Klantenvertegenwoordiger

Wie is een klantenvertegenwoordiger?

De klantenvertegenwoordiger is een medewerker die namens een organisatie interactie heeft met de klanten van het bedrijf. Vertegenwoordigers van de klant vertegenwoordigen het bedrijf, zijn producten of zijn diensten.

Wanneer de klant belt / schrijft, lossen ze hun vragen, verzoeken of klachten op. Klanten kunnen contact opnemen met vertegenwoordigers via telefoon, email, live chat of andere kanalen.

Klantenvertegenwoordigers krijgen een goede opleiding. Maar ze moeten wel een aantal belangrijke vaardigheden hebben (bijvoorbeeld spreken, luisteren). Ze spelen een zeer belangrijke functie in elk bedrijf – ze zijnde stem van het bedrijf.

Wat doet een medewerker van de klantenservice?

• reageert op klachten van klanten
• geeft kennis/informatie
• communiceert met klanten via meerdere kanalen
• helpt bij annuleringen, terugbetalingen of uitwisselingen
• beantwoordt vragen van klanten

Hoe kan klantenservicesoftware klantenvertegenwoordigers helpen?

Hier zijn een paar voordelen:

• mogelijkheid om alle vragen van klanten vanuit één interface af te handelen
• snellere responstijd
• georganiseerde tickets naar de juiste afdelingen
• alle klantengegevens in één systeem

Klantenservicesoftware, zoals LiveAgent combineert een uitstekende live chat, ticketing en automatisering waarmee u uitzonderlijke ondersteuning kunt bieden aan uw klanten.

Hoe wordt u een medewerker van de klantenservice?

Er zijn meestal geen specifieke kwalificaties voor een vertegenwoordiger van een eerste klant. Hoewel het hebben van een middelbare schooldiploma in de meeste bedrijven een noodzaak is, zijn er belangrijkere factoren die een rol spelen in het wervingsproces. Er zijn bepaalde natuurlijke vaardigheden waar recruiters meestal naar zoeken. De belangrijkste zijn uw communicatieve vaardigheden.

Maar laten we het een beetje meer opsplitsen. Er zijn 2 belangrijke vaardigheidscategorieën die elke klantenservice-agent zou moeten hebben. De eerste en belangrijkste is zachte vaardigheden. De tweede belangrijke vaardigheden zijn technisch. Wat het bedrijf u kan leren is de technische kant van het product/de diensten. Toch kunnen ze u geen zachte vaardigheden leren. Elke klant/situatie is uniek. Het begrijpen van de klant of de situatie moet dus intuïtief zijn.

Zoals we al zeiden, is er een technische kant van de job die zal worden onderwezen. Meestal in een vorm van training. De training omvat meestal kennis over producten/diensten, het bedrijf, interne programma’s en meer. Het kan een paar weken duren, hoewel het in sommige bedrijven tot een paar maanden kan duren.

Het belangrijkste aspect van de training is meevolgen. Luisteren/leren van volleerde klantenvertegenwoordigers is in het begin een nuttige tactiek. Maar de job begint meestal halverwege de opleiding, dus u leert voortdurend bij.

Het bedrijf probeert u meestal de “gemakkelijke” klanten te geven. Toch is er geen manier om te voorspellen welke klant een nieuwe medewerker gaat krijgen. Maar maak u geen zorgen, u hebt supervisors om u heen die u bij elke stap helpen. Na de training kunt u hulp zoeken bij een senior klantenvertegenwoordiger of een manager.

Na het afronden van de training is het leergedeelte nog niet voorbij. U leert voortdurend bij. Er zijn altijd allerlei unieke situaties. Maar zelfs na een tijdje kunt u nog extra training krijgen over producten of nieuwe procedures. Er is altijd ruimte voor verbetering.