Gratis software voor ondersteuningstickets

Benieuwd naar de ins en outs van een gratis ondersteuningsticketsysteem? We hebben iets voor u. We hebben alle gegevens verzameld die we konden vinden om u te geven; inzicht in hoe u een dergelijk systeem kunt gebruiken en hoe u de juiste kiest voor uw bedrijf.

Wat voor oplossing is het en hoe werkt het?

Als een bedrijf wil groeien en slagen, moet het zijn klantenserviceteams beschermen tegen afleiding. Daarom zorgen we voor een hoog niveau van klantentevredenheid en een superieure klantenservice-ervaring. In deze context; zorgvuldig beheer van probleemoplossing is essentieel om ervoor te zorgen dat de klanten tevreden zijn met de service die u aanbiedt. Alleen een efficiënt en hardwerkend team hebben om het werk te doen, is echter niet genoeg. De eisen van de klant moeten meegroeien met uw groeiende bedrijf.

Een bedrijf kan aanzienlijke verbeteringen doorvoeren op gebieden als organisatie, productiviteit, reactietijd voor tickets, eerste oplossingstijd en klanttevredenheid. Hoe? Welnu, door concepten en tools te gebruiken die het beheer van klantenvragen eenvoudiger maken. Het eenvoudig afhandelen van alle verzoeken op een ad-hoc manier, zoals beoordeeld worden door een paar vertegenwoordigers voordat ze worden toegewezen aan één verantwoordelijke persoon, is geen efficiënte manier om dit aan te pakken. Simpel gezegd, het is noodzakelijk om te worden georganiseerd om levensvatbaar te zijn.

Voor zowel grote organisaties als KMO’s is een goed functionerend IT-ecosysteem essentieel voor succesvolle dienstverlening. Hoewel het gebruikelijk is dat een bedrijf met veel verschillende soorten uitdagingen wordt geconfronteerd, is het belangrijk om altijd snel en efficiënt te reageren. Om dit te doen, hebben bedrijven oplossingen voorhanden waarmee gebruikers problemen kunnen melden en eenvoudig incidenttickets kunnen maken. Tegelijkertijd willen we het werk van servicemedewerkers gemakkelijker en productiever maken. Dit type oplossing wordt ondersteunende ticketsoftware genoemd.

Ticketsoftware – Wat is het?

Een ticketsysteem is essentieel voor alle bedrijven, vooral voor helpdesk- en klantenserviceafdelingen. Deze afdelingen zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning van leden van hun hele organisatie en hun klanten.

Als u een oplossing wilt waarmee uw ondersteuningsteam verschillende incidenten kan volgen en beheren, hebt u misschien helpdesksoftware nodig met een geavanceerd ticketsysteem.

Het verwerven van een dergelijke oplossing impliceert het doen van een investering die, net als elke andere, rendement moet opleveren. Als u echter nog niet klaar bent om te investeren, is er ook een mogelijkheid om een gratis ticketsoftware te implementeren.

Er zijn veel geweldige gratis tickettools op de markt. Ze bieden mogelijk een beperkt aantal functies in vergelijking met betalende versies. Maar het zijn nog steeds oplossingen die het overwegen waard zijn, vooral voor bedrijven met een beperkt budget.

Om u te helpen een beter begrip te krijgen, leggen we het concept van gratis ticketsystemen voor ondersteuning uit. Hoe ze werken, de kenmerken van een goede gratis tickettool en of uw bedrijf zo’n oplossing nodig heeft. Lees meer om alle voordelen van zo’n tool te ontdekken.

Een andere kijk op het ticketsysteem

Een ticketsysteem is een wijdverbreide oplossing die de communicatie en interactie tussen bedrijven en hun klanten vergemakkelijkt. Wanneer een klant een vraag, suggestie of incident naar een bedrijf wil sturen; het is de ticketsoftware die een privécommunicatielijn tussen de twee partijen creëert, allemaal op afstand en online.

Het is belangrijk op te merken dat dit type oplossing niet overeenkomt met de oplossingen die zijn geclassificeerd als hulpmiddelen voor onmiddellijke respons. Zoals live chat of terugbelfuncties. Zodra een ticket is toegewezen aan een zaak; alle vervolgcommunicatie wordt gefaciliteerd via hetzelfde ticket – gedurende het hele oplossingsproces.

Een ondersteuningsticketsysteem met veel functies stelt klanten in staat problemen te melden of elke vorm van hulp te vragen die ze nodig hebben. De rol van het ticketsysteem is om alle ondersteuningsverzoeken en de reacties te beheren, te organiseren en te archiveren op één enkele plaats en te voor van alle tools die nodig zijn om verantwoordelijk en responsief te zijn.

Een betrouwbare gratis ticketsoftware zou verschillende teams binnen verschillende afdelingen van een organisatie in staat moeten stellen om; bekijk tickets, geef prioriteiten en reageer op vragen via verschillende ondersteuningskanalen.

