Live chat voor onderwijs- en ngo-instellingen

Het vormen van persoonlijke contacten is één van de hoekstenen van onderwijs- en niet-gouvernementele organisaties. Het is afhankelijk van de interesse, reputatie en steun van studenten, donateurs of belanghebbenden.

Digitale communicatie opende een deur naar nieuwe mogelijkheden voor de onboarding, planning en fondsenwervingsstrategie van studenten.

Live chat is een ideaal hulpmiddel voor elke instelling die zijn klantenservice wil moderniseren en langdurige relaties wil aangaan.

Wat is live chat? 

Mocht u zich afvragen wat live chat precies is, dan kunnen we dit opsplitsen in drie essentiële componenten die samen één compleet communicatiekanaal vormen.

• Live chat software
• Live chat tool
• Live chat ondersteuning

Live chatsoftware biedt veel functies die de klantenservice kan gebruiken, waardoor ze een voordeel hebben ten opzichte van andere communicatiekanalen bij het afhandelen van online vragen.

Sluit de chatknop in op uw doelpagina’s, zoals Aanmelden, Veelgestelde vragen of Donaties, en zie de positieve resultaten.

Wat zijn de voordelen van live chat via de telefoon of email?

Laten we eerlijk zijn; telefoon noch email zullen binnenkort verouderd raken. Ze zijn zelfs nog steeds een voorkeurskanaal voor tal van klanten. Daar zijn veel redenen voor, maar het staat buiten kijf dat livechat in populariteit aan het groeien is sinds het een norm werd om internet te gebruiken voor communicatie.

Naarmate de moderne chatsoftware geavanceerder wordt, zijn de voordelen via de telefoon of email duidelijker geworden.

Dus wat zijn die voordelen?

Laten we de top drie eens bekijken.

• De verminderde gemiddelde wachttijd. Zowel telefoon als email vergen een aanzienlijke inspanning van de gebruiker om te communiceren. Dan komt het erop aan in de rij te blijven staan ​​om bij de vertegenwoordiger te komen of te schrijven en te wachten op het antwoord. Live chat is niet alleen direct, maar vertegenwoordigers kunnen ook allerlei noodzakelijke bestanden bijvoegen, zoals onboarding-documenten of overeenkomsten.

• Multitasking. Vertegenwoordigers begrijpen hoe moeilijk het is om te schakelen tussen telefoons of email om hun klanten continu te helpen. Operators van live chat kunnen gemakkelijk meerdere chats afhandelen, zonder hun concentratie te onderbreken om taken op de achtergrond uit te voeren.

Het resultaat? Lagere operationele kosten en hoger rendement op investering, aangezien u geen enorme teams nodig heeft om uw communicatiekanalen te beheren. Een groot voordeel voor zowel EDU- als NGO-instellingen, aangezien ze vaak een krap budget hebben.

• Verlaagd ticketvolume. Overweldigd worden door inkomende oproepen of email is iets dat iedereen die bij de klantenservice werkt maar al te bekend voorkomt. Niet alleen dat, maar het oplossen van vragen per telefoon of email duurt over het algemeen langer. De mogelijkheid hebben om rechtstreeks vanaf de website contact op te nemen met uw ondersteuningsteam.

Dit alles is mogelijk met livechat, aangezien alle communicatie plaatsvindt vanuit het comfort van uw computer terwijl uw potentiële klanten of vaste klanten op uw site rondkijken.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van live chat voor onderwijs- en NGO-instellingen?

De onderwijsinstellingen en non-profitbedrijven hebben de afgelopen jaren aanzienlijke veranderingen doorgemaakt in hun marketing- en servicestrategieën. De belangrijkste drijfveer is technologie. Omdat het gemakkelijker werd om wereldwijd verbinding te maken, groeide ook de interesse van internationale studenten of organisaties.

