Waarom zou je software integreren?

Tegenwoordig is het normaal om minstens één softwareprogramma in een bedrijf te hebben en te gebruiken, toch? Een paar jaar geleden was dit niet zo vanzelfsprekend; nu is het verplicht. Zelfs in het verleden beschouwden bedrijven die krachtige software hadden dit als een concurrentievoordeel; vandaag de dag is het niet langer een voordeel; het is een noodzaak. Bovendien, software integreren is de noodzaak van vandaag.

Het is vermeldenswaard dat 17% van de verkopers het gebrek aan integratie met andere tools noemt als de grootste uitdaging in hun werk. Deze statistiek onderstreept het kritieke belang van software integratie in moderne bedrijfsoperaties.

Software & Hardware

Enige tijd geleden was het nodig om je eigen servers te hebben, waar je je systemen, informatie en gegevens bewaarde. Op deze manier was je “zeker” dat alles onder je controle stond, op een plaats die je bezat.

Deze praktijk was de meest voorkomende. Er waren bekende installeerbare softwareprogramma’s beschikbaar die alleen op pc’s werkten. Zelfs tot vandaag de dag gebruiken veel bedrijven (van alle maten) nog steeds installeerbare, on-premise software vanwege intern beveiligingsbeleid, of simpelweg omdat het veranderen van dit soort systemen in grote en bureaucratische structuren nogal complex en tijdrovend is.

Het gebruik van on-premise software die lokaal is geïnstalleerd vereist HARDWARE. En hardware (afgezien van software) is ook een investering. Je moet in gedachten houden dat de apparatuur die je vandaag gebruikt, verouderd zal raken, en je zult gedwongen zijn deze te upgraden.

Het nieuwe tijdperk

Vandaag de dag hoef je dankzij de beroemde cloud communicatieplatformen of software as a service (SaaS) oplossingen nooit, maar dan ook nooit, je hardware rack up-to-date te houden met dure servers, en nog beter, je hoeft je geen zorgen te maken over beveiliging.

Hoe is dit mogelijk? Nou, om het heel eenvoudig te zeggen, bieden sommige bedrijven de service aan om als je server te fungeren, maar in de cloud (via het internet). In plaats van je zorgen te maken over de hardware, geef je hen de verantwoordelijkheid daarvoor; en voor beveiliging ook, gebruikmakend van ZEER gerenommeerde certificaten. In de meeste gevallen zijn deze bedrijven Google Cloud en Amazon Web Services.

Wat is software integratie eigenlijk?

Dus, op het moment dat je besluit je activiteiten naar een cloud-gebaseerde softwareomgeving te verplaatsen, zijn er veel systemen waaruit je kunt kiezen. En er zijn veel nieuwe mogelijkheden voor je beschikbaar. Een van deze mogelijkheden heet software integratie.

Het stelt je in staat tools en systemen die je normaal gesproken afzonderlijk zou gebruiken, met elkaar te verbinden in één platform. Dankzij het verbinden ervan, stellen je verschillende oplossingen en applicaties in staat gegevens uit te wisselen en met elkaar te communiceren. Alle gegevens worden op één plaats opgeslagen; je team hoeft zich niet in verschillende systemen aan te melden om dezelfde taak uit te voeren of de informatie die ze nodig hebben te vinden.

Veel handmatige of vervelende taken worden geautomatiseerd, en bedrijfsprocessen worden uniforme gemaakt. Je kunt het beste uit je software halen en de kracht van synergie benutten door hun beste functies te combineren.

Hoe communiceren systemen met elkaar?

Oké, hoe kunnen deze systemen met elkaar communiceren? Dit is de belangrijkste uitdaging van het hebben van meerdere softwareprogramma’s. En dit is waar het echte gebruik van API’s (Application Programming Interfaces) van pas komt.

API’s worden gedefinieerd als sets van procedures en functies die verschillende systemen en applicaties in staat stellen om gegevens of functies van andere software of oplossingen te benaderen. API is een programmeerbare verbinding tussen talrijke tools die bepaalt welke gegevens van de ene entiteit naar de andere kunnen worden verplaatst. Op deze manier en dankzij de technologie kun je veel, veel processen automatiseren die je in je organisaties uitvoert met behulp van verschillende oplossingen.

Laten we naar enkele voorbeelden kijken:

• Wanneer een prospect een klant wordt (dit gebeurt in een CRM), wil je dat het systeem actie in de ERP aangeeft, een elektronische factuur voorbereidt en deze naar het e-mailadres van de nieuwe klant stuurt.
• Telkens wanneer je een nieuw product aan je ERP toevoegt en de voorraad groter is dan 0, wil je dat het systeem het op eBay en Amazon toevoegt tegen dezelfde prijs, en dat elke prijswijziging automatisch plaatsvindt.
• Wanneer iemand een taak voltooit, moet het projectmanagementsysteem de volgende verantwoordelijke persoon laten weten dat zij met de volgende taak moeten beginnen. Aan het einde van dit proces moet het systeem je automatisch een e-mail sturen met een PDF van de samenvatting van wat is gedaan en de tijd die door elk van de mensen aan hun taken is besteed.

En er zijn duizenden en duizenden andere voorbeelden.

Welke soorten software of systemen kun je integreren?

Zoals hierboven vermeld, realiseren bedrijven zich steeds meer dat ze cloud-gebaseerde software nodig hebben. Maar meestal hebben ze verschillende softwaretypen nodig, elk met één hoofddoel. Software die alles doet wat je nodig hebt, bestaat waarschijnlijk niet. En als die er is, is het niet goed.

