Deze checklist helpt financiële instellingen te voldoen aan de Bank Secrecy Act door een anti-witwas team op te zetten, identiteiten van cliënten te verifiëren, profielen aan te maken, AML-beoordelingen en risicoanalyses uit te voeren om veilige financiële operaties te waarborgen.
Checklist voor klantidentificatieprogramma
Inhoud
0/0
Het belangrijkste anti-witwasprogramma (AML) in de VS is de Bank Secrecy Act (BSA), die financiële instellingen verplicht om een klantidentificatieprogramma (CIP) te ontwikkelen, implementeren en onderhouden. Het doel van een CIP is ervoor te zorgen dat een financiële instelling de ware identiteit van haar klanten kent.
Om te voldoen aan de BSA, moet u een checklist volgen voor het opstellen van uw CIP. Dit artikel biedt een grondige checklist die u kunt volgen om het proces eenvoudiger te maken.
Wat is een checklist voor een klantidentificatieprogramma?
Een checklist voor een klantidentificatieprogramma is een uitgebreide gids die financiële instellingen helpt om effectieve CIP-procedures op te stellen en te onderhouden. Het waarborgt naleving van regelgeving en helpt witwassen en financiële criminaliteit te voorkomen.
Het belang van een checklist voor een klantidentificatieprogramma
Weten welke stappen u moet volgen bij de implementatie van een CIP helpt financiële instellingen en hun juridische teams te voldoen aan de Bank Secrecy Act en witwasactiviteiten te voorkomen. Organisaties kunnen er zeker van zijn dat zij hun financiële verplichtingen nakomen, de benodigde informatie van klanten verzamelen, hun identiteit verifiëren en een veiliger financieel systeem voor iedereen creëren.
Wie baat heeft bij een checklist voor een klantidentificatieprogramma
AML compliance officers - Iemand die door een financiële instelling is aangesteld om AML-beleid te overzien en te zorgen dat er geen compliance-issues zijn met de wettelijke vereisten. Een compliance professional is doorgaans een senior manager die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en onderhouden van de CIP, evenals het trainen van het personeel.
Accountvertegenwoordigers - Dit zijn de medewerkers in de frontlinie van een financiële instelling die direct contact hebben met klanten. Zij moeten op de hoogte zijn van de vereisten van het klantidentificatieprogramma om de juiste klantinformatie te verzamelen en hun identiteit te verifiëren.
IT-personeel - Zij spelen een belangrijke rol in het ontwikkelen en onderhouden van de systemen die worden gebruikt om klantinformatie op te slaan. Zij moeten ook begrijpen hoe de CIP werkt om deze goed te ondersteunen.
Customer due diligence teams - Deze teams zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van extra due diligence bij klanten met een hoger risico. Ze moeten bekend zijn met de CIP om risico’s goed te kunnen inschatten en passende maatregelen te nemen.
Raad van bestuur - Zij zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de strategische richting van de financiële instelling, waaronder het goedkeuren van een CIP. De raad van bestuur moet daarom worden geïnformeerd over de CIP-vereisten en de impact op de organisatie.
Uiteindelijke belanghebbenden (beneficial ownership) - Iemand die uiteindelijk belanghebbende is van een bedrijf – een persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een belang in een rechtspersoon of constructie zoals een bedrijf, trust of stichting – heeft er belang bij dat hun klanten legitiem zijn en geschikt om zaken mee te doen.
Bekijk de checklist voor het klantidentificatieprogramma
Checklist voor klantidentificatieprogramma
Deze groep mensen is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van de CIP.
Waarom is het belangrijk om een anti-witwas team samen te stellen?
Naleving van de BSA vereist dat financiële instellingen maatregelen nemen ter voorkoming van witwassen. Dit is cruciaal voor de veiligheid van elke bankinstelling. Verantwoordelijk zijn voor de CIP betekent dat dit team een essentiële rol speelt in het waarborgen van de integriteit van de organisatie.
Hoe stel ik een anti-witwas team samen?
