Contentbeheer versus Kennisbeheer

Het moderne digitale tijdperk dwingt ons om het belang van het benutten van de kracht van informatie te begrijpen. In de context van het beheren van waardevolle gegevens duiken de termen contentbeheer en kennisbeheer vrij regelmatig op. Dit artikel is bedoeld om licht te werpen op hun belangrijkste verschillen en de manieren waarop zij elkaar aanvullen om bedrijfsgroei te stimuleren.

Wat betekent dit in termen van praktisch gebruik? Contentbeheer zorgt ervoor dat de juiste inhoud op het juiste moment bij de juiste mensen beschikbaar is. Dit omvat het creëren, bewerken, organiseren en leveren van inhoud op een manier die efficiënt, effectief en gebruiksvriendelijk is.

Contentbeheer kan een waardevol hulpmiddel zijn voor iedereen die een grote hoeveelheid informatie moet verwerken, of het nu gaat om tekst, afbeeldingen, video’s of andere vormen van gegevens.

Wat is Kennisbeheer?

Kennisbeheer, ook wel bekend als KM, is een meer holistische benadering die betrekking heeft op het creëren, delen, gebruiken en beheren van kennis binnen een organisatie. Het gaat niet alleen om het beheren van inhoud, maar ook om die inhoud te benutten om efficiëntie, productiviteit van werknemers en besluitvorming te verbeteren.

Kennisbeheer is een integraal bedrijfsproces voor organisaties die het meeste uit hun collectieve expertise willen halen. Dit omvat bedrijven maar strekt zich ook uit tot overheidsinstanties, onderzoeksinstellingen en andere organisaties met een kennisgerichte benadering.

Contentbeheer versus Kennisbeheer Vergelijking

Hoewel contentbeheer en kennisbeheer op het eerste gezicht vergelijkbaar lijken, dienen zij verschillende doeleinden en spelen zij unieke rollen in een organisatie. Het begrijpen van hun belangrijkste verschillen is cruciaal voor bedrijven om hun informatie effectief te beheren en deze in te zetten om groei en innovatie te stimuleren.

1. Focus en Doel

Zoals we al hebben vermeld, is de kernverantwoordelijkheid van contentbeheer het creëren, organiseren en publiceren van digitale inhoud. Het streeft ernaar contentcreatie processen te stroomlijnen, waarbij consistentie en toegankelijkheid over verschillende platforms worden gewaarborgd.

Het kennisbeheerkader daarentegen richt zich op het vastleggen, organiseren en delen van kennis binnen een organisatie met behulp van kennisbeheersoftware en interne en externe kennisbases.

De inhoudselementen die vaak in een bedrijfskennisbasis en andere kennisbeheersystemen voorkomen, bevatten handleidingen, logboeken van opgeloste klantenproblemen en technische uitgebreide gidsen. Kennisbeheer streeft ernaar samenwerking te verbeteren, besluitvorming te verbeteren en innovatie te bevorderen door collectieve interne expertise in te zetten.

2. Reikwijdte van Informatie

Contentbeheer, inclusief tekst, afbeeldingen, video’s en ander mediamateriaal, behandelt gestructureerde en ongestructureerde inhoud. Het richt zich op het beheren van inhoud gedurende haar levenscyclus, van creatie tot archivering, met behulp van essentiële tools voor klantenservice op sociale media.

Kennisbeheer omvat een breder scala aan informatie, inclusief expliciete kennis (zoals documenten en databases) en impliciete kennis (zoals ervaring). Het streeft ernaar beide soorten kennis vast te leggen en te verspreiden om de organisatie als geheel ten goede te komen.

3. Informatiestructuur

Contentbeheersystemen organiseren inhoud op basis van vooraf gedefinieerde taxonomieën, categorieën of tags. Het zorgt ervoor dat inhoud gemakkelijk doorzoekbaar en toegankelijk is voor gebruikers.

Kennisbeheersoftware richt zich op het vastleggen en structureren van collectieve kennis om de context en relaties ervan weer te geven. Zij gebruiken technieken zoals kennisgrafieken, ontologieën en semantische netwerken om moeiteloos kennisopvraging van één platform te vergemakkelijken.

