De checklist voor onboarding van nieuwe klanten van LiveAgent helpt bedrijven het onboardingproces te stroomlijnen door verkoop- en klantenservicemedewerkers toe te wijzen, contracten te valideren, vergaderingen in te plannen en doelstellingen in te stellen. Het zorgt voor efficiënt onboarden, wat de klanttevredenheid en retentie verbetert.
Checklist voor onboarding van nieuwe klanten
Inhoud
0/0
Bent u een bedrijfseigenaar die op zoek is naar manieren om uw onboardingproces voor klanten te verbeteren? Zo ja, dan bent u op de juiste plek – dit artikel biedt u een sjabloon voor een checklist voor onboarding van nieuwe klanten om het proces soepeler en minder stressvol te maken voor zowel u als uw klanten. Lees verder voor meer informatie.
Het belang van een checklist voor onboarding van nieuwe klanten
Als bedrijfseigenaar is het belangrijk om een checklist voor onboarding van nieuwe klanten in plaats te hebben om ervoor te zorgen dat mensen de best mogelijke klantervaring met uw bedrijf hebben. Door een checklist te volgen, kunt u het onboardingproces voor klanten versnellen en efficiënter maken.
Wie kan baat hebben bij een checklist voor onboarding van nieuwe klanten?
Bedrijfseigenaren
Een checklist voor onboarding van nieuwe klanten kan u helpen uw proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat u de best mogelijke service aan uw klanten biedt. Door een checklist te volgen, kunt u er zeker van zijn dat alle noodzakelijke stappen worden ondernomen zodat uw klanten tevreden zijn met hun ervaring.
Managers
Managers zijn vaak verantwoordelijk voor de onboardingervaring van klanten, daarom moeten zij voorzien zijn van zo’n checklist. Het helpt hen om iets belangrijks over het hoofd te zien, zorgt ervoor dat alle noodzakelijke stappen worden ondernomen en verbetert de efficiëntie door duplicatie te voorkomen.
Klantenservicemedewerkers
Een checklist voor onboarding van nieuwe klanten stelt klantenservicemedewerkers in staat om snel en gemakkelijk een nieuwe klant in te stellen met uw bedrijf en zijn producten of services. Het kan ook helpen om fouten te voorkomen en vanaf het begin een positieve klantervaring op te leveren.
Klanten
Klanten profiteren ook van een checklist voor onboarding van nieuwe klanten. Door alle noodzakelijke informatie en documenten op één plek te hebben, weten zij wat zij kunnen verwachten en voorkomen zij frustratie. Een goede onboardingervaring voor klanten kan ertoe leiden dat zij herhaaldelijk zaken met uw bedrijf doen en positieve online beoordelingen achterlaten.
Verken onze checklist voor onboarding van nieuwe klanten
Checklist voor onboarding van nieuwe klanten
Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van contact met de klant en het voorzien van informatie over uw bedrijf en zijn producten of services.
Waarom is het belangrijk om een verkoopvertegenwoordiger toe te wijzen?
Een verkoopvertegenwoordiger is het sleutelcontact tussen een klant en het bedrijf waarmee zij zaken doen. De aangewezen persoon zal verantwoordelijk zijn voor het opbouwen van relaties en ervoor zorgen dat de klant een positieve ervaring heeft. De verkoopvertegenwoordiger van de klant moet daarom iemand zijn op wie kan worden vertrouwd voor antwoorden op belangrijke vragen of zorgen.
Hoe wijs je een verkoopvertegenwoordiger toe?
De manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van klanten moet een verkoopvertegenwoordiger toewijzen. De manager zal rekening houden met de behoeften en vereisten van de klant, evenals de producten of services van het bedrijf, om te bepalen wie de beste persoon zou zijn om aan elke bepaalde klant toe te wijzen.
Welke tools moet je gebruiken om een verkoopvertegenwoordiger toe te wijzen?
Customer relationship management (CRM) systeem – om interacties en accountstatus bij te houden
Bedrijfsgids – om contactgegevens van werknemers te vinden
E-mailclient – om met de toegewezen verkoopvertegenwoordiger van de klant te communiceren
De toegewezen persoon zal in dit geval verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van de klant en het beantwoorden van eventuele vragen die zij hebben.
Waarom is het belangrijk om een klantenservicemedewerker toe te wijzen?
