Checklist voor crisiscommunicatieplan
Maak een effectief crisisplan met de checklist van LiveAgent. Identificeer belanghebbenden, schrijf berichten, train teams en blijf voorbereid!
15 min lezen
Communicatieplannen schetsen hoe een bedrijf, organisatie of individu met zijn interne en externe belanghebbenden zal communiceren om hen op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen.
Het omvat de wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe van communicatiestrategieën en -tactieken die zijn afgestemd op een specifiek project of campagne.
In dit blogbericht zullen we communicatieplansjablonen bieden die u voor uw eigen bedrijf kunt gebruiken wanneer u verschillende soorten berichten aan verschillende aandeelhouders moet overbrengen. We zullen ook enkele tips bespreken voor het maken van een effectief communicatieplan.
Het belang van een communicatieplan
In de snelle en voortdurend veranderende wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit om een duidelijk en beknopt communicatieplan in plaats te hebben voor wanneer de behoefte zich voordoet.
Zonder een dergelijk plan kunnen bedrijven gemakkelijk in de details verzanden en belangrijke kansen missen om contact te maken met hun belanghebbenden, of dit niet snel genoeg doen.
Een communicatieplansjabloon kan een waardevol hulpmiddel zijn voor organisaties van alle maten. Of u nu communiceert met uw werknemers, klanten, partners of de media, een communicatieplan kan ervoor zorgen dat uw bericht duidelijk, beknopt en op doelstelling is.
Hoe u een communicatieplan een titel geeft
De titel van dit document moet het doel ervan weerspiegelen, wat meestal (maar niet altijd) betekent dat “communicatieplan” en enkele specifieke details worden opgenomen. Op deze manier weet iedereen die met het document in aanraking komt waarvoor het is en kan ernaar verwijzen wanneer dat nodig is.
Als het communicatieplan bijvoorbeeld voor een nieuwe productlancering of een bepaalde marketingcampagne is, kunt u het een titel geven die dit precies aangeeft. Andere elementen die in de titel kunnen worden opgenomen, zijn de data waarop het communicatieplan van kracht is en de naam van de organisatie of het team waarop het van toepassing is.
Het opnemen van dit soort informatie in het onderwerp van het document zal de relevante partijen informeren over het plan voor berichten en iedereen op dezelfde pagina zetten met betrekking tot wanneer bepaalde communicatieactiviteiten kunnen of moeten plaatsvinden.
Voorbeelden van onderwerpregel communicatieplan
- Communicatieplan voor lancering van nieuw product
- [Titel]: Communicatieplan voor marketingcampagne
- [Bedrijfsnaam] Intern communicatieplan
- Strategisch communicatieplan: [Bedrijfsnaam]
- [Projectnaam] Projectmanagement communicatieplan
- Communicatieplan voor nieuwe [Verandering in bedrijf]
- Plan voor communicatie met belanghebbenden: [Bedrijfsnaam]
- [Startdatum] – [Einddatum]: Communicatieplan maart
Hoe u een communicatieplan schrijft
De manier waarop een communicatieplan wordt gestart, hangt af van het doel of het type communicatie.
Soms is het handig om te beginnen met een inleiding die context biedt en de toon voor de volgende communicatiestijl bepaalt, terwijl het op andere momenten meer zin heeft om direct in de communicatiedoelstellingen en -strategieën te springen.
Over het algemeen zal het nuttig zijn om de onderstaande stappen te volgen om een effectief communicatieplan te schrijven om ervoor te zorgen dat uw bericht doel treft:
- Voer een audit uit van uw bestaande communicatiestrategie (indien van toepassing) – dit stelt u in staat om probleemgebieden of inhoudslacunes (bijvoorbeeld ontbrekende marketingmaterialen) te identificeren die in het nieuwe of bijgewerkte plan moeten worden opgenomen.
- Definieer SMART-doelen voor uw communicatieplan – het stellen van doelstellingen die specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn, helpt u de effectiviteit ervan te bepalen.