Er is geen standaardmethode, omdat de samenstelling van het anti-witwas team varieert op basis van de grootte en structuur van de financiële instelling. Belangrijke stappen zijn het aanstellen van een compliance program officer die verantwoordelijk is voor het toezicht op het AML-beleid en de procedures; een team van accountvertegenwoordigers, IT-personeel en customer due diligence-analisten samenstellen; en trainingen geven aan alle medewerkers over de CIP-vereisten.
Welke tools gebruikt u om een anti-witwas team samen te stellen?
Sollicitatiegesprekken – om de beste kandidaat voor de rol van compliance program officer te bepalen
Trainingsmateriaal – om uw medewerkers te onderwijzen over de CIP-vereisten
Vragenlijst – om de kennis van uw team over AML-compliance en de CIP te toetsen
Financiële instellingen moeten bij onboarding bevestigen dat hun klanten daadwerkelijk zijn wie ze zeggen te zijn.
Waarom is het belangrijk om de identiteit van een nieuwe klant te verifiëren?
Door de identiteit van klanten te bevestigen, kunnen organisaties er zeker van zijn dat ze geen zaken doen met criminelen of terroristen. Dit helpt om het financiële systeem te beschermen tegen misbruik en witwassen te voorkomen.
Hoe verifieer ik de identiteit van een nieuwe klant?
Dit kan worden gedaan door documenten, kennisgebaseerde authenticatie, niet-documentaire methoden of andere middelen te gebruiken. De goedgekeurde processen moeten al zijn vastgesteld als onderdeel van uw CIP.
Welke tools gebruikt u voor de verificatie van een nieuwe klant?
CIP-checklist – om te waarborgen dat u de vereiste verificatieprocedures volgt
Documentatie – om klantinformatie te verzamelen
Authenticatie – om klantgegevens te bevestigen
Niet-documentaire methoden – om de identiteit van de klant op andere manieren te bevestigen
Het bijhouden van het proces van rekeningopening geeft u inzicht wanneer de klant is binnengekomen, welk type rekening hij heeft geopend en andere belangrijke details.
Waarom is het belangrijk om een profiel voor de klant aan te maken?
Hierdoor kunnen financiële instellingen hun zakelijke transacties bijhouden. Deze informatie kan worden gebruikt om risico’s te beoordelen, financiële transacties te monitoren en verdachte handelingen of transacties op te sporen.
Hoe maakt u een profiel voor de klant aan?
Door tijdens het openen van de rekening informatie te verzamelen en deze op te slaan in een centrale database. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om een profiel aan te maken dat toegankelijk is voor alle relevante afdelingen binnen de organisatie.
Welke tools gebruikt u voor het aanmaken van een klantprofiel?
Rekeningopeningsformulier – om klantgegevens te verzamelen
Klantprofieltemplate – om een standaard formaat voor profielen te creëren
Database – om klantinformatie op te slaan
Het anti-witwas team moet geïnformeerd worden telkens wanneer een nieuwe klant wordt binnengehaald.
Waarom is het belangrijk om het AML-team te informeren over een nieuwe klant?
Zo kan het team het risico van de klant inschatten en bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn. Dit helpt ook om te waarborgen dat de financiële instelling voldoet aan de compliance-eisen van de CIP.
Hoe informeert u het anti-witwas team over een nieuwe klant?
Dit kan door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen. De melding moet alle relevante klantinformatie bevatten, zoals naam, adres en geboortedatum.
Welke tools gebruikt u om het AML-team te informeren over een nieuwe klant?
Communicatietool – om contact op te nemen met het AML-team (telefoon, e-mail)
Klantprofiel – om het team van alle relevante klantgegevens te voorzien
Beoordeel de details die door accountvertegenwoordigers zijn verstrekt tijdens klantgesprekken, evenals gegevens uit documentatie en het authenticatieproces.
Waarom is het belangrijk om klantinformatie te beoordelen?
Dit helpt te verzekeren dat alle benodigde informatie is verzameld en alles klopt. Ook kunnen zo eventuele rode vlaggen worden opgemerkt die tijdens de eerste screening zijn gemist.
Hoe beoordeelt u informatie over een nieuwe klant?
Bekijk alle beschikbare gegevens grondig. Dit omvat het interviewen van accountvertegenwoordigers, het beoordelen van documentatie en het verifiëren van klantgegevens.
Welke tools gebruikt u voor het beoordelen van klantinformatie?