Het is mogelijk om tal van gratis tickettools van dit type op de markt te vinden. Sommige hebben echter meer functies dan andere. Kies daarom bij het kiezen van een bepaalde tool degene die past bij de kenmerken, vereisten en middelen van uw bedrijf.

LiveAgent biedt gratis ticketsoftware als integraal onderdeel van zijn helpdeskoplossing.

Kenmerken van een gratis ondersteuningsticketsysteem

Zoals we al hebben vermeld, zijn er veel gratis ticketsystemen op de markt. Maar niet elke oplossing biedt dezelfde functies.

Alle juiste gratis software voor ondersteuningstickets zou echter in staat moeten zijn om enkele van de volgende functies uit te voeren:

Gratis ondersteuningsticketsoftware – Hoe werkt het?

Het dagelijkse leven van leden van het klantenondersteuningsteam kan behoorlijk chaotisch zijn. Dit komt vooral doordat ze via verschillende kanalen tegelijk vragen kunnen ontvangen. Als dit gebeurt, hebben vertegenwoordigers te maken met een enorme hoeveelheid verzoeken en incidentmeldingen tegelijk. Het idee voor ticketsoftware ontstond als reactie op de ongecontroleerde stroom van tickets. Dit was in wezen bedoeld om een hoger niveau van efficiëntie te bieden aan de afdeling gebruikersondersteuning. Bovendien werd gratis ticketsoftware tot leven gebracht om het MKB/prijsbewuste bedrijven in staat te stellen een superieure klantenservice te bieden.

Servicedesks van organisaties gebruiken dit type tool vooral in de hoop op betere opvolging van problemen die door klanten worden gemeld. Met een ticketsysteem kunnen serviceteams elk probleem registreren en volgen, hun prioriteit en voortgangsniveau beoordelen, verantwoordelijkheid toewijzen en nog veel meer.

Met een gratis ticketsysteem kunnen organisaties een onbeperkt aantal tickets en incidenten openen en beheren via één enkel dashboard. Op deze manier kunnen alle vereisten worden toegewezen aan de juiste vertegenwoordiger binnen het team en kunnen ze vrijwel onmiddellijk of in een acceptabel korte tijd worden afgehandeld.

Waarom heeft uw bedrijf een gratis ondersteuningstickettool nodig?

Zelfs als u al een relatief klein bedrijf heeft of op het punt staat een relatief klein bedrijf te starten, zult u snel merken dat uw werknemers kunnen verdwalen in emailuitwisselingen, onbeantwoorde berichten en gemiste oproepen van klanten of potentiële klanten.

Blijf lezen om erachter te komen waarom elke organisatie een ticketsysteem nodig heeft. En rekening houdend met het feit dat er tal van gratis softwareoplossingen voor ticketing beschikbaar zijn, zult u zeker een bepaalde tool vinden die aan uw zakelijke vereisten voldoet.

Efficiënte tickettracking

Dankzij de snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën kunnen organisaties hun gebruikers ondersteuning via meerdere kanalen bieden, evenals centra voor probleemoplossing waar ze hun zorgen kunnen uiten, vragen kunnen stellen of klachten kunnen indienen. Als een bedrijf echter niet de juiste tools gebruikt, kunnen er snel problemen ontstaan ​​met betrekking tot de traceerbaarheid van vragen. Met andere woorden, verzoeken van gebruikers kunnen verloren gaan in een oneindige lus van ongesorteerde tickets. Dit resulteert in een aanzienlijk aantal onopgeloste incidenten en bijgevolg in ontevreden klanten.

Aan de andere kant kunnen ondersteuningsteams met een gratis ticketsysteem een complete databank van incidenten en interacties creëren waarmee ze klantenverzoeken beter kunnen beheren. Een van de grootste voordelen die dit type tool biedt, is het prioriteren van tickets op belangrijkheid. Op deze manier hoeft de afdeling support of service zich geen zorgen te maken over het tegelijkertijd oplossen van elk probleem of verzoek, maar kan bepalen welke verzoeken prioriteit moeten krijgen.

Snellere probleemdetectie

Een van de belangrijkste hulpprogramma’s die gratis software voor ondersteuningstickets kan bieden, is snelle probleemdetectie. Dit is mogelijk dankzij intelligente metrics en de categorieclassificatiesystemen waaruit dit soort software bestaat. Met dergelijke tools tot hun beschikking kunnen uw agenten gemakkelijker de oorzaken van terugkerende incidenten en hun correlatie met andere problemen identificeren.

