Ticketsjablonen

Hoewel klantenservicemedewerkers doorgaans op een breed scala aan vragen moeten reageren, hoeven ze het wiel gelukkig niet opnieuw uit te vinden voor veelvoorkomende vragen, ondersteuningsverzoeken of problemen. In plaats daarvan kunnen ze kant-en-klare sjablonen gebruiken om de reactietijden te verkorten en een consistente klantenservice-ervaring te bieden. In feite zijn standaardantwoorden, vooraf gedefinieerde antwoorden en sjablonen enkele van de meest essentiële kenmerken van alle ticketsoftware. Ze geven vertegenwoordigers meer tijd en minder stress, helpen hun workflow te stroomlijnen en de klantenondersteuning te versnellen. In een notendop, standaardberichten en sjablonen kunnen:

  • Help vertegenwoordigers om sneller passende en nauwkeurige antwoorden te geven;
  • Bespaar veel tijd en moeite voor uw ondersteuningsteam;
  • Vergroot het vertrouwen, de efficiëntie en de productiviteit van vertegenwoordigers;
  • Verminder de trainingstijd van nieuwe vertegenwoordigers;
  • Zorgen voor consistente merkboodschappen in klantencommunicatie;
  • Verbeter de kwaliteit van de dienstverlening en verhoog de klantentevredenheid.
voorbeeld van ticketsjabloon in LiveAgent
Standaardantwoorden

Praktische tips voor het gebruik van standaardantwoorden en sjablonen in uw ticketsysteem voor ondersteuning

  • Betrek uw hele organisatie bij het maken en evalueren van sjablonen om constructieve feedback te krijgen van meerdere professionals op verschillende afdelingen.
  • Zorg ervoor dat elk antwoordsjabloon zorgvuldig wordt beoordeeld voordat het live gaat en dat er geen fouten, typefouten of grammaticale problemen zijn.
  • Gebruik geen saaie, robotachtige en extreem formele taal – vind de juiste stijl en tone of voice voor uw publiek.
  • Probeer verschillende antwoordsjablonen uit om de meest geschikte voor uw organisatie te vinden.
  • 38% van de consumenten vindt gescripte, onpersoonlijke reacties frustrerend – personaliseer sjablonen wanneer u maar kunt en pas het antwoord aan op elke klant en zijn specifieke situatie.
  • Gebruik standaardantwoorden en sjablonen niet alleen voor de snelheid van ondersteuning – stuur het bericht alleen als het 100% relevant is en overeenkomt met het verzoek van een klant.
  • Herzie uw voorgeprogrammeerde berichten en sjablonen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze relevant blijven en gelijke tred houden met de groei en veranderende klantenbehoeften van uw organisatie.
Standaardberichten
Voorbeeld van standaardberichten

12 veelvoorkomende voorbeelden van reactiesjablonen voor tickets

Met een set kant-en-klare berichten kunt u een gepersonaliseerde aanpak bereiken en tegelijkertijd de last verminderen om elk antwoord helemaal opnieuw te maken. Het maken van een bibliotheek met efficiënte standaardantwoorden en sjablonen kost echter tijd en moeite. Hier zijn enkele basissjablonen voor ondersteuningstickets op basis van 12 veelvoorkomende scenario’s. Gebruik ze als uitgangspunt en stem ze af op uw klantenbestand.

Bevestigen dat er een ticket is ontvangen


Hi [NAME],

Thank you for reaching out. This is just a quick note to inform you that we received your message and have already started working on resolving your issue [Ticket ID: (Number) dated (Date)].

If you have any further questions or concerns, please let us know. We are available round-the-clock and always happy to help. Thanks for being a loyal [COMPANY] customer.

Take care,
[YOUR SIGNATURE]

Bijwerken van een ticketvoortgangssjabloon # 1 (we werken aan uw zaak)


Hi [NAME],

I wanted to update you before the weekend about the status of your [Issue, Ticket ID]. It is currently in progress and is being worked on by our tech support team. We’re prioritizing your request, and I will make sure this issue is resolved as soon as possible.

As a rough estimate, it should be fixed on [ETA]. We’ll keep you updated.