4. Gebruikersrollen en Bijdragen

Contentbeheer omvat rollen zoals contentmakers, redacteuren en uitgevers. Elk van deze rollen draagt bij aan contentcreatie en onderhoud. Ondertussen zijn gebruikers primair degenen die de inhoud consumeren.

Kennisbeheer daarentegen beschouwt elk lid van een organisatie als een bezit met kennis om bij te dragen. Deze benadering moedigt actieve deelname van alle werknemers aan, ongeacht hun specifieke rollen. Het kennisbeheersproces benadrukt kennisdeling, samenwerking en collectief leren.

5. Workflow en Samenwerking

Enterprise contentbeheersystemen bevatten vaak workflowfuncties om contentcreatie, review- en goedkeuringsprocedures te vergemakkelijken. Samenwerking is doorgaans beperkt tot contentcreatie en bewerking.

Kennisbeheersystemen daarentegen geven prioriteit aan samenwerking en bevorderen een cultuur van kennisdeling en verspreiding. Zij bieden tools voor gezamenlijk schrijven, discussiefora en sociale netwerken om actieve deelname aan te moedigen.

6. Contextualisering en Relevantie

Als het gaat om contentbeheer, richt het zich op het leveren van relevante inhoud aan gebruikers op basis van vooraf gedefinieerde criteria, zoals zoekopdrachten of gebruikersvoorkeuren. Het streeft ernaar potentiële klanten gepersonaliseerde ervaringen te bieden en contentlevering te optimaliseren.

Kennisbeheer zorgt ervoor dat informatie in interne kennisbases relevant en toepasbaar is op specifieke situaties. Het maakt gebruik van praktijkervaring om handleidingen en ander nuttig materiaal voor de hele organisatie te bieden.

7. Langetermijnwaarde en Leren

Contentbeheer richt zich primair op het leveren van informatie aan gebruikers in het heden. Hoewel inhoud kan worden gearchiveerd, is de langetermijnwaarde ervan vaak beperkt tot historische referentie.

Kennisbeheersystemen daarentegen streven ernaar bedrijfskennis vast te leggen en te behouden, waardoor de langetermijnwaarde ervan wordt gewaarborgd. Zij bevorderen continu leren, waardoor werknemers kunnen voortbouwen op bestaande kennis en het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden.

8. Toepasselijke Tools

Bij het bespreken van contentbeheer, komen tools zoals WordPress in gedachten. Zo’n oplossing is een vlaggenschip contentbeheertool waarmee gebruikers inhoud kunnen creëren, beheren, opslaan en publiceren op verschillende websites.

Aan de andere kant, als het gaat om kennisbeheersoftware, kunnen we spreken over LiveAgent’s externe en interne kennisbasisbuilder of zelfs Confluence. LiveAgent is meer een robuuste en goed afgeronde oplossing, maar beide kennisbeheersoftwaresystemen vergemakkelijken interne samenwerking, documentatie en projectbeheer.

Contentbeheer versus Kennisbeheer Voorbeelden

Om de theorie in praktijk om te zetten, laten we het hebben over enkele praktijkvoorbeelden van contentbeheer en kennisbeheer die je misschien al bent tegengekomen.

Wikipedia

Wikipedia is een uitstekend voorbeeld van zowel kennisbeheer als contentbeheer. Het is een samenwerkingsplatform waar gebruikers kennisartikelen en inhoud over verschillende onderwerpen bijdragen.

Het platform gebruikt contentbeheer om artikelen te organiseren en categoriseren, zodat informatie op een gestructureerde en toegankelijke manier wordt gepresenteerd.

Adobe

Adobe biedt creatieve software en marketingoplossingen. Zij gebruiken kennisbeheer om samenwerking tussen werknemers wereldwijd mogelijk te maken, waarbij expertise en inzichten worden gedeeld.

Contentbeheer is ook essentieel voor Adobe’s marketingplatformen, waar zij inhoud beheren en distribueren naar verschillende kanalen, waardoor consistente berichten en merkrepresentatie worden gewaarborgd.

