Bedank-e-mails

Wat zijn klantwaardering-e-mails en waarom verstuur je ze?

Klantwaardering-e-mails worden strategisch door bedrijven gebruikt om persoonlijke klantrelaties te versterken en hun merk te vermenselijken. Een goed gestructureerde, gepersonaliseerde waardering-e-mail (opvolg-e-mail) die op het juiste moment wordt verzonden, heeft bijna dezelfde impact als het persoonlijk bedanken van een klant. Dit kan echt een lange weg gaan in het creëren van een positieve klantervaring en merkperceptie.

Wanneer moet je een klantwaardering-e-mail versturen?

Er is zeker geen verkeerd moment om klanten te bedanken en je waardering te tonen. Maar bepaalde tijden en gelegenheden lijken natuurlijk geschikter. Bedank-e-mails hoeven niet alleen verzonden te worden wanneer klanten iets kopen. Als je een e-mailmarketing-automatiseringsplatform gebruikt, kunnen waardering-e-mails worden getriggerd op basis van verschillende gebruikersacties. Je kunt ook waardering-e-mailsjablonen opslaan die voor elke gelegenheid kunnen worden gepersonaliseerd.

Deze opvolg-e-mail kan worden verzonden:

• Tijdens seizoensgebonden feestdagen zoals; Kerstmis, Valentijnsdag of Thanksgiving
• Op de verjaardag van klanten
• Op de jubileumdag van een klant
• Aan trouwe klanten bij het bereiken van bedrijfsmijlpalen
• Na een eerste aankoop of heraankoop
• Na feedback, een review of getuigenis
• Bij het bedanken van klanten voor doorverwijzingen
• Wanneer prospects zich aanmelden/lid worden
• Aan nieuwsbrief-abonnees
• Aan deelnemers aan een evenement of webinar

Hoe schrijf je een bedank-e-mail: 10 stappen om te volgen

Overweeg bij het schrijven van een bedank-e-mail de volgende 10 stappen om het relevant en efficiënt te maken. Deze stappen kunnen over het algemeen ook worden gebruikt voor een opvolg-e-mail.

1. Bedenk de beste onderwerpregelboodschap

Een rapport van Retention Science ontdekte dat onderwerpregels met 6 tot 10 woorden de hoogste openingspercentages leveren . Zorg ervoor dat het onderwerp pakkend en creatief is in plaats van een gewoon ‘Bedankt’, terwijl je een redelijke lengte aanhoudt.

2. Begin met de juiste begroeting

Gebruik “Hallo …” of “Beste …”. Als het bericht vrij informeel is, verwijs dan naar de ontvanger met hun voornaam. Anders spreek je de ontvanger aan als “Dhr.” of “Mevr.”, gevolgd door hun achternaam.

3. Druk waardering uit en geef details

Kom direct ter zake en wees specifiek over waarvoor je hen precies bedankt. Het bericht moet volledig gaan over het waarderen van de klant. Vermijd het pitchen van je bedrijf, tenzij je educatieve inhoud, een speciale aanbieding of iets anders waardevols aanbiedt.

4. Vermenselijk het bericht

Laat het bericht zo menselijk mogelijk klinken. Overweeg om de e-mail te verzenden vanuit een echte persoon bij je bedrijf in plaats van het generieke en al te vaak voorkomende “Niet beantwoorden”-adres. Een andere manier om het bericht te vermenselijken is door emoji’s te gebruiken, indien gepast.

5. Voeg wat personalisatie toe

Gepersonaliseerde e-mails hebben hogere betrokkenheidspercentages. Sterker nog, studies hebben aangetoond dat e-mails met gepersonaliseerde onderwerpregels 26% meer kans hebben om geopend te worden dan e-mails zonder. Je kunt het bericht ook personaliseren door meer details toe te voegen over waarvoor je dankbaar bent.

6. Handhaaf een vriendelijke maar professionele toon

Afhankelijk van je publiek, hoewel het heel acceptabel kan zijn om op een licht informele manier te schrijven en wat humor te gebruiken, is het nog steeds essentieel om een algemene professionele toon te behouden, wat betekent geen straattaal en spreektaal.

7. Kijk naar de toekomst

Voorkom dat het bericht eenzijdig is door klanten de kans te geven het gesprek voort te zetten en hen te laten weten dat je ondersteuning slechts een paar klikken verwijderd is:

*“Als je in de toekomst vragen hebt over het gebruik van ons product/onze dienst, aarzel dan niet om contact met me op te nemen via livechat of e-mail.” *

8. Zeg nogmaals bedankt

Nadat je klaar bent met het hoofdbericht, kan het zinvol zijn om een e-mail af te sluiten met een laatste regel door de klant nog een keer te bedanken:

“Nogmaals bedankt voor je feedback/voor je steun/voor de aankoop/voor het jarenlang een trouwe klant te zijn.”

9. Gebruik de juiste afsluiting

Bij het kiezen van de juiste afsluitende zin zal de mate van formaliteit afhangen van de ontvanger. Enkele van de meest voorkomende zakelijk geschikte afsluitingen kunnen zijn: “Met respect …”, “Met vriendelijke groet …”, “Het allerbeste …”, “Groeten/ Met vriendelijke groet …”, “Met dankbaarheid”, “Fijne dag/weekend …”.

10. Controleer voordat je verstuurt

Voordat je op ‘Verzenden’ klikt, controleer het hele bericht om ervoor te zorgen dat het soepel leest, je precieze betekenis van het uiten van waardering en dankbaarheid overbrengt, en dat er geen typefouten of gênante grammaticafouten zijn die de indruk kunnen bederven.

Dit kan een geautomatiseerde e-mail zijn, maar wees voorzichtig om de stappen zoals personalisatie toevoegen en controleren te volgen. Je wilt niet dat je bericht overkomt als halfbakken.

Bedank-e-mail voorbeelden

1. Een klant bedanken voor de aankoop

2. Een klant bedanken voor de doorverwijzing

3. Een klant bedanken voor hun feedback

Ontdek het zelf

Kennis is belangrijk, maar alleen wanneer het in de praktijk wordt gebracht. Test alles in onze academy direct in LiveAgent.