Zorg ervoor dat uw klantenservicemedewerkers goed zijn getraind met LiveAgent’s uitgebreide controlelijst, met aandacht voor instellingen, authenticatie en vaardigheidsontwikkeling voor uitstekende service. Perfect voor ondernemers, HR en supervisors die streven naar topkwaliteit klanttevredenheid.
Wilt u de best mogelijke klantenservice bieden? Zorg er dan voor dat uw medewerkers goed zijn getraind. Deze controlelijst bespreekt enkele van de beste trainingstips voor klantenservicemedewerkers.
Door deze tips te volgen, zorgt u ervoor dat uw klanten tevreden zijn met het serviceniveau dat zij ontvangen.
Verbeter uw klanttevredenheidscijfer door het serviceniveau dat u biedt te verbeteren. Zorg ervoor dat elke nieuwe klantenservicemedewerker die u aanneemt goed wordt getraind. Door een controlelijst te volgen, kunt u precies dat doen – wat betekent dat elke klantinteractie een goede moet zijn.
Zo’n controlelijst helpt ook bij zowel onboarding als offboarding, omdat u hiermee kunt bijhouden wat met elke nieuwe medewerker moet worden bereikt. Hoe beter uw controlelijst is, hoe beter de klantenervaringen zullen zijn die u als gevolg daarvan levert.
Ondernemers Als u een ondernemer bent, weet u dat klantenservice een van de belangrijkste aspecten van uw bedrijf is. U moet ervoor zorgen dat uw medewerkers goed zijn getraind zodat zij de best mogelijke service aan uw klanten kunnen bieden.
Human Resources Deze afdeling is vaak verantwoordelijk voor het trainen van elke nieuwe klantenservicemedewerker of in ieder geval voor het starten van hun onboarding. Door een trainingscontrolelijst voor klantenservicemedewerkers te gebruiken, kan HR ervoor zorgen dat alle nieuwe werknemers goed worden getraind voordat zij aan het werk gaan.
Supervisors klantenservice Een trainingscontrolelijst voor klantenservicemedewerkers kan managers helpen bij te houden wat met elke nieuwe klantenservicemedewerker moet worden bereikt. Zelfs als zij al zijn ingewerkt, is het belangrijk ervoor te zorgen dat zij nog steeds goed worden getraind.
Teamleden klantenservice Klantenservicepersoneel dat in dit veld werkt, kan baat hebben bij zo’n controlelijst. Door er een te volgen, kunnen al uw klantenserviceteamleden zich in verschillende gebieden bijscholen en ervoor zorgen dat elke klantenservicebeleving die zij leveren niet alleen op peil is, maar eerder wereldklasse.
Het eerste wat u moet doen, is ervoor zorgen dat een bedrijfslaptop of personal computer klaar is voor elke nieuwe klantenservicemedewerker.
Zij moeten toegang hebben tot specifieke software, documenten en bedrijfsinformatie. Door de laptop of pc voor te bereiden, kunt u ervoor zorgen dat zij hun werk goed kunnen doen op een apparaat dat al voor hen is ingesteld.
Installeer de nodige software. Dit kan software voor klantenservice, tekstverwerking en spreadsheetprogramma’s omvatten. Vervolgens moet u een e-mailaccount voor de medewerker instellen. Maak een map aan voor alle documenten van het bedrijf.
Nu is het tijd om elke nieuwe klantenservicemedewerker een bedrijfse-mailadres te geven.
Dit zal hun primaire communicatiemiddel met klanten zijn, dus het is belangrijk dat zij een adres hebben dat professioneel en gemakkelijk te onthouden is. Het draagt ook bij aan consistente communicatie met klanten en stelt hen in staat de medewerker gemakkelijk te contacteren wanneer zij dat nodig hebben.
Maak een account aan bij een professionele e-mailservice zoals Google Business of Microsoft Exchange. Vervolgens moet u een e-mailadres voor de medewerker maken met behulp van de domeinnaam van het bedrijf. Stel de account in op de laptop of pc van de medewerker.
Nadat u de bedrijfslaptop hebt voorbereid en het bedrijfse-mailadres hebt ingesteld, moet u alle andere noodzakelijke accounts voor de nieuwe klantenservicemedewerker aanmaken.
