Klantenservice Templates
Verbeter uw klantenservice e-mails met LiveAgent's kant-en-klare templates. Bespaar tijd, verminder fouten en zorg voor consistent messaging in verschillende sc...
7 min lezen
LiveAgent
Customer Service
+2
E-mail blijft een van de belangrijkste kanalen voor klantenservice voor een groot aantal consumenten. Niet elk bedrijf besteedt echter veel moeite aan het geven van snelle en professionele reacties – sommige reageren helemaal niet. Het onderzoek van SuperOffice vond dat 62% van de bedrijven niet reageert op e-mails voor klantenservice, 90% informeert de klant niet dat een e-mail is ontvangen, terwijl 97% niet opvolgt om te zien of klanten tevreden zijn met het antwoord.
Hoewel het bijna onmogelijk is om elke e-mail aan prospects of huidige klanten handmatig op te stellen, kunnen sjablonen voor klantenservice die verschillende scenario’s dekken erg nuttig zijn voor teams voor klantenservice, vooral voor teams die met een groot aantal e-mails moeten omgaan. Met sjablonen als uitgangspunt kunnen uw agenten meer klanten in minder tijd en met minder stress helpen en kunnen zij een consistente service garanderen. Van het versturen van dankbetuigingen tot een automatisch afwezigheidsbericht, het houden van uw communicatie met uw klanten is altijd gunstig.
Voordelen van het gebruik van sjablonen voor e-mails voor klantenservice
- Bespaar tijd en verbeter de efficiëntie van agenten - Het gebruik van sjablonen voor klantenservice bij het reageren op klanten bespaart uw ondersteuningsteam het werk om individuele reacties te maken, optimaliseert hun tijd en verbetert de efficiëntie.
- Verminder het aantal menselijke fouten - Met kant-en-klare, geteste sjablonen voor reacties op e-mails voor klantenservice kunt u menselijke fouten elimineren en het risico op het versturen van onjuiste berichten die klanten kunnen frustreren, verwijderen.
- Behoud consistente bedrijfscommunicatie - Sjablonen voor e-mails voor klantenservice zorgen ervoor dat iedereen in uw ondersteuningsteam op dezelfde pagina zit, terwijl uw merkidentiteit aanwezig blijft in elke interactie. Voor bedrijven die nieuws of evenementen willen aankondigen, is het hebben van een goed persberichtsjabloon net zo belangrijk als het hebben van effectieve sjablonen voor klantenservice.
Veelgebruikte e-mailsjablonen voor klantenservice
Het opbouwen van uw eigen bibliotheek met voorbeelden van e-mailsjablonen voor klantenservice kan zowel uitdagend als tijdrovend zijn. Er zijn veel situaties waarvoor u voorbereidt moet zijn. Van langere en meer ingewikkelde berichten zoals een verontschuldigings-e-mail en een herinneringsmail voor verlenging tot korte en ter zake doende e-mails zoals wachtwoordherstel, hier zijn enkele bewezen e-mailsjablonen op basis van 10 verschillende scenario’s die uw ondersteuningsteam kan gebruiken en aanpassen wanneer nodig bij interactie met klanten en prospects.
Automatisch antwoord e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
Bedankt dat u contact opneemt met [BEDRIJF]!
Dit automatische antwoord is alleen om u te laten weten dat we uw verzoek hebben ontvangen en we zullen u zo snel mogelijk antwoorden. Tijdens [werkuren] antwoorden we meestal binnen een paar uur, avonden en weekenden kunnen wat langer duren.
Terwijl u wacht, kunt u gerust onze Veelgestelde vragen bekijken of door onze Kennisbank bladeren waar u veel informatie over [PRODUCT] kunt vinden.
Of, als uw verzoek urgent is, bel ons gerust op [nummer] of start een livechat met ons ondersteuningsteam. We kijken ernaar uit u snel weer aan het werk te helpen!
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Navraag bij klant e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
Ik hoop dat het goed met u gaat en dat u van uw product geniet. Ik check even of u vragen hebt of hulp nodig hebt. We hebben de afgelopen tijd behoorlijk wat functies toegevoegd en ik weet dat het moeilijk kan zijn om alle releases bij te houden.
Ter herinnering, hier is een [link] naar onze Kennisbank waar u op elk moment actuele informatie over ons product en bedrijf kunt vinden.
Voel je vrij om mij voor vragen te bereiken, ik help je graag.
Groeten, [UW HANDTEKENING]
Dankbetuigings-e-mailsjabloon
Beste [NAAM],
Dank je wel voor je positieve feedback en het achterlaten van een review op [website], je hebt ons een groot glimlach op ons gezicht bezorgd! 😊
Ons team probeert voortdurend ons [product/service] te verbeteren en het is altijd bevredigend om vriendelijke woorden van onze klanten te horen. We houden ervan dat jij van ons houdt, en het is ook fijn om te weten dat ons [product/service] je heeft geholpen je zakelijke doelen te bereiken.
