Een uitgebreide checklist voor crisismanagement om organisaties voor te bereiden op onverwachte situaties. Behandelt identificatie van belanghebbenden, aanstelling van communicatiecoördinatoren, opstellen van berichtsjablonen, keuze van communicatiekanalen, training van personeel en regelmatige planactualisaties.
Checklist voor crisiscommunicatieplan
Inhoud
0/0
Een crisisplan is een belangrijk hulpmiddel dat organisaties kan helpen hun boodschap effectief over te brengen in tijden van crisis. De volgende checklist kan u helpen een uitgebreide strategie te creëren voor het bereiken van uw communicatiedoelstellingen in tijden van crisis.
Het belang van een checklist voor crisismanagement
Ongeacht in welke branche u werkt, het is belangrijk om een crisisplan in plaats te hebben. Een onverwachte situatie kan op elk moment optreden, bijvoorbeeld openbare gezondheidscrises zoals de Covid-19-crisis, dus voorbereiding kan u helpen effectief te communiceren en de impact op uw bedrijf te minimaliseren.
Een van de belangrijkste kenmerken van crisiscommunicatie is van tevoren plannen. Door de tijd te nemen om een communicatieplan voor crisissituaties op te stellen voordat er een optreedt, kunt u ervoor zorgen dat u een duidelijke en beknopte strategie hebt om te volgen als en wanneer ramp toeslaat. Een checklist kan u helpen de belangrijkste elementen van effectieve risicomunicatiestrategieën te identificeren, wat betekent dat u op alles bent voorbereid.
Wie kan baat hebben bij een checklist voor crisismanagement
Elke organisatie kan baat hebben bij het hebben van een crisiscommunicatiestrategie. Of u in de particuliere of openbare sector werkt, of een non-profitorganisatie bent, voorbereiding op een crisis is essentieel. Een checklist voor crisismanagement kan u helpen aan de slag te gaan met het ontwikkelen van een effectieve strategie om dat te doen.
Bedrijfseigenaren
Als u een bedrijf bezit of runt, moet u voorbereid zijn op de mogelijkheid van een crisis. Een checklist voor crisismanagement kan u helpen klaar te zijn om te reageren als ramp toeslaat.
Managers
Als u een team van mensen leidt, moet u voorbereid zijn op de mogelijkheid van een crisis. Het zal uw verantwoordelijkheid zijn om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat te doen en hoe effectief te communiceren als een crisis optreedt.
Werknemers
Als u een werknemer bent, moet u zich bewust zijn van het crisisplan van uw bedrijf. In geval van een crisis zal het belangrijk voor u zijn om te weten hoe u met klanten, cliënten en het publiek moet communiceren.
Verken onze checklist voor crisismanagement
Er zijn enkele kenmerken van crisiscommunicatie die in elk plan moeten worden opgenomen. Hier hebben we beschreven wat wij beschouwen als de belangrijkste onderdelen van een effectieve crisiscommunicatiestrategie.
Checklist voor crisiscommunicatieplan
Dit omvat iedereen die door de crisis kan worden beïnvloed, zoals werknemers, klanten, leveranciers, investeerders, enzovoort.
Waarom is het belangrijk om uw belanghebbenden te identificeren?
Het is belangrijk om te overwegen hoe elk van deze groepen door de crisis zal worden beïnvloed en wat hun specifieke behoeften en zorgen kunnen zijn. Dit zal u helpen uw crisiscommunicatiestrategie aan te passen aan de behoeften van elke groep.
Hoe identificeer u uw belanghebbenden?
