelijkse leven van leden van het klantenserviceteam kan behoorlijk chaotisch zijn. Dit is voornamelijk te wijten aan het feit dat ze tegelijkertijd via verschillende kanalen vragen kunnen ontvangen. Als dit gebeurt, hebben vertegenwoordigers te maken met een enorme hoeveelheid verzoeken en incidentmeldingen tegelijk. Het idee voor ticketsoftware werd geboren als reactie op de ongecontroleerde ticketstroom. Dit was in wezen om een ​​hoger niveau van efficiëntie te bieden aan de afdeling gebruikersondersteuning. Bovendien werd gratis ticketsoftware tot ‘leven’ gebracht om KMO’s en prijsbewuste bedrijven in staat te stellen superieure klantenservice te bieden.

Servicedesks van organisaties gebruiken dit type tool vooral in de hoop op een betere opvolging van problemen die door klanten worden gemeld. Met een ticketsysteem kunnen serviceteams elk probleem indienen en volgen, hun prioriteit en voortgang beoordelen, verantwoordelijkheid toewijzen en nog veel meer.

Met een gratis ticketsysteem hebben organisaties toegang tot en beheer van een onbeperkt aantal tickets en incidenten via één dashboard. Op deze manier kunnen alle vereisten worden toegewezen aan de juiste vertegenwoordiger binnen het team en kunnen ze dus vrijwel onmiddellijk of in een acceptabel korte tijd worden afgehandeld.

Waarom heeft uw bedrijf een gratis tool voor ondersteuningstickets nodig?

Zelfs als u al een relatief klein bedrijf heeft of op het punt staat een relatief klein bedrijf te starten, zult u snel merken dat uw werknemers kunnen verdwalen in emailuitwisselingen, onbeantwoorde berichten en gemiste oproepen van klanten of potentiële klanten.

Blijf lezen om erachter te komen waarom elke organisatie een ticketsysteem nodig heeft. En rekening houdend met het feit dat er tal van gratis softwareoplossingen voor ticketing zijn, zult u zeker ten minste één specifieke tool vinden die aan uw zakelijke vereisten voldoet.

Efficiënt traceren van tickets

Dankzij de snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën kunnen organisaties hun gebruikers ondersteuning via meerdere kanalen bieden, evenals centra voor probleemoplossing waar ze hun zorgen kunnen uiten, vragen kunnen stellen of klachten kunnen indienen. Als een bedrijf echter niet de juiste tools gebruikt, kunnen er snel problemen ontstaan ​​met betrekking tot de traceerbaarheid van vragen. Met andere woorden, verzoeken van gebruikers kunnen verloren gaan in een oneindige lus van ongesorteerde tickets. Dit resulteert in een aanzienlijk aantal onopgeloste incidenten en bijgevolg in ontevreden klanten.

Aan de andere kant kunnen ondersteuningsteams met een gratis ticketsysteem een ​​complete databank van incidenten en interacties creëren waarmee ze klantenverzoeken beter kunnen beheren. Eén van de grootste voordelen die dit type tool biedt, is het prioriteren van tickets op belangrijkheid. Op deze manier hoeft de ondersteunings- of serviceafdeling zich geen zorgen te maken over het tegelijkertijd oplossen van elk probleem of verzoek, maar kan ze bepalen welke verzoeken prioriteit moeten krijgen.

Snellere probleemopsporing

Eén van de belangrijkste hulpprogramma’s die gratis ticketsoftware kan bieden, is snelle probleemdetectie. Dit is mogelijk dankzij intelligente statistieken en de categorieclassificatiesystemen waaruit dit soort software bestaat. Met dergelijke tools tot hun beschikking kunnen uw vertegenwoordigers de oorzaken van terugkerende incidenten en hun correlatie met andere problemen gemakkelijker identificeren.

Intelligente taaktoewijzing

Elk ticket moet voor verwerking aan een vertegenwoordiger worden toegewezen, maar dit handmatig doen komt neer op een reëel verlies van menselijk potentieel. In dit geval moet het ticketproces dus worden geautomatiseerd. Dit is nog een reden waarom gratis ticketsoftware een essentieel hulpmiddel is, aangezien het uw veregenwoordigers ook in staat stelt criteria te definiëren en aangepaste regels te maken voor de toewijzing van elk ticket aan het juiste lid van uw organisatie.

Het resultaat is dat elk teamlid dat de helpdesk in zijn dagelijkse werk gebruikt, weet wie wat beheert. Niemand zal tijd verspillen met het behandelen van vragen die al door andere collega’s zijn opgelost.

