IVR (Interactive Voice Response) functies
Beheer moeiteloos oproepen met het aanpasbare IVR-systeem van LiveAgent. Verbeter klanttevredenheid, verkort wachttijden en stroomlijnt ondersteuning!
4 min lezen
IVR
Call Center
+2
Het hebben van een professioneel IVR-systeem kan veel bijdragen aan het verbeteren van uw telefonische ondersteuning en het verhogen van de klanttevredenheid. Een efficiënt IVR-script stelt u niet alleen in staat om inkomende oproepen automatisch naar de juiste afdelingen of agenten te routeren, maar elimineert ook lange wachtrijen en wachttijden. IVR-begroetingen en berichten die uw bellers horen wanneer zij uw bedrijf bellen, bepalen de toon voor de hele interactie, dus het is belangrijk om deze goed te doen.
Een goed geschreven IVR-oproepscript kan de merkperceptie verbeteren en moeiteloze en aangename klantervaringen voor elke beller creëren. Ondertussen kunnen ineffectieve IVR-scripts bellers frustreren en verwarren, wat resulteert in een blijvende negatieve indruk van het bedrijf. Gebruik de volgende IVR best practices en IVR-scriptvoorbeelden samen met enkele van de meest voorkomende zinnen voor het maken van uw eigen IVR-scripts.
IVR-scriptbest practices en fouten om te vermijden
Vermijd te veel menuopties - Een lang en ingewikkeld IVR-menu kan moeilijk voor bellers zijn om door te navigeren – over het algemeen wordt aanbevolen om maximaal 5 hoofdmenuopties te bieden die in volgorde van belang moeten worden vermeld.
Extensienummers aan het einde plaatsen - Bellers weten mogelijk niet welke extensie zij zoeken, maar zij weten wel welke afdeling zij nodig hebben – zorg ervoor dat zij altijd de optie voordat de actie horen (“Voor verkoop, druk op 1”, in plaats van “Druk op 1 voor verkoop”.)
Houd het eenvoudig en schrijf voor het oor - Gebruik een taal die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen die uw ondersteuningslijn kan bellen – vermijd onnodige specifieke branchetermijnen, afkortingen en ingewikkelde woorden.
Informeer klanten over wachttijden - Laat bellers weten hoe lang zij moeten wachten om verbonden te worden met een live agent wanneer u hen in een oproepwachtrij of in de wacht moet plaatsen, zodat zij weten wat zij kunnen verwachten en hun tijd dienovereenkomstig kunnen indelen.
Overweeg een terugbeloptie - Wanneer de lijnen te druk zijn en de wachtrijen te lang zijn, zorg ervoor dat u een geautomatiseerde terugbelfunctie inschakelt om wachtrijen in te korten, klantenmoeite te verminderen en het aantal verlaten oproepen.
IVR-begroetingsberichten
Welkom bij [Company]. Helaas zijn alle lijnen op dit moment bezet. Wees geduldig en blijf aan de lijn. Uw oproep wordt zo snel mogelijk verbonden met een van onze klantenondersteuningsmedewerkers. Uw huidige wachttijd is [number] minuten.
Hallo en dank u wel dat u [Company] belt, [de missie of slogan van het bedrijf]. Momenteel zijn al onze lijnen bezet. Wij vragen om uw geduld. Uw oproep wordt beantwoord door de volgende beschikbare agent. Uw geschatte wachttijd is minder dan [number] minuten.
Welkom bij [Company]. Dank u wel voor uw oproep. Momenteel zijn al onze agenten bezet. Wacht alstublieft, wij zijn zo bij u. Uw huidige positie in de wachtrij is [number], en uw geschatte wachttijd is [number] minuten.
U heeft [Company] bereikt. Dit gesprek kan worden gecontroleerd en opgenomen voor trainings- of kwaliteitsborgingsdoeleinden. Hang alstublieft niet op. U wordt zo snel mogelijk verbonden met de volgende beschikbare agent. Uw huidige wachttijd is ongeveer [number] minuten.
Dank u wel dat u [Company] belt. Als u graag uw feedback met ons deelt aan het einde van het gesprek door één eenvoudige vraag te beantwoorden, druk nu op 1 en help ons deze ervaring in de toekomst te verbeteren. Blijf alstublieft aan de lijn en uw oproep wordt beantwoord in de volgorde waarin deze is ontvangen.
IVR-menuopties
Hallo en dank u wel dat u [Company] belt. Als u het toestelnummer kent van de persoon die u wilt bereiken, voer dit nu in. Kies anders uit de volgende opties:
Om met de telefonist te spreken, druk op elk moment op 0. Voor verkoop, druk op 1. Voor technische ondersteuning, druk op 2. Voor facturering, druk op 3. Voor informatie over ons bedrijf, druk op 4. Om dit bericht te herhalen, druk op 9.
