Een uitgebreide controlelijst voor due diligence van klanten om bedrijven te helpen klantrisico’s te identificeren door gegevens te beveiligen, identiteiten te verifiëren, sancties te controleren, risico’s te beoordelen, activiteiten te monitoren en verdacht gedrag te melden om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en bedreigingen te voorkomen.
Controlelijst voor due diligence van klanten
Inhoud
0/0
Een controlelijst voor due diligence van klanten (CDD) is een cruciaal onderdeel van elk nalevingsprogramma van een bedrijf. Dit document helpt bedrijven het risico dat aan hun klanten is verbonden, te identificeren en te beoordelen. Om deze potentiële bedreigingen te beperken, moeten bedrijven informatie over hun klanten verzamelen en stappen ondernemen om deze te verifiëren. In dit artikel bespreken we de belangrijkste onderdelen van een CDD-controlelijst en geven we voorbeelden van hoe u elke stap kunt voltooien.
Het belang van een controlelijst voor due diligence van klanten
Het uitvoeren van CDD is een cruciaal proces voor elke organisatie of financiële instelling. Door een document in te vullen dat de noodzakelijke stappen voor hen schetst, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat zij aan hun wettelijke en regelgevingsverplichtingen voldoen. Bovendien kan een CDD-nalevingscontrolelijst bedrijven helpen potentiële gevaren van zaken doen met bepaalde klanten te identificeren en te beoordelen. Door alles wat nodig is te doen om deze risico’s te beperken, kunnen bedrijven en financiële instellingen zichzelf beschermen tegen mogelijke financiële verliezen.
Wie kan baat hebben bij een controlelijst voor due diligence van klanten?
Bedrijven die met klanten omgaan
Zij kunnen allemaal baat hebben bij een CDD-controlelijst om hen te helpen juridische of financiële problemen te vermijden die kunnen voortvloeien uit het niet uitvoeren van due diligence op klanten. Door de stappen op de controlelijst te volgen, kunnen zij er zeker van zijn dat zij de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen nemen om mogelijke problemen te vermijden.
Bedrijven die moeten voldoen aan AML-regelgeving
Anti-witwasregelgeving (AML) vereist dat bedrijven aanvullende maatregelen nemen om financiering van criminele activiteiten te voorkomen. Een deel van deze regelgevingsverplichtingen omvat het voltooien van CDD. Door een controlelijst hiervoor te hebben, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat zij voortdurend voldoen aan AML-regelgeving.
Elke organisatie of financiële instelling die zichzelf wil beschermen tegen de financiële risico’s die aan haar klanten zijn verbonden
Zo’n document kan bedrijven helpen mogelijke bedreigingen van hun klanten te identificeren en te beoordelen. Door stappen te ondernemen om deze risico’s te beperken, kunnen bedrijven zichzelf beschermen tegen financiële verliezen die hiervan het gevolg kunnen zijn.
Verken onze controlelijst voor due diligence van klanten
Controlelijst voor due diligence van klanten
Test de beveiliging van uw netwerken en systemen en zorg ervoor dat uw werknemers zijn getraind in best practices voor gegevensbeveiliging.
Waarom is het beveiligen van uw informatie belangrijk?
Om uw bedrijf te beschermen tegen mogelijke financiële verliezen die kunnen optreden als de identiteit van een van uw klanten wordt gestolen. Bovendien kunt u, als uw systemen worden geschonden, zware boetes van regelgevingsinstanties krijgen.
Hoe beveiligt u uw informatie?
Ten eerste moet u interne controles en een gegevensbeveiligingsbeleid hebben dat de redelijke maatregelen schetst die u moet nemen om uw netwerken en systemen te beschermen. Controleer vervolgens of al uw werknemers zijn getraind in best practices voor gegevensbeveiliging, zoals het niet delen van wachtwoorden of het downloaden van bestanden die niet uit betrouwbare bronnen afkomstig zijn.
Welke tools kunt u gebruiken voor het beveiligen van uw informatie?
Firewalls – om uw netwerken tegen externe bedreigingen te beschermen
Inbraakdetectiesystemen – om uw netwerken op verdachte activiteiten te controleren
Software voor preventie van gegevensverlies – om te voorkomen dat gevoelige gegevens lekken
Gegevensversleuteling – om uw gegevens in transit te beschermen
Toegangscontrole – om werknemerstoegang tot gevoelige gegevens te beperken
Werknemerstraining – om uw werknemers op te leiden over best practices voor gegevensbeveiliging
Cyberverzekering – om uw bedrijf financieel te beschermen in geval van een gegevensbreuk
Verzamel en bevestig de namen, adressen, geboortedatums en andere identificatiegegevens van uw klanten.