Vlottere interne en externe communicatie

Een gratis ticketsysteem verbetert ook de samenwerking tussen uw ondersteuningsmedewerkers doordat ze efficiënter kunnen communiceren (niet alleen met elkaar maar ook met klanten). In feite maken de meeste tools van dit type een functie mogelijk die automatisch prompts naar gebruikers emailt zodra een ticket is gemaakt, of elke keer dat het wordt gewijzigd.

gratis software voor ondersteuningstickets - LiveAgent - proactieve chatuitnodigingen

Wat zijn enkele andere voordelen van het hebben van een ticketsysteem?

Welnu, er zijn nog een aantal voordelen aan het gebruik van gratis ondersteuningsticketsoftware.

Zoals duidelijk is uit het vorige voorbeeld, kan een ticketsysteem de prestaties van een helpdesk, ondersteuning en- serviceteam verbeteren. Maar we kunnen ook op enkele andere voordelen wijzen, namelijk;

  • Een verhoging van de klantentevredenheid omdat oproepen binnen een redelijke en vooraf afgesproken termijn kunnen worden beantwoord.
  • Verbetering van de communicatie, aangezien de toewijzing van ticketnummers gebruikers in staat stelt het oplossingsproces te volgen en de prioriteiten in de achterstand te begrijpen.
  • Een toename van de kwaliteit heeft het vertrouwen vergroot en het prestatieniveau verhoogd van de helpdesk- en callcenterteamleden, die efficiënter op de vereisten kunnen reageren.
  • Verbeterde prestatiecontrole, aangezien de registratie van tickets en hun voortgang van de oplossing kunnen worden geparametriseerd en geanalyseerd in automatisch gegenereerde prestatieverslagen.
  • Betere kennis van klanten, vooral als de tool compatibel is en attributen deelt met andere bedrijfssoftware zoals klantenrelatiebeheer.
  • Een meer persoonlijke benadering bij het reageren op klanten, wat hun loyaliteit positief beïnvloedt.
  • Een kennisbankopstelling waarmee gebruikers en IT-specialisten de meest voorkomende problemen kunnen analyseren en hoe deze voor het laatst zijn opgelost.
  • Beter en efficiënter gebruik van middelen resulterend in aanzienlijke tijd- en geldbesparingen, waardoor de mogelijkheid wordt geboden om in andere projecten te worden gebruikt ten behoeve van andere afdelingen of zelfs het hele bedrijf.
  • Verbetering van het imago en de reputatie van het bedrijf, als gevolg van het kunnen bieden van adequate en nauwkeurige klantenservice.
  • Gestroomlijnd procesbeheer door automatisering.
  • Minder opeenstapeling van incidenten.
  • Een stijging van de inkomsten door beter management, aandacht voor detail en klantentevredenheid.

Is een gratis ticketsysteem voor ondersteuning een goede keuze?

Voordat u een tool voor ticketbeheer of zelfs gratis ticketsoftware selecteert, moet u rekening houden met een aantal factoren. Laten we er een paar noemen;

  • Het aantal klanten dat incidenten meldt, vragen verstuurt of hulp aanvraagt.
  • Het beveiligingsniveau en het bijbehorende risico van inbraak of datalek, dat de bedrijfsinformatie of klantengegevens in gevaar kan brengen.
  • Operatie mogelijk maken op alle klantenservicepunten.
  • Of het gratis ticketsysteem cloudgebaseerd is (zodat het personeel overal toegang heeft tot informatie en kan werken).

  • Als de teamleden van de helpdesk of het callcenter servicegericht zijn of verbonden zijn met de waarden en doelstellingen van het bedrijf.

De keuze van een softwareoplossing voor uw bedrijf moet rechtstreeks verband houden met de doelstellingen en kenmerken van uw bedrijf.

Bij het kiezen van uw oplossing is het echter belangrijk om ook aandacht te besteden aan de provider en de kwaliteit van de gratis ondersteuningsticketsoftware. Als u niet weet waar u moet beginnen, raden we u aan LiveAgent te bekijken. Het is een uitstekende oplossing die een gratis ticketsysteem integreert met helpdesksoftware, waardoor het de ideale tool is om uw klantenserviceafdeling te versterken.

Ontdek het zelf

Kennis is belangrijk, maar alleen als het in de praktijk wordt gebracht. Test alles wat u leert in onze academie, rechtstreeks in LiveAgent.

https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
<![CDATA[]]>

Terug naar academie Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat u toestemming geeft om cookies te plaatsen zoals beschreven in ons privacy- en cookiebeleid .