Heb je Contentbeheer of Kennisbeheer Nodig?

Idealiter zou een bloeiend bedrijf beide moeten gebruiken. In het huidige landschap is het creëren, organiseren, opslaan en leveren van informatie enigszins een kunst geworden. Daarom profiteren de meeste bedrijven ervan om een betrouwbare contentbeheer- en kennisbeheerstrategie in plaats te hebben.

Contentbeheer kan je het volgende brengen:

• Gestroomlijnde informatieflow: Zowel contentbeheer- als kennisbeheersystemen zorgen voor een soepele informatieflow binnen de organisatie. Dit helpt redundantie te verminderen en efficiëntie te verbeteren.
• Verbeterde samenwerking: Deze systemen bevorderen samenwerking tussen werknemers door een platform te bieden om informatie gemakkelijk te delen en te openen.
• Consistente berichten: Contentbeheer zorgt ervoor dat de berichten van het bedrijf consistent zijn op alle platforms, wat cruciaal is voor het behoud van merkidentiteit.
• Kostenefficiëntie: Zij helpen operationele kosten te verminderen door verschillende taken met betrekking tot contentcreatie, distributie en opslag te automatiseren.
• Naleving van regelgeving: Contentbeheersystemen helpen bij het bijhouden van records en documenten volgens regelgevingsvereisten, waardoor het risico op niet-naleving wordt verminderd.
• Klanttevredenheid: Door nauwkeurige en tijdige informatie te verstrekken, helpen deze systemen klantenservice en tevredenheid te verbeteren.
• Schaalbaarheid: Beide systemen zijn schaalbaar en kunnen groeien met het bedrijf, zodat de informatiebeheersbehoeften van het bedrijf altijd worden ingevuld.

Kennisbeheer kan je het volgende brengen:

• Verbeterde besluitvorming: Zij bieden nauwkeurige, actuele en uitgebreide informatie, wat helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
• Kennisbehoud: Kennisbeheer helpt bij het behouden van de waardevolle kennis van werknemers, die verloren kan gaan wanneer zij de organisatie verlaten.
• Verhoogde productiviteit: Door gemakkelijke toegang tot informatie te bieden en de tijd die aan het zoeken naar gegevens wordt besteed te verminderen, verhogen deze systemen de algehele productiviteit.
• Concurrentievoordeel: Kennisbeheer helpt bij het behalen van een concurrentievoordeel door de collectieve kennis en expertise van de organisatie in te zetten.
• Innovatie: Kennisbeheer bevordert innovatie door het delen van ideeën en best practices binnen de organisatie aan te moedigen.
• Risicobeheer: Zij helpen risico’s te identificeren en te beheren door een uitgebreid overzicht van de kennis en inhoud van de organisatie te bieden.

Wat zijn de Soorten Contentbeheer- en Kennisbeheersystemen?

Hier zijn de verschillende soorten contentbeheer- en kennisbeheersystemen:

Contentbeheersystemen:

Webcontentbeheersysteem (WCMS): Deze systemen worden gebruikt om inhoud op websites te beheren en publiceren. Zij stellen gebruikers in staat digitale inhoud te creëren, bewerken, organiseren en publiceren zonder technische expertise nodig te hebben. De meest gebruikte voorbeelden zijn WordPress, Joomla en Drupal.

Enterprise Contentbeheersysteem (ECM): Deze systemen zijn ontworpen om ongestructureerde informatie van een organisatie te beheren, inclusief documenten, afbeeldingen, video’s en andere digitale assets. Enkele voorbeelden zijn SharePoint, OpenText Content Suite en Documentum.

Documentbeheersysteem (DMS): Dit type contentbeheer richt zich specifiek op het beheren van documenten gedurende hun levenscyclus. Enkele opmerkelijke voorbeelden zijn M-Files, Alfresco en LogicalDOC.

Digitaal Asset Management Systeem (DAM): DAM-systemen worden gebruikt om digitale assets zoals afbeeldingen, video’s, audiobestanden en ander mediamateriaal op te slaan, te organiseren en te beheren. Zij bieden tools voor metagegevensbeheer, asset-tagging en gemakkelijk ophalen. De meest voorkomende zijn Widen Collective, Bynder en Adobe Experience Manager Assets.