Hallo en dank u wel dat u [Company] belt, [de missie of slogan van het bedrijf]. Onze normale kantooruren zijn maandag tot en met vrijdag, 8:00 tot 17:00 uur. Als u het toestelnummer al kent dat u wilt bereiken, kunt u dit op elk moment invoeren. Luister anders naar het volgende menu:
Om in het Spaans door te gaan, druk op 1. Om in het Frans door te gaan, druk op 2. Om de afdeling [name] te bereiken, druk op 3. Om de afdeling [name] te bereiken, druk op 4. Om met een telefonist te spreken, blijf aan de lijn en de volgende beschikbare agent zal zo bij u zijn.
Hallo en welkom bij [Company], [de missie of slogan van het bedrijf]. Oproepen kunnen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden worden opgenomen. Kies uit de volgende menuopties:
Om met een verkoopvertegenwoordiger te spreken, druk op 1. Om een klantenondersteuningsagent te bereiken, druk op 2. Om onze factureringsafdeling te bereiken, druk op 3. Voor meer informatie over [Company], druk op 4. Om een voicemailbericht achter te laten, druk op 5. Om uw opties te bekijken, druk op 9.
Dank u wel dat u [Company] belt. Onze kantoren zijn momenteel gesloten. Onze kantooruren zijn maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 20:00 uur Eastern Time.
Om een bericht in onze algemene voicemailbox achter te laten, druk op 1. Een vertegenwoordiger zal u de volgende werkdag contacteren. Om onze bedrijfsgids te bereiken, druk op 2. Voor routebeschrijvingen naar ons kantoor, druk op 3. Voor meer informatie over onze producten en diensten, bezoek alstublieft [website]. Om dit bericht te herhalen, druk op de #-toets.
Wachten in de wacht
Wij verontschuldigen ons voor de lange wachttijd. Als u liever een voicemailbericht achterlaat, druk op 0 en laat uw naam, telefoonnummer en vraag achter. Wij bellen u zo snel mogelijk terug. Anders kunt u gerust blijven wachten en de volgende beschikbare agent zal uw oproep aannemen.
Alle lijnen zijn nog steeds bezet en wij vragen om uw geduld. Uw wachttijd is geschat op [number] minuten. Terwijl u wacht, kunt u gerust onze website bezoeken op www.website.com
. Wij bieden [details van uw aanbod].
Al onze agenten helpen nog steeds andere bellers. Om een bericht achter te laten, druk op 1. Om een agent terug te laten bellen, druk op 2. Blijf anders aan de lijn en uw oproep wordt beantwoord in de volgorde waarin deze is ontvangen.
Al onze agenten zijn nog steeds bezet. Als u een terugbel wilt ontvangen, druk alstublieft op 1 en de volgende beschikbare agent zal u terugbellen. Blijf anders aan de lijn en iemand zal zo snel mogelijk bij u zijn.
Dank u wel dat u wacht, onze ondersteuningsagenten zijn nog steeds bezig met andere klanten. Als u ons een bericht wilt achterlaten en ophangen, druk alstublieft op 1. Wij zullen u contacteren tijdens onze kantooruren. Blijf anders aan de lijn en de volgende beschikbare agent zal uw oproep beantwoorden.
Maximale wachttijd bereikt
U hebt de wachttijdslimiet voor deze wachtrij overschreden. Hang alstublieft op en probeer uw oproep over enkele minuten opnieuw.
Al onze agenten zijn nog steeds bezet. Onze excuses voor het ongemak. Hang alstublieft op en probeer uw oproep later opnieuw of neem contact met ons op via e-mail op [email address].
Wij verontschuldigen ons, maar wij ondervinden momenteel een hoog oproepvolume. Hang alstublieft op en probeer uw oproep opnieuw, stuur ons een e-mail op [email address] of chat met ons online op www.website.com
.
Het spijt ons dat uw oproep op dit moment niet kan worden voltooid omdat wij een ongewoon hoog oproepvolume ondervinden. Hang alstublieft op en probeer uw oproep opnieuw.
Uw oproep kan op dit moment niet worden verbonden vanwege overbelasting. Hang alstublieft op en probeer uw oproep opnieuw. Wij verontschuldigen ons voor het ongemak.
Wachtrij-terugbelberichten
U hebt verzocht om door de volgende beschikbare agent uit de wachtrij terug te worden gebeld. U kunt nu ophangen en op onze oproep wachten. Tot ziens.
Dank u wel dat u een terugbel van [Company] hebt aangevraagd. Een lid van ons team zal binnenkort contact met u opnemen. U kunt nu ophangen en op onze oproep wachten. Tot ziens.
Dank u wel dat u een terugbel hebt aangevraagd. Een van onze vertegenwoordigers zal binnenkort contact met u opnemen om al uw vragen te beantwoorden. Hang alstublieft op en wacht op onze oproep. Tot ziens.
Uw plaats in de wachtrij is geregistreerd. De volgende beschikbare agent zal u terugbellen. Tot ziens.
U hebt een terugbel van [Company] aangevraagd. Wij kijken ernaar uit om met u te spreken en zullen binnenkort contact met u opnemen binnen onze kantooruren. Tot ziens.
