Beoordeling van de Microsoft365 emailbeheersoftware

Key takeaways

Aan de slag met de functies van Microsoft365 voor emailbeheersoftware.

Microsoft 365 is een softwarepakket boordevol toepassingen voor kantoorproductiviteit, waaronder software voor emailbeheer. Dit omvat zowel de beroemde Microsoft Outlook-toepassing als Microsoft Exchange (de volledige naam van de laatste is Microsoft Exchange Server), dat een speciale emailoplossing biedt voor bedrijven en scholen die een groter aantal e-mailaccounts moeten verwerken. De basisfunctionaliteit tussen Outlook en Exchange blijft grotendeels hetzelfde wat betreft emailbeheer.

U kunt op meerdere manieren beginnen met email management software. Ten eerste kun je kiezen voor een gratis proefperiode van de gehele Microsoft 365, of direct een plan kopen. Ten tweede kunt u kiezen voor een gratis Outlook account, of alleen het Microsoft Exchange Server plan kopen. Het is aan u om te beslissen welke optie de beste keuze is voor uw situatie.

Het registratieproces is gemakkelijk voor beide opties en u kunt ook effectief beginnen met het gebruik van uw Outlook desktop applicatie. De applicatie wordt automatisch geïnstalleerd op alle computers met Windows en u kunt ook direct uw account aanmaken in plaats van via de webtoepassing.

Voor deze beoordeling heb ik besloten om de webapplicatie te gebruiken. Zodra u toegang hebt tot uw account, wordt u geïntroduceerd in de inbox. Het ontwerp is vrij eenvoudig en strak, en ik heb er geen klachten over. De navigatie is net zo gemakkelijk als in andere emailapplicaties, dus Microsoft 365 en Outlook doen het goed op dit gebied.

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kunt u meer emailaccounts toevoegen aan uw persoonlijke Outlook-inbox, zelfs als u de eenvoudige, gratis versie van Outlook gebruikt. Deze optie is beschikbaar onder de instelling Email synchroniseren, waar u extra “aliassen” voor uw account kunt toevoegen. Als u besluit dit te gebruiken, kunt u vanuit Outlook meerdere emailaccounts beheren. Deze optie is niet alleen beperkt tot Microsoft-emailaccounts; u kunt ook emails van andere providers toevoegen.

Het toevoegen van mailboxen aan uw Microsoft Exchange-account is een beetje anders, maar Microsoft biedt talloze online gidsen als u tijdens dit proces problemen ondervindt. Ik denk echter dat de implementatie vrij eenvoudig is, ongeacht welke oplossing u beslist te gebruiken, dus u hoeft zich geen zorgen te maken over problemen. Voordat we beginnen met het testgedeelte, laten we eens bekijken welke functies u kunt verwachten van Microsoft 365.

Functies voor emailbeheer van Microsoft365

Aangezien Microsoft 365 een zeer uitgebreide oplossing is met meerdere toepassingen, zullen we alleen kijken naar de emailbeheerfuncties van de Outlook-toepassing. Alle apps zijn verbonden met een enkel Microsoft-account, dus sommige functionaliteiten kunnen ook worden toegepast op uw emailgebruik. Microsoft 365 stelt u in staat om een aangepast emailadres te maken, zodat u niet vastzit aan Outlook of Hotmail domeinnamen. U kunt uw bedrijfsnaam toevoegen of het adres op elke gewenste manier aanpassen.

Alle abonnees op Microsoft 365 krijgen geavanceerde emailbeveiliging tegen phishing en malware, evenals emailversleuteling om ervoor te zorgen dat uw vertrouwelijke informatie veilig blijft. Een ander kenmerk is een advertentievrije interface. Zelfs adblockers kunnen deze “functie” niet overtreffen, aangezien Microsoft Outlook de meeste of alle adblockers herkent en de opslagruimte verkleint voor gebruikers die ze gebruiken. Tenslotte krijgt u extra opslagruimte van 50GB voor uw emails en bijlagen. Daarnaast ondersteunt Outlook delen van de Microsoft Office-functionaliteit en neemt deze op in de emailfunctionaliteit. U kunt beter schrijven met verschillende opties voor tekstopmaak of rechtstreeks vanuit uw emailaccount toegang krijgen tot andere Microsoft-apps.

Werken met de emailbeheerfuncties van Microsoft365 software.

Om de emailbeheerfuncties van Microsoft 365 en de functionaliteit van Outlook te testen, heb ik mezelf een paar emails gestuurd om te zien hoe het werkt. Voordat we naar die emails gaan kijken, denk ik dat het belangrijk is om de handleiding voor beginners te vermelden die beschikbaar is in de Outlook web-app. Zodra u uw inbox voor de eerste keer opent, nodigt de app u uit om enkele basisopties uit te proberen om vertrouwd te raken met de functionaliteit. Aangezien ik al bekend ben met Outlook, besloot ik deze handleiding over te slaan, maar ik heb er wel naar gekeken en ik raad nieuwe gebruikers aan om ten minste de eerste vier stappen te doorlopen.

Aangezien de Outlook-applicatie van Microsoft 365 een speciale emailclient is, kunt u een toegewijde inbox verwachten die uw communicatie automatisch verwerkt en sorteert. Alle emails van onbetrouwbare email verzenders worden automatisch doorgestuurd naar de map Ongewenste email, die gemakkelijk toegankelijk is via het linkermenu. Het is fijn om te zien dat Outlook deze map direct onder de hoofd-Inbox plaatst, want het is niet ongewoon dat zelfs emails van betrouwbare verzenders in de verkeerde map terechtkomen, ongeacht welke emailservice u gebruikt.