My GSuite, Slack en soortgelijke tools zijn essentieel voor communicatie en samenwerking binnen een bedrijf. Door deze accounts voor de medewerker in te stellen, stelt u hen in staat hun werk goed te doen en alle noodzakelijke tools tot hun beschikking te hebben.
Identificeer alle tools die het bedrijf gebruikt voor communicatie en samenwerking. Maak een account voor de medewerker op elk van deze tools. Geef de medewerker vervolgens aanmeldingsgegevens voor elk account.
2FA of twee-staps verificatie is een belangrijke beveiligingsmaatregel die voor alle accounts moet worden gebruikt, en de Authenticator-app is de beste manier om dit in te stellen.
Twee-factor authenticatie voegt een extra beveiligingslaag aan een account toe. Dit is vooral van belang voor accounts met gevoelige informatie.
Download eerst de Authenticator-app op uw telefoon, schakel vervolgens twee-factor authenticatie in voor elk account. Daarna hoeft u alleen nog elk account aan de Authenticator-app toe te voegen.
Klantenservicemedewerkers moeten de principes van werkrapportage begrijpen zodat zij hun werk goed kunnen documenteren.
Werkrapportage is een cruciaal onderdeel van het werk, en het is belangrijk dat medewerkers begrijpen hoe zij dit goed moeten doen. Door de principes van werkrapportage te begrijpen, kunnen medewerkers hun werk nauwkeurig documenteren en fouten voorkomen.
De beste manier om werkrapportageprincipes te begrijpen is het beleid voor werkrapportage van het bedrijf te lezen. Dit geeft een gedetailleerde uitleg van wat moet worden gerapporteerd en hoe dit moet worden gerapporteerd.
Het is de verantwoordelijkheid van een klantenservicemanager om de diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de nieuwe medewerker aan de bedrijfskalender toe te voegen.
De diensten, aanwezigheid en vergaderingen van klantenservicemedewerkers moeten op de bedrijfskalender worden bijgewerkt zodat iedereen weet wanneer zij zijn ingepland.
Maak een bedrijfskalender aan. Voeg de diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de klantenservicemedewerker aan de kalender toe. Deel de kalender met alle teamleden.
De ondersteuningsmanager van een klantenservicemedewerker moet een inleidende sessie met de nieuwe medewerker houden.
U moet een inleidend gesprek met de nieuwe medewerker voeren zodat zij meer over het bedrijf en hun rol daarin kunnen leren. De ondersteuningsmanager is een geweldige bron voor dit soort informatie en kan de nieuwe medewerker helpen zich welkom en op hun gemak voelen in hun nieuwe positie.
Plan een vergadering in met de ondersteuningsmanager van de nieuwe medewerker. Stel de nieuwe medewerker tijdens deze tijd voor aan het bedrijf en hun rol daarin. Zorg ervoor dat u eventuele zorgen van de nieuwe medewerker aanpakt.
De klantenservicemanager moet de nieuwe medewerker een interne bedrijfsproductdemopresentatie geven.
Een bedrijfsproductdemopresentatie is een geweldige manier om de nieuwe medewerker vertrouwd te maken met de producten en diensten die uw bedrijf aanbiedt. Het hebben van dit soort informatie is cruciaal voor het bieden van nauwkeurige en behulpzame klantenservice.
Maak een presentatie die alle relevante informatie over de producten en diensten van uw bedrijf behandelt. Plan een vergadering in met de nieuwe medewerker om de presentatie door te nemen. Moedig hen daarna aan vragen te stellen om te bevestigen dat zij begrijpen hoe het product werkt.
Een senior technische ondersteuning moet de nieuwe klantenservicemedewerker een overzicht van complexe technische onderwerpen geven.
Dit deel van hun training zal de nieuwe medewerker onderwijzen over de technische aspecten van het werk. De informatie die zij tijdens deze tijd leren, zal essentieel voor hen zijn bij het bieden van nauwkeurige en behulpzame klantenservice die het gebruik van technische vaardigheden vereist.
Regel voor de nieuwe medewerker een vergadering met een senior technische ondersteuning. De senior zal de technische aspecten van het werk schetsen en eventuele vragen van de nieuwe medewerker beantwoorden.
Na het voltooien van de eerste trainingstadia moet de nieuwe medewerker deelnemen aan een kennisbeoordelingssessie om ervoor te zorgen dat zij het materiaal begrijpen.