Wanneer de klant een vraag heeft of een probleem ondervindt, moeten zij kunnen vertrouwen op iemand die hen antwoorden kan geven en het probleem op tijd kan oplossen.
Hoe wijs je een klantenservicemedewerker toe?
Een klantenservicemedewerker kan op dezelfde manier worden toegewezen als een verkoopvertegenwoordiger, door de manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van klanten. Zij zullen daarom een soortgelijk proces volgen als de vorige stap om iemand toe te wijzen die zij voor een bepaalde klant het meest geschikt achten.
Welke tools moet je gebruiken om een klantenservicemedewerker toe te wijzen?
Customer relationship management (CRM) systeem – om interacties en accountstatus bij te houden
Bedrijfsgids – om contactgegevens van werknemers te vinden
E-mailclient – om met de toegewezen klantenservicemedewerker van de klant te communiceren
Het contract is een belangrijk document dat de voorwaarden van de overeenkomst tussen uw bedrijf en de klant zal schetsen.
Waarom is het belangrijk om het contract te valideren?
Een contract is een juridisch bindend document dat de voorwaarden van een overeenkomst tussen twee of meer partijen schetst. Het is belangrijk om het contract te valideren om ervoor te zorgen dat de voorwaarden eerlijk en redelijk zijn, alle details correct zijn en beide partijen tevreden zijn met de verkoopovereenkomst voordat u doorgaat.
Hoe valideer je een contract?
De manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van klanten zal het contract beoordelen en ervoor zorgen dat alle voorwaarden duidelijk en beknopt zijn. Zij zullen ook controleren dat alle details nauwkeurig zijn en dat beide partijen tevreden zijn met de overeenkomst.
Welke tools moet je gebruiken om een contract te valideren?
Bedrijfsgids – om contactgegevens van de klant te vinden
E-mailclient – om met de klant over het contract te communiceren
Contractsjabloon – om een concept van de overeenkomst op te stellen
Het begroeten van uw nieuwe klant is een geweldige manier om het onboardingproces te starten.
Waarom is het belangrijk om een welkomste-mail te sturen?
Een welkomste-mail is een beleefde gebaar dat helpt een goede eerste indruk te maken. Het biedt ook een gelegenheid om het bedrijf en zijn producten of services voor te stellen, evenals uit te leggen wat de klant kan verwachten van het onboardingproces.
Hoe schrijf je een welkomste-mail?
Het is een van de taken van de eerder toegewezen verkoopvertegenwoordiger om een welkomste-mail naar de klant te sturen. Dit bericht moet ook een overzicht bevatten van wat de klant kan verwachten tijdens hun onboarding, contactgegevens (bijv. e-mailadres) voor hun klantenservicemedewerker, een bijgevoegd exemplaar van het contract en andere relevante informatie.
Welke tools moet je gebruiken om een welkomste-mail te sturen?
E-mailclient – om de welkomste-mail op te stellen en te verzenden
Bedrijfsgids – om klantgegevens te vinden, inclusief contactgegevens
Contractsjabloon – om een kopie van de overeenkomst aan de e-mail toe te voegen
Om door te gaan met het onboardingproces van klanten, moet u een afspraak met hen maken, hetzij persoonlijk hetzij online.
Waarom is het belangrijk om een vergadering met de klant in te plannen?
Dit is de beste gelegenheid om alle details van het contract door te nemen, eventuele vragen die zij hebben te beantwoorden en ervoor te zorgen dat zij de overeenkomst begrijpen. Deze vergadering geeft u ook de kans om uit te leggen wat de klant kan verwachten van de rest van het onboardingproces.
Hoe plan je een vergadering met de klant in?
De verkoopvertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de klant zal een tijd en datum regelen die voor beide partijen uitkomt, en zij zullen ook het beste format voor de vergadering kiezen (persoonlijk of online). Opmerking: dit kan als onderdeel van de welkomste-mail in de vorige stap worden geïnitieerd.
Welke tools moet je gebruiken om een vergadering met de klant in te plannen?
Vergaderingsplanner – om een tijd te vinden die voor beide partijen uitkomt
Videoconferentiesoftware – om een online vergadering te houden (indien van toepassing)
Tijdens de vergadering zal de klant waarschijnlijk belangrijke vragen hebben en enige zorgen over het onboardingproces, het contract en/of uw toekomstige relatie.
Waarom is het belangrijk om een lijst van alle vragen en zorgen van de klant te maken?