Live chat voordelen voor onderwijsinstellingen:

• Help studenten bij de aanmeldingen, registraties of andere procedures
• Realtime advies
• Suggesties voor verschillende cursussen
• Versterkt vertrouwen in uw studenteninstelling en haar studentenorganisatie
• Betere betrokkenheid van leerlingen en ouders
• Verhoogde aanmeldingen en inschrijvingen

Live chat-voordelen voor ngo-instellingen:

• Verhoogde betrokkenheid bij donateurs
• Pas de verschillende generatiebenadering aan
• Stabiele donorondersteuning in ruil voor positieve service ervaring
• Het verbeterde begrip tussen uw donateurs en uw organisatie
• Verzameling van gegevens voor uw volgende fondsenwervingsstrategie
• Leid uw donateurs door verschillende stadia van hun besluitvorming, bijvoorbeeld tijdens het donatieproces.

Welke functies van live chat kunnen onderwijs- en NGO-instellingen gebruiken in hun klantenondersteuningsstrategie?

• Algemene inbox

Het is van vitaal belang om de gegevens en profielen van uw individuele of zakelijke donateurs of studenten te bewaren als onderdeel van uw volgende fondsenwervings-, stakeholder- of inschrijvingsstrategie.

• Proactieve chat uitnodiging:

Eén van de meest essentiële en multifunctionele functies, proactieve chatuitnodiging, is een getimed pop-upbericht dat op een website verschijnt als een gepersonaliseerde uitnodiging of introductie.

• Realtime typeweergave

Een optionele maar nuttige functie voor vertegenwoordigers die klanten liever een stap voor zijn. Tijdens het chatgesprek kan de agent observeren wat hij typt en het antwoord voorbereiden voordat de klant op verzenden klikt.

• Standaardantwoorden

Standaardantwoorden stroomlijnen de workflow door gebruik te maken van opgeslagen en vooraf gedefinieerde korte tekstantwoorden op de meest voorkomende vragen.

• Chatverdeling

Chatroutering is essentieel als de chat de juiste afdeling van een relevante faculteit of het campagneprojectteam moet bereiken. Vertegenwoordigers of chatbeheerders kunnen kiezen uit drie vooraf gedefinieerde route-opties om snelle en nauwkeurige communicatie te garanderen:

• Willekeurige opdracht
• Bel naar iedereen
• Maximaal gebruik

• Tags 

Tags kunnen handmatig of automatisch aan specifieke woorden of woordgroepen worden toegevoegd, waardoor een aangepaste workflow voor een individuele vertegenwoordiger wordt gecreëerd.

• Post chatenquête

Staat input en feedback van klanten toe en rangschikt de efficiëntie van de vertegenwoordigers of de algemene tevredenheid over een chatsessie.

• Meertalige chat 

• Video chat 

Gebruik video en chat tegelijkertijd om uw klantenservice een nog persoonlijker tintje te geven. Stel het op dezelfde manier in als de chatknop door de live chatvideoknop op de specifieke pagina’s van uw website te plaatsen.

Wat zijn de richtlijnen en regels van een chatgesprek?

De chatgesprekken variëren, afhankelijk van de situatie, maar sommige protocollen en regels moeten worden gevolgd bij online communicatie.

Kan het uitbesteden van hun klantenondersteuning winst opleveren voor onderwijs- en NGO-instellingen?

Het wordt meer en meer standaard voor een bedrijf of instelling om hun klantenserviceteams uit te besteden.

De belangrijkste drijfveren zijn tijdmanagement, budgetproblemen en werklastverdeling. De meeste onderwijs- en NGO-instellingen hebben geen enorme ondersteuningsteams in dienst of werken de klok rond, dus hun ondersteuningsuren zijn beperkt. Gelukkig bestaan ​​er om die reden gespecialiseerde centra.

Hoe integreert u live chatsoftware in uw website?

Beveiliging

Bescherm de gegevens van uw studenten en donateurs. De gecombineerde beveiligingsfuncties van LiveAgent zullen u geruststellen, wetende dat al hun gegevens veilig en beveiligd zijn.

• BAN IP’s

• Authenticatie in twee stappen

• HTTPS-versleuteling
• Meerdere datacentra
• AVG
• API beveiliging

Kennisbank