Ticketing Templates
Bespaar tijd met LiveAgent's ticketing templates, inclusief voorgemaakte antwoorden en vooraf gedefinieerde antwoorden, om agentefficiëntie en servicekwaliteit ...
7 min lezen
LiveAgent
Ticketing
+2
Waarom help desk antwoordsjablonen gebruiken?
Een onderzoek heeft aangetoond dat 69% van de consumenten de kwaliteit van een klantenervaring beoordeelt op basis van of zij een “snelle oplossing” ontvangen voor hun vragen of verzoeken om hulp. Het handmatig opstellen van dezelfde antwoorden keer op keer bij interactie met klanten kan echter uiterst inefficiënt en tijdrovend zijn, zelfs voor de meest ervaren klantenservicemedewerkers.
Een ticketsysteem voor IT-ondersteuning is een oplossing die dit proces kan stroomlijnen en reactietijden kan verbeteren. Daar komen voorgemaakte berichten goed van pas. Voorgemaakte antwoorden (macro’s), vooraf ingestelde antwoorden en kant-en-klare sjablonen zijn inderdaad een van de meest essentiële help desk functies die ondersteuningsagenten in staat stellen hun efficiëntie en prestaties te verbeteren, klantenondersteuning te versnellen en klanttevredenheid te verhogen.
Voordelen van help desk antwoordsjablonen:
- Helpen agenten tijd en moeite te besparen bij het omgaan met veelvoorkomende verzoeken, stellen hen in staat zich op ernstiger vragen te concentreren, zorgen voor minder fouten en verhogen de productiviteit van agenten
- Helpen consistentie te behouden in snelheid van ticketoplossing en merkidentiteit die van invloed is op de algehele kwaliteit van klantenondersteuning en klantenservicebeleving
- Helpen agenten moeilijke gesprekken gemakkelijker aan te gaan – zoals klanten vertellen dat u een functie die zij wilden niet gaat bouwen of een terugbetalingsverzoek afwijzen
- Omdat voorgemaakte berichten en sjablonen geen automatische antwoorden zijn, kunnen agenten deze eenvoudig aanpassen en een persoonlijk tintje toevoegen voordat ze verzenden om klanttevredenheid te verbeteren
10 voorbeelden van help desk antwoordsjablonen
Hieronder staan 10 voorbeelden van help desk antwoorden voor enkele van de meest voorkomende problemen en ondersteuningsvragen die uw agenten kunnen aanpassen, personaliseren en gebruiken in hun dagelijkse ondersteuningsinteracties.
Bevestiging dat een ondersteuningsverzoek is ontvangen
Hallo [NAAM],
Dank u wel dat u contact met ons opneemt. We hebben uw verzoek ontvangen en zijn al begonnen met het oplossen van uw probleem. Een van onze agenten zal zo snel mogelijk contact met u opnemen. Normaal gesproken duurt het minder dan 24 uur voordat we met een oplossing reageren.
Als u aanvullende informatie hebt die ons kan helpen, kunt u op deze e-mail antwoorden. Als het een noodgeval is, kunt u ons bellen op [nummer] of een livechat starten met ons ondersteuningsteam.
Dank u wel dat u contact met ons hebt opgenomen,
[UW HANDTEKENING]
Antwoord op informatieverzoek
Hallo [NAAM],
Dank u wel dat u contact met ons opneemt! We helpen onze klanten graag meer over ons product te leren.
We willen u graag doorverwijzen naar een relevant artikel uit onze Kennisbank dat gedetailleerde informatie over deze functie bevat. We hebben ook een blogpost die bespreekt hoe u er het meeste uit kunt halen, dus waarom leest u die niet even snel door?
Mocht u nog vragen hebben en wilt u verdere verduidelijking, aarzel dan niet om ons te laten weten door op dit bericht te antwoorden. We zijn 24/7 voor u beschikbaar.
Veel sterkte,
[UW HANDTEKENING]
Verzoek tot wachtwoordherstel
Hallo [NAAM],
We hebben een verzoek ontvangen om het wachtwoord voor het [BEDRIJF] account dat is gekoppeld aan (e-mail) opnieuw in te stellen. Er zijn nog geen wijzigingen in uw account aangebracht. U kunt uw wachtwoord opnieuw instellen door op de onderstaande link te klikken:
Stel uw wachtwoord opnieuw in
Als u geen nieuw wachtwoord hebt aangevraagd, kunt u deze e-mail veilig negeren. Alleen een persoon met toegang tot uw e-mail kan uw accountwachtwoord opnieuw instellen.
Als u hulp nodig hebt of andere vragen hebt, bel ons gerust op (nummer). We helpen u graag bij elke stap.
Dank u,
[UW HANDTEKENING]
Klant vraagt om een functie die op uw roadmap staat
Hallo [NAAM],
Dank u voor uw feedback. Ik kan zeker zien hoe deze functie nuttig zou zijn voor onze klanten. Gelukkig werkt ons ontwikkelingsteam er al aan en we verwachten het volgende kwartaal uit te brengen. Zou u geïnteresseerd zijn om deel uit te maken van onze bètagroep en een van de eerste klanten te zijn die het uitprobeert? Zo ja, zet ik u graag op de lijst.
Laat het me weten en aarzel niet om contact op te nemen als u aanvullende inzichten hebt die u aan ons ontwikkelingsteam wilt doorgeven.
