Functies voor tijdrapporten
Het tijdvolgingsprogramma van LiveAgent verhoogt de productiviteit van het team door de tijd voor kaartafhandeling te controleren en inzichten te bieden voor wo...
2 min lezen
Reporting
Analytics
+2
Wat is tijdregistratie?
Een tijdregistratieprogramma registreert de hoeveelheid tijd die u aan taken of projecten besteedt. Tijdregistratieprogramma’s worden in alle sectoren gebruikt, maar worden vooral gebruikt door mensen die op uurbasis worden betaald (zoals supportagenten).
Waarom moet u werktijd registreren?
Het registreren van werktijd is belangrijk omdat het u een overzicht geeft van zowel uw als de prestaties van uw team:
- Prestaties
- Algehele productiviteit
- Efficiëntie
- Taakvolume
Met tijdregistratieprogramma’s kunt u gemakkelijk bepalen of u en uw team zich op het oplossen van de juiste problemen concentreren. Vaak kunnen tijdregistratieprogramma’s aantonen dat veel taken die veel tijd in beslag nemen, kunnen worden vereenvoudigd of geautomatiseerd.
Als u bijvoorbeeld ziet dat uw supportagenten veel tijd besteden aan het beantwoorden van dezelfde soorten vragen, kan het nuttig zijn om vooraf ingestelde antwoordsjablonen of standaardantwoorden te maken.
Bovendien, als u ziet dat sommige agenten veel te lang nodig hebben om basistaken uit te voeren, kan dit een indicatie zijn dat zij onproductief zijn en tijd willen rekken om meer uren te krijgen. Dit is natuurlijk te voorkomen door het gemiddelde omlooptijd van uw team te kennen.
Hoe kunt u het tijdregistratieprogramma in LiveAgent gebruiken?
Het ingebouwde tijdregistratieprogramma van LiveAgent volgt de tijd die uw supportagenten besteden aan het oplossen van tickets van contactformulieren, e-mail, sociale media, inzendingen via klantportaal, live chats en oproepen.
Hoe werkt het tijdregistratieprogramma van LiveAgent?
Wanneer de functie is ingeschakeld, volgt het automatisch hoeveel tijd elke agent aan het oplossen van afzonderlijke tickets heeft besteed. Houd er rekening mee dat het systeem alleen de tijd volgt wanneer een agent actief aan een ticket werkt. Dit betekent dat het ticket moet zijn:
- Geopend door een agent
- Bekeken door een agent
- Waaraan door een agent wordt gewerkt (de agent moet typen, klikken of op zijn minst hun muis bewegen)
Als de agent langer dan 30 seconden inactief is, stopt de tijdregistratie. Bovendien stopt de registratie ook als de agent naar een ander ticket of naar een ander browsertabblad of toepassing schakelt. Als uw agenten vaak in verschillende tabbladen/toepassingen werken, kan het het beste zijn om handmatige invoer van uw agenten af te dwingen. In dat geval kunt u een instelling inschakelen die uw agenten dwingt om handmatig de hoeveelheid tijd in te dienen die zij aan het oplossen van elk ticket hebben besteed.
Hoe stelt u tijdregistratie in LiveAgent in
- Meld u aan bij LiveAgent.
- Klik op Configuratie (tandwielpictogram in de linkermenu).
- Klik op Systeem.
- Klik op Plug-ins.
- Zoek de Tijdregistratie-plug-in en klik op de knop Activeren.
- Het systeem vraagt u om bevestiging. Klik op Ja.
- Het systeem vraagt u om nog een bevestiging om de LiveAgent-toepassing opnieuw te laden. Klik op Ja.
- Zodra u ziet dat de plug-in groen is (zoals hieronder weergegeven), is deze succesvol ingeschakeld.
- Klik opnieuw op Configuratie.
- Klik op Systeem.
- Klik op Tijdregistratie.
- Als u uw agenten wilt dwingen om hun werktijd voor elk ticket handmatig in te voeren (zoals hieronder weergegeven), klikt u op het selectievakje en klikt u op Opslaan.