Dit stelt u in staat om al deze vragen tijdens de vergadering aan te pakken. Dit helpt ervoor te zorgen dat de klant zich gehoord voelt en dat hun zorgen serieus worden genomen, evenals gebieden te identificeren waar de klant meer duidelijkheid nodig kan hebben.
Hoe maak je een lijst van alle vragen en zorgen van de klant?
De toegewezen verkoopvertegenwoordiger moet aantekeningen maken over eventuele problemen die de klant tijdens de vergadering naar voren brengt. Alternatief kunnen zij de klant vragen of het oké is om het gesprek op te nemen zodat zij later de details kunnen bekijken.
Welke tools moet je gebruiken om een lijst van alle vragen en zorgen van de klant te maken?
Notitieblok (fysiek of software) – om alle vragen en zorgen op te schrijven
Spraakrecorder – om de vergadering op te nemen (indien van toepassing)
Videoconferentiesoftware – om de online vergadering op te nemen (indien van toepassing)
Terwijl u de vragen en zorgen van de klant doorneemt, kunt u enkele potentiële obstakels identificeren.
Waarom is het belangrijk om eventuele rode vlaggen of problemen van de klant te catalogiseren?
Dit is een gelegenheid om deze rechtstreeks aan te pakken en de klant zich comfortabel te laten voelen om door te gaan met het onboardingproces. Het zal hun ook in staat stellen om gebieden aan te geven waar het bedrijf mogelijk enkele wijzigingen moet aanbrengen.
Hoe catalogiseer je eventuele rode vlaggen of problemen van de klant?
Noteer eventuele rode vlaggen of problemen die door de klant naar voren worden gebracht. De verkoopvertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de klant kan deze opschrijven of opnemen.
Welke tools moet je gebruiken om eventuele rode vlaggen of problemen van de klant te catalogiseren?
Tekstverwerker – om de rode vlaggen of problemen op te merken
Spreadsheet – om de rode vlaggen of problemen en hun status te catalogiseren
Nadat alle vragen en zorgen zijn opgelost, is het tijd om precies uit te vinden wat de klant uit zaken doen met uw bedrijf wil halen.
Waarom is het belangrijk om de verwachtingen van de klant te definiëren?
Dit betekent dat beide partijen op dezelfde pagina staan en dat er geen verrassingen in de toekomst zijn. Het is ook een gelegenheid om realistische doelstellingen in te stellen voor wat het bedrijf wel en niet kan bieden.
Hoe identificeer je de verwachtingen van de klant?
Tijdens de vergadering moet u de klant rechtstreeks naar hun verwachtingen vragen. U kunt ook naar hun doelstellingen en doelen vragen om een beter inzicht te krijgen in wat zij zoeken.
Welke tools moet je gebruiken om de verwachtingen van de klant te identificeren?
Notitieblok (fysiek of software)
Tekstverwerker
Videoconferentiesoftware
Nu u weet wat de klant wil, is het tijd om enkele doelstellingen in te stellen.
Waarom is het belangrijk om korte- en langetermijndoelstellingen in te stellen?
Het geeft u een routekaart voor uw toekomstige relatie met de klant. Het stelt u ook in staat om voortgang bij te houden en een maatstaf voor succes in de loop van de tijd te hebben.
Hoe stel je korte- en langetermijndoelstellingen in?
De doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, bereikbaar, relevant en tijdgebonden zijn. Zij moeten ook afgestemd zijn op de verwachtingen van de klant.
Welke tools moet je gebruiken om korte- en langetermijndoelstellingen in te stellen?
SMART doelstellingen werkblad – om de doelstellingen op te sommen
Projectmanagementtool – om de voortgang van de doelstellingen in de loop van de tijd bij te houden
CRM-software – om de klantrelatie bij te houden
Nu u een nieuwe klant hebt, is het belangrijk om hun informatie op te slaan en deze up-to-date te houden.
Waarom is het belangrijk om de gegevens van de klant bij te houden?
Deze informatie zal worden gebruikt om met de klant te communiceren, hun behoeften te begrijpen en hen de best mogelijke service te bieden. Het zal u ook helpen om uw interacties met de klant bij te houden en hun tevredenheid in de loop van de tijd te meten.
Hoe houd je de gegevens van de klant bij?
