Slechte E-mailvoorbeelden

Het Belang van Slechte E-mailvoorbeelden

Als snelle en efficiënte manier om contact met mensen op te nemen, is e-mail een groot onderdeel van zakelijke communicatie. Het kan een geweldige manier zijn om relaties op te bouwen met potentiële klanten, bestaande klanten, teamleden, belanghebbenden en potentiële samenwerkingspartners.

Echter, als je niet voorzichtig bent, kunnen je e-mails onprofessioneel of zelfs onbeleefd overkomen.

In deze gids zullen we naar enkele voorbeelden van slecht geschreven e-mails kijken en bespreken hoe je dezelfde fouten kunt vermijden en vervolgens geen verontschuldigingsberichten hoeft op te stellen.

E-mail is een van de belangrijkste tools in de toolkit van elke bedrijfseigenaar of werknemer, omdat deze communicatiemethode kan worden gebruikt voor alles, van marketing tot cold email outreach tot klantenservice. Echter, als het niet correct wordt gedaan, kan e-mail meer kwaad dan goed doen.

Daarom is het nuttig om enkele voorbeelden van onprofessionele e-mailpraktijken te hebben waarnaar je kunt verwijzen voordat je berichten naar potentiële klanten of collega’s verzendt.

Door te weten wat je niet moet doen, kun je effectieve zakelijke e-mails schrijven in plaats van e-mails die niet eens worden geopend of – erger nog – je professionele imago beschadigen.

Hoe je Slechte E-mailtitels Vermijdt

De onderwerpregel van elke e-mail die je verzendt, moet beknopt en relevant zijn voor de inhoud van het bericht. Zeg daarom altijd het onderwerp van je e-mail in de header en niet alleen iets vaags zoals ‘hallo".

Als je bijvoorbeeld een e-mail verzendt om contact op te nemen met iemand die je onlangs op een evenement hebt ontmoet, zal een onderwerpregel zoals “Aangenaam je vorige week op de conferentie te hebben ontmoet” context geven aan de ontvanger. Ze zullen precies weten waar de e-mail over gaat en dit zal veel effectiever zijn dan alleen “Hé, laten we snel bijpraten”, wat waarschijnlijk wordt genegeerd of overgeslagen in een volle inbox.

Het is nog belangrijker om duidelijk te maken waar je bericht over gaat in de onderwerpregel als je cold emailt, omdat de ontvanger je naam niet zal herkennen.

Wanneer een e-mail wordt beantwoord en het gesprek voortgaat, is het gebruikelijk dat de onderwerpregel wordt voorafgegaan door “RE: “. Dit is een aanvaardbare praktijk zolang het onderwerp van de discussie niet is veranderd, in welk geval het het beste is als de header verandert om relevant te blijven voor het huidige onderwerp en een nieuwe e-mailthread dienovereenkomstig wordt aangemaakt.

Bovendien moet je altijd vermijden om alles in hoofdletters of buitensporige uitroeptekens in je onderwerpregel te gebruiken, omdat dit agressief of onprofessioneel kan overkomen. Bovendien kan het gebruik van dergelijke opmaak of interpunctie spamfilters activeren en voorkomen dat je bericht in de hoofdinbox van de ontvanger terechtkomt.

Voorbeelden van Slechte E-mailonderwerpen

• URGENT!!!!
• We moeten praten
• Mag ik je even raadplegen?
• Snelle vraag
• Volg je dit op
• Hallo daar!
• Hoe gaat het met je?
• Re: Re: [Onderwerp]
• Fwd: Fwd: [Onderwerp]
• Heb je dit gezien???

Hoe je geen Slechte E-mail Schrijft

Voor de e-mailbody is het belangrijk om een beleefd en professioneel toon te gebruiken. Dit betekent dat je geen slang, afkortingen of jargon gebruikt dat de ontvanger mogelijk niet begrijpt, evenals emoticons die geen plaats hebben in formele communicatie.

Het is ook het beste om grappen, geestige opmerkingen of sarcasme te vermijden, omdat dit niet goed vertaalt in tekst en tot ongemakkelijke of zelfs onaangename misverstanden kan leiden. Hetzelfde geldt voor klagen of roddelen over collega’s of privéleven, wat beperkt moet blijven tot persoonlijke e-mails.

Bovendien, houd je e-mailberichten zo kort en beknopt mogelijk. Niemand wil een lange en zwerverige e-mail lezen, dus kom meteen ter zake en geef alle relevante informatie of bijlagen vooraf.

Buitensporige kapitalisatie in de body van de e-mail, zoals in het geval van de onderwerpregel, kan ook agressief overkomen en mogelijk spamfilters activeren. Het is ook onnodig om verschillende kleuren en/of lettertypen te gebruiken omdat aangepaste tekst voor de ontvanger nog steeds op de standaardmanier kan verschijnen of, erger nog, onleesbaar kan zijn.

Het starten van de body van je bericht met een slechte en ineffectieve openingslijn is een ander zeker manier om een slechte indruk te maken. Enkele van de gemeenplaatsen zijn “Hallo daar” en “Ik hoop dat deze e-mail je goed bereikt”. Deze lijnen worden vaak overgebruikt en clichématig.

Het formatteren van je e-mail als iets anders dan een zakelijke brief is een ander blunder. Dit omvat de eerder genoemde kapitalisatie, kleuren en lettertypen, evenals het toevoegen van video’s of afbeeldingen die niet relevant zijn voor de discussie.

