Planning van oproepapparaten

Wat is planning van oproepapparaten?

Apparaatplanning is een call center-functie waarmee agenten tijden en datums van oproepbeschikbaarheid kunnen selecteren. Deze functie schakelt de oproepbeschikbaarheid op bepaalde apparaten automatisch in en uit volgens geselecteerde tijden en datums. Met apparaatplanning hoeven klantenondersteuningsagenten hun beschikbaarheid niet handmatig in en uit te schakelen – de functie doet dit automatisch.

Hoe werkt apparaatplanning?

Als LiveAgent-gebruiker kunt u in de app op de Voice Status-opties klikken (het telefoonpictogram in de rechterbovenhoek in LiveAgent) en de functie activeren in de instellingen van een apparaat naar keuze. U kunt indien nodig verschillende aangepaste opties op verschillende apparaten selecteren. Zodra u deze functie activeert, verandert uw oproepbeschikbaarheid automatisch op basis van het gewenste moment van de dag en de datum. Klanten kunnen u buiten de geselecteerde tijden en datums niet per telefoon bereiken. Deze functie werkt voor elk verbonden oproepapparaat dat u kiest – softphone, mobiel apparaat, SIP-telefoon en ander.

Waarom zou u apparaatplanning gebruiken?

Apparaatplanning zorgt voor call center-shifts van agenten, zodat zij hun beschikbaarheid niet handmatig in en uit hoeven te schakelen. Deze functie zorgt automatisch voor agentbeschikbaarheid, zodat zij zich op andere taken kunnen concentreren zonder angst dat agenten hun shifts missen of veel langer doorwerken dan de shift duurt. Apparaatplanning kan helpen verschillende operationele problemen te voorkomen, zoals gemiste oproepen, routering naar niet-beschikbare agenten en meer op basis van individuele specifieke call center-omstandigheden voor klantenservice. Deze functie is ook handig voor agenten met meerdere apparaten voor gebruik op verschillende locaties en onder verschillende omstandigheden.

Waarom is apparaatplanning belangrijk?

Apparaatplanning is belangrijk omdat het call center-beheer in meerdere gevallen kan verbeteren. Ten eerste maakt het het gemakkelijker om klantoproepen te beheren wanneer apparaten in een kantoor toenemen of wanneer meerdere apparaten beschikbaar zijn voor een enkele agent. Klantenserviceagenten met meerdere apparaten kunnen zich veilig voelen omdat zij alleen oproepen ontvangen op het apparaat dat onze planningsfunctie als online instelt. De telefoongesprekken in een hele organisatie worden altijd alleen naar de juiste persoon en alleen naar online agenten gerouteerd.

Belangrijkste voordelen

• Beter agentenbeheer – Het plannen van alle oproepen helpt u uw teams effectiever te beheren, ongeacht de locatie van de agent of oproepapparaat.
• Verbeterde oproeporganisatie – Het organiseren van oproepapparaten helpt agenten op de hoogte te blijven van het verlenen van basisservices zonder fouten zoals het online laten van een oproepapparaat wanneer het offline zou moeten zijn.
• Verbeterd tijdbeheer – Het automatiseren van de schema’s van oproepapparaten stelt agenten in staat zich op telefoongesprekken te concentreren in plaats van hun apparaten te beheren.

Hoe activeer ik de functie voor apparaatplanning?

Het activeren van deze functie is eenvoudig en duurt slechts een paar minuten. Houd er rekening mee dat u een verbonden SIP-apparaat moet hebben om deze functie te kunnen activeren.

Stap 1: Toegang tot Voice Status

Open uw LiveAgent en klik op Voice Status-opties (telefoonpictogram in de rechterbovenhoek).

Stap 2: Selecteer apparaat en maak schema

Selecteer en klik op het SIP-apparaat waarop u apparaatplanning wilt instellen. Klik op de knop “Nieuw plan plannen” onderaan het venster.

Stap 3: Beschikbaarheidstijden configureren

Kies de tijden waarop u het SIP-apparaat de oproepbeschikbaarheid wilt inschakelen en klik onderaan het venster op Opslaan.

Klaar om uw call center-activiteiten te optimaliseren?

Transformeer uw call center met de apparaatplanningsfunctie van LiveAgent. Automatiseer agentbeschikbaarheid, verminder gemiste oproepen en verbeter operationele efficiëntie. Start vandaag uw gratis proefperiode van 30 dagen – geen creditcard vereist.