Nogmaals bedankt dat je een fantastische klant bent!
Groeten, [UW HANDTEKENING]
Reactie op boze klant e-mailsjabloon
Beste [NAAM],
Het spijt me erg te horen dat je zo’n slechte ervaring hebt gehad dat je niet langer met ons wilt samenwerken. Het bevredigen van onze klanten is altijd onze eerste prioriteit geweest en het spijt me dat we niet aan uw vereisten konden voldoen.
Hoewel we het jammer vinden je te zien gaan, begrijp ik volledig hoe boos je je moet voelen en ik respecteer je beslissing volledig. Ik bied nogmaals mijn excuses aan voor eventuele problemen die we je hebben veroorzaakt.
Laat me weten als je nog vragen, opmerkingen of verdere feedback hebt. En mocht je van gedachten veranderen, ik ben hier om je op elke manier te helpen.
Veel sterkte! [UW HANDTEKENING]
Reactie op tevreden klant e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
We zijn erg blij te horen dat je tevreden bent met [PRODUCT/SERVICE]. Bij [BEDRIJF] streven we er altijd naar de beste klantervaring te bieden, en het maakt onze dag om te weten dat we dat hebben bereikt.
We zouden het op prijs stellen als je een review op onze Facebook-pagina zou achterlaten, want je inzichten kunnen onze prospects helpen meer over ons te weten te komen.
Nogmaals bedankt en laat ons weten als er iets is wat we voor je kunnen doen in de toekomst!
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Reactie op klacht van klant e-mailsjabloon
[NAAM],
Het spijt me erg te horen dat je bijna 30 minuten in de wacht stond bij onze afdeling klantenservice. Ik begrijp volledig hoe frustrerend dit voor je moet zijn geweest. Dit had nooit mogen gebeuren omdat we de tijd van onze klanten waarderen. Ik heb dit bericht doorgegeven aan de juiste servicemedewerker.
Ons technische ondersteuningsteam geeft prioriteit aan het probleem dat je hebt met onze software, ze werken nu eraan om dit recht te zetten. Ik zal je onmiddellijk op de hoogte stellen zodra het is opgelost.
Ik waardeer het dat je ons op de hoogte hebt gesteld van je negatieve ervaring. We streven ernaar om klantentevredenheid bij elke interactie te garanderen, en ik bied mijn excuses aan voor het ongemak dat we je hebben veroorzaakt.
Laat me ondertussen weten als er iets anders is wat ik voor je kan doen.
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Vertraagde reactie e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
Bedankt dat u contact opneemt met [BEDRIJF]! Uw verzoek is ontvangen op [datum] met referentienummer: [nummer]. Het spijt ons dat we nog niet hebben gereageerd. We ontvangen momenteel een groot aantal ondersteuningsverzoeken en we waarderen uw geduld terwijl we ernaar streven de hoogste mate van ondersteuning aan elke klant te bieden. Wees gerust, een van onze agenten zal zo snel mogelijk contact met u opnemen.
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Vervolgmail e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik wilde even navraag doen naar het probleem dat je de andere dag had met [beschrijving van het probleem]. Is het succesvol opgelost?
Als er iets is wat we kunnen doen om je ervaring beter te maken, laat het ons weten door op dit bericht te antwoorden. Ik help je graag en kijk ernaar uit snel van je te horen.
Fijne dag, [UW HANDTEKENING]
Herinneringsmail voor verlenging e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
We willen je bedanken voor het gebruik van ons product het afgelopen jaar en hopen dat we een verschil voor je hebben gemaakt.
Ik merkte op dat je jaarlijkse abonnement over twee weken afloopt, dus ik wilde even navraag doen naar de volgende stappen. Ben je geïnteresseerd in het verlengen van je abonnement? Als je je opties overweegt, zou ik graag verder met je spreken om je te helpen tot een beslissing te komen.
Ik kijk ernaar uit van je te horen.
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Terugbetaling e-mailsjabloon
Hallo [NAAM],
We hebben je terugbetaling verwerkt en je zou het krediet binnen 1-3 werkdagen op je rekening moeten zien verschijnen, afhankelijk van je bank.
Het spijt me te horen dat je niet tevreden bent met ons product, maar ik begrijp volledig dat het niet voor iedereen geschikt is. Omdat alle feedback voor ons belangrijk is, kun je me alsjeblieft wat meer detail geven over wat je precies niet beviel?
Ondertussen bedankt voor je tijd en dat je ons een kans hebt gegeven. We hopen je in de nabije toekomst weer te spreken.
Groeten, [UW HANDTEKENING]
