10 tips voor effectieve e-mailcommunicatie

E-mailcommunicatie begon in 1971 toen Ray Tomlinson zichzelf de eerste e-mail stuurde. Hoewel deze technologie al meer dan 50 jaar oud is, worden er miljarden e-mails per dag verzonden. Soms lezen en versturen we dagelijks meer e-mails dan dat we echte mensen ontmoeten. Desondanks maken we in e-mailcommunicatie dezelfde fouten die we zouden moeten vermijden voor ons eigen bestwil. Dus hoe kunnen we onze e-mails verbeteren?

Hieronder staan 10 tips voor effectieve e-mailcommunicatie:

1. Wees duidelijk en beknopt

De meeste mensen hebben te weinig tijd op een dag om e-mails te lezen en te beantwoorden. De inhoud van de e-mail moet informatief en direct zijn. Zelfs als u andere alternatieven voor e-mail gebruikt, zal uw ontvanger korte en duidelijke berichten waarderen. Overweeg opsommingstekens te gebruiken of een aparte e-mail voor elk onderwerp te schrijven dat u met iemand moet communiceren.

Onthoud: Lange e-mails zuigen het leven uit mensen.

2. Wees beleefd

Tenzij u goed bevriend bent met iemand, vermijd informele taal, jargon, slang en ongepaste afkortingen. Denk na over hoe uw e-mail zich “voelt” emotioneel. Als uw emoties verkeerd begrepen zouden kunnen worden, zoek dan een ander manier om uw woorden in te stellen. Wees vriendelijk, respectvol en dankbaar.

Wilt u weten wanneer u een casual, formele, serieuze of vriendelijke toon moet gebruiken?

3. Gebruik een duidelijke onderwerpregel

Op basis van een onderwerpregel beslissen mensen of ze een e-mail zullen openen of niet. Veel mensen ontvangen een enorme hoeveelheid e-mails, het is belangrijk om te beschrijven wat de lezer erin zal vinden. De inbox van uw ontvanger doet de eerste opruiming voor hen. En berichten zonder onderwerpregel worden beschouwd als slechte e-mails en worden daarom naar spam doorgestuurd.

4. Let op spelling en grammatica

Dit is een gemakkelijke manier om aan te tonen dat u zich ergens om bekommert. Probeer uw bericht hardop te lezen om grammaticafouten of onhandige formuleringen op te vangen die u anders zou kunnen missen.

5. Onthoud dat e-mail nooit privé is

Uw bericht kan zonder uw medeweten aan andere personen worden doorgestuurd. Als uw informatie zeer vertrouwelijk is, zorg er dan voor dat deze bij de juiste persoon terechtkomt.

6. Plaats uw hoofdpunt aan het begin

Als u een vraag in iemands e-mail beantwoordt, plaats het antwoord dan aan het begin. De meeste mensen houden er niet van lange alinea’s te lezen om het hoofdpunt aan het einde van het bericht te krijgen.

7. Gebruik de ANTWOORD-toets

Voeg het vorige bericht toe wanneer u een e-mail beantwoordt. Start geen nieuwe e-mail. Deze praktijk bespaart uw tijd en de tijd van uw ontvanger.

8. Wees milieuvriendelijk

Vermijd het afdrukken van e-mails waar mogelijk. U kunt uw communicatie beter georganiseerd houden en bovendien bomen sparen.

9. Vermijd SCHREEUWEN

Gebruik geen hoofdletters, dit impliceert schreeuwen. Het is ook MOEILIJKER OM GETYPTE LETTERS TE LEZEN die allemaal dezelfde grootte hebben, dus geef uw lezers een pauze.

10. Voeg uw handtekening toe

Verstop jezelf niet achter een e-mail en voeg je naam toe. Sluit uw bericht af met “Met vriendelijke groeten”, “, “Met vriendelijke groeten”, " of “Alles goed”, " afhankelijk van de situatie. Vergeet niet de naam van een bedrijf onder uw naam te schrijven of deel uw digitale visitekaartje.

Slotgedachten

Realiseer je dat zodra je bericht is verzonden, het onmogelijk is om het terug te roepen. Door het verkeerde bericht naar iemand te sturen, kunt u uw bedrijf of carrière beschadigen en ruïneren. Controleer altijd dubbel uw bericht en de ontvangersregel voordat u een e-mail verzendt. Het is ook een goed idee om een nieuw e-mailaccount aan te maken dat speciaal is bedoeld voor outreach en klantcommunicatie.