
Checklist voor kwaliteitsborging in klantenservice
Verbeter klantenservice met een kwaliteitsborgingschecklist. Maak een scorecard, evalueer prestaties, beheer kanalen en betrek agenten. Gebruik tools en feedbac...

De Checklist voor Klantenservicevaardigheden van LiveAgent benadrukt essentiële vaardigheden zoals communicatie, empathie en probleemoplossing, met praktische tips voor verbetering. Het is ideaal voor bedrijfseigenaren, agenten en leiders die hun klantenondersteuning en loyaliteit willen verbeteren.
Ongeacht de branche waarin u werkt, het bieden van uitstekende klantenservice is essentieel voor uw succes. We zullen u een checklist geven van de essentiële klantenservicevaardigheden die elk bedrijf zou moeten streven te beheersen. Deze vaardigheden helpen u superieure ondersteuning te bieden en de klantentrouw te verhogen.
Met zoveel concurrentie in elke branche is het belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat uw klanten zich gewaardeerd en geapprecieerd voelen.
Een checklist is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u geen essentiële klantenservicevaardigheden vergeet. Het kan ook nuttig zijn voor het inwerken van nieuwe klantenservicemedewerkers of voor trainings doeleinden.
Voor velen is het verbinden met mensen en het bieden van uitstekende klantenservice een natuurlijk instinct, maar voor anderen kan het enige tijd en oefening vergen. En hier komt een checklist voor klantenservicevaardigheden van pas, die u een gids geeft om te volgen zodat u geen details mist.
Zorg ervoor dat uw klantenservicevaardigheden op peil zijn. U bent immers het gezicht van uw bedrijf. Een checklist voor klantenservicevaardigheden kan u helpen gebieden te identificeren waar u en uw team verbetering nodig hebben.
Als klantenservice agent , is het uw taak om ervoor te zorgen dat uw klanten tevreden zijn. U moet uitstekende communicatievaardigheden hebben en de mogelijkheid om kalm onder druk te blijven. U moet ook in staat zijn om problemen op te lossen en snel te denken.
Om u te helpen met al uw taken en verantwoordelijkheden, hebben we talrijke voorbeelden van servicedesk-sjablonen samengesteld die ervoor zorgen dat elke klantinteractie een succes is.
Als teamleider is het uw verantwoordelijkheid om toezicht te houden op het feit dat uw team uitstekende klantenservice biedt. U zult een voorbeeld moeten stellen en training moeten geven aan uw klantenserviceteam leden. Een checklist voor klantenservicevaardigheden kan u daarbij helpen.
Het vermogen om duidelijk en effectief te communiceren is een van de belangrijkste klantenservicevaardigheden.
Ze helpen u beter te communiceren. Dit is vooral belangrijk in het bedrijfsleven, waar duidelijke communicatie essentieel is. Spreekvaardigheid kan u ook helpen relaties en netwerken op te bouwen, wat uw carrière kan bevorderen.

