Ontdek tips en sjablonen voor het professioneel beginnen van e-mails met passende groeten en openingszinnen voor verschillende zakelijke contexten. Verbeter uw eerste indruk en communicatie-efficiëntie met LiveAgent’s gidsen en sjablonen.
Met meer dan 300 miljard e-mails die dagelijks worden verzonden en ontvangen, is e-mail een essentieel communicatiemiddel. Uitzoeken hoe u een zakelijke e-mail op een professionele manier begint – vooral wanneer u aan iemand schrijft die u niet kent – kan een uitdaging zijn voor marketeers, verkopers en klantenservicemedewerkers.
In feite kan de manier waarop u uw e-mail begint het verschil maken tussen dat uw ontvanger de e-mail meteen sluit (en verwijdert) of verder leest. Het volgende artikel biedt enkele tips over hoe u een e-mail begint, samen met enkele van de meest voorkomende e-mailgroeten en e-mailstarters die u in uw zakelijke correspondentie kunt gebruiken. Van overgangse-mails tot netwerke-mails, het hebben van de juiste sjabloon bij de hand kan een zegen zijn. We hebben u ook gedekt als u sjablonen voor zakelijke e-mailsluitingen nodig hebt.
Begin met een passende groet, afhankelijk van hoe formeel u moet zijn. Voeg altijd de naam van de ontvanger in (als u deze kent) om de groet persoonlijker te maken. Controleer ten slotte dubbel of u de naam van de ontvanger correct hebt gespeld. Onze pro tip? Kopieer en plak hun naam zoals deze in vorige e-mails, e-mailhandtekeningen of websites wordt weergegeven, om ervoor te zorgen dat u geen typefout maakt. Het hebben van een verscheidenheid aan promotionele e-mailsjablonen bij de hand kan uw marketinginspanningen veel efficiënter en effectiever maken.
Wanneer u voor het eerst aan iemand schrijft, stelt u jezelf voor en voegt u een beknopte zin toe over het doel van uw e-mail. Deze zin kan bepalen of de ontvanger uw e-mail zal lezen of negeren, dus zorg ervoor dat uw doel duidelijk en overtuigend is.
Als u wederzijdse vrienden, collega’s of kennissen hebt, noem hen dan, omdat dit uw kansen op een antwoord kan vergroten. U kunt bijvoorbeeld een subtiele naamsvermelding doen zoals: ‘Hoi [Naam], ik ben afgelopen weekend onze gemeenschappelijke vriend Richard (van [Bedrijf]) tegen het lijf gelopen en hij noemde dat u een nieuw helpdesk-hulpmiddel nodig hebt, omdat uw huidige provider gewoon niet meer volstaat…"
Als u al lange tijd niet aan de ontvanger hebt geschreven of als u een informeel contact met de ontvanger hebt, zou het passend zijn om een korte, positieve opmerking op te nemen zoals “Ik hoop dat het goed met u gaat.” Dit kan de juiste toon voor de rest van uw e-mail bepalen.
U kunt ook, als de ontvanger updates op LinkedIn of ander social media heeft gedeeld, hen gerust feliciteren met hun recente prestaties (zowel persoonlijk als professioneel). U kunt iets zeggen als “Gefeliciteerd met uw promotie” of “Gefeliciteerd, het is opwindend om te zien dat [Bedrijf van ontvanger] zo’n belangrijk klant als [Bedrijf] overneemt.’
Afhankelijk van de context kunt u een korte ‘dank u’-regel aan uw e-mailcorrespondentie toevoegen. Als uw prospect/klant u bijvoorbeeld met een vraag heeft benaderd, is ‘Dank u voor het bereiken” of “Dank u voor het contact opnemen met [Bedrijf]” een must-have. Wanneer u echter een dankbaarheidsbrief toevoegt, is het belangrijk om deze persoonlijk te maken, omdat standaard dankbaarheidsbriefen (zoals de hierboven genoemde) wat te generiek zijn en koud of afstandelijk kunnen overkomen.
Door eenvoudig een naam voor uw dankbaarheidsregel toe te voegen, klinkt het bericht warmer en uitnodigend. Hier is een voorbeeld: “Emily, dank je wel dat je [Bedrijf] hebt benaderd en dit probleem hebt aangekaart. Je hebt volkomen gelijk…”
“Hoi [Naam]” is waarschijnlijk de meest voorkomende en meest gebruikte e-mailaanhef in de zakelijke wereld. Deze groet wordt over het algemeen aanbevolen voor semi-formele en informele communicatiestijlen. Als u iets formeler wilt zijn, kan “Hoi” worden vervangen door “Hallo.”
“Geachte [Naam]” is ook geschikt voor zowel formele als informele communicatie. Voor uw gemak hebben we een hele lijst met andere generieke groeten samengesteld waaruit u kunt kiezen bij het beginnen van uw professionele e-mail. Bekijk ze:
Bij het schrijven aan één of twee ontvangers:
Bij het schrijven aan drie of meer ontvangers:
Wanneer u de naam van de ontvanger niet zeker weet:
Na de groet kunt u een korte openingszin opnemen om uw e-mail op gang te brengen. Het is echter het beste om zinnen als deze te vermijden als u een formele e-mail schrijft of een potentiële klant koud benadert, omdat ze te vriendelijk kunnen overkomen. U moet ook voorzichtig zijn met de toon die u gebruikt in bijvoorbeeld een bedrijfsverontschuldigingsbrief. Hier zijn enkele van de meest voorkomende voorbeelden van e-mailopeners:
Als u niet zeker weet wat u aan het begin van uw vervolgmail moet schrijven, overweeg dan een van de volgende e-mailopeningszinnen op te nemen die het ijs kunnen breken:
Bij het antwoorden op een klant of prospect is een korte “Dank u”-regel in veel gevallen passend. Als u niet zeker bent hoe u een “Dank u” kunt opnemen of meer inspiratie nodig hebt, bekijk dan enkele van onze alternatieven:
Bij het schrijven van een koude e-mail naar een prospect, zal de eerste alinea bepalen of uw prospect uw bericht de moeite waard vindt om te lezen, dus het is belangrijk om indruk te maken en op te vallen. Hier zijn enkele voorbeelden van wat u in uw inleidende alinea kunt opnemen:
Als u meer wilt weten, bekijk dan koude verkoope-mailsjablonen.
