Hoe schrijf je een ontslagmail?
Leer hoe je een professionele ontslagmail schrijft door de juiste etiquette te volgen, noodzakelijke details op te nemen en dankbaarheid uit te spreken. Ontdek ...
12 min lezen
LiveAgent
Email Templates
+1
Gaat u op vakantie en heeft u een bericht voor afwezigheid uit kantoor nodig? Of misschien neemt u gewoon een dag vrij en wilt u niet lastiggevallen worden met werk. In beide gevallen helpt een goed sjabloon voor afwezigheid uit kantoor u om het klaar te spelen.
Dergelijke sjablonen zijn meestal eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken, waardoor u uw bericht naar wens kunt aanpassen. Vandaag laten we u een paar verschillende sjablonen voor afwezigheid uit kantoor zien die u kunt gebruiken voor uw automatische vakantieberichten.
Waarom zou u een sjabloon voor afwezigheid uit kantoor gebruiken
De meeste mensen gebruiken e-mailbeheerstools, zoals sjablonen voor automatische antwoorden bij afwezigheid uit kantoor, wanneer zij gedurende een langere periode niet bij hun e-mail kunnen, bijvoorbeeld op vakantie of gewoon een dag vrij. U kunt een automatisch antwoord instellen dat mensen laat weten dat u uw inbox niet controleert en binnenkort terug bent. Op deze manier verwachten zij geen onmiddellijk antwoord van u en kunt u genieten van uw vrije tijd zonder u zorgen te maken over werk.
Maar er zijn ook andere momenten waarop u een sjabloon voor automatische antwoorden kunt gebruiken. Als u weet dat u druk bezig zult zijn en niet zo vaak bij uw e-mail kunt komen als normaal, laat een bericht voor afwezigheid uit kantoor mensen weten dat u mogelijk niet onmiddellijk kunt reageren. Zij kunnen dan beslissen of zij op een antwoord willen wachten of een ander contactmiddel willen gebruiken.
Een bericht voor afwezigheid uit kantoor kan ook helpen om verwachtingen te beheren als u overstelpt bent met werk en niet onmiddellijk op elke e-mail kunt reageren. Door mensen te laten weten dat u druk bezig bent maar zo snel mogelijk terug zult schrijven, kunt u frustratie aan beide zijden voorkomen.
Hoe u een sjabloon voor afwezigheid uit kantoor een titel geeft
Houd het vrij kort en ter zake – Afwezigheid uit kantoor, Automatisch vakantieantwoord of Afwezig zijn allemaal goede opties. In de onderwerpregel is het ook een goed idee om op te nemen wanneer u terug bent, zodat mensen weten hoe lang zij op een antwoord moeten wachten.
Bijvoorbeeld: “Afwezigheid uit kantoor tot 15 januari” zou goed werken. Dit helpt ook bij filteren als u een e-mailsysteem hebt dat dit kan doen, maar vooral laat het anderen weten wanneer zij een antwoord kunnen verwachten zonder de inhoud van uw e-mail te hoeven lezen. Op deze manier laat u zien dat u om hun tijd geeft.
Voorbeelden van onderwerpregel voor afwezigheid uit kantoor
- Afwezigheid uit kantoor: [datum]
- Afwezigheid uit kantoor: [vakantiedetails]
- Afwezigheid uit kantoor: [reden voor afwezigheid]
- Op vakantie: [datum] – [datum]
- Vakantie: [datum] – [datum]
- Afwezig: ziektedag
- Niet beschikbaar: uit het land
- In geval van nood:
- Afwezig van mijn bureau op [datum]
- Momenteel op vakantie
- Ik ben niet op de hoogte
- Ik ben binnenkort terug
- Op sabbatical
- Eropuit voor wat ontspanning
Hoe u een sjabloon voor afwezigheid uit kantoor schrijft
Er zijn een paar dingen waar u op moet letten bij het schrijven van de inhoud van uw automatische antwoord.
Ten eerste wilt u ervoor zorgen dat duidelijk is dat u afwezig bent van uw bureau en niet onmiddellijk op e-mails kunt reageren. Als u af en toe uw inbox controleert, laat mensen weten wanneer zij een antwoord kunnen verwachten. Als u het niet zeker weet, is het beter om dit gedeelte te vermijden dan mensen te laten wachten op een antwoord dat mogelijk niet komt.