Het identificeren van uw zwakke punten moet de eerste stap zijn. Waar worstelt u mee als het gaat om spreken? Hebt u moeite met oogcontact? Bent u verlegen en oncomfortabel om voor mensen te spreken?
Zodra u begrijpt waar u aan moet werken, kunt u gaan oefenen. Een goede manier om uw spreekvaardigheid te verbeteren is door mogelijkheden voor openbare spreekbeurten te zoeken. U moet ook feedback van anderen krijgen.
Empathie is het vermogen om de gevoelens van anderen te begrijpen en te delen, dus het is een essentieel ingrediënt voor het bieden van uitstekende klantenservice.
Het is cruciaal om met uw klanten mee te voelen, omdat dit aantoont dat u om hun ervaringen geeft. Wanneer u met iemand mee kunt voelen, helpt dit vertrouwen en rapport op te bouwen. Empathie kan u helpen conflicten op te lossen en de behoeften van uw klanten te begrijpen.
Probeer jezelf in de schoenen van uw klant te zetten. Wat gaat er door hen heen? Wat zijn hun behoeften en wensen? Zodra u deze vragen hebt beantwoord, zal het gemakkelijker zijn om hun standpunt te begrijpen.
Een van de meest vereiste klantenservicevaardigheden is het vermogen om kalm onder druk te blijven.
Wanneer u met mensen omgaat, is er altijd een kans dat iets u frustreert. Zorg ervoor dat u de situatie kalm kunt aanpakken.
Identificeer uw triggers. Wat zet u af en doet u uw geduld verliezen? Zodra u weet wat deze triggers zijn, kunt u eraan werken om ze te vermijden of er op een meer gecontroleerde manier mee om te gaan.
Actief luisteren is het proces van aandachtig luisteren naar wat iemand zegt en op passende wijze reageren.
Het toont aan dat u om uw klanten en hun ervaringen geeft. Met actief luisteren kunt u de behoeften van uw klanten begrijpen en hen betere service bieden.
Let altijd op wat de ander zegt door oogcontact te maken, niet te onderbreken en te proberen te begrijpen wat zij zeggen. Parafraseer wat u hebt gehoord om ervoor te zorgen dat u het correct begrijpt en toon de ander aan dat u aandachtig luistert.
Met duidelijke communicatievaardigheden kunnen agenten productiever zijn en meer tevreden zijn met hun resultaten.
Communicatie met klanten vereist duidelijkheid zodat er geen misverstanden ontstaan. Effectief kunnen communiceren toont aan dat u zelfverzekerd en competent bent, wat van invloed kan zijn op klantentrouw .
Let op uw toon – is deze respectvol en professioneel? Gebruik duidelijke en beknopte taal en vermijd jargon of slang die verwarrend voor de klant zou kunnen zijn. Een ander tip is om uw spraak te vertragen zodat zij u beter kunnen begrijpen.
Uitzonderlijke schrijfvaardigheden zijn vereist om duidelijk en nauwkeurig met klanten te communiceren via getypte berichten .
Uw communicatie met klanten moet nauwkeurig en gemakkelijk te begrijpen zijn. Dit betekent dat u de tijd neemt om woorden correct te spellen en juiste grammatica te gebruiken.
Zorg ervoor dat u alle communicatie met klanten controleert voordat u deze verzendt.
Met positieve taal kunnen klantenservice agenten een positievere ervaring voor de klant creëren.
Het gebruik van positieve taal toont aan dat u vriendelijk en behulpzaam bent. Het maakt klanten ook meer op hun gemak en moedigt hen aan om zaken met u te blijven doen.

Doe een bewuste poging om negativiteit te vermijden wanneer u met klanten spreekt. In plaats van te zeggen “Het spijt me voor het ongemak”, kunt u zeggen “Dank u voor uw geduld.” Probeer negatieve woorden zoals “nee” of “kan niet” te vermijden.
Met probleemoplossingsvaardigheden is het mogelijk om tot de kern van klantenproblemen te komen.
Probleemoplossingsvaardigheden stellen agenten in staat om klantenproblemen snel en efficiënt te identificeren en op te lossen. Ze kunnen de impact van een probleem op de klant minimaliseren en hun tevredenheid verbeteren.