Vervolgmail naar een prospect, vooral als zij niet op uw vorige bericht(en) hebben gereageerd, kan lastig zijn. Als dat het geval is, probeer dan een van deze effectieve e-mailopeningszinnen – ze kunnen nuttig zijn!
Als u meer wilt weten, bekijk dan vervolgmail-sjablonen voor verkoop.
Wanneer iemand uw product koopt of zich aanmeldt voor uw service, moet u hen bedanken of welkom heten in de ‘familie’ om ervoor te zorgen dat uw relatie goed begint. De beste manier om dit te doen is door een welkomste-mail te schrijven die een dankbaarheidsbrief, een korte introductie en nuttige informatie bevat.
Bekijk gerust meer e-mailsjablonen na aankoop en welkomste-mailsjablonen.
Bijna elke e-mail voor klantenservice moet beginnen met een “Dank u”- opmerking, of het nu gaat om het beantwoorden van een eenvoudig verzoek van klantenservice of het beantwoorden van een klachten van klanten. Hier is hoe het eruit kan zien:
Als u meer wilt weten, bekijk dan sjablonen voor klantenservice.
Bij het reageren op boze of ontevreden klanten, zorg ervoor dat u empathie toont en een verontschuldigde e-mail namens uw bedrijf verzendt. Hier is hoe u het kunt doen:
Het begin van uw zakelijke e-mail (de groet, de openingslijn en de eerste zin) is het eerste wat de ontvanger ziet wanneer zij uw e-mail openen. Door uw e-mail op een professionele manier te beginnen, maakt u meer kans op een positieve indruk op hen. De groet die u gebruikt en de eerste paar zinnen die u voor het begin van uw professionele zakelijke e-mails kiest, hangen af van uw publiek en de context van uw communicatie. Gebruik de e-mailgroeten en e-mailopeningszinnen die hierboven worden genoemd als aanwijzingen wanneer u niet zeker bent hoe u uw volgende e-mail aan een klant of koude prospect begint.
Vergeet niet om uw e-mails dubbel te controleren op spelling- of grammaticafouten, en zorg ervoor dat u de naam van de ontvanger altijd correct spelt. Onze laatste tip is om het kort en bondig te houden, omdat niemand lange e-mails wil lezen. Kom snel ter zake met de juiste toon en je bent goud waard.
'Hoi [Bijnaam]' en 'Hé [Naam]!' zijn te informeel en moeten alleen worden gebruikt als u eerder e-mails hebt uitgewisseld en een goed contact met de ontvanger hebt. Aan de andere kant zijn 'Aan wie het aangaat' en 'Geachte heer of mevrouw' te formeel en enigszins verouderd, dus ze moeten alleen worden gebruikt in officiële communicatie of wanneer u de exacte namen van de personen aan wie u schrijft niet kent.
Door uw e-mail op een professionele manier te beginnen, maakt u meer kans op een positieve eerste indruk bij de ontvanger. Wanneer u voor het eerst aan iemand schrijft, is die indruk van cruciaal belang, omdat deze uw publiek kan aanmoedigen niet alleen uw bericht te lezen, maar ook erop te reageren.
Een e-mail op een informele, persoonlijke manier beginnen is over het algemeen aantrekkelijker, maar het schrijven in een te informele en ontspannen stijl kan uw publiek afschrikken. Als u niet zeker bent welke toon u moet aannemen, is uw veiligste optie om iets formeler te zijn dan overdreven informeel en vriendelijk. Indien nodig kunt u uw toon altijd aanpassen op basis van het antwoord dat u van uw ontvanger ontvangt.
Houd rekening met toon en formaliteit bij het beginnen van een e-mail. Gebruik beleefde groeten, zoals 'Geachte [Naam]', wat een hoffelijke toon bepaalt. Voeg kleine beleefdheden toe zoals 'Ik hoop dat deze e-mail u goed bereikt,' om een vriendelijke sfeer te creëren. Deze gebaren dragen bij aan een beschouwende e-mailopening.
LiveAgent is de meest beoordeelde en #1 helpdesk-software voor kleine tot middelgrote bedrijven. Probeer het vandaag nog met onze gratis 30-daagse proefperiode. Geen creditcard vereist.
Leer hoe je effectieve professionele introductie-e-mails schrijft met tips over onderwerpregels, broodtekst en veelgemaakte fouten om te vermijden. Ontdek het b...
Leer hoe je zakelijke e-mails effectief afsluit met tips en sjablonen. Voeg een soepele afsluitzin, een professionele afsluiting en contactgegevens toe. Vermijd...
Verbeter uw netwerkingsvaardigheden met LiveAgent's e-mailsjablonen en tips. Leer hoe u aantrekkelijke onderwerpregel en berichten schrijft voor effectieve comm...
Sluit u aan bij onze gemeenschap van tevreden klanten en bied uitstekende klantenondersteuning met LiveAgent.
