Geautomatiseerde belsystemen

Bedrijven kunnen een automatische beldienst gebruiken om een vooraf opgenomen spraakbericht naar duizenden leads en prospects te sturen voor kwalificatie- of verkoopdoeleinden. Ze kunnen zelfs een herinneringsbericht voor een evenement of een noodbericht naar hun volledige contactlijst sturen, inclusief teamleden.

Bovendien helpen geautomatiseerde telefoonystemen bedrijven relevante antwoordapparaatberichten af te spelen naar klantenondersteuningsoproepen.

Hoe werkt een geautomatiseerd belsysteem?

Een geautomatiseerd belsysteem werkt zowel als een inkomend belsysteem als een geautomatiseerd uitgaand belbeheerssysteem.

Inkomende belsystemen stellen u in staat om een uniek audiobericht op te nemen voor verschillende klantenproblemen, zodat elke beller uit uw menuopties kan kiezen en een specifiek probleem kan oplossen. Ze kunnen ervoor kiezen om oproepen naar beschikbare agenten door te sturen als een bepaald bericht het probleem niet oplost. Bovendien bieden sommige systemen een automatische terugbeloptie, waarmee klanten kunnen verzoeken om later door een agent te worden teruggebeld.

Bovendien kunt u deze automatische belsystemen gebruiken om een vooraf opgenomen bericht naar iedereen in uw contactlijst te sturen zonder dat uw agenten hen bellen.

Hier is hoe automatische telefoonmenusystemen werken:

• Ze spelen een opgenomen bericht af wanneer een klant het lokale of gratis nummer van een bedrijf belt.
• De klant kan een geschikt menuoptie kiezen door een corresponderend nummer in te toetsen voor het oplossen van het probleem of het krijgen van ondersteuning van een live agent.
• Sommige bevatten interactieve spraakresponssystemen waarmee klanten het probleem kunnen uitspreken in plaats van op een knop te drukken.
• Uitgaande oproepen werken andersom. Het geautomatiseerde berichtensysteem voert een oproep uit en speelt ofwel een opgenomen bericht af, ofwel verbindt de ontvanger met een agent zodra het een stem detecteert. Anders gebruikt het de functie “Automatisch bericht op voicemail achterlaten”.

Deze aangepaste telefoonmenusystemen ondersteunen verschillende integraties van derden. U kunt bijvoorbeeld uw systeem integreren met CRM-software (Customer Relationship Management) om uw leads in te delen, te scoren en bij te houden.

Wat zijn de functies van geautomatiseerde belsystemen?

De meest opvallende functies van geautomatiseerde belsystemen zijn:

• Aanpasbare beller-ID’s – Na verificatie van een geldig telefoonnummer kunt u uw beller-ID aanpassen zodat uw klanten weten wie hen belt.
• Aangepaste bedrijfsgroet – U kunt elke beller welkom heten met een aangepast bericht.
• Bulkspraakberichtenuitzending – Deze agentloze belsystemen stellen bedrijfseigenaren in staat om gelijktijdige oproepen naar een volledige contactlijst te voeren.
• Oproepen inplannen – Bedrijven kunnen een specifieke datum en tijd voor elke uitgaande oproep instellen.
• Voicemaildetectie – Als een antwoordapparaat of voicemailservice een oproep opneemt, zal een geautomatiseerd belsysteem het bericht na de toon afspelen.
• Voicemail-naar-tekst – Het systeem kan een sms sturen als de ontvanger geen voicemailoptie heeft.
• Geautomatiseerde antwoorddiensten – U kunt berichten opnemen voor het aanpakken van veelvoorkomende klantenproblemen.
• Aanpasbare routeringsregels – U kunt uw oproepen routeren op basis van CRM- of helpdesk-gegevens om automatische leaddistributie te genieten en naadloze klantenondersteuning te bieden. U kunt vaardigheidgebaseerde routering instellen op basis van agentscores of tijdgebaseerde routering gerelateerd aan hun werkuren.
• Realtime analytics – Een live dashboard met realtime monitoring- en rapportagefuncties kan u inzichten geven in de gemiddelde responstijd, agentprestaties en meer.
• Geavanceerde functies – De meeste systemen bieden geavanceerde functies zoals bel opname, videoconferenties, vergaderingopname en transcripties, automatische terugbel, voicemailtranscripties, bel overdracht, polls en enquêtes.