Dit stelt u in staat de kennis van de nieuwe medewerker van het materiaal dat zij hebben geleerd te beoordelen. Als gevolg daarvan kunt u gebieden identificeren waar zij mogelijk aanvullende training nodig hebben.
Begin met het maken van een lijst met vragen met betrekking tot het materiaal dat de nieuwe medewerker heeft geleerd en stuur deze vooraf in of stel ze tijdens de vergadering. Beoordeel hun antwoorden tijdens of na de sessie en geef feedback zodat zij hun kennis en vaardigheden kunnen verbeteren.
Een klantenservicemanager moet wekelijkse check-ins met de nieuwe medewerker instellen voor de eerste maand.
Omdat dit u in staat stelt de voortgang van de nieuwe medewerker te beoordelen en hen feedback te geven. Het doel is hen te helpen zich aan hun nieuwe baan aan te passen en ervoor te zorgen dat zij uitstekende klantenservicevaardigheden vertonen.
Plan voor elke week van hun eerste maand op het werk een vergadering in met de nieuwe medewerker. Tijdens deze vergaderingen kunt u hen vragen hoe het met hen gaat en feedback geven over hun voortgang. Deze vergaderingen helpen ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker goed aanpast aan hun nieuwe baan en uitstekende klantenservice levert.
Een klantenservicemanager moet co-working sessies met de nieuwe medewerker en hun collega’s instellen.
Omdat het de nieuwe medewerker in staat stelt hun collega’s beter te leren kennen en te zien hoe zij werken. Dit is een belangrijk onderdeel van het helpen hen aan hun nieuwe baan aan te passen en ervoor te zorgen dat zij klaar zijn om zelfstandig klantenvragen af te handelen.
Regel een geschikt moment in waarop de nieuwe medewerker kan komen en met hun collega’s kan werken. Door deze sessies kunnen zij meer leren over het beleid van het bedrijf en praktische ervaring opdoen met het afhandelen van vragen zonder de druk om dit zelfstandig te doen.
Dit is het moment waarop de nieuwe medewerker voor het eerst zelf met klanten communiceert via een chatinterface, maar onder toezicht.
Een nieuwe medewerker kan ervaring opdoen met het afhandelen van vragen via chat zonder de druk om dit zelfstandig te doen. Het krijgen van de nieuwe medewerker om vragen te stellen over het proces of de procedure voor het afhandelen van klantenvragen is een cruciaal onderdeel van het helpen hen aan hun nieuwe rol aan te passen.
Een klantenservicemanager moet beginnen door de nieuwe medewerker enkele oefenvragen van klanten te geven om af te handelen, die echt of gesimuleerd kunnen zijn. Zodra de nieuwe medewerker zich op zijn gemak voelt met het proces, kunnen zij vervolgens live klantenvragen onder toezicht gaan afhandelen.
LiveAgent biedt tutorials en een kennisbank die een nieuwe medewerker moeten helpen vertrouwd te raken met de help desk software. De goed ontworpen interface is zeer gemakkelijk onder de knie te krijgen en de meeste medewerkers hebben geen problemen om er snel mee vertrouwd te raken.
Dit is het moment waarop de nieuwe medewerker hun eerste tickets krijgt toegewezen om aan te werken.
Dit deel van de training van de nieuwe medewerker is cruciaal omdat het hun een kans geeft om al de kennis en klantenservicevaardigheden die zij tot nu toe hebben geleerd in de praktijk toe te passen. Het stelt de klantenservicemanager ook in staat hun voortgang te beoordelen en feedback op hun prestaties te geven.
Wacht tot het volgende ticket binnenkomt en wijs het vervolgens aan de nieuwe medewerker toe. Zodra zij het ticket onder toezicht van een manager met succes hebben afgehandeld, kunnen zij vervolgens naar het volgende gaan.
De nieuwe medewerker zal hun eerste normale dienst werken en klantenvragen zelfstandig afhandelen.
In dit stadium zullen zij alles gebruiken wat zij hebben geleerd tijdens hun vorige training, productdemo en onder toezicht werk om voor het eerst volledig zelfstandig te werken. Dit is belangrijk omdat het de klantenservicemanager in staat stelt te zien hoe goed zij hun kennis en vaardigheden in een echte situatie kunnen toepassen.
De nieuwe medewerker zal hun normale dienst werken zoals elke andere klantenservicemedewerker. Zij zullen klantenvragen zelfstandig afhandelen, maar de klantenservicemanager zal nog steeds beschikbaar zijn om ondersteuning te bieden indien nodig.