Bedenk wie door de crisis kan worden beïnvloed, zowel positief als negatief, en denk na over wie een belang heeft in de uitkomst. Als u bijvoorbeeld een bedrijfseigenaar bent, dan zouden uw werknemers, klanten, leveranciers en investeerders allemaal als belanghebbenden worden beschouwd. Als u een non-profitorganisatie bent, kunnen uw belanghebbenden donateurs, vrijwilligers, begunstigden en het publiek omvatten.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om uw belanghebbenden te identificeren?
stakeholder analysis tool – om een visuele kaart van uw belanghebbenden te maken
spreadsheet of tabel – om uw belanghebbenden en hun belang op te sommen
Dit kan een enkele persoon zijn, zoals de CEO of voorzitter, of het kan een team van mensen zijn.
Waarom is het belangrijk om te bepalen wie verantwoordelijk zal zijn voor communicatie tijdens een crisis?
Het is belangrijk om iemand verantwoordelijk te hebben voor communicatie zodat er een duidelijke commandostructuur is en iedereen weet naar wie hij/zij voor informatie moet gaan. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat communicatie duidelijk en beknopt is.
Hoe bepaalt u wie verantwoordelijk zal zijn voor communicatie tijdens een crisis?
De beste manier om dit te doen is om iemand, of een team van mensen, aan te stellen voordat een crisis optreedt. Het ideale type persoon om verantwoordelijk te zijn voor communicatie tijdens een crisis is iemand die evenwichtig is en onder druk helder kan denken. Ze moeten ook goed kunnen communiceren met mensen, zowel mondeling als schriftelijk.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om te bepalen wie verantwoordelijk zal zijn voor communicatie tijdens een crisis?
spreadsheet – om potentiële kandidaten voor de rol op te sommen
afsprakenkalender – om een vergadering in te plannen om de rol te bespreken en iemand aan te stellen
Zodra u hebt bepaald wie verantwoordelijk zal zijn voor crisiscommunicatie, moet u ervoor zorgen dat die persoon begrijpt wat van hem/haar wordt verwacht in de rol.
Waarom is het belangrijk om uw crisiscommunicatieprofessional zich bewust te maken van zijn/haar verantwoordelijkheden?
De persoon die verantwoordelijk is voor het implementeren van de crisiscommunicatiestrategie moet duidelijk weten wat zijn/haar taken zijn, zodat hij/zij snel en effectief kan handelen in geval van een crisis. Dit gaat verder dan alleen het kennen van het plan – hij/zij moet ook zich bewust zijn van de algehele communicatiestrategie van het bedrijf en in staat zijn om snel te reageren.
Hoe maakt u uw crisiscommunicatieprofessional zich bewust van zijn/haar verantwoordelijkheden?
De beste manier om dit te doen is om met hem/haar te gaan zitten en het plan in detail door te nemen, waarbij u hun specifieke rollen en verantwoordelijkheden benadrukt. U moet hem/haar ook voorzien van training of bronnen die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken effectief uit te voeren.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om uw crisiscommunicatieprofessional zich bewust te maken van zijn/haar verantwoordelijkheden?
één-op-één gesprek – om het plan door te nemen en specifieke rollen en verantwoordelijkheden te bespreken
trainingsmaterialen – om de verantwoordelijke persoon de kennis en vaardigheden te geven die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken effectief uit te voeren
communicatiestrategie – om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijke persoon zich bewust is van de algehele communicatiestrategie van het bedrijf
Bepaal van tevoren welke kanalen (bijv. e-mail, sms, sociale media) zullen worden gebruikt voor communicatie, zodat u snel het woord kunt verspreiden wanneer een noodgeval zich voordoet.
Waarom is het belangrijk om te bepalen welke kanalen zullen worden gebruikt voor crisiscommunicatie-inspanningen?
Tijdens een crisis is het belangrijk om met uw team en belanghebbenden te communiceren via de kanalen die hen het meest effectief bereiken. Het is ook belangrijk om van tevoren te bepalen welke kanalen zullen worden gebruikt voor communicatie, zodat u snel het woord kunt verspreiden wanneer een noodgeval zich voordoet. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat iedereen hetzelfde bericht ontvangt en dat niemand in het ongewisse blijft tijdens een crisistijd.