Identificeer het probleem en brainstorm vervolgens mogelijke oplossingen. Zodra u een paar opties hebt, evalueert u elk ervan en kiest u de beste aanpak. Zorg ervoor dat u vervolgcontact opneemt met de klant om te controleren of het probleem is opgelost.
Een positieve houding kan het verschil maken in klantenservice.
Een positieve houding toont aan dat u graag helpt en dat u om de ervaring van de klant geeft. Het kan ook helpen moeilijke situaties op te lossen en klanten zich meer op hun gemak voelen.
Begin met het focussen op de positieve aspecten van uw werk. Wat geniet u van het werken in klantenservice? Wat zijn enkele dingen die u gelukkig maken? Wanneer u zich down voelt, probeer dan deze dingen te onthouden en u erop te concentreren.
Klantenservicemedewerkers moeten aanpassingsvermogen en flexibiliteit hebben om elke situatie die op hun weg komt aan te kunnen.
Geen twee klanten zijn hetzelfde, dus agenten moeten hun aanpak aan elk individu kunnen aanpassen. Ze moeten ook flexibel zijn om onverwachte situaties aan te kunnen.
Wees open voor verandering en bereid om nieuwe dingen te proberen. Wees niet bang om buiten uw comfortzone te stappen. Wanneer u met een moeilijke situatie wordt geconfronteerd, probeer dan creatieve oplossingen te bedenken.
Geduld is een deugd, vooral in klantenservice.
Klanten kunnen frustrerend zijn, maar het is belangrijk om geduldig te blijven. Uw geduld verliezen zal de situatie alleen erger maken en zou uw relatie met de klant kunnen beschadigen.
Haal diep adem en tel tot tien voordat u op een moeilijke klant reageert. Probeer de situatie vanuit hun perspectief te zien en onthoud dat zij waarschijnlijk net zo gefrustreerd zijn als u.
Emotionele intelligentie is het vermogen om uw eigen emoties en die van anderen te begrijpen en te beheren.
Agenten met hoge emotionele intelligentie kunnen de behoeften van hun klanten beter begrijpen en erop reageren. Ze kunnen ook hun eigen emoties beheren, wat belangrijk is bij het omgaan met moeilijke situaties.
Begin met het meer bewust worden van uw eigen emoties. Let op hoe u zich in verschillende situaties voelt en probeer de triggers te identificeren die bepaalde emoties veroorzaken. Zodra u uw eigen emoties begrijpt, kunt u gaan werken aan het beheren ervan.
Klantenservicemedewerkers moeten hun tijd effectief kunnen beheren, vooral wanneer zij met meerdere verzoeken omgaan.
Ze stellen agenten in staat om meer dan één klantinteractie tegelijk af te handelen. Dit voorkomt dat klanten lange periodes moeten wachten op een oplossing.
Maak een schema voor jezelf dat aangeeft wanneer u beschikbaar bent om klantengesprekken aan te nemen of e-mails te beantwoorden. Probeer dit schema zo nauw mogelijk aan te houden en gebruik tijdregistratietools om dit te doen. Als er een probleem ontstaat dat meer tijd vereist dan u hebt, laat de klant dit weten en geef hen een geschatte oplossingsduur.
Het is ook een goed idee om in helpdesk-software met een geavanceerd ticketingsysteem te investeren. Door tools als LiveAgent te gebruiken, kunnen agenten productiever zijn en hun werk efficiënter organiseren.

Hoe goed uw klantenservicevaardigheden ook zijn, er is altijd ruimte voor verbetering.
Klantenservicemedewerkers moeten nooit stoppen met leren en groeien in hun veld. Aangezien het een voortdurend veranderende industrie is waarin voortdurend nieuwe technologieën en best practices ontstaan, moeten agenten altijd streven naar verbetering.
Geef jezelf eerlijke feedback. Neem de tijd om de gebieden te identificeren waaraan u moet werken en maak een plan om die vaardigheden te verbeteren. Sluit u aan bij online gemeenschappen en forums met betrekking tot klantenservice, neem deel aan discussies en leer van anderen. Lees artikelen en blogposts met betrekking tot de industrie en volg indien mogelijk trainingen of workshops.
Klantenservicemedewerkers moeten een goed begrip hebben van de producten en diensten die zij ondersteunen.
Als agenten geen goed begrip hebben van de producten of diensten die zij ondersteunen, zullen zij klantenproblemen niet effectief oplossen.
Als u nog niet bekend bent met de aangeboden producten of diensten, begin dan met het lezen van de documentatie. Probeer de producten of diensten zelf te gebruiken om beter te begrijpen hoe zij werken.