Nadat de nieuwe medewerker hun proefperiode heeft voltooid, is het belangrijk om met hen te gaan zitten en hun prestaties te evalueren.
Deze evaluatie stelt de klantenservicemanager in staat feedback te geven over de voortgang van de nieuwe medewerker en gebieden te identificeren waar zij mogelijk aanvullende training nodig hebben. Het geeft de nieuwe medewerker ook de gelegenheid vragen te stellen of zorgen over hun baan naar voren te brengen.
De klantenservicemanager moet met de nieuwe medewerker gaan zitten en hun prestaties tijdens de proefperiode doornemen. Zij moeten zowel bespreken wat goed ging als gebieden waar verbetering nodig is.
Ze zijn belangrijk omdat ze klantenservicemedewerkers in staat stellen langdurige relaties met klanten op te bouwen. Soft skills omvatten actief luisteren, probleemoplossing, empathie en klantgerichtheid. Door deze vaardigheden te hebben, kunnen uw medewerkers de behoeften van klanten begrijpen en erop reageren, klachten effectief oplossen en een positieve klantenservicebeleving creëren die uw kopers tevreden stelt en hen terugbrengt naar uw bedrijf.
Training voor klantenservice is het proces van het onderwijzen van uw medewerkers hoe zij met klanten moeten omgaan en hen moeten bedienen. Dit kan onderwerpen omvatten zoals hoe u klanten moet begroeten, hoe u hun vragen en klachten moet afhandelen, en hoe u uitstekende klantenservice moet bieden. Het is belangrijk dat bedrijven adequate training bieden zodat hun klantenserviceprofessionals zijn uitgerust met de interpersoonlijke vaardigheden en technische vaardigheden die zij nodig hebben om geweldige service te bieden en eventuele problemen op te lossen.
Uitstekende ondersteuning is cruciaal voor het succes van elk bedrijf omdat het het verschil kan maken tussen het omzetten van een potentiële klant in een tevreden klant die terugkomt en iemand die nooit bij u koopt. Training voor klantenservice leert werknemers het belang van het bieden van uitstekende service en hoe dit moet worden gedaan. Klantenservicemedewerkers leren over het omgaan met moeilijke klanten en gefrustreerde klanten, beleefd en hoffelijk zijn, en hoe klachten effectief moeten worden afgehandeld. Ze leren ook over het beleid en de procedures van uw bedrijf voor het omgaan met klanten.
De training moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw bedrijf. Alle klantenserviceprofessionals zullen verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben, dus het trainingsprogramma moet dat weerspiegelen. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers goed zijn getraind voordat u hen voor klanten zet, omdat zij vertrouwd moeten zijn met het beleid en de procedures van uw bedrijf voor het afhandelen van veelvoorkomende klantenproblemen of vragen. Een trainingscontrolelijst voor klantenservicemedewerkers, zoals het gegeven voorbeeld, kan u helpen een uitgebreid trainingsprogramma voor uw ondersteuningsteam op te stellen.
Zorg er eerst voor dat zij zich bewust zijn van het belang van toegankelijkheid en waarom dit zo cruciaal is. Geef hen vervolgens training in het gebruik van toegankelijke technologie en hoe zij klanten kunnen helpen die zelf hulp nodig hebben. Oefen vervolgens met het beantwoorden van veelvoorkomende vragen en scenario's die kunnen ontstaan met betrekking tot toegankelijkheid. Tot slot kunt u hen ook voorzien van bronnen zoals feitenbladen of richtlijnen over hoe u meer toegankelijk kunt zijn als onderdeel van uw training voor klantenservicemedewerkers.
Verbeter klantenservice met een uitgebreide evaluatiecontrolelijst gericht op het stellen van verwachtingen, het monitoren van communicatie, het analyseren van ...
Verbeter klantenservice met een kwaliteitsborgingschecklist. Maak een scorecard, evalueer prestaties, beheer kanalen en betrek agenten. Gebruik tools en feedbac...
Beheers essentiële klantenservicevaardigheden met onze uitgebreide checklist. Van spreekvaardigheid tot empathie, leer wat nodig is om superieure ondersteuning ...
Sluit u aan bij onze gemeenschap van tevreden klanten en bied uitstekende klantenondersteuning met LiveAgent.