Hoe bepaalt u welke kanalen zullen worden gebruikt voor crisiscommunicatie-inspanningen?
Bedenk wie uw publiek is en welke communicatiemethoden zij het meest waarschijnlijk zullen gebruiken. Als interne communicatie met werknemers bijvoorbeeld een methode vereist die zij gemakkelijk tijdens werkuren kunnen benutten, zoals e-mail of een intranet. Als u met klanten communiceert, moet u een methode gebruiken die zij op elk moment kunnen benutten, zoals sociale media of de bedrijfswebsite.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om te bepalen welke kanalen zullen worden gebruikt voor crisiscommunicatie-inspanningen?
spreadsheet – om de verschillende kanalen en hun doelgroepen op te sommen
onderzoek – om erachter te komen welke kanalen het meest effectief zijn voor het bereiken van uw publiek (bijv. analyse van sociale media-berichten)
enquêtetool – om uw team of publiek te vragen welke kanalen zij verkiezen
analysetool – kijk naar gegevens uit eerdere crises om te zien welke kanalen het meest effectief waren in het bereiken van uw doelgroep
LiveAgent – voor communicatie via alle gekozen kanalen tijdens een crisis
Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat alle communicatie via elk kanaal consistent is, ongeacht wie deze verzendt.
Waarom is het belangrijk om sjablonen voor belangrijke berichten te maken?
Consistentie is belangrijk in crisiscommunicatie omdat het helpt vertrouwen op te bouwen met uw publiek. Als zij hetzelfde bericht van verschillende bronnen zien, zullen de ontvangers eerder geneigd zijn te geloven dat het waar is. Bovendien zal consistente berichtgeving helpen verwarring te voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
Hoe maakt u sjablonen voor belangrijke berichten?
U moet rekening houden met de verschillende kanalen die u zult gebruiken en een sjabloon voor elk kanaal maken. Als u bijvoorbeeld e-mail gebruikt, moet u een berichtsjabloon maken die gemakkelijk kan worden aangepast met de relevante informatie. Op sociale media wilt u een sjabloon maken die kan worden gebruikt op alle verschillende platforms waar u aanwezig bent.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om sjablonen voor belangrijke berichten te maken?
teksteditor – om de sjabloon uit te schrijven
grafische ontwerpsoftware – om een visueel aantrekkelijke sjabloon te maken
Het hebben van voorbereide antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ’s) kan een nuttige manier zijn om informatie aan belanghebbenden te verstrekken tijdens een crisis.
Waarom is het belangrijk om een FAQ op te stellen?
Het hebben van een FAQ-pagina op uw website helpt verwarring te voorkomen en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde informatie ontvangt. Bovendien kan het tijd besparen omdat u dezelfde, veelgestelde vragen niet meerdere keren hoeft te beantwoorden.
Hoe stelt u een FAQ op?
U moet rekening houden met wie uw publiek is en welke vragen zij waarschijnlijk zullen hebben. Als u bijvoorbeeld met werknemers communiceert, wilt u vragen opnemen over het beleid van het bedrijf met betrekking tot noodsituaties. Als u met klanten communiceert, moet u vragen opnemen over hoe de crisis hen zal beïnvloeden.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om een FAQ op te stellen?
teksteditor – om de FAQ uit te schrijven
onderzoekstool – om erachter te komen welke vragen uw publiek waarschijnlijk zal hebben (bijv. analyse van sociale media-berichten)
Tijdens een crisis kan de media een krachtig hulpmiddel zijn voor het verspreiden van informatie naar het publiek.
Waarom is het belangrijk om te plannen hoe u vragen van de media zult afhandelen?
Hoewel de media een krachtige manier kunnen zijn om uw publiek tijdens een crisis te bereiken, kunnen zij ook indringend en verstorend zijn. Daarom moet u een plan hebben voor hoe u mediavragen zult afhandelen. Als u de boodschap die de media verspreidt kunt controleren, kunt u helpen ervoor te zorgen dat uw publiek nauwkeurige en actuele informatie ontvangt.