- Ontwikkel de missieverkklaring, kernwaarden en belangrijkste berichten van uw organisatie – deze moeten de basis vormen waarop alle communicatiestrategieën en -activiteiten zijn gebaseerd. Ze kunnen ook expliciet in het communicatieplan worden gespecificeerd.
- Identificeer de doelgroepsegmenten van uw communicatieplan – het kennen en begrijpen van de ontvanger van uw berichten maakt het gemakkelijker om de juiste toon voor hen in te stellen.
- Bepaal welk(e) kanaal(en) uw berichten via zullen worden bezorgd – of de beste methode om uw doelgroep te bereiken via e-mail of een persverklaring zou zijn, beïnvloedt bijvoorbeeld hoe het communicatieplan zal worden geschreven.
- Wijs verantwoordelijke partijen aan – bepaal wie verantwoordelijk zal zijn voor het uitvoeren van uw communicatieplan op de verschillende kanalen en voor elk ander publiek.
- Bereken hoe lang elke stap zal duren en dus hoe lang het communicatieplan in totaal zal duren – dit is nodig om de tijdlijn te verduidelijken en een budget toe te wijzen om de noodzakelijke middelen beschikbaar te stellen.
- Meet de resultaten van uw plan na communicatie met de relevante belanghebbenden – het herkennen van verbeterpunten betekent dat u uw strategie kunt bijwerken om de effectiviteit ervan te verhogen.
Wat u in een communicatieplan moet opnemen
- Doel – wat dit specifieke communicatieplan moet bereiken
- Doelgroep – de doelgroep van uw berichten
- Data – wanneer het is gemaakt en/of wanneer dit specifieke communicatieplan van toepassing is
- Methoden – welke communicatiekanalen u uw berichten via zult verzenden
- Rollen en verantwoordelijkheden – welke taken elke betrokken partij zal uitvoeren
- Do’s en don’ts – goede praktijken en veelgemaakte fouten om te vermijden bij communicatie met de projectbetrokkenen
- Escalatiekader – bijvoorbeeld uw ’eerste verdedigingslinie" en het identificeren van het “grotere reactieteam”
- Updates – hoe en wanneer het document moet worden gewijzigd om een effectief communicatieplan te behouden
Communicatieplanvoorbeelden en sjablonen
Communicatieplan voor lancering van nieuw product
[Bedrijfsnaam]: [Productnaam] Lanceringscommunicatieplan
Dit communicatieplan is van toepassing op de lancering van [Productnaam] en is van kracht van [startdatum] – [einddatum], voor en na de lanceringsdatum van [lanceringsdatum].
Doelstellingen: • Zorg ervoor dat alle werknemers op de hoogte zijn van de lanceringsdatum en de nodige informatie over het product hebben • Wek enthousiasme en interesse in het product onder werknemers op • Geef een duidelijk en beknopt bericht aan klanten over het product • Beheer verwachtingen met betrekking tot leveringstijden en beschikbaarheid
Communicatiekanalen: • E-mail • Persverklaring • Social media-bericht – [Kanaal 1], [Kanaal 2], …
Lanceringsfasen: • Pre-lanceringsactiviteiten • Lanceringsdatum • Vervolgactiviteiten na lancering
Pre-lanceringsactiviteiten ([X] maanden vóór lancering): • [Activiteit 1] • [Activiteit 2] • [Activiteit 3] …
Lanceringsdatum: • Live productintroductie • Interviews met [Mediakanalen] • Reacties volgen
Vervolgactiviteiten na lancering (tot [X] maanden na lancering): • [Activiteit 1] • [Activiteit 2] • [Activiteit 3] …
Rollen en verantwoordelijkheden: • [Persoon 1] is verantwoordelijk voor het opstellen van alle communicatiematerialen • [Persoon 2] is verantwoordelijk voor het verzenden van communicatiematerialen naar de media • [Persoon 3] is verantwoordelijk voor het afhandelen van klantenvragen