Berichten buiten kantooruren
Dank u wel dat u [Company] belt. Ons kantoor is momenteel gesloten. Kantooruren zijn maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 17:00 uur. Laat alstublieft uw naam, telefoonnummer en uw verzoek achter. Een vertegenwoordiger zal u zo snel mogelijk terugbellen. Als u onmiddellijke hulp nodig hebt, raadpleeg onze kennisbank of onze veelgestelde vragen in de sectie “help” van onze website.
Dank u wel dat u [Company] belt. Ons kantoor is momenteel gesloten. Onze kantooruren zijn maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 20:00 uur. Om een bericht achter te laten, druk op 1. Een vertegenwoordiger zal u binnen een werkdag contacteren. Voor informatie over kantooruren, druk op 2. U kunt ons ook een e-mail sturen op [company email]. Voor meer informatie over onze producten en diensten, bezoek alstublieft www.website.com
.
Welkom bij [Company]. Helaas belt u buiten onze normale kantooruren. U kunt ons bereiken maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 18:00 uur. Laat alstublieft een bericht achter met uw naam en onze klantenondersteuningsmedewerker zal zo snel mogelijk contact met u opnemen. Dank u wel.
Dank u wel dat u [Company] belt. Voor meer informatie over onze producten en diensten, bezoek onze website op www.website.com
. Onze kantoren zijn momenteel gesloten. U kunt ons bereiken maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 18:00 uur, behalve op grote feestdagen. Laat alstublieft een bericht achter met uw naam, contactgegevens en de aard van uw oproep en iemand van de desbetreffende afdeling zal u op de volgende werkdag contacteren.
Dank u wel dat u [Company] belt. Wij kunnen uw oproep momenteel niet aannemen. Laat alstublieft een bericht achter na de pieptoon, of neem contact met ons op tijdens kantooruren: maandag tot en met vrijdag tussen 9:00 en 17:00 uur Eastern Standard Time.
Berichten voor sluitingen wegens feestdagen
Welkom bij [Company]. Vanwege onze bedrijfsfeestdag is ons klantenserviceteam momenteel niet op kantoor, maar is weer beschikbaar voor u vanaf [date]. Ondertussen kunt u uw verzoek graag naar onze e-mail [email address] sturen of via ons contactformulier op www.website.com
. Dank u wel.
Dank u wel dat u [Company] belt. Wij zijn momenteel gesloten ter gelegenheid van [holiday name]. Wij zijn weer beschikbaar op [Date] om 8:00 uur Eastern Standard Time. Om een voicemailbericht achter te laten, druk op 2. Om dit menu te herhalen, druk op de #-toets. Fijne feestdagen!
Fijne [holiday name]! U hebt [Company] bereikt. Wij zijn gesloten van [date] tot [date] ter gelegenheid van [holiday name]. Op [date] heropenen wij en hervatten wij onze standaard bedrijfsvoering van 8:00 tot 19:00 uur Eastern Standard Time. Wij kijken ernaar uit om van u te horen na [date].
Welkom bij [Company]. Onze kantoren zijn nu gesloten voor een feestdag. U kunt ons bereiken op werkdagen maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 18:00 uur. Voor algemene vragen kunt u ons ook een e-mail sturen op [email address]. Dank u wel.
Hallo! U hebt [Company] bereikt. Wij zijn gesloten voor [holiday name] van [date] tot [date]. Wij heropenen op [X date] met de gebruikelijke werkuren van 8:00 tot 20:00 uur. In geval van nood, bel alstublieft het volgende nummer [telephone number] of stuur ons een e-mail op [email address]. Fijne [holiday name]!
Voicemailberichten
Dank u wel dat u [Company] belt. Helaas zijn alle lijnen op dit moment bezet. Laat alstublieft een bericht achter na de pieptoon met uw naam, telefoonnummer en uw verzoek. Wij zorgen ervoor dat een vertegenwoordiger u zo snel mogelijk terugbelt. Dank u wel en veel sterkte.
Wij verontschuldigen ons, maar wij ondervinden momenteel een hoog oproepvolume. Laat alstublieft een bericht achter na de toon, stuur ons een e-mail op [email address] of chat met ons online op www.website.com
. Dank u wel.
Dank u wel dat u [Company] belt. Wij verontschuldigen ons, maar wij konden u niet verbinden met beschikbare agenten. Uw oproep is belangrijk voor ons. Laat alstublieft een voicemailbericht achter na de toon en wij zullen zo snel mogelijk contact met u opnemen. Dank u wel.
Dank u wel dat u [Company] belt. U hebt dit bericht bereikt omdat al onze agenten momenteel bezig zijn met het helpen van andere bellers of omdat het buiten kantooruren is. Laat alstublieft een bericht achter na de pieptoon en wij zullen u zo snel mogelijk terugbellen.
Hallo, u hebt de voicemail van [Company] bereikt. Laat alstublieft een gedetailleerd bericht achter met uw naam, telefoonnummer of e-mailadres en wij zullen u binnen vierentwintig uur terugbellen. Dank u wel.