Een sleutelvaardigheden die een klantenservicemedewerker zou moeten hebben is het vermogen om tussen de regels door te lezen.
Klantenservicevertegenwoordigers die mensen niet kunnen lezen, kunnen moeite hebben met het bieden van klanten de best mogelijke ervaring.
De beste manier om uw vermogen om klanten te lezen te verbeteren is door proactief te zijn in uw klantencommunicatie. Let op wat de klant zegt, zowel verbaal als non-verbaal. U kunt ook om verduidelijking vragen indien nodig.
Doelgerichtheid kan klantenservicemedewerkers helpen gericht te blijven op het bieden van de beste klantenervaringen .
Als agenten niet doelgericht zijn, kunnen zij gemakkelijk afgeleid worden en niet zo productief zijn. Ze kunnen ook in de loop der tijd hun motivatie verliezen als zij geen doelen hebben om naar toe te werken.
Stel realistische doelen voor jezelf en werk vervolgens naar het bereiken ervan. Volg uw voortgang zodat u kunt zien hoe ver u bent gekomen en wat nog moet worden gedaan. Vier uw prestaties, hoe klein ook, om jezelf gemotiveerd te houden.
Door zelfvertrouwen te hebben, kunnen klantenservicemedewerkers klantinteracties effectief afhandelen.
Als agenten niet zelfverzekerd zijn, kunnen zij zich overweldigd of gestrest voelen tijdens klantinteracties en kunnen zij aarzelen of onzeker overkomen.
De beste manier om uw zelfvertrouwen te verbeteren is door te oefenen. Zoek een vriend of familielid die u kan helpen verschillende klantenservicescenario’s na te spelen. Zo niet, probeer dan voor een spiegel te oefenen.
U moet ook op de hoogte blijven van industrienieuws en best practices. Op deze manier bent u beter voorbereid wanneer u met klanten omgaat.
Er zijn veel tools en resources die u kunnen helpen leren en groeien.
Het lezen van boeken en artikelen over klantenservice kan u helpen de verschillende soorten klanten te begrijpen die u kunt tegenkomen en hoe u hun behoeften het beste kunt tegemoetkomenen. Ze kunnen u ook enkele nuttige tips geven over hoe u met moeilijke klanten omgaat en geschillen oplost.
Door dit te doen, kunt u de juiste manier leren om met klantenklaagten en vragen om te gaan. U kunt ook leren hoe u beleefd en hoffelijk bent bij het aanpakken van klantenbezorgdheden. Bovendien kunt u meer over het product leren en meer zelfvertrouwen hebben in uw kennis.
Er zijn veel verschillende methoden voor het ontwikkelen van interpersoonlijke vaardigheden, maar het volgen van workshops of seminars is een geweldige manier. Ze bieden een meer gestructureerde leeromgeving dan alleen artikelen lezen of video’s online bekijken. Bovendien leert u van experts die jaren ervaring in het veld hebben.
Het volgen van training kan u helpen leren hoe u met moeilijke klanten omgaat, klachten afhandelt en uitstekende klantenservice biedt. U leert ook over de nieuwste trends en technieken in klantenservice, zodat u vooruit kunt blijven.
Het werken als vrijwilliger of stagiair in klantenservice kan u helpen vaardigheden te ontwikkelen door u praktische ervaring te geven met klanten. Het kan u ook helpen uw netwerk van contacten in de industrie op te bouwen.
Wanneer u schrijft, bent u gedwongen jezelf duidelijk uit te drukken. U moet ook aandacht besteden aan details – nauwkeurigheid en precisie zijn essentieel bij het bieden van klantenservice.
Door klantengesprekken te voeren, kunt u uw klantenservicevaardigheden ontwikkelen door ervaring op te doen met het spreken met klanten en het aanpakken van hun bezorgdheden. Vraag klanten bovendien om feedback op uw prestaties zodat u kunt blijven verbeteren.