Een ander element van een slechte e-mail zou de opname van onduidelijke Calls to Action (CTA’s) of hun overgebruik zijn. Een instructie aan de e-mailontvanger die hen vertelt wat ze vervolgens moeten doen, zoals ‘Bel me alstublieft op je vroegste gelegenheid”, kan effectief zijn. Echter, als je CTA’s vaag zijn of er veel van zijn, kunnen ze volledig worden genegeerd.

Wat Kan in een Slechte E-mail Voorkomen

• Slang
• Afkortingen
• Jargon
• Emoticons
• Grappen
• Geestige opmerkingen
• Sarcasme
• Klachten
• Roddel
• Te veel informatie
• Lange tekstblokken
• Buitensporige kapitalisatie
• Onnodig gebruik van kleuren en/of lettertypen
• Slechte of ineffectieve openingslijn
• Irrelevante afbeeldingen, video’s of ander mediamateriaal
• Onduidelijke of overgebruikte CTA’s
• Persoonlijke handtekeningafbeelding
• Langdradige disclaimers of berichten na de handtekening

Onprofessionele E-mailvoorbeelden en Sjablonen

URGENT!!!!

We moeten praten

Mag ik je even raadplegen?

Snelle vraag

Volg je dit op

Hallo daar!

Hoe gaat het met je?

Re: Re: [Onderwerp]

Fwd: Fwd: [Onderwerp]

Heb je dit gezien???

Slechte E-mailpraktijken

• Te veel ontvangers in het veld ‘Aan:” opnemen – gebruik e-maillijsten als je veel mensen tegelijk een bericht stuurt.
• Iemand zonder hun medeweten CC’en of BCC’en – neem iemand alleen met hun toestemming in een gesprek op, anders kan dit tot misverstanden leiden.
• Vergeten een bestand toe te voegen dat in de e-mail werd genoemd – dit is een veelvoorkomende fout en kan frustrerend zijn voor de persoon aan wie je e-mailt. Je zult dan ook een vervolgmail met de bijlage moeten verzenden, wat mogelijk de inbox van de ontvanger rommelig maakt.
• Grote bijlagen verzenden – als je een groot bestand verzendt, upload het naar een cloudopslagservice zoals Google Drive of Dropbox en deel de link in plaats daarvan.
• Allen antwoorden wanneer dit niet nodig is – neem iedereen alleen in het gesprek op als je antwoord relevant is voor elk van hen.
• Een forward doorsturen – vermijd het doorgeven van een e-mail zoveel keer dat het originele bericht nauwelijks herkenbaar is. Als je een vorige e-mail doorstuurt, trim het dan tot de relevante onderdelen.
• Geen begroeting (zoals Beste) of afsluiting (bijv. Vriendelijke groeten) opnemen – dit zijn basismanieren die niet over het hoofd mogen worden gezien bij het starten of afsluiten van een e-mail.
• Een ‘van" naam weglaten – als je je naam niet in de e-mail opneemt, weet de ontvanger mogelijk niet van wie het is. Dit kan vooral verwarrend zijn als je reageert op een e-mailthread waar de namen van andere deelnemers zichtbaar zijn.
• Je e-mail niet nalezen voordat je verzenden klikt – neem altijd even de tijd om je bericht door te lezen voordat je het verzendt, om vervelende typefouten of grammaticale fouten te vermijden.
• Een e-mail verzenden wanneer je geïrriteerd bent – het is altijd het beste om een paar uur (of nog beter, een dag) te wachten voordat je een boos bericht verzendt dat je later zult betreuren.
• Iets in een e-mail schrijven wat je rechtstreeks tegen de ontvanger zou kunnen zeggen – als mogelijk, is het vaak beter om een gesprek te voeren in plaats van dingen via e-mail uit te zoeken.
• Niet een professioneel e-mailadres gebruiken – als je mail iets als “iluvkitties@gmail.com ” is, is het tijd om een nieuw adres voor zakelijke doeleinden aan te maken.
• Onvoldoende personalisatie als gevolg van onvoldoende onderzoek – generieke berichten worden waarschijnlijker genegeerd. Neem de tijd om meer over je ontvanger en wat hen zou kunnen interesseren te leren voordat je begint met schrijven.
• Geen voordelen voor de ontvanger – elke e-mail moet een doel hebben en dat doel moet duidelijk zijn voor de persoon aan wie je het verzendt. Zorg ervoor dat je bericht iets is wat zij nuttig of interessant zullen vinden.
• Helemaal geen handtekening opnemen – neem op zijn minst je naam en contactgegevens op zodat de ontvanger weet hoe ze je kunnen bereiken. Je kunt ook je functie, bedrijf en andere relevante informatie zoals sociale mediaprofielen toevoegen.
• Berichten naar de verkeerde ontvangers verzenden – hoewel bijzonder gênant, kan het gemakkelijker gebeuren dan je zou denken. Controleer altijd de ontvanger(s) dubbel voordat je verzenden klikt.

Samenvatting

Slechte zakelijke e-mails kunnen je tijd, geld en klanten kosten. Vergeet niet je berichten na te lezen, respecteer de tijd van de ontvanger en zorg ervoor dat je e-mail een doel heeft.

Door onze eenvoudige tips te volgen en de slechte voorbeelden hierboven niet te herhalen, zul je zeker een goede indruk maken met je zakelijke correspondentie.