Hoe plant u het afhandelen van vragen van de media?
Er zijn verschillende vragen die u moet beantwoorden, waaronder “Is het het beste om een woordvoerder aan te stellen die het primaire contactpunt voor de media zal zijn?”, “Zullen we een persconferentie houden?” en “Moeten we een persbericht uitsturen?” U moet ook nadenken over welke informatie u aan de media zult vrijgeven en hoe u deze zult vrijgeven.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken voor het afhandelen van vragen van de media?
training – om de aangewezen woordvoerder voor te bereiden op effectieve communicatie van uw boodschap aan de media
teksteditor – om een lijst met belangrijke punten voor te bereiden die zij in interviews moeten behandelen
beoordelingshulpmiddel – om de belangrijkste gespreksonderwerpen van tevoren met het crisiscommunicatieteam te controleren
In crisistijden is het essentieel om een plan voor communicatie met werknemers te hebben, zodat iedereen op dezelfde pagina zit en nauwkeurige informatie wordt verspreid.
Waarom is het belangrijk om een proces voor communicatie met werknemers tijdens crisistijden uit te stippelen?
Het is belangrijk om met werknemers te communiceren tijdens een crisis, zodat iedereen weet wat er gebeurt en wat de crisisrespons van het bedrijf zal zijn. Bovendien kan dit helpen voorkomen dat geruchten en speculaties zich verspreiden.
Hoe stelt u een proces voor communicatie met werknemers tijdens crisistijden uit?
Wijs eerst aan wie verantwoordelijk zal zijn voor communicatie met werknemers, wat de HR-afdeling of iemand in communicatie kan zijn. Vervolgens moet u bepalen hoe u met werknemers zult communiceren – zult u bijvoorbeeld een e-mail versturen, een vergadering houden of een videobericht opnemen? Dit hangt af van de grootte van uw bedrijf en de ernst van de crisis.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken voor communicatie met werknemers tijdens crisistijden?
e-mailclient – voor het versturen van berichten via internet
vergaderingsplanner – om een geschikt moment in te plannen om de crisis te bespreken
webinarsoftware – om een online vergadering te houden of een videobericht op te nemen
Zodra u uw crisiscommunicatiestrategie hebt gemaakt, is het tijd om sleutelpersoneel in het plan te trainen, zodat zij weten wat te doen in geval van een crisis.
Waarom is het belangrijk om sleutelpersoneel in uw noodplan te trainen?
Zij zijn de mensen die verantwoordelijk zullen zijn voor het implementeren van het plan in geval van een crisis. Door hen van tevoren te trainen, kunt u er zeker van zijn dat zij weten wat te doen als ramp toeslaat en voorbereid zijn op elke mogelijkheid.
Hoe traint u sleutelpersoneel in uw noodplan?
De eerste stap is om uw sleutelpersoneel te identificeren – dit zijn meestal mensen in management- of communicatieposities. Vervolgens moet u hen training geven over het crisisplan, wat kan worden gedaan via verschillende methoden, zoals persoonlijke trainingen, een online cursus of een gedrukte handleiding.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken voor het trainen van sleutelpersoneel in uw noodplan?
trainingshandleiding – om een gemakkelijk toegankelijk overzicht van het crisisplan te bieden
online cursus – om een meer interactieve trainingsomgeving te bieden
persoonlijke training – om ervoor te zorgen dat sleutelpersoneel het plan begrijpt en zich ervan bewust is
Uw online crisisplan is geen statisch document – het moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het relevant en effectief blijft, en moet digitaal worden opgeslagen voor gemakkelijke toegang.
Waarom is het belangrijk om uw online crisisplan regelmatig te controleren en bij te werken?