Ten tweede kunt u in geval van nood uw privénummer achterlaten. Onthoud echter dat u mogelijk niet onmiddellijk op kunt nemen en vraag mensen om u alleen op deze manier te contacteren als het uiterst urgent is.
Het is ook een goed idee om op te nemen wie zij in uw afwezigheid kunnen contacteren, evenals alle relevante informatie die zij nodig hebben (zoals deadlines of projectupdates). En natuurlijk niet vergeten om op te nemen wanneer u terug bent. Houd het kort en bondig – niemand wil een roman lezen als hij of zij contact met u probeert op te nemen.
Tot slot – en dit is optioneel – kunt u een kort bericht opnemen waarin u mensen laat weten wat zij in uw afwezigheid moeten doen. Bijvoorbeeld waar zij de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben als u deze niet voor hen kunt verstrekken.
Wat u in een sjabloon voor afwezigheid uit kantoor moet opnemen
- Uw naam
- De data waarop u weg bent of de datum waarop u terug bent
- Een kort bericht waarin u mensen laat weten dat u afwezig bent uit kantoor of dat u binnenkort terug bent
- Wie zij in uw afwezigheid kunnen contacteren (indien van toepassing)
- Wanneer zij een antwoord van u kunnen verwachten (als u uw inbox controleert terwijl u op vakantie bent)
- Alternatieve manieren om contact met u op te nemen
Voorbeelden en sjablonen voor afwezigheid uit kantoor
Formele sjablonen voor afwezigheid uit kantoor
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor
Ik ben momenteel afwezig uit kantoor en ben terug op 15 januari. Ik zal mijn e-mail periodiek controleren, maar als u onmiddellijk antwoord nodig hebt, neem dan contact op met [Naam] op [e-mailadres]. Dank u,
[Uw naam]
Onderwerp: Sjabloon voor afwezigheid uit kantoor
Hallo, ik ben momenteel afwezig uit kantoor en zal terugkeren op [datum]. Als u onmiddellijke hulp nodig hebt, neem dan contact op met [Naam] op [e-mailadres] of bel mijn mobiel op [telefoonnummer], maar houd er rekening mee dat ik mogelijk niet onmiddellijk kan reageren. Dank u,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor [datum van-datum tot]
Hallo, ik ben afwezig zonder e-mailtoegang van [datum van] tot [datum tot]. Voor urgente zaken gedurende deze periode, neem contact op met [Naam] op [e-mailadres] of bel mijn mobiel op [telefoonnummer]. Met vriendelijke groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor – Vakantie
Hallo, ik ben afwezig uit kantoor van [datum van] tot [datum tot] en heb beperkte e-mailtoegang. Als u onmiddellijke hulp nodig hebt gedurende deze periode, neem dan contact op met [Naam] op [e-mailadres] in plaats van mij, of voor urgente zaken kunt u mij bellen op [telefoonnummer]. Veel sterkte, [Uw naam]
Onderwerp: Vakantie [datum]
Hallo, ik ben momenteel afwezig uit kantoor en geniet van welverdiende vrije tijd. Ik ben terug op [datum] en heb tot die tijd geen e-mailtoegang. Voor urgente zaken gedurende deze periode, neem dan contact op met [Naam] op [e-mailadres], die op de hoogte is gesteld om extra correspondentie in mijn afwezigheid te verwachten. Groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Niet beschikbaar: Uit het land [datum]
Hallo, ik ben uit het land van [datum van]-[datum tot]. Ik heb beperkte e-mailtoegang gedurende deze periode. Voor urgente zaken, neem contact op met [Naam] op [e-mailadres] in plaats van mij. Met vriendelijke groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Op sabbatical [datum]
Hallo, ik ben momenteel op sabbatical en ben afwezig uit kantoor tot [datum]. Ik heb geen e-mailtoegang gedurende deze periode. Als er een noodgeval is, [Naam] op [e-mailadres] is bereikbaar gedurende deze periode. Tot ziens,
[Uw naam]
Onderwerp: Ziektedag [datum]
