Hoe beleefd weigeren

Diep in ons hart ligt het in de menselijke natuur om aardig gevonden te willen worden en bevestiging van anderen te zoeken. Maar helaas, hoe hard we ook ons best doen, soms moeten we het oneens zijn of weigeren iets te doen en nee zeggen tegen de ander. Dit kan ongelooflijk moeilijk zijn voor mensen die bang zijn voor tegenslag en door iedereen geliefd willen worden. Hier zijn dus een paar manieren om beleefd af te slaan, of het nu gaat om werk zoals klantenservice of een ander alledaags situatie.

Deze werken in e-mails, echte gesprekken, telefonisch, in een chat-app of elke andere situatie waarin je iemands verzoek moet afslaan.

Verontschuldig je eerst

Dit klinkt misschien als vreemd advies, vooral als je objectief niets verkeerd hebt gedaan. Maar sorry zeggen voordat je nee zegt, heeft bepaalde voordelen. Ten eerste laat je de ander weten dat er slecht nieuws aankomt. Ten tweede toon je empathie, wat zelfs de hardste klappen kan verzachten. Zo kun je eenvoudig beleefd weigeren.

Het spijt me, maar we hebben je verzoek om naar een ander departement over te stappen moeten weigeren.

Draai er niet omheen

Als je een uitgebreid antwoord op iemands vraag geeft alleen maar om hun verzoek af te slaan, kunnen twee dingen gebeuren.

Ten eerste zouden ze kunnen denken dat je liegt vanwege hoe gedetailleerd je antwoord is.

Ten tweede zullen ze een manier vinden om je over te halen om ja te zeggen door een gat in je antwoord te vinden.

Dus in plaats van een heel afwijzingsbrief te schrijven, maak het snel en pijnloos. Het zal eerlijker zijn en er is een kleinere kans op een discussie later.

Dus in plaats van: “Het spijt me, maar ik kan je morgen niet naar het station brengen omdat mijn dochter zwemles heeft en als ze die mist, zijn haar kansen om naar het staatstoernooi te gaan in gevaar.”

Zeg gewoon:

Het spijt me, maar ik kan je niet helpen, ik heb morgen al iets gepland.

Gebruik het werkelijke woord

Soms kan verzachting meer kwaad dan goed doen. In plaats van manieren te zoeken om de klap te verzachten, ga je gang en gebruik het werkelijke woord met de persoon met wie je spreekt.

Nee, ik ben bang dat ik dat niet voor je kan doen.

OF

Dat is op dit moment niet mogelijk.

OF

Ik zou liever niet in zo’n situatie terechtkomen.

Op deze manier zal de luisteraar geen twijfel hebben dat je antwoord negatief is. Dit is de gemakkelijkste oplossing van allemaal, maar tegelijkertijd de riskantste omdat je direct of te bot kunt overkomen.

Zeg NEEN twee keer, als je moet

Soms zullen mensen blijven aandringen nadat ze je voor het eerst hebben horen weigeren. Ze zouden kunnen denken dat het mogelijk is om van gedachten te veranderen of dat je na genoeg overtuiging misschien toegeeft. Bevestig eenvoudig (en beleefd) je negatieve antwoord opnieuw.

Zoals ik al zei, ben ik bang dat ik je op dit moment niet kan helpen.

OF

Zoals ik eerder al zei, geven we geen kortingen aan senioren.

Verwijs hen door naar iemand anders

Een situatie waarin mensen geen probleem hebben met nee horen is wanneer je hen doorverwijst naar iemand anders die meer kan helpen. Op die manier zullen ze het niet als weigering zien, maar als hulp bij het krijgen van wat ze echt nodig hebben. Zorg natuurlijk eerst dat de persoon naar wie je hen verwijst de taak daadwerkelijk kan uitvoeren.

Ik kan je op dit moment niet helpen omdat ik geen expert ben op het gebied van belastingen, maar Susan van de boekhoudafdeling kan je een handje helpen.

OF

Hoewel ik dit probleem niet onmiddellijk kan oplossen, kan ik je verbinden met iemand van de klantenservice om je te helpen.

Weerspiegeling van hun verzoek

Wat betreft empathie, een van de beste tactieken om weg te komen met een negatief antwoord is om dezelfde positie als zij in te nemen. Als je met een moeilijke situatie (of persoon) te maken hebt, kan dit helpen om je reactie niet zo negatief te laten lijken. Net als in het vorige scenario, begin je aardig voordat je weigert.

Je hebt gelijk, we hebben te lang gedaan over het verwerken van je verzoek. Ik kan je echter op dit moment niet helpen.

OF

Het is waar dat we niet genoeg voor je zaak hebben gedaan. Ik denk echter niet dat we je echt kunnen helpen met je verzoek.

Bied een alternatief aan

Zeker, nee als antwoord krijgen zal niet geweldig voelen voor de ander. Maar als je hem of haar een alternatief geeft dat even goed lijkt, zullen ze de weigering waarschijnlijk veel beter accepteren.

Ik ben bang dat ik je geen korting op een premiumplan kan geven, maar ik kan je nog een maand gratis proefperiode geven.

Dit is niet altijd mogelijk, omdat soms geen alternatieve optie bestaat. Houd er ook rekening mee dat het geven van een alternatief meer onnodige discussie kan openen.

Kom later terug op hen

Vaak is iemands verzoek gewoon niet onmiddellijk in te willigen. Je weet misschien niet of het mogelijk is, je hebt toestemming van iemand anders nodig of het kan iets heel anders zijn. In deze situaties, zeg tegen de persoon dat je het zult controleren en later op hen terugkomt. Zorg natuurlijk wel dat je daadwerkelijk op hen terugkomt.

Ik kan je op dit moment niet vertellen waar je zending is, maar ik zal dat controleren en je morgen laten weten als dat voor je uitkomt.

OF

Hoewel ik je op dit moment niet kan helpen, kun je morgen terugkomen en kijken of we nog meer van die schoenen op voorraad hebben.

Praktijkvoorbeeld: Hoe een uitnodiging beleefd afslaan?

Laten we naar een specifiek voorbeeld kijken. Hoe een bruiloftsuitnodiging beleefd afslaan? Als je niet naar een bruiloft kunt gaan of misschien niet naar een bruiloft wilt gaan, kan het uitzoeken hoe je de bruiloftsuitnodiging beleefd afslaat vaak een worsteling zijn.

Voorbeelden van hoe je een bruiloftsuitnodiging beleefd afslaat:

Dank je wel voor de uitnodiging. Helaas kan ik niet aanwezig zijn. Gefeliciteerd met jullie beiden. Fijne dag!

OF

Het spijt me, maar ik kan niet persoonlijk komen. Zou graag met jullie beiden vieren als we de kans krijgen. Sowieso, gefeliciteerd met jullie beiden!

Conclusie

Nee zeggen of beleefd weigeren is een van de moeilijkste dingen om te doen, ongeacht de situatie, persoon of taal. Deze tips helpen je gemakkelijker NEE te zeggen en onaangename situaties met de ander te vermijden. Als je meer wilt weten, bekijk dan ons artikel over Klantencommunicatie voor meer kennis.

Ontdek het zelf

Kennis is macht, maar alleen als je het in praktijk brengt. Test alles in onze academie rechtstreeks in LiveAgent.

|

|