Waarom is het verifiëren van klantidentiteiten belangrijk?
Dit helpt ervoor te zorgen dat u redelijke maatregelen neemt om te bevestigen dat klanten zijn wie zij zeggen dat zij zijn. Dit zal bijdragen aan het voorkomen van identiteitsdiefstal en fraude, evenals naleving van AML-regelgeving.
Hoe verifieer ik klantidentiteiten?
Verzamel hun informatie via een online formulier of Know Your Customer (KYC) vragenlijst en controleer of deze overeenkomt met uw gegevens. Daarna moet u bevestigen dat de gegevens correct zijn door kopieën van hun identiteitsdocumenten, zoals paspoorten of rijbewijzen, in te dienen.
Welke tools kunt u gebruiken voor het verifiëren van klantidentiteiten?
Online formulieren en/of KYC-vragenlijsten – voor het verzamelen van klantgegevens
Identiteitsdocumenten – om klantgegevens te bevestigen
Zoek de namen van uw klanten op sanctielijsten om ervoor te zorgen dat u geen zaken doet met beperkte personen of entiteiten.
Waarom is het controleren op sancties belangrijk?
Als u zaken doet met iemand die onder sancties staat, kunt u zware boetes of zelfs gevangenisstraf krijgen. Daarom moet u op sancties controleren voordat u enige zakelijke transacties aangaat.
Hoe controleer ik op sancties?
Het meest voorkomende is om de namen van uw klanten op sanctielijsten te zoeken. Deze lijsten worden meestal bijgehouden door overheidsinstanties, wetshandhaving of financiële instellingen, wat betekent dat zij nauwkeurige en actuele informatie bevatten.
Welke tools kunt u gebruiken voor het controleren op sancties?
Sanctielijsten – om te controleren of uw klanten beperkte personen of entiteiten zijn
Overheidsinstanties en/of financiële instellingen – voor nauwkeurige en actuele informatie
Nadat u hun informatie hebt verzameld en geverifieerd, moet u vervolgens het bijbehorende klantrisicoprofiel beoordelen.
Waarom is het uitvoeren van een beoordeling van het klantrisico belangrijk?
Het inschatten van hoe waarschijnlijk het is dat zij fraude plegen of of er witwasrisico’s zijn, helpt u het niveau van due diligence te bepalen dat voor elk type klant vereist is. Bijvoorbeeld, klanten met een hoog risico moeten strengere controles ondergaan dan klanten met een laag risico.
Hoe voer ik een beoordeling van het klantrisico uit?
U kunt uw individuele klanten scoren op basis van factoren zoals hun land van herkomst, industrie en transactiegeschiedenis. Dit geeft u een beter idee van wie uw klanten met een hoger risico zijn en daarom meer due diligence vereisen.
Welke tools kunt u gebruiken voor het uitvoeren van een beoordeling van het klantrisico?
Scoring – voor beoordelingen op basis van bepaalde klantrisicofactoren
Beoordeling van landenrisico’s – om het algehele risiconiveau op de locatie van de klant te controleren
Beoordeling van industrierisico’s – om het sectorspecifieke risiconiveau te controleren
Afhankelijk van de resultaten van uw beoordeling, moet u mogelijk aanvullende gegevens van uw klanten verzamelen.
Waarom is het verzamelen van aanvullende informatie belangrijk?
Het helpt hun identiteit verder te verifiëren en hun risiconiveaus te beoordelen. U kunt bijvoorbeeld besluiten kopieën van hun financiële overzichten aan te vragen.
Hoe verzamel ik aanvullende informatie?
U kunt de vereiste documenten rechtstreeks van uw klant aanvragen of via een online formulier. Zodra u deze hebt, controleert u of de informatie overeenkomt met wat u al in uw dossier hebt.
Welke tools kunt u gebruiken voor het verzamelen van aanvullende informatie?
Online formulieren – om een officieel document van uw klant aan te vragen
Aanvullende documenten, bijvoorbeeld bankafschriften – om verdere beoordelingen van klantrisicocategorieën uit te voeren
Nadat u alle noodzakelijke informatie hebt verzameld, moet u deze verifiëren om ervoor te zorgen dat alles correct is.
