Help Desk Sjablonen
Verhoog de efficiëntie van uw klantenondersteuning met LiveAgent's gratis help desk sjablonen. Verbeter reactietijden en tevredenheid met behulp van voorgemaakt...
7 min lezen
LiveAgent
Help Desk
+2
Hoewel klantenserviceagenten doorgaans op een grote verscheidenheid aan vragen moeten reageren – gelukkig hoeven ze het wiel niet opnieuw uit te vinden voor veelgestelde vragen, ondersteuningsverzoeken of problemen. In plaats daarvan kunnen ze kant-en-klare templates gebruiken om reactietijden te verkorten en een consistente klantenservicebeleving te bieden. Voorgemaakte antwoorden, vooraf gedefinieerde antwoorden en templates zijn in feite enkele van de meest kritieke functies van elke support ticketing software. Ze geven agenten meer tijd en minder stress, helpen hun workflow te stroomlijnen en versnellen klantenondersteuning. Kortom, voorgemaakte berichten en templates kunnen:
- Agenten helpen sneller passende en nauwkeurige antwoorden te geven;
- Een groot aantal uren en inspanning voor uw ondersteuningsteam besparen;
- Agentvertrouwen, efficiëntie en productiviteit verhogen;
- Trainingstijd voor nieuwe agenten verkorten;
- Consistente merkberichten in klantcommunicatie garanderen;
- Servicekwaliteit verbeteren en klanttevredenheid vergroten.
Best practices voor het gebruik van voorgemaakte antwoorden en templates in uw support ticketing systeem
- Betrek uw hele organisatie bij het maken en evalueren van templates om constructieve feedback van meerdere professionals in verschillende afdelingen te krijgen.
- Zorg ervoor dat elke antwoordtemplate zorgvuldig wordt gecontroleerd voordat deze live gaat en er geen fouten, typefouten of grammaticale problemen zijn.
- Gebruik geen saaie, robotachtige en extreem formele taal – vind de juiste stijl en toon voor uw publiek.
- Probeer en test verschillende antwoordtemplates om de meest geschikte voor uw organisatie te vinden.
- 38% van de consumenten vindt gescripte, onpersoonlijke antwoorden frustrerend – personaliseer templates waar mogelijk en pas het antwoord aan op elke klant en hun specifieke geval.
- Gebruik voorgemaakte antwoorden en templates niet alleen voor de snelheid van ondersteuning – stuur het bericht alleen als het 100% relevant is en overeenkomt met het verzoek van een klant.
- Herzien uw voorgemaakte berichten en templates regelmatig om ervoor te zorgen dat ze relevant blijven en meegroeien met uw organisatie en veranderende klantenbehoeften.
12 Voorbeelden van veelgebruikte ticketing antwoordtemplates
Met een set kant-en-klare berichten kunt u een gepersonaliseerde benadering bereiken terwijl u ook de last van het helemaal zelf formuleren van elk antwoord vermindert. Het maken van een bibliotheek met efficiënte voorgemaakte antwoorden en templates kost echter tijd en moeite. Hier zijn enkele basisondersteuning ticketing templates op basis van 12 veelvoorkomende scenario’s. Gebruik ze als uitgangspunt en pas ze aan uw klantenbasis aan.
Een ticket bevestigen dat is ontvangen
Hallo [NAAM],
Dank u wel dat u contact met ons opneemt. Dit is slechts een korte mededeling om u te informeren dat we uw bericht hebben ontvangen en al zijn begonnen met het oplossen van uw probleem [Ticket ID: (Nummer) gedateerd (Datum)].
Als u nog vragen of opmerkingen hebt, laat het ons alstublieft weten. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen altijd graag.
Dank u dat u een trouwe [BEDRIJF] klant bent.
Tot ziens, [UW HANDTEKENING]
Een update geven over een ticketvoortgang template # 1 (We werken aan uw zaak)
Hallo [NAAM],
Ik wilde u voor het weekend een update geven over de status van uw [Probleem, Ticket ID]. Dit is momenteel in behandeling en wordt bewerkt door ons technische ondersteuningsteam. We geven prioriteit aan uw verzoek en zorg ervoor dat dit probleem zo snel mogelijk wordt opgelost.
Als ruwe schatting zou het op [ETA] moeten zijn opgelost. We houden u op de hoogte.
Dank u voor uw geduld! [UW HANDTEKENING]
Een update geven over een ticketvoortgang template # 2 (We zijn u niet vergeten)
Hallo [NAAM],
Het is al een tijdje geleden sinds onze laatste update, maar we willen u geruststellen dat we uw probleem niet zijn vergeten. Het is wat uitdagender geweest dan het gemiddelde geval, maar ons team van technische experts is vastbesloten het zo snel mogelijk op te lossen.