Do: • Maak een communicatietijdlijn om ervoor te zorgen dat alle communicatieactiviteiten op een tijdige en gecoördineerde manier worden uitgevoerd • Maak gebruik van visuele elementen (bijvoorbeeld afbeeldingen, infographics) om tekst op te breken en interesse toe te voegen • Controleer alle communicatiematerialen op fouten voordat u ze verzendt
Don’t: • Overlaad belanghebbenden niet met te veel informatie tegelijk – geef regelmatig updates om hen niet te overweldigen. • Vergeet niet om een call-to-action (bijvoorbeeld bezoek onze website, meld u aan voor onze nieuwsbrief) op te nemen om de lezer in te schakelen • Verzuim communicatiematerialen (bijvoorbeeld een testemail verzenden) te testen voordat u ze naar de volledige lijst met belanghebbenden verzendt
Escalatiekader: • Als er problemen zijn met het communicatieplan, neem dan contact op met [Verantwoordelijke persoon]. • Als [Verantwoordelijke persoon] niet beschikbaar is, neem dan contact op met [Alternatief contact]
Updates: • Dit communicatieplan zal op [beoordelingsdatum] worden herzien en afgerond • Wijzigingen kunnen worden aangebracht in de communicatiedoelen, doelgroep en kanalen • Bijgewerkte communicatieplannen moeten naar het [Intern team/afdeling verantwoordelijk] worden verzonden
[Titel]: Communicatieplan voor marketingcampagne
[Bedrijfsnaam] zal een marketingcampagne voor [Productnaam] lanceren van [startdatum] tot [einddatum].
Doelen: • [Doel 1] • [Doel 2] • [Doel 3] …
SWOT-analyse: • Sterke punten – [Sterkte 1], [Sterkte 2], [Sterkte 3], … • Zwakke punten – [Zwakte 1], [Zwakte 2], [Zwakte 3], … • Kansen – [Kans 1], [Kans 2], [Kans 3], … • Bedreigingen – [Bedreiging 1], [Bedreiging 2], [Bedreiging 3], …
Tactieken: • [Tactiek 1] • [Tactiek 2] • [Tactiek 3] …
Kanalen: • E-mail • Betaalde zoekopdrachten • Display-advertenties • Social media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Persverklaring • Blogbericht • Evenementen en webinars – [Evenement 1], [Evenement 2], [Evenement 3], …
Rollen en verantwoordelijkheden: • [Persoon/Team verantwoordelijk 1] is verantwoordelijk voor het opstellen van alle communicatiematerialen. • [Persoon/Team verantwoordelijk 2] is verantwoordelijk voor het verzenden van communicatiematerialen naar de media. • [Persoon/Team verantwoordelijk 3] is verantwoordelijk voor het afhandelen van klantenvragen. • [Persoon/Team verantwoordelijk 4] is verantwoordelijk voor het beheren van het budget.
Budget: • $[X] voor [Tactiek/Kanaal 1] • $[Y] voor [Tactiek/Kanaal 2] • $[Z] voor [Tactiek/Kanaal 3] …
Evaluatie: • [KPI 1] zal worden gebruikt om het succes van deze marketingcampagne te meten • [KPI 2] zal wekelijks worden bijgehouden en gerapporteerd aan [Persoon/Team verantwoordelijk] • [KPI 3] …
Tijdlijn: • [Activiteit 1] – [startdatum] tot [einddatum] • [Activiteit 2] – [startdatum] tot [einddatum] • [Activiteit 3] – [startdatum] tot [einddatum] …
Dit communicatieplan zal op [beoordelingsdatum] worden afgerond en is daarom onderhevig aan wijzigingen tot die datum.
[Bedrijfsnaam] Intern communicatieplan
Doelstellingen: Zorg ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen en houd communicatiekanalen open.
Situatieanalyse: Interne communicatie bij [bedrijfsnaam] is geïdentificeerd als een gebied dat verbetering nodig heeft. In het bijzonder is communicatie tussen management en personeel, en communicatie tussen teamleden geïdentificeerd als verbetering nodig.