Waarom is het verifiëren van verdere details belangrijk?
Dit draagt bij aan het beschermen van uw bedrijf tegen fraude en het mogelijke risico van witwassen. Hiervoor moet u mogelijk het adres of de werkplek van een klant bevestigen.
Hoe verifieer ik verdere details?
Er zijn een paar manieren om dit te doen, zoals de klant bellen of hen een brief sturen. U kunt ook services van derden gebruiken als onafhankelijke bron om hun identiteit en/of adres te verifiëren.
Welke tools kunt u gebruiken voor het verifiëren van verdere details?
Telefoongesprekken – om rechtstreeks contact op te nemen met de klant
Brieven – om het adres van de klant te controleren
Services van derden – voor een extra verificatieproces, bijvoorbeeld identiteitscontrole of adresbevestiging
Afhankelijk van de resultaten van het proces tot nu toe, moet u mogelijk aanvullende verificatie van uw klanten uitvoeren.
Waarom is het uitvoeren van achtergrondcontroles belangrijk?
Dit helpt het risiconiveau van een klant verder te beoordelen en zorgt ervoor dat zij zijn wie zij zeggen dat zij zijn. In dit stadium moet u hun strafblad of financiële geschiedenis controleren, indien nodig.
Hoe voer ik achtergrondcontroles uit?
Door online databases te doorzoeken of een professionele service in te huren. Zodra u de vereiste informatie hebt, moet u deze zorgvuldig beoordelen om naar rode vlaggen te zoeken.
Welke tools kunt u gebruiken voor het uitvoeren van achtergrondcontroles?
Online databases
Professionele services
Kredietrapporten
Wereldwijde waarschijnlijstenlijsten – om op sancties of criminele blootstelling te controleren
Als u nog steeds niet zeker bent over een bepaalde klant, kunt u altijd iemand inhuren om u juridisch te vertegenwoordigen.
Waarom is het inhuren van een advocaat belangrijk?
Zij kunnen deskundig advies geven over uw benadering van procedures voor due diligence van klanten en ervoor zorgen dat alles correct wordt gedaan. Een advocaat kan ook helpen bij het oplossen van juridische problemen die kunnen ontstaan bij het omgaan met klanten.
Hoe huur ik een advocaat in?
U kunt online zoeken of aanbevelingen vragen aan uw netwerk. Zodra u een paar potentiële kandidaten hebt gevonden, controleert u hun kwalificaties en ervaring om er zeker van te zijn dat zij geschikt zijn voor de baan. Voer vervolgens een gesprek met hen om te zien of zij een goed geschikt zouden zijn voor uw bedrijf.
Welke tools kunt u gebruiken voor het inhuren van een advocaat?
Online zoeken – voor het vinden van potentiële kandidaten
Directories – om naar gekwalificeerde advocaten te zoeken
Beoordeling van kwalificaties en ervaring – om ervoor te zorgen dat de kandidaat geschikt is voor de baan
Zelfs nadat u het due diligence-proces voor klanten hebt voltooid, moet u hun acties nog steeds in de gaten houden.
Waarom is het controleren van klantactiviteiten belangrijk?
Om te controleren dat zij geen verdachte transacties doen en u de kans geven te reageren als zij dat wel doen. Als u bijvoorbeeld opmerkt dat een grote klant grote of frequente opnames doet, moet u verder onderzoeken om tekenen van mogelijk witwassen op te sporen.
Hoe controleer ik klantactiviteiten?
Controleer regelmatig hun zakelijke rekeningafschriften of transactiegeschiedenis. Als u iets ongewoons opmerkt, neemt u passende maatregelen, zoals contact opnemen met de klant of hun verdachte activiteit aan de relevante autoriteiten melden.
Welke tools kunt u gebruiken voor het controleren van klantactiviteiten?
Rekeningafschriften – om naar verdachte transacties te zoeken
Transactiegeschiedenissen – om klantactiviteiten in de loop van de tijd bij te houden
Regelmatige beoordelingen – om ervoor te zorgen dat verdachte activiteiten niet worden gemist
U moet ook op de hoogte zijn als een klant verdachte activiteiten begint uit te voeren, omdat dit kan duiden op iets wat niet klopt.
Waarom is het opmerken van veranderingen in gedrag belangrijk?
