Hoe sluit je een e-mail af? (Tips + Sjablonen)

Omdat het merendeel van de zakelijke correspondentie tegenwoordig per e-mail verloopt, is het essentieel om je e-mails zowel sterk te beginnen als af te sluiten. Toch wordt, ondanks alle aandacht voor onderwerpregels en aanzetten, het einde van een e-mail vaak over het hoofd gezien.

Een zakelijke e-mail correct afsluiten is echter minstens zo belangrijk als het begin. De juiste afsluiting zorgt voor een positieve laatste indruk, motiveert de ontvanger tot actie, maakt duidelijk wie de afzender is en wat zijn/haar bedoeling is, en geeft de ontvanger je contactinformatie (zodat hij/zij je makkelijk kan bereiken).

Lees verder en ontdek alles over het op de juiste manier afsluiten van zakelijke e-mails en profiteer van onze lijst met professionele afsluitingen en voorbeelden van afsluitzinnen die in uiteenlopende situaties geschikt zijn.

Wat zet je onderaan je e-mails?

1. Een afsluitende zin

Voordat je je e-mail verstuurt, zorg ervoor dat je een korte afsluitende zin toevoegt die een soepele overgang vormt tussen het hoofdonderwerp van je e-mail en je afsluiting. Zo’n zin kan je dankbaarheid tonen voor de tijd van de ontvanger, aangeven dat je open staat voor vervolgcontact, een call-to-action bevatten, of laten blijken dat je een reactie verwacht.

2. Afsluiting

Tenzij je een zeer informele band hebt met de ontvanger, vraagt elke zakelijke e-mail om een professionele afsluiting. Die kan formeel of informeel zijn, afhankelijk van je relatie en de context van je communicatie. De meest gebruikte e-mailafsluitingen zijn ‘Met vriendelijke groet" en “Groet”, maar we hebben hieronder een volledige lijst met voorbeelden samengesteld, zowel formeel als informeel.

3. Vermeld je naam

Zet altijd je volledige naam (voor- en achternaam) in je e-mailhandtekening als je iemand voor het eerst schrijft. Voer je een gesprek met collega’s of mensen met wie je al vaker hebt gemaild, dan is alleen je voornaam voldoende. Houd er rekening mee dat het niet aan te raden is om een gesprek af te sluiten met een bijnaam, tenzij die algemeen bekend is en standaard wordt gebruikt in plaats van je voornaam.

4. Functie en organisatie

Vermeld altijd je huidige functie en bedrijfsnaam in je e-mailhandtekening, zodat er geen verwarring ontstaat over wie je bent, zeker wanneer je een potentiële klant benadert. Solliciteer je naar een baan, laat dan je huidige werkgeversinformatie (e-mailadres en telefoonnummer) juist weg uit je handtekening.

5. Contactgegevens

Hoewel de ontvanger je e-mailadres al kent, is het altijd handig om extra contactinformatie toe te voegen aan je handtekening, zoals je directe telefoonnummer. Sommige mensen nemen nu eenmaal liever telefonisch contact op.

6. Extra bronnen

Je kunt overwegen om links toe te voegen aan je handtekening. Denk aan een link naar je website, LinkedIn-profiel of andere relevante social media-accounts, een landingspagina die je wilt promoten, je online portfolio, agenda of je nieuwste blogartikel, enzovoort.

Voorbeelden en sjablonen om e-mails af te sluiten

Professionele e-mailafsluitingen en afsluitzinnen

Bedenk bij het kiezen van een afsluiting voor je zakelijke e-mail wie je benadert en waarom. Weet je niet zeker welke afsluiting het meest geschikt is, kies dan voor een formele variant. “Groet”, “Met vriendelijke groet”, “Alle goeds” en “Hoogachtend” zijn veilige keuzes die in vrijwel alle situaties passen. Hier nog meer veelgebruikte en algemeen geaccepteerde afsluitingen:

Formele afsluitingen:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,
• Vriendelijke groeten,
• Groet,
• Beste wensen,
• Met de beste wensen,
• Alle goeds,
• Met hartelijke groet,
• Oprecht,
• Met oprechte groet,
• Met hoogachting,
• Warme groeten,

Informele afsluitingen:

• Spreek je snel,
• Tot de volgende keer,
• Cheers,
• Zorg goed voor jezelf,
• Succes,
• Fijn weekend!
• Een fijne dag!
• Een productieve dag gewenst!
• Geniet van je [dag van de week]/week/weekend,
• Fijne [dag van de week],
• Fijne feestdagen,
• Hopelijk helpt dit,

Afsluitingen met waardering:

• Dank u wel,
• Bedankt,
• Hartelijk dank,
• Nogmaals bedankt,
• Ontzettend bedankt,
• Zeer gewaardeerd,
• Met waardering,
• Ik waardeer uw [hulp/ input/ feedback]
• Alvast bedankt,
• Dank voor het lezen,
• Bedankt voor uw hulp,
• Bedankt voor uw overweging,
• Dank u voor uw [geduld/ tijd/ medewerking].