Tijdregistratie en rapportage
Het kunnen genereren en bestuderen van rapporten uit uw ticketingsysteem voor klantenservice is cruciaal voor elk klantgericht bedrijf. Als u alle tijdrapporten wilt bekijken die het ondersteuningsticketingsysteem heeft bijgehouden en uw agenten hebben ingediend, kunt u op Rapporten (in de linkermenu) klikken en Tijdrapport selecteren.
U kunt uw rapport filteren op basis van een specifiek tijdsbereik, op basis van agent, ticket, klant, bedrijf, rapportdatum, factureringsdatum en invoertype (handmatig, automatisch). U kunt ook alle tijdrapporten naar een CSV-bestand exporteren om het gemakkelijker te maken om met het hoger management te delen.
Als u of uw agenten uw werktijd niet als gefactureerd hebben gemarkeerd met behulp van handmatige invoer, kunt u dit hier doen door op Bewerken te klikken. Dit is vooral nuttig als u uw klanten voor de ondersteuning die u biedt in rekening brengt.
Voordelen van tijdregistratie
Verbeterde productiviteit en efficiëntie
Tijdregistratie is een geweldig hulpmiddel voor het verbeteren van de productiviteit en efficiëntie van agenten. Het verzamelen van gegevens op deze manier kan u helpen om bruikbare inzichten te creëren voor het verbeteren van ondersteuningsprocessen via automatiseringsregels of integraties. Het kan u ook helpen agenten te identificeren die meer training nodig hebben. Het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit van agenten is belangrijk omdat hoe productiever uw werknemers zijn, hoe meer tijd en geld u bespaart. Werknemerproductiviteit beïnvloedt ook klanttevredenheid en verloop.
Als uw agenten tickets relatief snel kunnen afhandelen, zullen uw klanten tevreden zijn met uw service (omdat niemand graag op reacties of probleemoplossing wacht).
LiveAgent combineert uitstekende live chat, ticketing en automatisering waarmee we uitzonderlijke ondersteuning aan onze klanten kunnen bieden.Peter Komornik, CEO at Slido
Verantwoordelijkheid voor prestaties
Het ter verantwoording roepen van uw werknemers is belangrijk, en tijdregistratieprogramma’s kunnen u daarbij helpen. Als sommige agenten een belachelijk lange tijd nodig hebben om gemakkelijke vragen/tickets te beantwoorden, weet u dat u met hen moet spreken over hun prestaties. Als u daarentegen ziet dat sommige van uw agenten op tickets reageren, maar veel negatieve beoordelingen en feedback van klanten hebben, kan dit een indicatie zijn dat zij zich niet concentreren op het grondig beantwoorden van tickets en gewoon willen ’ervan af zijn". Daarom kunnen tijdregistratieprogramma’s u inzichten geven in de prestaties van uw werknemers.
Een evenwichtige werkbelasting voor uw agenten
Last but not least kunnen tijdregistratieprogramma’s u helpen een evenwichtige workflow voor uw agenten te creëren. Omdat elke agent een ander werkritme heeft, kunt u hun prestatierapporten in de loop van de tijd bestuderen en het aantal inkomende oproepen/chats aanpassen dat zij prioriteit krijgen.
Sommige agenten gedijen in een snellopende omgeving met een hoge ticketlast, terwijl anderen gestrest raken en instorten. Het is belangrijk om de werkstijlen van uw agent te kennen en dienovereenkomstig aan te passen.
Kennisbank-resources
Als u meer wilt weten over tijdregistratie en gerelateerde onderwerpen, raadpleegt u onze kennisbank-resources:
- Hoe stelt u tijdregistratie in
- Integratie van Clockify (extern tijdregistratieprogramma)
- Meer informatie over prestatierapporten
- Meer informatie over agentrapportages
- Meer informatie over beschikbaarheidsrapporten
Klaar om de werktijd van agenten bij te gaan houden?
Volg de werktijd van agenten gemakkelijk. Meld u aan voor onze gratis 30-daagse proefperiode en zie hoe gemakkelijk het is. Start vandaag nog uw 30-daagse gratis proefperiode . Geen creditcard vereist.