Het kan u helpen mogelijke problemen vroeg op te sporen en maatregelen te nemen om te voorkomen dat zij schade veroorzaken. Door ongebruikelijke activiteiten op te merken, kunt u verder onderzoeken en erachter komen of de klant betrokken is bij criminele activiteiten voordat het te laat is.
Hoe let ik op veranderingen in gedrag?
Let op de manier waarop de klant zich gedraagt wanneer u met hen interageert en houd hun zakelijke activiteiten in de loop van de tijd bij. Als u afwijkingen van de norm opmerkt, moet u het probleem rechtstreeks met hen aankaarten of de rekening markeren voor nauwere voortdurende controle.
Welke tools kunt u gebruiken voor het opmerken van veranderingen in gedrag?
Tracking van activiteiten in de loop van de tijd – om iets ongewoons op te sporen
Rekeningmarkering – om een rekening als mogelijk verdacht te markeren
Zelfs als alles goed lijkt te gaan, moet u nog steeds contact opnemen met uw klanten na een bepaalde tijd.
Waarom is het uitvoeren van regelmatige check-ins belangrijk?
Voor het opbouwen en onderhouden van een goede klantrelatie, evenals om u in staat te stellen hen vragen te stellen over veranderingen in hun omstandigheden of bedrijf die hun rekening of activiteiten met u kunnen beïnvloeden. Regelmatige check-ins tonen aan dat u in de klant en hun succes geïnvesteerd bent.
Hoe voer ik regelmatige check-ins uit?
Gebruik een Customer Relationship Management (CRM) systeem om regelmatig contact met klanten in te plannen, minstens eenmaal per jaar (maar vaker indien mogelijk), of stel een herinneringssysteem voor jezelf in. U kunt ook eenvoudig contact opnemen wanneer u iets specifieks wilt bespreken en contact met hen opnemen via hun voorkeurscommunicatiemethode met behulp van LiveAgent helpdesk-software. Dit zal helpen goede relaties met klanten te behouden.
Welke tools kunt u gebruiken voor het uitvoeren van regelmatige check-ins?
Customer Relationship Management systeem – voor het opslaan van hun informatie en het plannen van contact
LiveAgent – om rechtstreeks contact met hen op te nemen via hun voorkeurkanaal
Kalenderherinneringen – om u te helpen bij te houden wanneer u contact met elke klant hebt gepland
Als u van mening bent dat een klant risico loopt op witwassen of enige andere criminele activiteit, moet u dit aan de relevante autoriteiten melden.
Waarom is het melden van verdachte rekeningactiviteiten belangrijk?
Het is een wettelijke verplichting voor u om dit te doen, en het helpt zowel uw bedrijf als de bredere gemeenschap tegen schade te beschermen. U moet maatregelen nemen als u enig vermoeden hebt van witwassen of enige andere criminele activiteiten, omdat dit ernstige misdrijven zijn die verstrekkende gevolgen kunnen hebben.
Hoe meld ik verdachte rekeningactiviteiten?
Er zijn verschillende manieren om verdachte activiteiten te melden, afhankelijk van het land of de regio waar u woont. In de VS kunt u bijvoorbeeld een Suspicious Activity Report (SAR) indienen bij het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).
Welke tools kunt u gebruiken voor het melden van verdachte rekeningactiviteiten?
SAR – voor het indienen van een rapport bij FinCEN in de VS
Relevante autoriteiten – voor rapportage in andere landen en regio’s
Best practices voor due diligence van klanten
Voer een achtergrondcontrole uit op alle klanten, inclusief controles op strafblad en kredietgeschiedenis
Overweeg het gebruik van een Customer Identification Program (CIP) om de identiteit van de klant te verifiëren. Dit zal meestal het verzamelen en verifiëren van bepaalde informatie over de klant inhouden, zoals hun naam, geboortedatum en burgerservicenummer. U moet ook strafblad- en kredietcontroles uitvoeren om er zeker van te zijn dat de klant geen geschiedenis van financiële misdrijven of ander illegaal gedrag heeft.
Vraag om en controleer kopieën van bedrijfslicenties en vergunningen
Bij het onboarden van een nieuwe klant, zorg ervoor dat u deze en alle andere relevante documenten voor uw historische gegevens vraagt. Dit zal u helpen te bevestigen dat de klant legitiem is en dat hun bedrijf legaal opereert.