De selectie van andere emailcategorieën is ook behoorlijk goed; het biedt een compleet overzicht van elk emailtype dat is verzonden of ontvangen. u kunt ook uw eigen mappen maken en uw emailcommunicatie naar eigen inzicht categoriseren. U kunt emails sorteren met behulp van de bovenste werkbalk, die een zeer uitgebreide set tools biedt voor het categoriseren en aanpassen van uw inbox. U kunt bijvoorbeeld emails bovenaan vastzetten, ze als spam markeren, communicatie uitstellen of een veegactie van uw inbox uitvoeren, waarmee alle berichten naar een bepaalde map kunnen worden verplaatst.

Het categoriseren van emails is vrij eenvoudig, net als het schrijven van nieuwe emails of reageren op ontvangen emails. Outlook biedt een handige emaileditor met tal van bewerkings- en opmaakopties. De bewerkingsmogelijkheden zijn op veel manieren vergelijkbaar met het werken met Microsoft Word. Je kunt echt je tekst structureren, belangrijke details markeren, opsommingstekens gebruiken, tabellen toevoegen, afbeeldingen opnemen, toegankelijkheidsopties gebruiken en nog veel meer. Kijk gewoon naar de onderstaande schermafbeelding om te zien wat ik bedoel; het is gewoon geweldig.

Al met al was mijn ervaring met Microsoft 365 en de Outlook emailverwerking volledig positief. Alles werkte zoals bedoeld voor mij en ik ondervond geen moeilijkheden. De emailclient biedt gemakkelijke integratie met verschillende emailadressen, evenals een intuïtieve interface die je gemakkelijk kunt navigeren. De email van Microsoft 365 biedt ook veel aanpassingsopties voor u. U kunt niet alleen het kleurenschema veranderen, maar ook de structuur van uw map aanpassen en uw emailcommunicatie op elke gewenste manier categoriseren. Kort gezegd, het is een geweldig stuk software.

Microsoft 365 emailbeheerfuncties en prijzen.

Microsoft 365 is een uitgebreide oplossing met meerdere abonnementen. Er is een verschil tussen de Family en Microsoft Business licenties. Aangezien we deze beoordeling vooral voor zakelijke gebruikers maken, bekijken we alleen de zakelijke licenties om u een gericht overzicht van functies en prijzen voor elk abonnement te geven. U kunt ook eerst de abonnementen gratis uitproberen en een eenmaandelijkse proefperiode krijgen als u uw kredietkaartinformatie wilt verstrekken. Zelfs het goedkoopste abonnement biedt Outlook-functionaliteit, maar als u de Outlook-desktoptoepassing nodig heeft, wilt u misschien investeren in een duurdere versie. Laten we eens kijken naar andere verschillen.

Microsoft 365 Business Basic

Dit abonnement kost €6 per maand per gebruiker met een jaarabonnement. Dit plan is het goedkoopst en geeft u toegang tot web- en mobiele versies van de Microsoft 365-toepassingen. U kunt chats, oproepen en bijeenkomsten maken met maximaal 300 deelnemers. Bovendien biedt dit plan 1TB cloudopslag per gebruiker, zakelijke email, standaardbeveiliging en altijd telefonische en webondersteuning. Apps zijn onder andere Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint en Exchange.

Microsoft 365 Business Standard

Dit abonnement kost u €12,50 per maand per gebruiker met een jaarabonnement. Het biedt alles van het vorige plan, plus premium functies en desktop-applicaties, makkelijke hosting van webinars, functionaliteiten voor het registreren en rapporteren van deelnemers, en tools voor het beheren van klantenafspraken. De apps in dit abonnement krijgen twee toevoegingen – Access en Publisher alleen voor pc.

Microsoft 365 Business Premium

Dit abonnement kost €22 per maand per gebruiker per jaar in rekening gebracht. Het biedt alles van de vorige twee abonnementen, met extra geavanceerde beveiliging, toegang en gegevensbeheer, en bescherming tegen cyberdreigingen. Het voegt ook twee nieuwe toepassingen toe – Intune en Azure Information Protection.

Microsoft 365 Apps for Business

Dit abonnement kan worden beschouwd als een alternatief, met een belangrijke focus op de applicatie selectie. Het kost €8,25 per maand per gebruiker per jaar. Het biedt desktop versies van Microsoft 365 apps, met alle premium functies. U krijgt 1TB cloudopslag per gebruiker, standaard beveiliging en elk moment telefonische en webondersteuning. Dit abonnement heeft een aangepaste selectie van toepassingen, bestaande uit Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access en Publisher.

Besluit

Er zijn slechts enkele softwareoplossingen beschikbaar die de functionaliteit van Microsoft 365 kunnen overtreffen. Hoewel er verschillende gratis oplossingen beschikbaar zijn, kunnen ze niet concurreren met de functionaliteiten die u kunt krijgen van deze apps. Het goede nieuws is dat Microsoft 365 ook betaalbaar kan zijn, en u kunt veel geld besparen als uw primaire focus alleen emailbeheer is. U kunt zelfs gratis beginnen, dankzij het gratis Outlook-emailaccount en later upgraden. Het biedt goede organisatorische functies en betrouwbare emailmogelijkheden waar u niet mis mee kunt gaan.