U kunt de contacten van het helpdesk van LiveAgent gebruiken om de naam, e-mail, telefoonnummer en andere persoonlijke informatie van de klant op te slaan. Helpdeskssoftware zoals LiveAgent stelt u ook in staat om aangepaste contactvelden te maken om unieke informatie over uw klanten op te slaan voor meer gepersonaliseerde communicatie.
Welke tools moet je gebruiken om de gegevens van de klant bij te houden?
LiveAgent – om klantgegevens op te slaan met de contactfunctie van het helpdesk
Zodra de nieuwe klant met uw bedrijf is begonnen, is het tijd om te bepalen hoe zij uw services of tools gebruiken.
Waarom is het belangrijk om het klantgebruik van services/tools te beoordelen?
Het zal u helpen begrijpen hoe de klant uw producten of services gebruikt en of zij er het meeste uit halen. Het kan u ook helpen gebieden te identificeren waar de klant meer ondersteuning nodig kan hebben.
Hoe beoordeel je het klantgebruik van services/tools?
Door de klant rechtstreeks te vragen, hun gedrag waar te nemen, gegevens en analyses te bekijken en/of gebruikerstests uit te voeren. Vervolgens kunt u deze informatie vergelijken met uw doelstellingen en doelen om te zien hoe goed het gebruik van de klant zich verhoudt.
Welke tools moet je gebruiken om het klantgebruik van services/tools te beoordelen?
Gebruikerstestingsoftware – om waar te nemen hoe de klant uw product of service gebruikt
Analyticssoftware – om de gebruiksgegevens van de klant te bekijken
Vragenlijst voor onboarding van klanten – om hen rechtstreeks naar hun ervaring te vragen
Nadat u het gebruik van de klant van uw services hebt beoordeeld, noteert u eventuele veranderingen in hun gedrag.
Waarom is het belangrijk om eventuele toename of afname van het gebruik op te merken?
Dit stelt u in staat om te begrijpen hoe goed de klant uw producten of services gebruikt. Op basis van deze informatie kunt u aanvullende services of ondersteuning suggereren.
Hoe noteer je eventuele toename of afname van het gebruik?
Door de gegevens en analyses in de loop van de tijd bij te houden, kunt u zien hoe het gebruik van de klant verandert. Als u een afname in het gebruik opmerkt, kunt u contact opnemen met de klant om te zien of zij hulp nodig hebben.
Welke tools moet je gebruiken om eventuele toename of afname van het gebruik op te merken?
Analyticssoftware
Klantsucces software – om contact op te nemen met de klant en ondersteuning aan te bieden
Vragenlijst voor klanten
Tips voor vervolgacties met nieuwe klanten
Stuur binnen 24 uur na het ontmoeten van de klant een persoonlijk dankbriefje
Het is altijd een goed idee om een dankbriefje te sturen na het ontmoeten met een nieuwe potentiële klant. Deze vervolgmail of ander type bericht toont aan dat u geïnteresseerd bent in het opbouwen van de relatie en dat u dankbaar bent voor hun zaken.
Voeg de nieuwe klant toe aan uw mailinglijst en stuur hen af en toe updates over uw bedrijf
U zult hen op de hoogte kunnen houden van uw bedrijf en in de loop van de tijd een sterke relatie met hen opbouwen. Als gevolg hiervan zullen zij in de toekomst eerder uw producten of services gebruiken.
Maak verbinding met de klant op sociale media en volg hun updates
Sociale media is een geweldige manier om in contact te blijven met uw klanten – door hun updates te volgen, kunt u meer over hen en hun interesses te weten komen. Als gevolg hiervan zult u hen betere service kunnen bieden en klantenverlies kunnen verminderen.
Nodig de klant uit voor evenementen of netwerkmogelijkheden die relevant zijn voor hun industrie
Door dit te doen, kunt u hun laten zien dat u geïnteresseerd bent in hun bedrijf en dat u hen wilt helpen groeien. Dit zal u ook in staat stellen om meer over hun industrie te leren en uw netwerk uit te breiden.
Bied gratis bronnen of consultatieservices aan die voor de klant nuttig kunnen zijn
Dit zal de klant laten zien dat u geïnteresseerd bent in hun succes, en het stelt u ook in staat om hen waardevolle informatie of services te bieden. Een klein gebaar als dit kan veel bijdragen aan het opbouwen van een sterke relatie met de klant.