Ondertussen houden we u op de hoogte van verdere updates. Dank u voor uw geduld terwijl we hieraan werken.
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Om meer informatie van een klant vragen
Hallo [NAAM],
Dank u dat u uw ticket [Ticket ID] op [Datum] hebt ingediend. Kunt u ons alstublieft wat meer context geven? Wanneer is dit probleem begonnen? Treedt het consistent op of gebeurt het af en toe? Hebt u zelf al oplossingen geprobeerd?
Deze vragen helpen ons een meer gepersonaliseerde oplossing voor uw probleem te vinden.
We kijken uit naar uw reactie, [UW HANDTEKENING]
De klant informeren dat het probleem is opgelost
Hallo [NAAM],
[AGENT NAAM] van [BEDRIJF] hier. Ik hoop dat het goed met u gaat!
U hebt een probleem met [Probleem] op [Datum] gemeld. Zoals beloofd kom ik terug om u te vertellen dat het met succes is opgelost. Het probleem bleek complexer te zijn dan we dachten, dus het duurde wat langer om het op te lossen. Maar alles zou nu in orde moeten zijn. Kunt u bevestigen dat alles werkt?
Als u nog vragen hebt of andere problemen tegenkomt, laat het me weten, ik help graag.
Fijne dag, [UW HANDTEKENING]
Ticket sluitingstemplate
Hallo [NAAM],
Uw [Probleem, Ticket ID] is opgelost. Dank u voor uw geduld en tijd, en we hopen dat onze klantenondersteuning bevredigend was.
Als er nog iets voor u kunnen doen, aarzel niet om op deze e-mail te antwoorden of bel ons op (nummer).
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Ticket sluiting vanwege gebrek aan reactie
Hallo [NAAM],
Ik neem contact op over uw zaak met ons met betrekking tot [Zaakonderwerp]. Het is [Aantal] dagen geleden dat we iets van u hebben gehoord, dus ik wilde u laten weten dat we dit ticket gaan sluiten. U kunt het altijd heropenen of een nieuw ticket indienen als u verdere hulp nodig hebt.
Dank u dat u met ons hebt samengewerkt!
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Een fout in probleemoplossing toegeven
Hallo [NAAM],
We nemen contact op met een ongelukkige update over uw verzoek [Ticket ID] gedateerd [Datum]. We geven toe dat er een fout van onze kant was, en het spijt ons echt. Het feit dat we (uitleg van wat er fout is gegaan).
We begrijpen dat dit onhandig is, maar we doen ons best om dit op te lossen. We zijn opnieuw erg sorry voor dit incident. Ik zal u persoonlijk op de hoogte stellen van verdere updates.
Dank u voor uw geduld en begrip, [UW HANDTEKENING]
Excuses aanbieden voor een bedrijfsbrede storing
Hallo [NAAM],
Dank u dat u contact met ons opneemt. Helaas ondervinden we op dit moment technische problemen. Ons technische ondersteuningsteam is er al mee bezig en de service zou op [ETA] weer actief moeten zijn.
We laten u weten zodra we weer online zijn. Onze oprechte excuses voor het ongemak dat dit u mogelijk heeft veroorzaakt. Dank u dat u geduldig bent terwijl we dit oplossen.
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
Reageren op een bugrapport
Hallo [NAAM],
Dank u dat u [bug] hebt gerapporteerd. Er lijkt een storing in de applicatie te zijn. We hebben dit in onze bug tracker geregistreerd, verwacht binnenkort een nieuwe versie met de fix. Onze oprechte excuses voor het ongemak dat dit u mogelijk heeft veroorzaakt.
We waarderen uw geduld, [UW HANDTEKENING]
Vervolgtemplate
Hallo [NAAM],
U hebt onlangs contact met ons opgenomen over [Probleem], dat [Opgelost/Gesloten] is. We nemen contact op om ervoor te zorgen dat er geen gerelateerde problemen zijn geweest. Laat het ons weten als u updates hebt. We helpen u graag verder.
Dank u, [UW HANDTEKENING]
Vervolgcommunicatie met klant
Hallo [NAAM],
U hebt onlangs contact met ons opgenomen over [Probleem], dat op [Datum] is opgelost. We zouden graag horen wat u van onze klantenservice vindt. Neem even de tijd om onze service te beoordelen door op een van de onderstaande links te klikken:
Goed, ik ben tevreden Slecht, ik ben ontevreden
Uw feedback wordt op prijs gesteld en helpt ons te verbeteren!
Met vriendelijke groeten, [UW HANDTEKENING]
