Emailsjablonen voor reacties op feedback van klanten
Hoewel steeds meer bedrijven het belang inzien van het consequent verzamelen en analyseren van klantenfeedback, hebben de meeste nog steeds moeite om een efficiënt feedbackopvolgingssysteem te implementeren en nog minder bedrijven hebben een duidelijke strategie om met negatieve feedback om te gaan. Hier is waarom en hoe u moet reageren op feedback van klanten, zowel negatief als positief, samen met 10 feedback-follow-up reactiesjablonen die u als uitgangspunt kunt gebruiken bij het opstellen van uw eigen antwoorden.
- Bij het gebruik van sjablonen – personaliseer elk antwoord door de naam van de klant op te nemen en te verwijzen naar hun specifieke zorgen.
- Vat negatieve feedback niet persoonlijk op – wees respectvol en behoud een professionele toon wanneer u reageert.
- Bedank de klant altijd voor het nemen van de tijd om hun feedback te geven, zodat ze weten dat u hun moeite waardeert.
- Reageer openbaar op online recensies, maar voer het gesprek offline wanneer dat zinvol is door de recensent te vragen u te emailen of te bellen om te bespreken hoe u het goed kunt maken.
- In het geval van nep- of spamrecensies: zodra u een neprecensie heeft gemarkeerd of gerapporteerd, kunt u een reactie plaatsen om potentiële klanten die door uw beoordelingen bladeren, te laten weten dat u de nepfeedback heeft gezien en verwerkt.
Met wat voor soort klantenfeedback u ook te maken hebt – positief, negatief of neutraal – als u kant-en-klare reactiesjablonen voor feedbackopvolging bij de hand hebt, kan het proces om erop te reageren veel gemakkelijker worden. Hieronder staan 10 voorbeelden van sjablonen om te antwoorden op feedback die u kunt gebruiken of waarin u zich kunt laten inspireren om uw eigen voorbeelden te schrijven:
Hello [Name],
Thank you for choosing us as your dedicated [product description] provider.
We are extremely grateful that you took the time to send us your feedback about our [Product/ Service]. I read through your feedback carefully, and consider your suggestions to be very insightful. I will pass it on to our product development team to see if they could implement any of these changes in the upcoming releases. I’ll be sure to keep you updated.
Thanks once again and looking forward to hearing more from you.
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]
Hello [Name],
Thank you so much for sharing your experience with [Product/ Company]. Your feedback helps us improve our product/ service for everyone.
If you’d like to discuss how we could’ve made your experience better, please call us at [phone number] or reply to this email. We look forward to hearing from you!
Thanks again,
[YOUR SIGNATURE]
Hello [Name],
We are incredibly grateful that you took the time out to share your feedback with [Company/ Product/ Service]. Customer satisfaction is our top priority and we are thrilled that you enjoyed your experience – it means the world to our entire team!
We look forward to serving you again soon.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
We’re so happy that you are pleased with [Product/ Service]. [Company name] strives to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished just that.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Hello [Name],
Thank you for your feedback and for bringing this to our attention. I’m so sorry to hear of your less than satisfactory experience with [Product/ Service] and hope you will accept our sincerest apologies.
Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information from you.
I understand how disappointing it can be [to sign up for a service/ purchase a product] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out. If not, I’ll be happy to issue you a refund.
Please give us a call at [phone number] or reply to this email with more information so that we can make things right for you.
Thank you for your business,
[YOUR SIGNATURE]
Hello [Name],
We’re so sorry to hear your experience was less than 5-stars and did not meet your expectations. Please help us improve by providing us with more information. If you’re open to discussing your experience further, we can be reached at [phone number/ email address].
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name]
We cannot find any record of you in our system and your review violates [Review Site] policies so we have flagged it for removal.
If you are using another name that is not recorded in our database, please feel free to reach out to us. For any other questions or concerns, you are welcome to contact us at [email address/ phone number].
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
Thank you so much for the excellent feedback. We are happy that you enjoyed your experience with us. You’re right, [Team Member] is always going above and beyond to ensure our customers receive the best possible service they can. We’ll be sure to share your praises with them.
Looking forward to serving you again soon!
[YOUR SIGNATURE]
Hello [Name],
Thank you for bringing this to our attention. I’d like to sincerely apologize for the experience you had with [Agent Name]. We strive for excellence in customer service, but it’s clear we missed the mark in your case.
As a result of your feedback, we are providing our team with additional customer service training to prevent similar situations from happening in the future.
That being said, if there’s anything else that I can help you with at the moment, please feel free to reach out and I would be more than happy to help. We do appreciate your business and hope to earn back your trust.
Thanks again,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
Thank you for taking the time to complete our recent survey. Your responses will help us serve you and our other users in the future. We truly value your feedback and look forward to hearing more from you more often.
In the meantime, if you have any questions, concerns, or further suggestions, don’t hesitate to let us know by replying to this email – we’ll be happy to help!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Register for a free 14-day trial today. No credit card required.
Discover all that LiveAgent help desk software has to offer. Save our feedback response email templates, and send them out directly from your agent panel.
Frequently asked questions
Wat is goede klantenfeedback?
Goede feedback van klanten is wanneer mensen de tijd nemen om hun mening te geven over een product dat ze gebruiken. Het is belangrijk om te weten wat klanten van uw product vinden en hoe u het kunt verbeteren.
Wat zijn de soorten feedback van klanten?
Er zijn twee soorten feedback van klanten: gevraagd en ongevraagd. Gevraagde feedback is informatie die u van klanten vraagt. U kunt feedback vragen via enquêtes, exit-interviews en vragenlijsten. Ongevraagde feedback is informatie die klanten aan u verstrekken zonder dat u erom vraagt. U kunt ook ongevraagde feedback van klanten krijgen door de reacties van klanten op uw product of dienst te observeren.
Waarom moet u goed letten op feedback van klanten?
Als klanten tevreden zijn met uw ondersteuningsteam en de service die u biedt, is de kans groter dat ze uw bedrijf aanbevelen bij hun vrienden. En als klanten tevreden zijn, is de kans groter dat ze loyaal zijn en uw bedrijf blijven ondersteunen.
Wij waarderen uw recente aanmelding voor LiveAgent.
Er wordt een bericht naar uw emailadres gestuurd met inloggegevens onmiddellijk nadat uw account is geïnstalleerd.
Als u wacht totdat de installatie voltooid is, kunt u vanaf hier rechtstreeks toegang krijgen tot uw account.
Nadat het proces voltooid is, sturen we de inloggegevens naar uw mailbox.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.