Hoe schrijft u een verontschuldigingsmail
Leer hoe u een effectieve verontschuldigingsmail schrijft om klantenrelaties te behouden en negatieve ervaringen om te buigen naar positieve. Ontdek tips en sjablonen voor verschillende situaties, zoals leveringsproblemen, facturatiefouten en productkwaliteit. Leer de juiste toon en aanpak voor professioneel verontschuldigen in een e-mail.
Elk bedrijf maakt wel eens fouten. En in de meeste gevallen kan een eenvoudige maar professionele email met excuses de perceptie van een klant ten goede veranderen en u helpen uw relatie met hen te behouden. Ongeacht wat er is gebeurd en wie de fout ook heeft gemaakt, een goed opgestelde, tijdige verontschuldigingsbrief kan een grote bijdrage leveren aan het veranderen van een negatieve klantenervaring in een positieve, terwijl de klantenbinding vergroot en het verloop terugloopt.
Het ASU-rapport onthult zelfs dat een aanzienlijke 60% van de klagers van consumenten meer tevredenheid ervoer wanneer ze niet alleen een terugbetaling ontvingen, maar ook een extra gebaar kregen, zoals een verontschuldiging. Daarentegen toonde slechts 43% van de mensen die alleen hun geld terugkregen tevreden te zijn.
Hieronder vindt u enkele tips over hoe u een efficiënte verontschuldigingsmail aan klanten kunt schrijven, samen met 10 kant-en-klare verontschuldigingsbriefsjablonen die u kunt gebruiken wanneer u moet reageren op een vergelijkbare situatie en namens uw bedrijf uw excuses moet aanbieden.
- Maak het duidelijk dat u uw excuses aanbiedt voor wat er is gebeurd zonder de schuld te verschuiven.
- Neem de fout op u en neem verantwoordelijkheid, zelfs als het niet uw schuld was.
- Erken de negatieve emoties, gevoelens en pijn van de klant.
- Wees transparant en vertel klanten wat er misging en wat het probleem heeft veroorzaakt.
- Geef een duidelijk herstelplan en leg uit wat u zult doen of hebt gedaan om de zaken goed te maken.
- Beschrijf de stappen die u neemt om ervoor te zorgen dat de fout niet opnieuw zal gebeuren.
- Doe een terugbetaling of een andere redelijke compensatieaanbieding, indien dit zinvol is.
- Bewaar enkele veelgebruikte verontschuldigingszinnen, maar zorg ervoor dat u uw verontschuldigingsboodschap indien mogelijk ook persoonlijk maakt.
Of u nu te maken heeft met een overtredende SLA, beschadigde producten, factureringsproblemen, servicestoringen, negatieve klantenondersteuningservaringen, of wat dan ook, met solide verontschuldigingsmailsjablonen bij de hand kunt u snel en uitgebreid reageren wanneer iets niet gaat zoals gepland. Hier zijn 10 verontschuldigingsbriefsjablonen die kunnen dienen als aansporing voor verschillende situaties waarin u uw excuses aan uw klanten moet aanbieden.
Hi [Name],
On behalf of our company, I want to apologize for sending you a defective item.
Our team tries to implement effective quality control for our products, but we failed this time, and we regret that your product slipped past our quality measures. I realize it was frustrating for you and I’m very sorry.
In order to make things right I’d like to propose two solutions:
[Solution 1: for example, full refund]
[Solution 2: for example, replace the product with a new one]
All you have to do is inform me what suits you best and leave the rest up to me.
Thank you for your patience.
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
We’re so sorry about the issues you’ve been having with [product]. We know how frustrating it is when technical issues prevent you from getting your work done.
This was likely caused by a malfunction in our own servers, so we’re actively trying to minimize the possibility of this happening again.
In the meantime, we’re going to give you back this month’s subscription cost as an additional apology.
Thank you for your patience. Don’t hesitate to get in touch if you’d like any help or more
information.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Dear [Name],
I’m so sorry to hear about the poor experience you had with our customer support agent. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.
Our customer support reps have all been trained on how to handle our customers’ issues, including how to escalate problems that they are unable to assist with. However, as a result of this experience, we’ve decided to provide additional training to our entire customer support team to make sure that this won’t happen again.
As an additional apology, we’re sending you a 20% discount for your next order. You can use this code: [CODE]
Thank you for your patience and for bringing the issue to our attention. Let me know If there’s anything else we can do.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Dear [Name],
I want to apologize for our extended downtime yesterday. As stated in our SLAs, our team guarantees 99% uptime every day, and this was one of the few times we failed to uphold our standard. We realize we caused operational problems to you and we are very sorry for that.
This was likely caused by [explaining the reason].
We’ll do our best to make sure this doesn’t happen again. As an additional apology, we are offering [details of your offering].
Thank you for your patience and understanding. As always, if you have any questions or issues, please let us know.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Dear [Name],
Thank you for contacting our customer support and for bringing this issue to our attention. We’re so sorry that you were charged twice for the same product.
This is a terrible mistake caused by a glitch in our billing system, and we’re currently looking into how this could have happened. As soon as we find the bug in our system, we’re going to squash it!