Rekeningopeningsformulier – om klantgegevens te verzamelen
Authenticatie – om de identiteit van de klant te bevestigen
CIP-checklist – om te waarborgen dat u de juiste procedures volgt
KYC bestaat uit formulieren en vragen die voor elke nieuwe klant moeten worden ingevuld en opgeslagen.
Waarom is het belangrijk om KYC-documentatie te voltooien?
Zodat financiële instellingen alle vereiste informatie over hun klanten verzamelen. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om het risiconiveau te bepalen voordat er zaken worden gedaan.
Hoe voltooit u de KYC-documentatie?
Instructeer de klant om alle instructies op het formulier te volgen en alle vragen naar waarheid te beantwoorden. Dit moet vervolgens worden ondertekend door zowel de klant als een vertegenwoordiger van uw organisatie. Gebruik LiveAgent’s KYC-checklist om geen enkele stap over te slaan.
Welke tools gebruikt u voor het voltooien van KYC-documentatie?
LiveAgent’s KYC-checklist – om alle vereiste stappen te doorlopen
KYC-formulier – om klantgegevens te verzamelen
Klantprofiel – om alle relevante klantgegevens te bewaren
Om de identiteit van de klant te verifiëren, moet u bepaalde gegevens en bevestigende documenten verzamelen.
Waarom is het belangrijk om om vereiste documentatie te vragen?
Om de identiteit van de klant te bevestigen en te verifiëren dat hij is wie hij zegt te zijn. Ook kunnen zo eventuele rode vlaggen die tijdens de initiële screening zijn gemist, alsnog worden opgemerkt.
Hoe vraagt u om vereiste documentatie?
Neem contact op met de klant via zijn voorkeurscommunicatiemethode met een verzoek om alle relevante informatie. De benodigde documenten verschillen per land, maar bestaan doorgaans uit een door de overheid uitgegeven ID, bewijs van adres (bijv. een financieel overzicht), geboortedatum, enzovoort.
Welke tools gebruikt u om om vereiste documentatie te vragen?
Communicatietool – om contact op te nemen met de klant (telefoon, e-mail)
Klantprofiel – om alle informatie op te slaan
Controleer alle informatie van de klant om te bevestigen dat deze compleet en correct is.
Waarom is het belangrijk dat een AML-specialist een beoordeling uitvoert?
Om te controleren of alle documentatie in orde is en er geen rode vlaggen over het hoofd zijn gezien. Dit helpt uw organisatie te beschermen tegen financiële criminaliteit.
Hoe voert een AML-specialist een beoordeling uit?
De AML-specialist zal alle documentatie doorlopen en controleren of alles klopt. Ook worden verdachte transacties, vreemde financiële activiteiten of ontbrekende informatie gemarkeerd.
Welke tools gebruikt u voor een AML-specialistbeoordeling?
Klantprofiel – om alle relevante klantgegevens te bekijken
Communicatietool – om contact op te nemen met de klant (telefoon, e-mail)
Dit houdt in dat u de naam van de klant controleert op gepubliceerde lijsten.
Waarom is het belangrijk om een sanctiescreening uit te voeren?
Zo voorkomt u dat u zaken doet met personen of organisaties die op deze lijsten staan. Dit helpt uw bedrijf te beschermen tegen financiële criminaliteit.
Hoe voert u een sanctiescreening uit?
Er zijn diverse screeningtools beschikbaar, zoals WorldCheck of LexisNexis. Voer eenvoudig de naam van de klant in het systeem in en deze zal een controle uitvoeren op de relevante databases.
Welke tools gebruikt u voor sanctiescreening?
WorldCheck
LexisNexis
Als de naam van een potentiële klant wordt gemarkeerd tijdens screenings, moet u nader onderzoek doen.
Waarom is het belangrijk om een escalatiedocument op te stellen?
Dit document bevat alle relevante informatie over de klant en diens rekening. Het wordt gebruikt om de zaak door te zetten naar een senior manager voor verdere beoordeling.
Hoe stelt u een escalatiedocument op?
Een sjabloon is hierbij handig, zoek online als uw organisatie er nog geen heeft. Vul alle relevante informatie in en stuur het ter beoordeling door.
