Ticketsjablonen

Hoewel klantenservicemedewerkers doorgaans op een breed scala aan vragen moeten reageren, hoeven ze het wiel gelukkig niet opnieuw uit te vinden voor veelvoorkomende vragen, ondersteuningsverzoeken of problemen. In plaats daarvan kunnen ze kant-en-klare sjablonen gebruiken om de reactietijden te verkorten en een consistente klantenservice-ervaring te bieden. In feite zijn standaardantwoorden, vooraf gedefinieerde antwoorden en sjablonen enkele van de meest essentiële kenmerken van alle ticketsoftwarehref=”https://www.liveagent.comhttps://www.liveagent.com/?page_id=32391″ target=”_blank” rel=”noreferrer noopener”>ticketsoftware een>. Ze geven vertegenwoordigers meer tijd en minder stress, helpen hun workflow te stroomlijnen en de klantenondersteuning te versnellen. In een notendop, standaardberichten en sjablonen kunnen:

• Help vertegenwoordigers om sneller passende en nauwkeurige antwoorden te geven;
• Bespaar veel tijd en moeite voor uw ondersteuningsteam;
• Vergroot het vertrouwen, de efficiëntie en de productiviteit van vertegenwoordigers;
• Verminder de trainingstijd van nieuwe vertegenwoordigers;
• Zorgen voor consistente merkboodschappen in klantencommunicatie;
• Verbeter de kwaliteit van de dienstverlening en verhoog de klantentevredenheid.

Praktische tips voor het gebruik van standaardantwoorden en sjablonen in uw ticketsysteem voor ondersteuning

• Betrek uw hele organisatie bij het maken en evalueren van sjablonen om constructieve feedback te krijgen van meerdere professionals op verschillende afdelingen.

• Zorg ervoor dat elk antwoordsjabloon zorgvuldig wordt beoordeeld voordat het live gaat en dat er geen fouten, typefouten of grammaticale problemen zijn.

• Gebruik geen saaie, robotachtige en extreem formele taal – vind de juiste stijl en tone of voice voor uw publiek.

• Probeer verschillende antwoordsjablonen uit om de meest geschikte voor uw organisatie te vinden.

• 38% van de consumenten vindt gescripte, onpersoonlijke reacties frustrerend – personaliseer sjablonen wanneer u maar kunt en pas het antwoord aan op elke klant en zijn specifieke situatie.

• Gebruik standaardantwoorden en sjablonen niet alleen voor de snelheid van ondersteuning – stuur het bericht alleen als het 100% relevant is en overeenkomt met het verzoek van een klant.

• Herzie uw voorgeprogrammeerde berichten en sjablonen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze relevant blijven en gelijke tred houden met de groei en veranderende klantenbehoeften van uw organisatie.

12 veelvoorkomende voorbeelden van reactiesjablonen voor tickets

Met een set kant-en-klare berichten kunt u een gepersonaliseerde aanpak bereiken en tegelijkertijd de last verminderen om elk antwoord helemaal opnieuw te maken. Het maken van een bibliotheek met efficiënte standaardantwoorden en sjablonen kost echter tijd en moeite. Hier zijn enkele basissjablonen voor ondersteuningstickets op basis van 12 veelvoorkomende scenario’s. Gebruik ze als uitgangspunt en stem ze af op uw klantenbestand.

Bevestigen dat er een ticket is ontvangen

Bijwerken van een ticketvoortgangssjabloon # 1 (we werken aan uw zaak)

Bijwerken van een ticketvoortgangssjabloon # 2 (we zijn u niet vergeten)

Een klant om meer informatie vragen

De klant informeren dat het probleem is opgelost

Sjabloon Ticketsluiting

Ticketsluiting wegens gebrek aan respons

Een fout toegeven bij het oplossen van problemen

Excuses aanbieden voor een bedrijfsbreed probleem

Reageren op een bugrapport

Vervolg sjabloon

Opvolging klantenservice

Vaak gestelde vragen

Waar moet ik op letten bij een ticketsysteem?

Bij het selecteren van een ticketsysteem voor uw bedrijf moet u rekening houden met de volgende functies: Geautomatiseerde ticketdistributie, Prestatierapporten , SLA’s, Klantenportaal, Gamificatie en Integraties.

Waarom zou ik ticketsjablonen gebruiken?

Met ticketsjablonen kunt u tickets sneller beantwoorden. Bovendien helpen ze uw vertegenwoordigers professioneel te blijven.

Wat is een helpdeskticket?

Een helpdeskticket is een registratie van een hulpvraag. Het verzoek kan de vorm hebben van een vraag, een probleemomschrijving of een verzoek om informatie.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Waar moet ik op letten bij een ticketingsysteem? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Bij het selecteren van een ticketsysteem voor uw bedrijf moet u rekening houden met de volgende functies: geautomatiseerde ticketdistributie, prestatierapporten, SLA’s, klantenportaal, gamificatie en integraties. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Waarom zou ik ticketsjablonen gebruiken? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Met ticketsjablonen kunt u tickets sneller beantwoorden. Bovendien helpen ze uw vertegenwoordigers professioneel te blijven. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Wat is een helpdesk ticket?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Een helpdesk ticket is een registratie van een hulpvraag. Het verzoek kan de vorm hebben van een vraag, een probleemomschrijving of een verzoek om informatie. ” } }] }