De wereld verandert snel, en iets wat ooit als effectieve communicatie in crisistijden kon worden beschouwd, kan nu niet meer effectief zijn. Bovendien zal uw plan en communicatiedoelstellingen moeten veranderen naarmate uw bedrijf groeit en verandert. Door het plan regelmatig te herzien en bij te werken, kunt u er zeker van zijn dat het altijd up-to-date blijft.
Hoe controleert en werkt u uw online crisisplan regelmatig bij?
Zet minstens eenmaal per jaar, of na een ander vooraf bepaald moment, tijd opzij om het hele document te herzien en alle noodzakelijke wijzigingen aan te brengen. U moet het plan ook bijwerken wanneer er significante veranderingen in uw bedrijf plaatsvinden, zoals een verandering in management of een nieuwe productlancering.
Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken voor het controleren en bijwerken van uw online crisisplan?
jaarlijkse controle – om perspectief te krijgen op crisiscommunicatie in uw organisatie en ervoor te zorgen dat het plan nog steeds relevant en effectief is
wijzigingsvolgingssoftware – om een record van alle wijzigingen in het plan in de loop van de tijd bij te houden
projectmanagementsoftware – om te helpen bij het coördineren van het controle- en updateproces
Tips voor het behoud van kalmte tijdens een crisis
Vermijd aannames
Wanneer u met een crisis wordt geconfronteerd, kan het verleidelijk zijn om aannames te doen over wat er gebeurt en wat er moet worden gedaan. Dit kan echter vaak tot meer problemen leiden dan het oplost. Het is belangrijk om kalm te blijven en aannames te vermijden, zodat u helder kunt denken en de beste mogelijke beslissingen kunt nemen.
Neem regelmatig pauzes
Tijdens een crisis is het belangrijk om gefocust en op taak te blijven. Dit kan echter moeilijk zijn als u zich overweldigd of gestrest voelt. Als u zich in deze situatie bevindt, neem dan een pauze wanneer nodig, zodat u met vernieuwde energie en gereedheid aan het probleem kunt werken. Als u geen tijd hebt voor een echte pauze, pauzeer dan minstens even en probeer uw hoofd een paar minuten leeg te maken.
Vermijd overhaaste beslissingen
Wanneer u onder druk staat, kan het gemakkelijk zijn om overhaaste beslissingen te nemen die u later betreurt. Vermijd indien mogelijk grote beslissingen totdat de crisis voorbij is en u tijd hebt gehad om alles goed door te denken. Als u wel een beslissing moet nemen, neem dan uw tijd en weeg alle opties af voordat u zich aan iets verbindt.
Leid met transparantie en eerlijkheid
In crisistijden is het belangrijk om open te zijn met uw team, uw cliënten en het publiek. Wees duidelijk over wat u wel en niet weet – mensen zullen uw openhartigheid waarderen en dit zal helpen vertrouwen met hen op te bouwen. Het zal ook betekenen dat iedereen nauwkeurig wordt geïnformeerd over wat er gebeurt.
Zorg eerst voor jezelf
Het kan gemakkelijk zijn om uw eigen behoeften tijdens moeilijke perioden te vergeten. Het is echter belangrijk om eerst en vooral voor jezelf te zorgen. Dit betekent ervoor zorgen dat u goed eet en slaapt, regelmatig sport en tijd voor jezelf neemt wanneer u dat nodig hebt. Door deze dingen te doen, bent u beter in staat om met de crisis om te gaan en anderen te helpen.
Samenvatting van de checklist voor crisismanagement
Identificeer uw belanghebbenden
Bepaal wie verantwoordelijk zal zijn voor communicatie tijdens een crisis
Zorg ervoor dat uw crisiscommunicatieprofessional zich bewust is van zijn/haar verantwoordelijkheden
Bepaal welke kanalen zullen worden gebruikt voor crisiscommunicatie-inspanningen
Maak sjablonen voor belangrijke berichten om consistentie te garanderen
Stel een FAQ op om veelgestelde vragen van belanghebbenden te beantwoorden
Plan hoe u vragen van de media zult afhandelen
Schets een proces voor communicatie met werknemers tijdens crisistijden
Train sleutelpersoneel in uw noodplan
Controleer en werk uw online crisisplan regelmatig bij
Wat zijn 5 dingen die in een crisisplan moeten worden opgenomen?
