Waarom software voor klachtenbeheer gebruiken?

Klachten van klanten zijn een grote uitdaging voor klantenservice die ieder bedrijf moet trotseren. Omdat de interacties met klanten problemen en andere pijnpunten bevatten, is weten hoe er mee om te gaan de sleutel tot succes.

Bedrijven kunnen (en moeten) klachten van klanten behandelen via een gestructureerd proces voor probleemoplossing. Als het lukt om klachten goed af te handelen, kunnen ze veranderen in een opportuniteit voor zaken. Door klachten uitstekend te behandelen, kan je het vertrouwen van de klant terugwinnen en aan hen blijven verkopen. Bovendien kan je met het juiste gereedschap problemen terugleiden naar hun hoofdoorzaak en stappen ontwikkelen om deze problemen in de toekomst te vermijden.

afbeelding persoon 3

Software voor Klachtenbeheer nodig?

LiveAgent is een volledig functionele software voor klachtenbeheer die je team in staat stelt om uitdagende situaties effectief en professioneel af te handelen. Het biedt een alles-in-één helpdeskoplossing die al je communicatiekanalen stroomlijnt – e-mail, live-chat, oproepen en sociale media – in een gedeelde bedrijfsinbox.

Het belang van klachten

Als een klacht van een klant correct afgehandeld wordt, creëert het positieve resultaat een sterke emotionele band met een bedrijf of merk, en zorgt er voor dat de klant steeds terugkeert. Een interessante statistiek die deze bewering ondersteunt is dat mensen bijna 2 keer meer geneigd zijn om met anderen te spreken over een slechte ervaring dan een goede. Bovendien blijkt uit aanvullend onderzoek dat het 12 positieve ervaringen vergt om één enkele slechte ervaring goed te maken.

In staat zijn om een potentieel frustrerende situatie om te zetten in een positieve klanteninteractie is een kritiek onderdeel van klantenservice. Daarvoor is het belangrijk om je personeel uit te rusten met alle tools die ze nodig hebben om in klantenservice uit te blinken.

droef gezicht emoji
vrouw die procedure in kaart brengt op drie posters

Gebruik een software voor klachtenbeheer

Software voor klachtenbeheer wordt gebruikt om met gemak klantenproblemen aan te pakken. Hiermee kunnen klantenservicemedewerkers logs bijhouden van klachten van klanten en stelt het hen in staat om klachten van begin tot einde te categoriseren en op te volgen.

De software gebruikt een variëteit aan criteria om klachten te prioriteren, teamleden te waarschuwen en middelen toe te wijzen voor probleemoplossingen. Het helpt ook om gegevens bij te houden voor toekomstig onderzoek en verdere analyse.

Belangrijkste kenmerken in een oogopslag

Een software voor klachtenbeheer kiezen die bij je bedrijf past kan een tijdrovende taak zijn. Verschillende serviceleveranciers bieden mogelijk totaal verschillende sets van functies en verschillende servicemodellen die zich achter vergelijkbare berichten verbergen. Hoe vind je snel de juiste oplossing?

Er zijn enkele belangrijke zaken die je moet onderzoeken voor je een beslissing neemt. Voor uw gemak hebben we een lijst samengesteld van de belangrijkste functies voor software voor klachtenbeheer die een goede software zou moeten hebben.

Verbind favoriete VoIP provider en contacten

Oplossing met meerdere kanalen

De juiste oplossing voor klachtenbeheer zou je in staat moeten stellen om vlotte en consistente ondersteuning te bieden over alle kanalen (telefoon, live-chat, e-mail, en sociale media)

helpdesk onmogelijk samenwerking via emails

Categoriseren & Prioriteren

Om ervoor te zorgen dat ondersteuningsvertegenwoordigers een groot volume aan klantverzoeken effectief kunnen verwerken zonder daarbij de kwaliteit en snelheid van de oplossing in het gedrang te brengen, gebruiken geavanceerde moderne systemen automatische verdeling en prioriteitstelling op basis van een verscheidenheid aan parameters (bron, onderwerp, categorie en andere)

Integraties prijzen

Gecentraliseerd beheer

Om een vlotte klantenservice-ervaring te bieden is het belangrijk om al je klantendossiers op één plaats te hebben, met de mogelijkheid om alle klantengegevens en communicatie te bekijken en te beheren.

helpdesk geen idee over prestatie team

Trackers en Updates

De klantenondersteuning beheert gemakkelijk de klachten met software die het personeel in staat stelt om problemen met hoge of lage prioriteit van elkaar te onderscheiden, de voortgang van de probleemoplossingen op te volgen en op de hoogte te worden gehouden van eventuele updates of wijzigingen (inclusief slimme waarschuwingen, herinneringen, enz).