Door klantenfeedback te krijgen, kunt u gebieden voor verbetering identificeren en leren hoe u beter aan de behoeften van uw klanten kunt voldoen.
Wanneer u om feedback vraagt, zorg ervoor dat u specifieke vragen stelt over de ervaring van de klant en vermijd aannames. Wees geduldig en geef klanten tijd om een gedetailleerd antwoord te geven. Bedank hen voor hun input en handel naar de feedback die zij geven.
Er zijn veel verschillende cursussen en programma’s beschikbaar die u kunnen helpen klantenservicevaardigheden te ontwikkelen. Deze cursussen en programma’s zijn te vinden op hogescholen, universiteiten en trainingsinstituten.
De onderwerpen die in klantenservicecursussen en programma’s worden behandeld, variëren, maar omvatten doorgaans communicatievaardigheden, probleemoplossingstechnieken, conflictoplossingsstrategieën, productkennis en omgang met moeilijke klanten.
Het eerste is om altijd beleefd en hoffelijk tegen uw klanten te zijn, wat er ook gebeurt. Het tweede is om altijd te proberen elk probleem dat de klant ondervindt zo snel mogelijk op te lossen. En het derde is om altijd responsief te zijn op klantenfeedback en maatregelen te nemen om uw service op basis van die feedback te verbeteren.
Zachte vaardigheden helpen verbindingen met klanten tot stand te brengen. Dit kan er op zijn beurt toe leiden dat zij eerder terugkomen of anderen aanbevelen. Bovendien helpen zachte vaardigheden een positief imago van het bedrijf op te bouwen. Klantenservicemedewerkers met goede zachte vaardigheden kunnen het bedrijf in een positief licht vertegenwoordigen en klanten zich gewaardeerd voelen.
Het is een van de belangrijkste manieren waarop bedrijven contact hebben met hun klanten. Goede klantenservice kan loyaliteit onder klanten creëren en hen aanmoedigen in de toekomst terug te keren. Het helpt bedrijven ook problemen te identificeren en op te lossen. Dit verbetert de klanttevredenheid en voorkomt negatieve mond-tot-mondreclame. Tot slot kan goede klantenservice de verkoop verhogen door klanten een extra mogelijkheid te bieden om producten of diensten aan te schaffen.
Het is belangrijk om eerst vast te stellen waarom dit het geval zou kunnen zijn. Misschien zijn zij verlegen en voelen zij zich niet op hun gemak bij het spreken met klanten, of misschien zijn zij niet erg goed op de hoogte van het product en voelen zij zich overweldigd. In elk geval is het belangrijk om training en ondersteuning te bieden om dat teamlid te helpen hun klantenservicevaardigheden te verbeteren. U kunt beginnen met het verstrekken van enkele nuttige bronnen, zoals een gids voor klantenservicetraining of videotutorials. Vervolgens kunt u enkele nagebootste klantinteracties opzetten zodat teamleden hun vaardigheden in een veilige omgeving kunnen oefenen.
We hebben hierboven meer vaardigheden vermeld, maar de tien belangrijkste klantenservicevaardigheden zijn: Geduld, Empathie, Communicatie, Probleemoplossing, Flexibiliteit, Organisatie, Multitasking, Stressmanagement, Zelfvertrouwen, Sociale vaardigheden.

Verbeter klantenservice met een kwaliteitsborgingschecklist. Maak een scorecard, evalueer prestaties, beheer kanalen en betrek agenten. Gebruik tools en feedbac...

Verbeter je klantenservice met onze handige klantenservice checklist – vink alles af wat je op weg naar succes zet.

Ontdek 16 essentiële klantenservicevaardigheden om interacties te verbeteren en productiviteit te verhogen, inclusief empathie, effectief luisteren en duidelijk...