Verifieer de contactgegevens van de klant
Het is belangrijk om te verifiëren dat de gegevens die u in uw dossier hebt, correct en actueel zijn. Dit omvat hun naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer. U moet ook ervoor zorgen dat u een manier hebt om contact op te nemen met de klant in geval van noodgevallen.
Controleer de sociale mediaprofielen van de klant op rode vlaggen
Sociale media kan een geweldige manier zijn om uw klanten beter te leren kennen, maar het is ook belangrijk om te controleren op tekenen die kunnen aangeven dat zij niet zijn wie zij zeggen dat zij zijn of betrokken zijn bij illegale activiteiten. Dit omvat het zoeken naar nep reviews, de profielen die zij volgen, misplaatste opmerkingen of enig ander soort verdacht gedrag.
Vraag om aanbevelingen van andere bedrijven die met de klant hebben samengewerkt
Als u niet zeker bent over een klant, is een manier om wat gemoedsrust te krijgen om met andere bedrijven te spreken die eerder zaken met hen hebben gedaan. Dit kan u helpen te bevestigen dat zij legitiem, betrouwbaar en betrouwbaar zijn om mee te werken, wat de kans op een goede klantrelatie met hen vergroot.
Ontmoet de klant persoonlijk om een idee van hun bedrijfsactiviteiten te krijgen
Indien mogelijk, is het altijd een goed idee om een face-to-face gesprek met iemand te hebben voordat u zaken met hen doet. Dit geeft u de kans om hen beter te leren kennen en hun bedrijf uit eerste hand te leren. Het is ook een gelegenheid om vragen te stellen die u misschien hebt en meer zekerheid te krijgen dat zij zijn wie zij zeggen dat zij zijn.
Samenvatting van de controlelijst voor due diligence van klanten
CDD is het proces van grondige onderzoek van een potentiële klant voordat u een zakelijke relatie met hen aangaat. CDD is een belangrijk onderdeel van elk risicobeheerplan omdat het uw bedrijf kan beschermen tegen betrokkenheid bij illegale of onethische activiteiten. Het niet uitvoeren van CDD is daarom een op risico gebaseerde benadering die ernstige gevolgen voor uw bedrijf kan hebben.
Hoe kan ik een programma voor due diligence van klanten uitvoeren?
Stel veel vragen en doe wat onderzoek. Door een formulier voor due diligence van klanten in te vullen of een nalevingscontrolelijst te volgen zoals die in dit artikel wordt gegeven, kunt u er zeker van zijn dat u grondige controles hebt uitgevoerd. Het nemen van de tijd om passende maatregelen voor due diligence van klanten in te voeren zal op lange termijn de moeite waard zijn.
Wat zijn de risico's van het niet invullen van een controlelijst voor due diligence van klanten?
Ten eerste kan uw bedrijf aansprakelijk zijn voor eventuele verliezen die de andere partij lijdt als gevolg van uw nalatigheid. Ten tweede kunt u civiele of strafrechtelijke sancties krijgen als wordt ontdekt dat u, zelfs onbewust, betrokken bent geweest bij witwassen of andere financiële misdrijven. Ten derde kunt u belangrijke informatie over de andere partij missen die cruciaal kan zijn voor uw besluitvormingsproces. Ten slotte kan uw bedrijf op een zwarte lijst worden gezet omdat het niet aan regelgeving voldoet of door financiële instellingen als u zaken hebt gedaan met personen of entiteiten in risicocategorieën.
Hoe kan ik meer informatie krijgen over due diligence van klanten?
Een goed startpunt is de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide van het Amerikaanse Ministerie van Justitie. De gids behandelt een breed scala aan onderwerpen met betrekking tot due diligence van klanten die in aanmerking moeten worden genomen bij het uitvoeren van CDD.
Zorg voor naleving en bouw vertrouwen op met LiveAgent's Klant Kennen controlelijst. Verifieer identiteit, adres en risicoprofiel eenvoudig. Stroomlijnen uw KYC...
Verbeter klantenservice met een uitgebreide evaluatiecontrolelijst gericht op het stellen van verwachtingen, het monitoren van communicatie, het analyseren van ...
14 min lezen
Customer Service
Evaluation
+2
U bent in goede handen!
Sluit u aan bij onze gemeenschap van tevreden klanten en bied uitstekende klantenondersteuning met LiveAgent.