Belanghebbenden: alle werknemers van [bedrijfsnaam]
Implementatie: • Een communicatieplan zal worden ingevoerd om de communicatie bij [bedrijfsnaam] te verbeteren • Alle werknemers zullen op de hoogte worden gesteld van het communicatieplan en hun rol daarin • Het communicatieplan zal regelmatig worden herzien en bijgewerkt indien nodig
Betrokken teams: Managementteam, HR-team, communicatieteam
Rollen en verantwoordelijkheden: • Managementteam – verantwoordelijk voor communicatie met personeel • HR-team – verantwoordelijk voor communicatie tussen teamleden • Communicatieteam – verantwoordelijk voor het opstellen en verzenden van communicatiematerialen
Belangrijkste berichten: • Effectieve communicatie te allen tijde is cruciaal • Communicatie bij [Bedrijfsnaam] heeft verbetering nodig • Dit communicatieplan zal worden ingevoerd om de noodzakelijke veranderingen door te voeren • Alle werknemers hebben een rol in het communicatieplan • Het communicatieplan zal regelmatig worden herzien • Communicatie is een tweerichtingsproces • Werknemers moeten zich vrij voelen om vragen te stellen en feedback te geven
Richtlijnen: • Alle communicatie moet duidelijk en beknopt zijn • Communicatiematerialen moeten op tijd worden verzonden • Communicatiekanalen moeten regelmatig worden gecontroleerd • Communicatie moet te allen tijde respectvol en professioneel zijn
Goedkeuring: [Verantwoordelijke persoon], [Positie], [Aanmaakdatum]
Strategisch communicatieplan: [Bedrijfsnaam]
Samenvatting: Dit communicatieplan is voor [doel] en is van kracht van [startdatum] tot [einddatum].
Doelstellingen: Handhaaf effectieve communicatie met de verschillende doelgroepen om de missie en waarden van het bedrijf in stand te houden.
Missieverkklaring: [Bedrijfsmissieverkklaring]
Kernwaarden: [Bedrijfswaarden]
Situatieanalyse: [Achtergrondinformatie en context over de situatie of het probleem dat het communicatieplan moet aanpakken]
| Doelgroep | Bericht(en) | Media of kanaal | Frequentie | Timing | Toegewezen teamlid | Feedbackmethode |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Doelgroep 1] | [Bericht 1] | Face-to-face | Wekelijks | Elke [Weekdag] | [Persoon/Team verantwoordelijk 1] | Enquête |
| [Doelgroep 2] | [Bericht 2] | Rapport | Maandelijks | Binnen [X] uur na goedkeuring | [Persoon/Team verantwoordelijk 2] | Evaluatieformulier |
| [Doelgroep 3] | [Bericht 3] | Dagelijks | [Tijd] | [Persoon/Team verantwoordelijk 3] | Beoordeling |
[Projectnaam] Projectmanagement communicatieplan
Projectnaam: [Projectnaam]
Projectmanager: [Naam projectmanager]
Begindatum: [startdatum]
Voltooiingsdatum: [einddatum]
Projectdoelstellingen: Ontwerp en bouw een website en mobiele app voor het nieuwe e-commerce-bedrijf van de klant. Optimaliseer de eerste voor zoekmachinerangschikking (SEO) en beide voor conversie, in overeenstemming met de nieuwste SEO-richtlijnen van [Bedrijfsnaam]. Maak de website en app gebruiksvriendelijk, mobiel-responsief en visueel aantrekkelijk, inclusief een effectieve call-to-action (CTA) die gebruikers aanmoedigt om gemakkelijk te converteren.