Intelligente taaktoewijzing

Elk ticket moet worden toegewezen aan een vertegenwoordiger voor verwerking, maar dit handmatig doen staat gelijk aan een echt verlies van menselijk potentieel. In dit geval moet het ticketproces dus worden geautomatiseerd. Dit is nog een reden waarom gratis ticketsoftware een essentieel hulpmiddel is, omdat het uw vertegenwoordigers ook in staat stelt criteria te definiëren en aangepaste regels te maken voor de toewijzing van elk ticket aan het juiste lid van uw organisatie.

Het resultaat is dat elk teamlid dat de helpdesk in zijn dagelijkse werk gebruikt, weet wie wat beheert. Niemand zal tijd verspillen met het behandelen van vragen die al door andere collega’s zijn opgelost.

Vlottere interne en externe communicatie

Een gratis ticketsysteem verbetert ook de samenwerking tussen uw ondersteuningsmedewerkers door hen in staat te stellen efficiënter te communiceren (niet alleen met elkaar maar ook met klanten). In feite maken de meeste tools van dit type een functie mogelijk die automatisch prompts naar gebruikers emailt zodra een ticket is gemaakt, of elke keer dat het wordt gewijzigd.

Wat zijn enkele andere voordelen van het hebben van een ticketsysteem?

Welnu, er zijn nog een aantal voordelen aan het gebruik van gratis ondersteuningsticketsoftware.

Zoals duidelijk is uit het vorige voorbeeld, kan een ticketsysteem de prestaties van een helpdesk, ondersteuning en- serviceteam verbeteren. Maar we kunnen ook op enkele andere voordelen wijzen, namelijk;

• Een verhoging van de klantentevredenheid, omdat oproepen binnen een redelijk en vooraf afgesproken tijdsbestek beantwoord kunnen worden.
• Verbetering van de communicatie, aangezien het toewijzen van ticketnummers gebruikers in staat stelt het oplossingsproces te volgen en de prioriteitstelling in de backlog te begrijpen.
• Een toename van de kwaliteit versterkte het vertrouwen en verhoogde de prestatieniveaus van de helpdesk-/callcenterteamleden, die in staat zijn om efficiënter op vereisten te reageren.
• Verbeterde prestatiecontrole, aangezien de registratie van tickets en hun voortgang van het oplossen kunnen worden geparametriseerd en geanalyseerd in automatisch gegenereerde prestatierapporten.
• Betere kennis van klanten, vooral als de tool compatibel is en attributen deelt met andere bedrijfssoftware zoals CRM.

• Een meer gepersonaliseerde benadering bij het beantwoorden van klanten, wat hun loyaliteit positief beïnvloedt.
• Een kennisbank opgezet, waarmee gebruikers en IT-specialisten de meest voorkomende problemen kunnen analyseren en hoe deze het laatst zijn opgelost.
• Een beter en efficiënter gebruik van middelen resulteert in aanzienlijke tijd- en geldbesparingen, waardoor de mogelijkheid ontstaat om in andere projecten te worden gebruikt ten voordele van andere afdelingen of zelfs het hele bedrijf, wat kan leiden tot een grotere jaarlijks rendement op investering.
• Verbetering van het imago en de reputatie van het bedrijf, als gevolg van het kunnen bieden van adequate en accurate klantenservice.
• Gestroomlijnd procesbeheer door automatisering en regels voor time event.
• Verminderde opeenstapeling van incidenten.
• Een verhoging van het inkomen door beter management, oog voor detail en klantentevredenheid.

Is een gratis ondersteuningsticketsysteem een goede keuze?

Voordat u een tool voor ticketbeheer of zelfs gratis ticketsoftware selecteert, moet u rekening houden met enkele factoren. Laten we er een paar opsommen;

• Het aantal klanten dat incidenten meldt, vragen stuurt of om hulp vraagt.
• Het beveiligingsniveau en het bijbehorende risico op inbraak of datalek, waardoor de bedrijfsinformatie of klantengegevens in gevaar kunnen komen.
• Bediening op alle klantenservicepunten mogelijk.
• Of het gratis ticketsysteem cloudgebaseerd is (zodat medewerkers overal toegang hebben tot informatie en kunnen werken).
• Als de helpdesk- of callcenterteamleden servicegericht zijn of verbonden zijn met de waarden en doelstellingen van het bedrijf.

De keuze van een softwareoplossing voor uw bedrijf moet rechtstreeks verband houden met de doelstellingen en kenmerken van uw bedrijf.

Bij het kiezen van uw oplossing is het echter belangrijk om ook aandacht te besteden aan de provider en de kwaliteit van de gratis ondetsteuningsticketsoftware. Als u niet weet waar u moet beginnen, raden we u aan om LiveAgent te bekijken. Het is een uitstekende oplossing die een gratis ticketsysteem integreert met helpdesksoftware, waardoor het de ideale tool is om uw klantenondersteuningsafdeling te versterken.

Ontdek het zelf

Kennis is belangrijk, maar alleen als het in de praktijk wordt gebracht. Test alles wat u leert in onze academie in LiveAgent.