Welke tools gebruikt u om een escalatiedocument op te stellen?
Sjabloon
Klantprofiel
Na het beoordelen van alle documentatie geeft u de klant een score op basis van zijn potentiële risico voor uw bedrijf.
Waarom is het belangrijk een klant een risicowaardering toe te kennen?
Zodat u uw dossiers kunt prioriteren en focus kunt leggen op klanten die het grootste risico vormen voor uw organisatie. Dit helpt de compliance officer ook bij de beslissing om de potentiële klant goed te keuren of af te wijzen.
Hoe kent u een klant een risicowaardering toe?
Er zijn verschillende methoden, maar u kunt een eenvoudig scoresysteem gebruiken. Wijs punten toe op basis van factoren zoals het land van herkomst van de klant of diens sector.
Welke tools gebruikt u om een klant een risicowaardering toe te kennen?
Klantprofiel
Risicobeoordelingstools – om de potentiële klant te scoren op waargenomen aansprakelijkheid
Consumentenrapportagebureaus – voor informatie over betalings- en kredietgeschiedenis, enzovoort
Als een potentiële klant als mogelijk gevaar wordt beschouwd, moet de compliance officer beslissen of er zaken mee worden gedaan.
Waarom is het belangrijk een hoog-risico klant goed te keuren of af te wijzen?
Om te voorkomen dat u zaken doet met personen of organisaties die een bedreiging kunnen vormen voor uw bedrijf. Dit beschermt u tegen financiële aansprakelijkheid.
Hoe keurt u een hoog-risico klant goed of wijst u deze af?
De compliance officer neemt de beslissing na het beoordelen van alle relevante informatie. Hij of zij keurt het openen van de rekening goed of wijst deze af op basis van een redelijke overtuiging dat het om een hoog-risico klant gaat.
Welke tools gebruikt u voor het goedkeuren of afwijzen van een hoog-risico klant?
Klantprofiel
Communicatietool
Als de klant is goedgekeurd, moet u een profiel in uw systeem voor hem aanmaken.
Waarom is het belangrijk om een rekening te openen voor de klant bij acceptabel risico?
Zodat u zaken met hem kunt beginnen en inkomsten kunt genereren.
Hoe opent u een rekening voor de klant bij acceptabel risico?
Het proces varieert per organisatie, maar meestal moet u wat papierwerk invullen en ter goedkeuring indienen. Zodra alles is gecontroleerd en goedgekeurd, wordt de rekening in uw systeem geopend na de vereiste wachttijd.
Welke tools gebruikt u om een rekening voor de klant bij acceptabel risico te openen?
Klantprofiel – om ter goedkeuring in te dienen
Rekeningopeningshulpmiddel – om de rekening te openen zodra alles is goedgekeurd
Monitoringtool – om een melding van verdachte activiteit op te stellen nadat de rekening is geopend, indien nodig
Methoden voor effectieve klantidentificatie
Administratie
De eerste stap in elk klantidentificatieprogramma is zorgen dat u volledige en nauwkeurige gegevens van alle cliënten heeft, zodat u hen de best mogelijke service kunt bieden.
Vergelijken met overheidslijsten
Een andere manier om uw klanten te identificeren is door ze te vergelijken met overheidslijsten van personen en organisaties die als hoog-risico zijn aangemerkt. Dit helpt om personen uit te sluiten die mogelijk een bedreiging voor uw bedrijf vormen.
Voldoende kennisgeving geven
Als onderdeel van uw klantidentificatieprogramma moet u de klant een bepaald aantal werkdagen van tevoren informeren dat u hun persoonlijke gegevens verzamelt. Deze kennisgeving moet duidelijk en opvallend zijn en uitleggen waarom u de informatie verzamelt en hoe deze zal worden gebruikt.
Uitzonderingscriteria opstellen
Sommige klanten kunnen zijn vrijgesteld van uw klantidentificatieprogramma. Door vooraf uitzonderingscriteria vast te stellen, voorkomt u dat u onnodig informatie verzamelt van personen die geen risico vormen voor uw bedrijf.
Auditing en testen
Het is essentieel om uw klantidentificatieprogramma regelmatig te actualiseren om het effectief te houden. Dit proces helpt om zwakke plekken in het systeem te identificeren en zorgt ervoor dat u voldoet aan alle geldende bankvoorschriften.