Controleer periodiek bij de klant hoe het met hen gaat
Door hen regelmatig te contacteren, zelfs met slechts een kort telefoontje of een e-mail, kunt u er zeker van zijn dat zij tevreden zijn met uw producten of services. Op deze manier kunt u hun ook aanvullende ondersteuning bieden indien nodig.
Samenvatting van de checklist voor onboarding van nieuwe klanten
Wijs een verkoopvertegenwoordiger toe
Wijs een klantenservicemedewerker toe
Valideer het contract
Stuur een welkomste-mail
Plan een vergadering met de klant in
Maak een lijst van alle vragen en zorgen van de klant
Catalogiseer eventuele rode vlaggen of problemen van de klant
Identificeer de verwachtingen van de klant
Stel korte- en langetermijndoelstellingen in
Houd de gegevens van de klant bij met LiveAgent
Beoordeel het klantgebruik van services/tools
Noteer eventuele toename of afname van het gebruik
Hoe vaak moet ik mijn checklist voor onboarding van nieuwe klanten bijwerken?
Dit hangt af van uw bedrijf en hoe vaak uw processen veranderen, maar idealiter moet u deze bijwerken wanneer er wijzigingen zijn in de procedures, producten of klantenbasis van uw bedrijf. Het kan ook nuttig zijn om uw checklist periodiek te controleren om te zien of er gebieden zijn waar u de efficiëntie kunt verbeteren.
Kan ik delen van mijn onboardingproces voor nieuwe klanten automatiseren met behulp van tools?
Ja, met software zoals CRM's, e-mailmarketingplatforms en projectmanagementtools. Het gebruik van technologie om uw onboardingproces voor nieuwe klanten te automatiseren kan u tijd en energie besparen, en helpt u ook om uw nieuwe klanten gemakkelijker bij te houden.
Hoe kan ik het onboardingproces voor nieuwe klanten gemakkelijker maken voor hen en voor mezelf?
Plan de stappen die u van tevoren zult nemen, bijvoorbeeld door een checklist zoals deze hier te volgen, en zorg ervoor dat alles wat uw nieuwe klant nodig heeft klaar en wachtend is wanneer zij aan boord gaan. Hoe gemakkelijker u het voor uw nieuwe klanten maakt om aan de slag te gaan, hoe waarschijnlijker het is dat zij tevreden zijn met uw services en lang bij u blijven. Dit zal op zijn beurt uw gemiddelde levensduur van klanten en retentiepercentages verhogen.
Wat zijn enkele veelgemaakte fouten die bedrijven maken tijdens het onboardingproces voor nieuwe klanten?
Er zijn veel factoren om rekening mee te houden bij het onboarden van een nieuwe klant, maar hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten: niet communiceren van de verwachtingen en doelstellingen van het project aan de klant, onvoldoende uitleggen of demonstreren hoe uw product of service werkt, niet het opstellen van een tijdlijn of het stellen van deadlines voor voltooiing, en niet vervolgacties met klanten na voltooiing van het werk.
Kan ik mijn onboardingproces voor nieuwe klanten uitbesteden aan een externe provider?
Stel jezelf bij het nemen van dit besluit de volgende vragen: 'Kunnen zij een serviceniveau bieden dat aan mijn verwachtingen voldoet of deze overtreft?', 'Zijn zij in staat om gelijke tred te houden met de groei van mijn bedrijf?', 'Kunnen zij vertrouwd worden om gevoelige klantgegevens te verwerken?', en 'Zal hun oplossing kosteneffectief zijn?' Als u op al deze vragen 'ja' antwoordt, kan uitbesteding van uw onboardingproces voor nieuwe klanten de beste optie voor uw bedrijf zijn. Maar als u op een van deze vragen 'nee' antwoordt, kan het het beste zijn om het onboardingproces intern te houden.
Bereid je voor op een nieuwe baan met deze uitgebreide checklist: onderzoek het bedrijf en de woon-werkverkeer, kleed je passend, pak essentiële zaken in, stel ...
Beheers essentiële klantenservicevaardigheden met onze uitgebreide checklist. Van spreekvaardigheid tot empathie, leer wat nodig is om superieure ondersteuning ...
Verbeter klantenservice met onze uitgebreide checklist met betrekking tot beleidscreatie, transparantie, consistentie, responsiviteit, AI-integratie en meer. St...
12 min lezen
Customer Service
Sales
+2
U bent in goede handen!
Sluit u aan bij onze gemeenschap van tevreden klanten en bied uitstekende klantenondersteuning met LiveAgent.