Als je een klein bedrijf runt, kun je software vinden die alle functies biedt die je nodig hebt. Maar wat ik bedoel is dat globale software die alles dekt wat de meeste bedrijven nodig hebben, niet bestaat. Je moet het integreren met andere tools om de functies en mogelijkheden ervan uit te breiden.

Dit zijn de belangrijkste soorten systemen die in bedrijven van alle maten worden gebruikt:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Het is de belangrijkste speler in elke organisatie die het gebruikt. Bedrijven gebruiken ERP om gegevens van veel bedrijfsactiviteiten op te slaan, waar je ook het algemeen beheer van kosten, uitgaven, betalingen, inzamelingen, uitgavenbeheer hebt, onder andere dingen zoals productie, logistiek, enz.

Help Desk Software

Help Desk Software is een oplossing waarmee je je klanten alle soorten ondersteuning via verschillende kanalen kunt bieden. Het moet e-mailcommunicatie, callcenter, live chat en de mogelijkheid om sociale media-interacties te beheren omvatten. Alles onder één dak en toegankelijk in één gedeeld postvak.

CRM (Customer Relationship Management)

Het is software waarmee je relaties met je prospects kunt opbouwen voordat ze klanten worden, en terwijl ze je klanten zijn. Het kan ook door je verkopers worden gebruikt om verkoopprocessen te beheren. (Voorbeeld: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Software ontworpen om interne bedrijfsprocessen en workflows te automatiseren. BPM-software wordt vaak gebruikt door middelgrote tot grote bedrijven. Deze systemen richten zich meestal op langdurige, voortdurende analyse en verbetering en stellen gebruikers in staat de duidelijkheid van processen te controleren en steeds productiever te zijn. (Voorbeeld: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Een CMS-systeem waarmee we de inhoud van onze website, blog en landingspagina’s kunnen maken en beheren.

HRS (Human Resources System)

Systeem ontworpen vooral om de noodzakelijke human resources-processen binnen een organisatie te beheren, de overeenkomsten met elk van de werknemers vast te leggen, vakantie in te plannen en meer. Kan ook elke andere HR-software zijn, zoals Toggl of Sparkbay.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van softwaretypen die door bedrijven worden gebruikt. Ze worden voornamelijk vermeld om te benadrukken hoeveel verschillende oplossingen er beschikbaar zijn en welke verschillende doeleinden ze dienen. Elk van deze systemen kan zelf echt complex zijn, en ze zullen nog steeds enkele add-ons of extensies nodig hebben.

Wat zijn de voordelen van software integraties

1. Gegevenstoegang en synchronisatie

Alle gegevens van geïntegreerde systemen worden automatisch geregistreerd in één gekozen platform, waardoor een coherente en schone database wordt gevormd. Het gebeurt in real-time. Alle noodzakelijke informatie is binnen handbereik.

2. Gereduceerde kosten en bespaard tijd

Meet je hoeveel tijd je werknemers besteden aan handmatige taken zoals aantekeningen maken na een oproep, formulieren invullen in je CRM, overeenkomsten via e-mail naar je BPM kopiëren? Hoeveel tijd hebben ze nodig om de gegevens te vinden die ze nodig hebben?

Als je de juiste software integraties introduceert, hebben je klantenservicemedewerkers of verkoopvertegenwoordigers tijd om zich op meer belangrijke taken te concentreren die inkomsten genereren (deals sluiten, cross-selling). Hun werk zal efficiënter zijn.

Gegevens tonen aan dat werknemers 19% van hun tijd besteden aan het zoeken naar bronnen, documenten en informatie die nodig zijn om hun werk te doen.

3. Interactie tussen verschillende delen van het bedrijf

Software integraties vergemakkelijken de zichtbaarheid van activiteiten en interacties tussen verschillende afdelingen en teams binnen het bedrijf. Iedereen is beter geïnformeerd omdat gegevens voor iedereen beschikbaar zijn.

4. Historische analyse vanaf één locatie

Gegevens die in de loop van de tijd op verschillende geïntegreerde platforms zijn verzameld, kunnen vanaf één locatie worden geanalyseerd.

5. Definitie en uitvoering van nieuwe KPI’s

Door toegang te hebben tot meer gegevens en informatie, kun je nieuwe doelen stellen op basis van nieuwe indicatoren die relevant zijn voor het bedrijf.

6. Besluitvorming op basis van gebruikersgedrag

De integratie tussen platforms stelt je in staat je op gebruikers en hun gedrag te concentreren, omdat alle gegevens over je klanten en prospects op één plaats beschikbaar zijn. Je kunt gerichte ondersteuning bieden aan de juiste mensen, op het juiste moment, je communicatie of campagnes personaliseren. Er is geen betere manier om een omnichannel klantenervaring te bieden.

7. Bepalen van de winstgevendheid van campagnes uitgevoerd in verschillende media

Omdat de berekening van de winstgevendheid van de uitgevoerde campagnes is geïntegreerd, is het gemakkelijker om weg te gooien wat niet werkt en te optimaliseren wat nuttig is op een snelle en efficiënte manier.

8. Minder fouten

Handmatig werk is gevoelig voor fouten; veel fouten kunnen optreden terwijl werknemers gegevens heen en weer verplaatsen via verschillende platforms. Software integratie vermindert de hoeveelheid verspreide en overlappende gegevens. Het maakt het veiliger om op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen.

Verbind LiveAgent met je favoriete tools en oplossingen

LiveAgent biedt integraties met meer dan 30 tools en softwaretypen zodat je je klanten uitstekende klantenservice kunt bieden. Integreer je LiveAgent end-to-end helpdesk met je CRM, CMS, favoriete e-commerce platforms, e-mailmarketingtools, facturering en projectmanagementsoplossingen.