Thanks for your patience!
[YOUR SIGNATURE]

Bijwerken van een ticketvoortgangssjabloon # 2 (we zijn u niet vergeten)


Hi [NAME],

It’s been a while since our last update, but we wanted to reassure you we haven’t forgotten about your issue. It’s been a bit more challenging than the average case but our team of tech gurus is committed to resolving it as soon as possible.

Meanwhile, we will keep you posted on any further updates. Thank you for your patience while we work through this.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Een klant om meer informatie vragen


Hi [NAME],

Thank you for submitting your ticket [Ticket ID] on [Date]. Could you please give us a little more context? When did this issue begin? Has it been occurring consistently, or does it happen on and off? Have you tried any solutions on your own?

These questions will help us find a more personalized solution to your problem.

Looking forward to hearing from you,
[YOUR SIGNATURE]

De klant informeren dat het probleem is opgelost


Hi [NAME],

[AGENT NAME] from [COMPANY] here. Hope you’re doing well!

You’ve reported a problem with [Issue] on [Date]. As promised, I’m circling back to tell you that it has been successfully resolved.

The problem turned out to be more complex than we thought, so it took a little bit longer to get it fixed. But everything should be fine now. Could you confirm that everything is working?

If you have any more questions or come across any other issues, let me know, I’ll be happy to help.

Have a great day,
[YOUR SIGNATURE]

Sjabloon Ticketsluiting


Hi [NAME],

Your [Issue, Ticket ID] has been resolved. Thanks for your patience and time, and we hope our customer support was satisfactory.

If there is anything else we can do for you, please don’t hesitate to reply to this email or call us at (number).

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Ticketsluiting wegens gebrek aan respons


Hi [NAME],

I’m reaching out about your case with us regarding [Case topic]. It’s been [Number] days since we’ve heard from you, so I wanted to let you know that we are going to close this ticket.

You can always reopen it or raise a new ticket if you need any further assistance. Thanks for working with us!

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Een fout toegeven bij het oplossen van problemen


Hi [NAME],

We’re reaching out with an unfortunate update on your request [Ticket ID] dated [Date]. We admit that there was an error on our part, and we’re really sorry about it. The fact that we (explanation of what was done wrong).

We understand that this is an inconvenience, but we’re currently doing our best to sort this out. We are once again extremely sorry for this incident. I will personally inform you of any further updates.

Thank you for your patience and understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Excuses aanbieden voor een bedrijfsbreed probleem


Hi [NAME],

Thank you for reaching out. Unfortunately, we are experiencing technical issues at the moment. Our tech support team is already on it and the service should be up and running in [ETA].

We’ll let you know as soon as we’re back. Our sincere apologies for the inconvenience this may have caused you. Thanks for being patient while we sort this out.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Reageren op een bugrapport


Hi [NAME],

Thank you for reporting [bug]. There seems to be a glitch in the application. We’ve logged this in our bug tracker, please expect a new version with the fix shortly. Our sincere apologies for any inconvenience this may have caused you.

We appreciate your patience,
[YOUR SIGNATURE]

Vervolg sjabloon


Hi [NAME],

You have recently contacted us regarding [Issue], which was [Resolved/Closed]. We’re reaching out to make sure that there have been no related issues since. In case you have any updates, please let us know. We’ll be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Opvolging klantenservice


Hi [NAME],
You’ve recently contacted us about [Issue], which was resolved on [Date]. We would love to hear what you think of our customer service. Please take a moment to review our service by clicking either link below:

Good, I’m satisfied
Bad, I’m unsatisfied

Your feedback is appreciated and will help us improve!

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Vaak gestelde vragen

Waar moet ik op letten bij een ticketsysteem?

Bij het selecteren van een ticketsysteem voor uw bedrijf moet u rekening houden met de volgende functies: Geautomatiseerde ticketdistributie, Prestatierapporten , SLA’s, Klantenportaal, Gamificatie en Integraties.

Waarom zou ik ticketsjablonen gebruiken?

Met ticketsjablonen kunt u tickets sneller beantwoorden. Bovendien helpen ze uw vertegenwoordigers professioneel te blijven.

Wat is een helpdeskticket?

Een helpdeskticket is een registratie van een hulpvraag. Het verzoek kan de vorm hebben van een vraag, een probleemomschrijving of een verzoek om informatie.

Ready to put your ticketing templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.