Hallo, ik ben afwezig uit kantoor en ziek tot [datum]. Gedurende deze periode kan ik mijn e-mail niet controleren. In geval van nood, neem contact op met [Naam] op [e-mailadres]. Met vriendelijke groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor: Conferentie [datum]
Hallo, ik ben afwezig uit kantoor om een conferentie bij te wonen van [datum]. Ik zal op e-mails reageren wanneer ik toegang heb, maar voor een sneller antwoord, neem contact op via [telefoonnummer] als er een urgent probleem is. Dank u,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor: Bedrijfsretraite [datum]
Hallo, ik ben afwezig uit kantoor op een bedrijfsretraite van [datum]. Gedurende die periode heb ik beperkte e-mailtoegang. In geval van nood, neem contact op met [Naam] op [e-mailadres] of bel het hoofdkantoor op [telefoonnummer]. Dank u,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor [Datum]
Hallo, ik ben de komende [X] dagen afwezig uit kantoor. In mijn afwezigheid, neem contact op met [Naam] die u graag helpt met eventuele vragen. Dank u voor uw begrip. Groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezig [datum]
Hallo, dank u voor uw bericht. Ik ben momenteel afwezig uit kantoor en ben uiterlijk op [Datum] terug. Het spijt me voor het ongemak en ik verzoek u vriendelijk om in de tussentijd mijn collega [Naam] op [e-mailadres] een e-mail te sturen. Groeten,
[Uw naam]
Informele sjablonen voor afwezigheid uit kantoor
Onderwerp: Afwezig van mijn bureau
Hallo, ik ben momenteel afwezig van mijn bureau en drink cocktails op een strand ergens. Ik ben terug op [datum] en heb tot die tijd beperkte e-mailtoegang. Mijn collega [Naam] zal mijn e-mails in mijn afwezigheid afhandelen, dus neem contact op met [hem/haar/hen] op [e-mailadres] voor urgente zaken. Dank u en veel sterkte.
[Uw naam]
Onderwerp: Een pauze nemen tot [datum]
Hallo, het spijt me dat u me gemist hebt. Ik ben afwezig uit kantoor tot [datum]. Ik zal echter periodieke pauzes nemen van het binge-kijken van alles wat ik gemist heb om af en toe mijn e-mail te controleren terwijl ik weg ben. Als deze zaak niet urgent is, wees gerust dat ik zal reageren wanneer ik terug ben van deze pauze. Groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor [datum]
Hallo, ik ben afwezig uit kantoor van [datum van] tot [datum tot]. Ik ben bereikbaar op mijn mobiel op [telefoonnummer], maar neem voor urgente zaken contact op met [Naam]. Tot ziens,
[Uw naam]
Onderwerp: Ik ben (eindelijk) op vakantie
Hallo, ik ben afwezig uit kantoor en op vakantie van [startdatum] tot [einddatum]. Ik heb geen e-mailtoegang gedurende deze periode, maar als u onmiddellijke hulp nodig hebt, neem dan contact op met mijn collega [Naam] op [e-mailadres]. Dank u,
[Uw naam] P.S. Ik kijk echt uit naar deze pauze. 🎉
P.P.S. Als u mij urgent moet bereiken, bel dan mijn mobiel op [telefoonnummer].
Onderwerp: Ik ben niet op de hoogte [datum]
Hallo,
Ik ben afwezig uit kantoor van [startdatum] tot [einddatum]. Als u onmiddellijke hulp nodig hebt, neem contact op met [naam collega] op [e-mail collega]. Anders zal ik op uw bericht reageren na mijn terugkeer. Veel sterkte. Groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Sorry, ik ben afwezig [datum]
Hallo [Naam], ik ben deze week afwezig uit kantoor, maar als u iets urgent nodig hebt, neem dan gerust contact op met mijn collega [Naam]. Dank u,
[Uw naam]
Onderwerp: Afwezigheid uit kantoor van [Datum] tot [Datum]
Hallo. Ik ben momenteel afwezig uit kantoor en zal terugkeren op [Datum]. In de tussentijd, als u hulp nodig hebt, neem contact op met [naam of afdeling]. Groeten,
[Uw naam]
Onderwerp: Op het strand [datum]
Hallo. Ik ben momenteel afwezig uit kantoor en geniet van welverdiende vrije tijd op het strand. Ik ben terug op kantoor op [Datum] en zal graag op uw e-mail reageren. Als u hulp nodig hebt terwijl ik weg ben, neem contact op met mijn collega [Naam] op [e-mailadres]. Dank u.
