10 Klantenondersteuningsregels voor webprofessionals

Dig Deeper

10 Klantenserviceregels voor webprofessionals

Welkom bij deze reis. Vandaag gaan we het hebben over tien klantenserviceregels voor webprofessionals. Regels, waarom regels? Niemand houdt van regels, toch? Vooral Em, de rebel zonder reden, houdt niet van regels. Maar onze regels zijn er om je echt te helpen met je bedrijf en om je te laten groeien. Niet elke webprofessional volgt deze regels en als jij dat doet, zet je jezelf echt apart.

Regel nummer 1: Reageer binnen 24 uur op e-mails van klanten.

Waarom denk je dat dit zo belangrijk is? Het is een indicatie van je klantenservice. Hoe langer je de klant laat wachten, hoe langer hun probleem niet opgelost is en hoe langer ze eraan denken om naar iemand anders te gaan.

Een handige oplossing is om een automatische e-mail te hebben die wordt verzonden naar klanten wanneer ze je e-mailen, waarin staat dat je hun probleem aan het oplossen bent. Dit geeft ze het gevoel dat je ze niet bent vergeten en dat je eraan werkt.

Regel nummer 2: Houd de klant op de hoogte van de voortgang.

Dit is super belangrijk. Gebruik tools zoals Trello of Asana om bij te houden waar je met een project bent. Laat dit ook zichtbaar zijn voor de klant, zodat ze weten dat je eraan werkt en betrokken bent. Dit geeft ze een geruststellend gevoel, zoals toen ik mijn bestelling bij een nieuw bedrijf plaatste en ik precies kon zien waar mijn pakket was en wanneer het zou worden geleverd.

Regel nummer 3: Specificeer de volgende stappen in een aparte sectie.

Maak duidelijk welke acties de klant moet ondernemen, zodat ze dit niet over het hoofd zien. Het is belangrijk om deze stappen vetgedrukt en duidelijk te maken, zodat ze niet worden vergeten.

Regel nummer 4: Houd e-mails kort en bondig.

Een kortere e-mail wordt vaker volledig gelezen door de klant. Let ook op de onderwerpregel, want dit bepaalt of de klant je e-mail opent of niet.

Regel nummer 5: Beantwoord geen e-mails of telefoontjes als je er niet in de juiste gemoedstoestand voor bent.

Soms is het verleidelijk om meteen te reageren, maar het is belangrijk om in de juiste gemoedstoestand te zijn wanneer je contact hebt met de klant. Het is ook essentieel om een goede balans tussen werk en privé te behouden.

Regel nummer 6: Reageer niet op boze e-mails.

Neem de tijd voordat je reageert op een boze e-mail. Schrijf het van je af en laat het even rusten. Je wilt niet in dezelfde boze toon reageren.

Regel nummer 7: Bied voortdurende ondersteuning of onderhoud aan je klanten.

Als je websites bouwt, bied dan bijvoorbeeld onderhoudsplannen aan. Als je een grafisch ontwerper bent, bied dan aan om logo's aan te passen of inhoud te maken voor sociale media. Dit zorgt voor terugkerende inkomsten en klantenbinding.

Regel nummer 8: Stel een mogelijkheid voor de klant in om een belafspraak te plannen.

Zorg ervoor dat klanten niet alleen afhankelijk zijn van e-mail. Geef ze de mogelijkheid om een belafspraak met je in te plannen.

Regel nummer 9: Neem de schuld voor fouten op je.

Als een klant klaagt, neem dan de verantwoordelijkheid op je en zorg ervoor dat je dit oplost. Klanten waarderen het wanneer je verantwoordelijkheid neemt.

Regel nummer 10: Blijf vriendelijk en beleefd, zelfs als de klant boos is.

Blijf altijd professioneel en beleefd, zelfs als de klant ontevreden is. Laat je niet meeslepen in hun boosheid.

Gerelateerde artikels

Actieve luistervaardigheden

Actief luisteren is essentieel in klantenservice. Het helpt vertegenwoordigers om de behoeften en zorgen van klanten effectief aan te pakken. Dit bevordert vertrouwen, tevredenheid en merkloyaliteit.

Innovatie & Strategie rondom de klantenervaring

Word een partner bij ons en maak gebruik van onze klantenservicesoftware, VoIP-telefoonsystemen en meer. Ontvang het laatste nieuws en kortingen.

Klantenondersteuningstaal – 7 uitdrukkingen om niet te gebruiken in de klantenondersteuning

Klantenervaring verbeteren met empathie en innovatieve oplossingen. Effectieve communicatie en luisteren naar klanten essentieel. Medewerkersbetrokkenheid cruciaal voor positieve werkculturen.

Hoe maakt u contactformulieren aan in LiveAgent

LiveAgent is een klantenservicesoftware die een breed scala aan functies biedt, zoals e-mailbeheer, live chat, telefonische ondersteuning en sociale media-integratie. Met LiveAgent kunt u alle communicatiekanalen beheren en uw klanten de beste ondersteuning bieden.