De naam(n) van de persoon(en) die de leiding zal/zullen nemen in geval van een crisis. Een duidelijke en beknopte beschrijving van de crisissituatie en welke maatregelen moeten worden genomen. Een lijst met sleutelpersoneel en hun contactgegevens. Procedures voor het beveiligen van bedrijfseigendommen en vertrouwelijke informatie. Protocollen voor communicatie met werknemers, klanten en de media.
Hoe vaak moet een crisisplan worden bijgewerkt?
Er is geen one-size-fits-all antwoord op deze vraag, omdat de frequentie waarmee een crisisplan moet worden bijgewerkt afhangt van het risicoprofiel van de organisatie en de aard van de risico's waarmee zij wordt geconfronteerd. De meeste experts zijn het echter eens dat een crisisplan minstens jaarlijks moet worden herzien en bijgewerkt.
Wat zijn de voordelen van het hebben van een crisisplan?
Misschien het meest voor de hand liggende voordeel is dat het u kan helpen een crisissituatie effectief te beheren en erop te reageren, waardoor de schade aan uw organisatie en reputatie wordt geminimaliseerd. Door van tevoren te plannen, wat een van de belangrijkste kenmerken van crisiscommunicatie is, kunt u ook potentiële crises anticiperen en voorkomen, belangrijke belanghebbenden identificeren en passende berichten voor elke groep ontwikkelen, inkomende informatie tijdens een crisissituatie beheren, inspanningen tussen verschillende afdelingen in uw organisatie coördineren en de effectiviteit van uw crisisrespons evalueren nadat deze is voorbijgegaan. Simpel gezegd: een goed doordacht plan kan het verschil betekenen tussen het succesvol doorstaan van een storm en erdoor overweldigd worden.
Wie moet verantwoordelijk zijn voor communicatie tijdens een crisis?
Duidelijke en effectieve communicatie in tijden van crisis is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en weet wat er moet gebeuren. Hoewel er veel verschillende mensen zijn die potentieel verantwoordelijk kunnen zijn voor communicatie tijdens een crisis, is het belangrijk om iemand te kiezen die onder druk kalm kan blijven en alle relevante informatie duidelijk en beknopt kan overbrengen. Een persoon die potentieel verantwoordelijk kan zijn voor communicatie tijdens een crisis is een teamleider of supervisor – zij zouden verantwoordelijk zijn voor het zorgen dat alle teamleden op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen en een duidelijk begrip hebben van wat er moet gebeuren. Een ander alternatief zou zijn om een speciale communicatieambtenaar aan te stellen wiens enige verantwoordelijkheid zou zijn om alle communicatie tijdens een crisis te beheren – deze persoon zou bedreven moeten zijn in het omgaan met situaties onder hoge druk en een goed begrip moeten hebben van hoe effectief met verschillende doelgroepen kan worden gecommuniceerd.
Wat zijn de zes stappen voor het omgaan met een crisis?
De belangrijkste aspecten van uw crisiscommunicatie-inspanningen moeten zijn: Beoordeel de situatie en bepaal de beste aanpak. Handel snel om de schade te beperken en verdere verliezen te voorkomen. Communiceer met belangrijke belanghebbenden. Beheer de media en hun perspectief op crisiscommunicatie vanuit uw organisatie. Behandel eventuele juridische kwesties. Evalueer de crisisrespons en of uw communicatiedoelstellingen zijn bereikt.
Ontdek effectieve communicatieplansjablonen om belanghebbenden in te schakelen, crises te beheren en campagnes soepel uit te voeren. Begin vandaag met plannen!