[Uw naam]
Best practices voor sjablonen voor afwezigheid uit kantoor
Houd het kort
Bij het schrijven van een bericht voor afwezigheid uit kantoor is het belangrijk om het kort en bondig te houden. Er is geen reden om veel details te geven over wie u bent of wat u doet. Geef gewoon de essentiële informatie zodat uw collega’s weten hoe zij u in geval van nood kunnen bereiken.
Gebruik de juiste toon
Uw bericht voor afwezigheid uit kantoor weerspiegelt de cultuur en waarden van uw bedrijf, dus het is belangrijk om de juiste toon te gebruiken. Als u niet zeker bent welke toon u moet gebruiken, kies dan voor professionaliteit.
U wilt niet te informeel of onprofessioneel overkomen, omdat dit slecht kan uitpakken voor uw bedrijf. Als uw bedrijf een eigen merkboek en toon heeft, gebruik dit als richtlijn bij het schrijven van uw bericht voor afwezigheid uit kantoor.
Als u slang of jargon gebruikt, zorg er dan voor dat iedereen die uw bericht leest dit begrijpt. Wat grappig voor u is, hoeft niet grappig te zijn voor de ontvangers van uw automatische antwoord, vooral niet als zij niet uit hetzelfde land of dezelfde regio komen.
Voeg data van uw afwezigheid toe
Voeg waar mogelijk de data van uw afwezigheid toe aan uw bericht voor afwezigheid uit kantoor. Dit helpt uw collega’s, klanten en/of zakenpartners om te weten wanneer zij een antwoord van u kunnen verwachten. Als u niet zeker bent wanneer u terug bent, geef dan een bereik van data of een schatting. In dit geval is het beter om voorzichtig te zijn en een langer tijdsbestek op te geven dan u denkt nodig te hebben.
Vermeld alternatieve contactmogelijkheden
Zorg er in uw bericht voor afwezigheid uit kantoor voor dat u alternatieve contactmogelijkheden vermeldt in geval van nood. Dit kan het e-mailadres van een collega, telefoonnummer of zelfs een fysiek adres zijn. Als u zich op uw gemak voelt om uw persoonlijke gegevens te delen, kunt u ook uw mobiele nummer of social media-handles opnemen.
Onthoud echter dat hoe meer informatie u opneemt, hoe waarschijnlijker het is dat iemand contact met u opneemt terwijl u weg bent. Daarom moet u alleen alternatieve contactmogelijkheden opnemen als u zich op uw gemak voelt om contact te krijgen tijdens uw vrije tijd.
Als u besluit om de contactgegevens van uw collega’s te delen, zorg er dan voor dat zij hiervan op de hoogte zijn en ermee akkoord gaan dat zij het contactpunt zijn voordat u hun informatie aan uw bericht voor afwezigheid uit kantoor toevoegt.
Ga niet te diep of te specifiek
Bij het schrijven van uw bericht voor afwezigheid uit kantoor, weerstaat u de verleiding om te diep te gaan of te specifiek te worden. Dit is niet het moment om uw levensverhaal of de nieuwste vakantiefotos te delen. Kom ter zake zodat uw collega’s met minimale onderbreking terug kunnen gaan naar werk, en uw zakenpartners de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben zonder een roman te hoeven doorlezen.
Stel een intern en extern sjabloon voor afwezigheid in
Als u regelmatig berichten voor afwezigheid uit kantoor hebt, stel dan een intern en extern sjabloon in om tijd te besparen. Op deze manier hoeft u alleen maar de lege plekken in te vullen met uw specifieke informatie telkens wanneer u uw bureau moet verlaten.
Een intern bericht voor afwezigheid uit kantoor wordt verzonden naar mensen binnen uw bedrijf, terwijl een extern bericht naar mensen buiten uw bedrijf wordt verzonden. Het belangrijkste verschil tussen de twee is dat een intern bericht voor afwezigheid niet zo formeel hoeft te zijn als een extern bericht.
Samenvatting
Automatische antwoordberichten zijn een noodzakelijk kwaad wanneer u wat tijd weg van werk nodig hebt. Door deze best practices te volgen, kunt u een bericht voor afwezigheid uit kantoor schrijven dat professioneel, informatief en nuttig is voor iedereen die het zal ontvangen. Zij zullen een bericht voor afwezigheid uit kantoor misschien zelfs meer waarderen dan u denkt.