Bijkomende voordelen

De juiste oplossing voor klachtenbeheer gebruiken kan bijkomende voordelen opleveren. Sommige onder hen, zoals een verhoogde oplossingsgraad, kunnen bijna onmiddellijk een significante impact op de workflow en productiviteit van medewerkers hebben. Anderen – zoals bruikbare inzichten en een positief merkimago – kunnen beschouwd worden als voordelen op de langere termijn die de strategische zorgen van een bedrijf aanpakken.

cartoonvrouw met twee winkeltassen
vrouw en man brengen een oplossing in kaart op het bord

Verhoogde oplossingsgraad

Als klanten informatie over hun problemen steeds moeten herhalen terwijl ze tussen communicatiekanalen geschakeld worden, kunnen ze gefrustreerd raken. Als je ondersteuningsafdeling echter op één plaats beschikt over alle klantengegevens en communicatie, zijn ze goed uitgerust om de problemen van de klant aan te pakken.

Met software voor klachtenbeheer krijgen klantenservicevertegenwoordigers een bredere kijk op de klacht van de klant en kunnen ze het probleem vanuit de juiste hoek benaderen. Door alle informatie binnen handbereik te hebben weten ze de exacte oorzaak van het probleem en kunnen ze onmiddellijk de voortgang of status controleren nog voor de klant details met hen deelt.

Effectieve samenwerking

Door alle betrokkenen toegang te geven tot een archief voor oplossing van klachten, kunnen mensen uit verschillende teams gemakkelijker met elkaar samenwerken. Door iedereen op één lijn te houden en het personeel samen aan de probleemoplossing te laten werken, zorgt software voor klachtenbeheer ervoor dat de communicatie gecentraliseerd wordt en dat informatie snel en gemakkelijk beschikbaar is.

Sluit Meer
open verslag mx0a

Functionele & bruikbare inzichten

Samen met de stijging van de productiviteit die uit het gebruik van een software voor klachtenbeheer volgt, moet de oplossing een volledig functionerend rapportage en analysepakket moeten bieden. Met deze functies krijgt u een overzicht van de prestaties van uw klantenondersteuning en kom je ook de pijnpunten van het bedrijf te weten. U kunt de verbeteringsprocessen in kaart brengen en de belangrijkste patronen van servicegebruik identificeren.

Sterker bedrijfsimago

Het succesvol oplossen van klachten leidt tot een merkloyaliteit en terugkerende zaken. Maar nog belangrijker, effectieve klantencommunicatie creëert een emotionele band die blijft en een positief imago promoot van het bedrijf, z’n merken en producten. In deze zin resulteert het investeren in een systeem voor klachtenbeheer in een meer geloofwaardige reputatie, verhoogd klantenbehoud en meer mond-tot-mondreclame, wat essentieel is voor het succes van een bedrijf op lange termijn.

undraw val op 1oag
man en vrouw die onderscheiding ontvangen

Wij maken klachtenbeheer gemakkelijk

LiveAgent biedt een volledig functionerende oplossing ontworpen om klachten van klanten effectief op te lossen. Met LiveAgent is je team goed uitgerust om met uitdagende situaties professioneel om te gaan via een vlot en snel proces, verfijnd door geavanceerde communicatietechnologie.

Als je op zoek bent naar de beste software voor klachtenbeheer en zo de beste klantenserviceomgeving in je bedrijf te onderhouden, geef dan LiveAgent een kans. LiveAgent is de meest en hoogst beoordeelde helpdesksoftware voor KMO’s in 2020. Geniet vandaag nog van uw 14-daagse gratis proef en houd zelfs uw meest veeleisende klanten trouw en tevreden. Geen kredietkaart vereist.

Peter Komornik

LiveAgent combineert uitstekende live-chat, ticketing en automatisering die ons in staat stelt om uitzonderlijke ondersteuning aan onze klanten te bieden.

Peter Komornik, CEO
logo slido zwart

Je bent in goede handen!

Weet je wat Huawei, BMW, Yamaha, O en Oxford University gemeen hebben? Je raadt het… LiveAgent!

Probeer het nu gratis Geen kredietkaart vereist

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat u toestemming geeft om cookies te plaatsen zoals beschreven in ons privacy- en cookiebeleid .