Leerbeheersysteem (LMS): Hoewel primair gebruikt voor e-learning en training, beheren en leveren deze platforms ook inhoud. Je kunt LMS-tools herkennen zoals Moodle, Canvas en Blackboard.

Kennisbeheersystemen:

Enterprise Kennisbeheersysteem: Deze systemen richten zich op het verzamelen, organiseren en delen van kennis binnen een organisatie. Zij bevatten functies zoals documentdeling, expertdirectories, discussiefora en best practices repositories. Enkele praktijkvoorbeelden zijn Confluence, IBM Watson Knowledge Center en Bloomfir.

Samenwerkend Kennisbeheersysteem: Deze systemen benadrukken samenwerking en informatiedeling tussen teamleden. Zij bevatten vaak functies zoals wiki’s, blogs, discussieborden en real-time samenwerkingstools. De meest opmerkelijke softwareoplossingen zijn LiveAgent, MediaWiki en Tiki Wiki.

Expertise Locatie Systeem: Deze kennisbeheersoftware helpt gebruikers experts binnen een organisatie te vinden op basis van hun vaardigheden, kennisgebieden en ervaring. Zij helpen individuen die informatie nodig hebben met degenen die relevante expertise bezitten te verbinden. Praktijkvoorbeelden van expertise locatie kennisbeheersoftware zijn Swoop, Talla en ProFinda.

Content Curation Systeem: Dit type KMS helpt relevante informatie uit verschillende bronnen te selecteren, organiseren en presenteren. Het is vooral nuttig voor het creëren van kennisbases, nieuwsbrieven of resourcebibliotheken. Je kunt content curation systemen herkennen zoals Scoop.it, Flipboard en Pearltrees.

Semantisch Kennisbeheersysteem: Deze systemen gebruiken semantische technologieën om kennis vast te leggen en te organiseren op basis van de relaties tussen concepten. Zij verbeteren zoeknauwkeurigheid en maken beter contextueel begrip van de informatie mogelijk. Opmerkelijke voorbeelden zijn PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant en Synaptica.

Case-based Reasoning Systeem: Dit type KMS slaat oplossingen voor eerdere problemen of zaken op en haalt deze op. Het helpt gebruikers relevante oplossingen te vinden door huidige problemen aan vergelijkbare zaken uit het verleden te koppelen. Tools die je in deze categorie kunt vinden zijn Coveo, IntraFind en Primedius.

Innovatiebeheer Systeem: Deze systemen bevorderen ideëndeling, samenwerking en innovatie binnen een organisatie. Zij bevatten vaak tools voor het verzamelen van ideeën, het evalueren ervan en het implementeren van de meest veelbelovende. Vaak gebruikte innovatiebeheer tools zijn Spigit, IdeaScale en Brightidea.

Onthoud dat deze categorieën elkaar kunnen overlappen en dat sommige systemen functies uit meerdere soorten kunnen bevatten.

Kunnen Deze Systemen met Elkaar Integreren?

Om de vraag eenvoudig te beantwoorden: ja, dat kunnen zij. Door beide systemen te integreren, kun je een meer uitgebreide en effectieve oplossing creëren voor het beheren van zowel inhoud als kennis binnen een organisatie. Om zo’n integratie te bereiken, moet je systemen selecteren die compatibel zijn en API’s of andere middelen bieden om verbinding en communicatie tussen de twee systemen tot stand te brengen.

Hebben Bedrijven Zowel Contentbeheer- als Kennisbeheersystemen Nodig?

Een ander eenvoudig antwoord is ja. In veel gevallen stellen bedrijven vast dat het integreren van beide systemen hun algehele informatiebeheerstrategie kan verbeteren. Hoewel het afhangt van de grootte van een organisatie en de aard van de activiteiten, creëert het combineren van contentbeheer- en kennisbeheerstrategie een meer holistische benadering van het beheren van bedrijfsgegevens.