Wat moet u vermijden bij het gebruik van geautomatiseerde belsystemen?

Een slecht menu is een van de ergste dingen die een geautomatiseerd belsysteem kan hebben. Het kan elke beller in een boze klant veranderen en hen doen willen overstappen naar een ander bedrijf.

Uw menu moet beknopt zijn en opties bieden die in verschillende situaties passen. Vermijd lange groeten, verkeerde opties en te veel keuzes die klanten in verwarring kunnen brengen.

Onduidelijke muziek en een onhandige gebruikersinterface kunnen ook de gebruikerservaring verpesten. Uw bellers zouden niet door hoepels moeten springen om de nodige ondersteuning te krijgen, en ze zouden niet naar hetzelfde nummer moeten luisteren terwijl ze in de wacht staan. Als u besluit muziek af te spelen, laat u de bellers hun favoriete nummers kiezen om hun tevredenheid te verbeteren.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van geautomatiseerde belsystemen?

Als u een geautomatiseerd belsysteem gebruikt, geniet u van deze voordelen:

• Tijdsefficiëntie – Geautomatiseerde telefoongesprekken naar een lange lijst met telefoonnummers kunnen kostbare tijd besparen en de efficiëntie en productiviteit van uw agenten verbeteren.
• Kostenbesparing – Dankzij onbeperkt bellen en betaalbare prijzen kunt u geld besparen op uitgaande bellen terwijl u klanten wereldwijd bedient. Geautomatiseerde beantwoording verkort de belijd van uw agenten, wat uw kosten verder verlaagt.
• Verminderde responstijd – Een relevant vooraf opgenomen bericht kan klantenvragen snel beantwoorden.
• Klanttevredenheid – Elke klant kan het gesprek naar een live agent overdragen om complexe problemen op te lossen.
• Lead nurturing – Telefoon ACD stelt u in staat om naadloos vervolgcontact met leads uit te voeren en conversiepercentages en verkoop te verhogen. U kunt een gedetailleerd rapport over elk gesprek genereren en het systeem integreren met apps van derden zoals CRM- of helpdesksoftware.
• Betere teamcommunicatie en samenwerking – Veel systemen bieden teamberichtgeving en interne belfuncties voor gestroomlijnde communicatie en samenwerking. De meeste bieden onbeperkte opslag voor bel opnames, berichten en gedeelde documenten.

Hoeveel kosten geautomatiseerde belsystemen?

Geautomatiseerde belsystemen zijn kosteneffectieve oplossingen die geen hardware- of softwareinstallaties vereisen.

Afhankelijk van de provider kunt u een basisplan krijgen voor ongeveer $20 per gebruiker per maand, maar het kan beperkte mogelijkheden hebben. Sommige providers rekenen bijna $200 per gebruiker/maand voor een geavanceerd plan. Sommigen rekenen maandelijkse minutenkosten, terwijl anderen onbeperkte minuten en sms bieden.

Als u een jaarlijks prijsplan krijgt, kunt u een jaarlijkse prijskorting krijgen. Een volumekorting is ook mogelijk voor veel extra gebruikersaccounts.

LiveAgent kan de meest betaalbare optie zijn. Met een start van $49/agent/maand en 180+ functies is het het meest betaalbare plan dat er is.

Het is een premium, all-inclusive plan dat u naar gebruik betaalt, dus er zijn geen jaarlijkse planopties. Het vereist geen contract of inschrijvingskosten, en u kunt op elk moment upgraden of annuleren en een gratis 30-daagse proefperiode krijgen (geen creditcard vereist) om de functies te verkennen.