Voorbeelden van afsluitende e-mailzinnen

Afhankelijk van de context van je e-mail kun je ook een korte afsluitende zin toevoegen vóór je afsluiting. Gebruik gerust een van de onderstaande bewezen afsluitzinnen om je bericht positief af te ronden en aan te geven dat je een reactie verwacht of openstaat voor verder contact.

• Ik hoor graag van u.
• Ik zie uw reactie graag tegemoet.
• Ik kijk ernaar uit binnenkort contact te hebben.
• Ik kijk ernaar uit u volgende week te zien.
• Hopelijk hoor ik snel van u.
• Uw reactie stel ik op prijs.
• Hopelijk is uw week goed begonnen.
• Ik help u graag verder als u meer wilt weten.
• Neem gerust contact met mij op.
• Heeft u nog vragen, mail of bel gerust.
• Als ik ergens bij kan helpen, stuur gerust een berichtje
• Als ik ergens mee kan helpen, laat het gerust weten.
• Mocht u verdere assistentie wensen, laat het gerust weten.
• Ik ben beschikbaar voor eventuele vragen of opmerkingen.
• U kunt mij bereiken op [telefoonnummer] als u iets wilt bespreken.
• Voor meer informatie kunt u hier een belafspraak inplannen.
• Neem gerust opnieuw contact op als we ergens bij kunnen helpen.
• Ik kijk uit naar een toekomstige samenwerking.
• Het was prettig samenwerken en ik kijk uit naar…
• Nogmaals bedankt voor uw hulp in deze kwestie.
• Dank u voor uw tijd.
• Dank voor het overwegen van dit verzoek.
• Ik hoor graag uw feedback.
• Uw feedback op … is zeer welkom.
• Laat gerust weten wat u ervan vindt.

Hoe sluit je een cold sales e-mail af?

Het juiste einde vinden voor een koude acquisitiemail kan lastig zijn voor elke salesprofessional. Hier vind je enkele voorbeelden die je aan het eind van je salesmail kunt gebruiken om een prospect aan te moedigen te reageren:

Hoe sluit je een sales follow-up e-mail af?

Follow-up e-mails zijn onmisbaar in elke koude e-mailstrategie. Zo kun je een sales follow-up e-mail afsluiten om je prospect alsnog aan te zetten tot een reactie, zelfs als eerdere pogingen niet succesvol waren:

Hoe sluit je een post-purchase/welkomstmail af?

Post-purchase e-mails en welkomstmails zijn cruciaal in e-mailmarketing die gericht is op langdurige klantrelaties. Zo kun je dergelijke e-mails afsluiten:

Hoe sluit je een klantenservice e-mail af?

Als je een klantenservice-mail afsluit, moedig je klanten altijd aan om bij verdere vragen, problemen of zorgen contact op te nemen. Stel hen gerust dat je altijd klaar staat om te helpen. Hier vind je handige voorbeelden om je service-e-mails mee af te ronden:

Hoe sluit je een excuusmail aan klanten af?

Als je een excuusmail aan een klant schrijft, herhaal dan aan het einde je excuses en toon waardering voor hun geduld en begrip:

Samenvatting

Een e-mailafsluiting is meestal slechts een slotzin of korte opmerking gevolgd door je handtekening, maar de juiste woorden en toon kiezen vereist vaak behoorlijk wat aandacht. Hoe je een e-mail afsluit, kan grote invloed hebben op de bereidheid van de ontvanger om te reageren. Weten hoe je professionele e-mails afsluit is cruciaal voor effectieve zakelijke communicatie, zorgt voor een positieve indruk en verhoogt de respons. Weet je niet goed hoe je je volgende zakelijke e-mail moet afsluiten? Gebruik dan gerust bovenstaande voorbeelden!