Dank u,
[UW HANDTEKENING]
Klant vraagt om een functie die u niet gaat bouwen
Hallo [NAAM],
Dank u voor uw feedback. Ik kan zeker begrijpen waarom u geïnteresseerd zou zijn in die functie. Helaas staat het momenteel niet op onze roadmap.
Omdat onze ontwikkelingscapaciteit momenteel beperkt is, hebben we besloten functies X en Y als prioriteit aan te pakken, omdat de meerderheid van onze klanten deze sterk heeft aangevraagd. Deze functies zullen ook voor u voordelig zijn omdat (…).
Dat gezegd hebbende, laten we u weten als hier iets aan verandert. Neem gerust contact op als u andere verzoeken hebt – we luisteren altijd graag.
Dank u,
[UW HANDTEKENING]
Klant vraagt om een functie die is verwijderd
Hallo [NAAM],
Dank u dat u contact opneemt. Ik kan zeker begrijpen dat het frustrerend is om een functie kwijt te raken waarop u in uw bedrijf bent gaan vertrouwen. Helaas hebben we niet van plan om het binnenkort terug te brengen.
De reden is dat het een complexe functie was om te onderhouden. Het werd niet door de meerderheid van onze klanten gebruikt, wat betekende dat we veel ontwikkelingstijd en middelen besteedden aan iets dat ons product niet beter maakte voor de meeste gebruikers.
Door echter het besluit te nemen het te verwijderen, hebben we die middelen kunnen inzetten voor het bouwen van (nieuwe functies) die veel sneller zullen worden gelanceerd dan we anders hadden kunnen bereiken.
Ik realiseer me dat het niet het antwoord is dat u hoopte, maar. Sommige van onze andere klanten hebben gemerkt dat (alternatieve functie) een redelijk goed substituut is voor die functionaliteit. Als u wilt, help ik u graag met mijn beste advies over hoe u het kunt gebruiken.
Met vriendelijke groeten,
[UW HANDTEKENING]
Terugbetalingsverzoek accepteren
Geachte [NAAM],
Dank u dat u contact met ons opneemt voor een terugbetaling op uw aankoop van [PRODUCT/SERVICE]. Het spijt ons dat ons product niet aan uw verwachtingen heeft voldaan. Omdat uw verzoek onder ons terugbetalingsbeleid valt, zullen we uw beslissing graag honoreren.
We hebben uw verzoek verwerkt en hebben een terugbetaling naar uw creditcardmaatschappij verzonden. Het kan tot [aantal dagen] duren voordat dit bedrag op uw rekening verschijnt.
Als er een manier is waarop we uw zaken kunnen behouden, zouden we graag de gelegenheid krijgen het opnieuw te proberen. Laat het ons weten en we zullen ons best doen. Neem ook gerust contact op als u verdere vragen hebt.
Met vriendelijke groeten,
[UW HANDTEKENING]
Terugbetalingsverzoek afwijzen
Geachte [NAAM],
Het spijt ons dat u niet tevreden bent met onze [PRODUCT/SERVICE]. We hebben uw terugbetalingsverzoek ontvangen en moeten u helaas mededelen dat het buiten ons terugbetalingsbeleid valt zoals hier vermeld.
Hoewel we op dit moment geen terugbetaling kunnen verstrekken, waarderen we uw zaken en willen we u graag een korting van 15% op uw volgende aankoop aanbieden.
Als u van mening bent dat we ons product/service op enige manier kunnen verbeteren, aarzel dan niet om ons dit te laten weten.
Met vriendelijke groeten,
[UW HANDTEKENING]
Privacybeleid bezorgdheid
Hallo [NAAM],
Dank u voor uw vraag. We begrijpen dat gegevensprivacy en beveiliging een groot probleem voor onze klanten zijn. Bij [BEDRIJFSNAAM] willen we dat u zich op uw gemak voelt bij het delen van uw persoonlijke gegevens via onze website, dus privacy is iets wat we erg serieus nemen.
We hebben passende voorzorgsmaatregelen getroffen om uw gegevens volledig online en offline te beveiligen. We gebruiken versleuteling bij het verzenden van uw gevoelige persoonlijke informatie, en de servers die uw gegevens opslaan voldoen altijd aan onafhankelijke certificeringen van derden.
U kunt de volledige versie van ons officiële privacybeleid hier lezen: [link]. Als u ooit het gevoel hebt dat we dit privacybeleid niet naleven, neem dan onmiddellijk contact met ons op via [nummer].
Met vriendelijke groeten,
[UW HANDTEKENING]
Verzoek tot annulering van abonnement
Hallo [NAAM],
Dank u dat u [PRODUCT/SERVICE] hebt geprobeerd. Hoewel we graag willen dat u op lange termijn bij ons blijft, begrijpen en accepteren we uw beslissing om uw account om welke reden dan ook te annuleren. We hebben een snelle vraag die we hopen dat u kunt beantwoorden en die ons zou helpen [PRODUCT/SERVICE] te verbeteren.
Waarom hebt u besloten te annuleren? Klik gewoon op het meest passende antwoord:
- Kon geen goed gebruiksgeval voor het product vinden
- Wilde meer functies
- Prijs te hoog
We waarderen uw hulp en hopen u in de toekomst weer welkom te heten!
Veel sterkte,
[UW HANDTEKENING]