Samenvatting van de checklist voor klantidentificatieprogramma
Stel een anti-witwas team samen
Verifieer de identiteit van een nieuwe klant
Maak een profiel voor de klant aan
Informeer het AML-team over de nieuwe klant
Beoordeel de informatie over de nieuwe klant
Voltooi Know Your Customer-documentatie met LiveAgent’s KYC-checklist
Vraag om vereiste documentatie
Laat een AML-specialist de documentatie beoordelen
Voer een sanctiescreening uit
Stel een escalatiedocument op bij matches
Ken een klant een risicowaardering toe
Keur een hoog-risico klant goed of wijs deze af
Open een rekening voor de klant bij acceptabel risico
Een CIP is een reeks geschikte, specifieke, risicogebaseerde beleidsmaatregelen die financiële instellingen gebruiken om de identiteit van hun klanten te verifiëren. Dit proces helpt fraude en witwaspraktijken te voorkomen en is wettelijk verplicht in veel rechtsgebieden.
Wat zijn enkele best practices voor CIP?
Stel duidelijke en beknopte beleidsregels op voor klantidentificatieprocedures. Train uw medewerkers in het correct identificeren van klanten, gebruik technologie om identificatieprocessen te automatiseren en evalueer klantidentificatieprocedures regelmatig.
Wie moet voldoen aan de CIP-vereisten?
Particuliere banken, kredietverenigingen, spaarbanken en kredietinstellingen, verzekeringsmaatschappijen, makelaars die bij de SEC geregistreerd zijn, en elk ander type juridische entiteit als klant. Het doel van een CIP is te voorkomen dat deze instellingen onbewust criminele, financiële activiteiten faciliteren door rekeningen aan te houden of financiële transacties uit te voeren voor individuen of entiteiten die hun identiteit voor illegale doeleinden willen verbergen.
Wat zijn de voordelen van een CIP?
Voor een zakelijke entiteit biedt het een mechanisme om de gegevens van haar klanten te ontdekken en te verifiëren, waardoor het risico op identiteitsdiefstal, fraude en verdachte transacties wordt verminderd. Het zorgt voor naleving van wettelijke vereisten zoals Know Your Customer. Ook is er een anti-witwas complianceprogramma aanwezig. Voor cliënten biedt een CIP bescherming van persoonlijke informatie en zekerheid dat transacties veilig en betrouwbaar zijn.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn CIP effectief is?
Definieer eerst duidelijk de doelen en doelstellingen van het programma. Wat wilt u bereiken? Wie zijn uw doelgroepklanten? Welke identificerende informatie heeft u van hen nodig? Door deze vragen vooraf te beantwoorden, maakt u een gericht en effectief klantidentificatieprogramma. Ook kunt u een compliance-checklist zoals deze volgen zodat u geen cruciale stappen mist.
Wat zijn de sancties bij het niet naleven van CIP-vereisten?
Afhankelijk van de overtreden federale regelgeving kunnen de sancties bestaan uit geldboetes, strafrechtelijke sancties zoals gevangenisstraf, intrekking van een door de overheid afgegeven bedrijfslicentie of statuten, verbeurdverklaring van producten of apparatuur en/of uitsluiting van deelname aan overheidsprogramma's voor iedereen met uiteindelijk belang en/of in de raad van bestuur.
Hoe vaak moet ik mijn CIP herzien?
De exacte frequentie hangt af van de aard van uw bedrijf en het risico op criminele activiteiten, maar over het algemeen is een periodieke beoordeling ten minste elk kwartaal een redelijke termijn om de nauwkeurigheid te waarborgen. De sleutel tot een effectieve CIP is het bijhouden van wijzigingen in uw klantenbestand en het behouden van nauwkeurige administratie.
Zorg voor naleving en bouw vertrouwen op met LiveAgent's Klant Kennen controlelijst. Verifieer identiteit, adres en risicoprofiel eenvoudig. Stroomlijnen uw KYC...
Stroomlijn VoIP-installatie met onze 18-staps checklist: Stel doelen in, beoordeel behoeften, kies providers, plan training en zorg voor naadloze integratie!