In the meantime, we have refunded you the full amount of one of the charges, including extra charges and tax. Please allow 1-3 business days for the amount to appear back on your credit card.
Getting overcharged is a stressful and frustrating ordeal, and we’re sorry once again to have put you through that. If there are any other issues or questions, please don’t hesitate to contact us.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
[Name],
We blew it!
You may have noticed that our website had trouble today keeping up with the unexpectedly large amount of interest in our [details of promo] sale.
We’re happy to say this has now been fixed – hurrah!
If you had trouble shopping, don’t worry – we have extended our sale until [date]!
Sorry for any inconvenience caused.
[YOUR SIGNATURE]
Excuses emailsjabloon voor leveringsproblemen
[Name],
We just realized that the [type of emails] emails we’ve been sending to you lately might have not gotten through to you on time.
There has been a glitch in our database, but the good news is that it’s all sorted now, so you’ll be kept up-to-date with our exclusive deals and promotions. We’ll also make sure this doesn’t happen again.
We’re very sorry if in the meantime you’ve missed some of our offers. By way of an apology, we’d like to give you [details of your offer].
Thanks for understanding.
[YOUR SIGNATURE]
Dear valued customer,
Due to [reasons], we must recall our [product]. We are very sorry that [product] has slipped past our quality standards.
If you have bought this item, please click below for details of how to return it and receive a full refund (plus a little extra compensation).
We will continue to create the products that our customers love, but with more extensive quality testing to ensure that this situation remains an isolated incident.
We thank you all for your loyalty over these [number] years that we have been in business — we will work hard to not disappoint you in the future. Once again, please accept our apologies for this unpleasant event.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Een verontschuldigingsemail naar een groot aantal klanten
To our valuable [Company name] customers,
As you may already know, at [time] today, we experienced [description of issue], which affected [number] customers. We realize that caused operational problems to many of you and we would like to apologize for that.
Here’s what happened: [details of the problem and status of the resolution].
Our company aims to offer the best possible service to our customers, and we know we’ve let you down. We are taking this incident very seriously and are doing a full analysis on this issue, the root cause, the impact, and how to prevent this from happening again.
As an additional apology, anyone who was affected by this will be able to [details of your offering]. While we understand it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.
Thank you for your patience. If there is anything else our team can do to improve your experience, please don’t hesitate to reply to this email and ask.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Een verontschuldigingsemail ter opvolging
Hello [Name],
I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [details of the issue]. I know we let you down, and I’m sorry once again for that.
So, I’m following up on the solution we provided. Did it help? Could we have done better? Please let us know.
I’d be happy to assist if you have any other questions or concerns.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Nu u weet hoe u zich kunt verontschuldigen voor fouten die u hebt gemaakt, wat dacht u ervan om te leren hoe uw klantenverzoeken beleefd kunt afwijzen?
Discover endless customization opportunities today!
Sign up for our free, 30-day, all-inclusive trial and experience all that LiveAgent has to offer-- including customizable email templates.
Frequently Asked Questions
Hoe verontschuldigt u zich professioneel in een email?
Professionele excuses aanbieden in een email moet worden gedaan door het probleem oprecht te erkennen en verantwoordelijkheid te nemen. Probeer bovendien een mogelijke oplossing te bieden. Wat nog belangrijker is, kopieer en plak geen generieke verontschuldigingen.
Wat zegt u als iemand zich in een email verontschuldigt?
Bedank ze gewoon voor de email en laat weten dat u de verontschuldiging/snelle reactie op prijs stelt.
Wat zijn de stappen om professioneel uw excuses aan te bieden aan uw klant?
1. Neem verantwoordelijkheid voor de fout. 2. Erken dat de fout een probleem was voor uw klant. 3. Excuses. 4. Bied oplossingen om de fout te verhelpen. 5. Doe als blijk van goede trouw iets aardigs voor uw klant.
De lat ligt zo laag – De realiteit van memorabele service | Alex Cabañas | TEDxWilmingtonSalon
Innovatieve oplossingen en strategische communicatie zijn essentieel voor bedrijven om klantgericht te zijn en sterke relaties op te bouwen.
Hoe: Vooraf gedefinieerde antwoorden in LiveAgent
Probeer alle communicatiekanalen uit terwijl uw LiveAgent klaar is. Chat, telefoongesprekken, video-oproepen, contactformulieren, forums, feedback, Twitter.
Hoe klantenbeloningen gebruiken?
Klantenbeloningen en loyaliteitsprogramma's kunnen de binding en verkoop verhogen. Goed opgeleide klantenserviceteams zijn cruciaal voor het behoud van reputatie, loyaliteit en inkomsten. Bedrijven moeten zich proactief aanpassen aan de verwachtingen van consumenten met nieuwe technologieën en een klantgerichte benadering. LiveAgent biedt sjablonen voor e-mailcampagnes gericht op herhalingsaankopen, klantenservice, verkoop follow-ups en verwijzingen. Het opstarten van uw LiveAgent-account wordt alvorens geïnstalleerd.
We appreciate your recent sign up for a LiveAgent.
A message will be sent to your email address containing login details, right after your account is installed.
Try all communication channels while your LiveAgent is ready.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.