| Communicatiedoel | Communicatiemethode | Doelgroep | Frequentie |
|---|---|---|---|
| [Doel 1] | [Methode 1] | [Doelgroep 1] | [Dagelijks/Wekelijks/Maandelijks] |
| [Doel 2] | [Methode 2] | [Doelgroep 2] | [Dagelijks/Wekelijks/Maandelijks] |
| [Doel 3] | [Methode 3] | [Doelgroep 3] | [Dagelijks/Wekelijks/Maandelijks] |
Communicatieplan voor nieuwe [Verandering in bedrijf]
Gemaakt door: [Verantwoordelijke persoon]
Van kracht vanaf: [startdatum]
Samenvatting: • [Verandering 1] gebeurt omdat [reden 1] • [Verandering 2] is het gevolg van [reden 2] • [Verandering 3] is nodig om [reden 3] …
Wat betekent dit voor werknemers? [Uitleg van hoe de verandering werknemers zal beïnvloeden]
Belanghebbenden: • [Doelgroep 1] zal worden beïnvloed door [verandering 1] • [Doelgroep 2] zal worden beïnvloed door [verandering 2] • [Doelgroep 3] zal zich moeten aanpassen als gevolg van [verandering 3]
Fasen:
| Taak | Tijdlijn | Persoon/Team verantwoordelijk |
|---|---|---|
| [Taak 1] | [Dag 1/Week 1/startdatum/enz.] | [Persoon/Team verantwoordelijk 1] |
| [Taak 2] | [Dag 2/Week 2/middatum/enz.] | [Persoon/Team verantwoordelijk 2] |
| [Taak 3] | [Dag 3/Week 3/einddatum/enz.] | [Persoon/Team verantwoordelijk 3] |
Plan voor communicatie met belanghebbenden: [Bedrijfsnaam]
Van kracht vanaf: [startdatum] tot [einddatum]
Doelen: • [Doel 1] • [Doel 2] • [Doel 3] …
Doelstellingen: • [Doelstelling 1] • [Doelstelling 2] • [Doelstelling 3] …
Veranderingen: • [Verandering 1] • [Verandering 2] • [Verandering 3] …
Projecties: • [Projectie 1] • [Projectie 2] • [Projectie 3] …
Communicatie met belanghebbenden: • [Kanaal 1] • [Kanaal 2] • [Kanaal 3] …
Contactgegevens: [Verantwoordelijke persoon], [Positie], [Telefoonnummer/e-mailadres/enz.]
[Startdatum] – [Einddatum]: Communicatieplan
Bedrijfsnaam: [Bedrijfsnaam]
Aanmaakdatum: [aanmaakdatum]
Contactgegevens: [contactgegevens]
Inleiding: Dit communicatieplan is gemaakt voor [doel] en is van kracht vanaf de aanmaakdatum.
Doelstellingen: • [Doelstelling 1] • [Doelstelling 2] • [Doelstelling 3] …
Doelgroep: • [Doelgebruiker 1] • [Doelgebruiker 2] • [Doelgebruiker 3] …
Goede praktijken voor communicatieplan
- Begin met een tabel of grafiek om berichttypen te identificeren – welke communicatiekanalen u zult gebruiken, wie u aanspricht en de toon, enz.
- Een actieplan moet worden gemaakt voordat communicatie wordt verzonden – het is het beste om proactief te zijn en strategieën voor verschillende berichten in kaart te brengen voordat u begint met uw activiteit of voordat iets misgaat.
- Neem een crisisscommunicatieplan op als onderdeel van uw grotere communicatie – meer informatie hierover ➡️ Checklist voor crisisscommunicatieplan
- Controleer en werk uw communicatieplan regelmatig bij naarmate het project vordert – dingen zullen onvermijdelijk veranderen en u wilt dat uw berichten dienovereenkomstig worden aangepast.
- Zorg ervoor dat iedereen in het communicatieteam op de hoogte is van het document en weet wat zijn rol is – actieplannen zijn alleen zo effectief als de mensen die ze uitvoeren.
- Wijs iemand aan om verantwoordelijk te zijn voor communicatie en zorg ervoor dat zij de tijd en middelen hebben die zij nodig hebben om succesvol te zijn.
Samenvatting
Communicatie is essentieel voor succes in elk bedrijf, en het maken van een plan voor hoe u dit doet, hoeft geen ingewikkeld proces te zijn.
Door een sjabloon te volgen, kunt u een effectief communicatieplan schrijven dat schetst hoe u uw belangrijkste doelgroepen in verschillende situaties zult benaderen.
Met een goed geschreven communicatieplan kunt u iedereen in uw organisatie op dezelfde pagina krijgen over wat voor soort berichten moeten worden verzonden, wanneer en hoe.
Als u dit op zijn plaats hebt, blijft uw berichtenstrategie coherent en afgestemd op uw bedrijfsdoelstellingen, wat uw kansen op het bereiken van uw communicatiedoelen vergroot.
