Dit artikel bespreekt voorbeelden van slecht geschreven emails en hoe deze vermeden kunnen worden. Het benadrukt het belang van professionele toon, duidelijke CTA's, correct taalgebruik en het vermijden van irrelevante inhoud en overmatig gebruik van emoticons en vaktaal. Het biedt ook tips voor het kiezen van het juiste moment om een zakelijke email te verzenden.
Als een snelle en efficiënte manier om met mensen in contact te komen, is email een groot deel van zakelijke communicatie. Het kan een geweldige manier zijn om relaties op te bouwen met potentiële klanten, bestaande klanten, teamleden, belanghebbenden en potentiële medewerkers.
Als u echter niet oppast, kunnen uw emails onprofessioneel of zelfs grof overkomen.
In deze blogpost bekijken we enkele voorbeelden van slecht geschreven emails en bespreken we hoe u kunt voorkomen dat uzelf dezelfde fouten maakt en vervolgens met verontschuldigingsberichte eendient te versturen.
Email is een van de belangrijkste tools in de toolkit van elke bedrijfseigenaar of werknemer, aangezien deze communicatiemethode voor alles kan worden gebruikt, van marketing tot koude emailoutreach , naar de klantenservice. Als het echter niet correct wordt gedaan, kan email meer kwaad dan goed doen.
Daarom is het handig om enkele voorbeelden van onprofessionele emailpraktijken te hebben om naar te verwijzen voordat u berichten naar potentiële klanten of collega’s stuurt.
Als u weet wat u niet moet doen, kunt u effectieve zakelijke emails schrijven in plaats van emails die niet eens worden geopend of – erger nog – uw professional schade berokkenen afbeelding.
De onderwerpregel van elke email die u verzendt, moet beknopt zijn en relevant zijn voor de inhoud van het bericht. Vermeld daarom altijd het onderwerp van uw email in de header en niet zomaar iets vaags als “hallo”.
Als u bijvoorbeeld een email stuurt om in contact te komen met iemand die u onlangs op een evenement hebt ontmoet, zal een onderwerpregel als “Leuk u vorige week op de conferentie te hebben ontmoet” de ontvanger enige context bieden. Ze weten precies waar de email over gaat en zorgen voor een veel effectievere email dan alleen “Hé, laten we bijpraten”, wat waarschijnlijk wordt genegeerd of overgeslagen in een overvolle inbox.
Het is zelfs nog belangrijker om duidelijk te maken waar uw bericht over gaat in de onderwerpregel als uw koud emailt, aangezien de ontvanger de naam van u als afzender niet herkent.
Wanneer een email wordt beantwoord en het gesprek verder gaat, is het normaal dat de onderwerpregel wordt voorafgegaan door “RE: “. Dit is een acceptabele praktijk zolang het onderwerp van de discussie niet is veranderd, in welk geval het het beste is als de koptekst verandert om relevant te blijven voor het huidige onderwerp en dienovereenkomstig een nieuwe e-mailthread wordt gemaakt.
Bovendien moet u altijd voorkomen dat u alleen hoofdletters of overmatige uitroeptekens gebruikt in uw onderwerpregel, omdat dit agressief of onprofessioneel over kan komen. Bovendien kan het gebruik van dergelijke opmaak of interpunctie spamfilters activeren en voorkomen dat uw bericht in de primaire emailinbox van de ontvanger terechtkomt.
Voor de hoofdtekst van de email is het belangrijk om een hoffelijke en professionele toon te gebruiken. Dit betekent dat u geen jargon, afkortingen of jargon gebruikt dat de ontvanger misschien niet begrijpt, en ook geen emoticons gebruikt die niet thuishoren in formele communicatie.
Het is ook het beste om geen grappen, geestige opmerkingen of sarcasme te maken, aangezien dit niet goed vertaald wordt in tekst en kan leiden tot ongemakkelijke of zelfs onaangename misverstanden. Hetzelfde geldt voor klagen of roddelen over collega’s of het privéleven, wat zich zou moeten beperken tot persoonlijke emails.
Houd bovendien uw emailberichten zo kort en bondig mogelijk. Niemand wil een lange en onsamenhangende email lezen, dus kom meteen ter zake en verstrek alle relevante informatie of bijlagen vooraf.
Overmatig hoofdlettergebruik in de hoofdtekst van de email, zoals in het geval van de onderwerpregel, kan ook agressief overkomen en mogelijk spamfilters activeren. Het is ook niet nodig om verschillende kleuren en/of lettertypen te gebruiken, omdat aangepaste tekst nog steeds op de standaardmanier kan verschijnen voor de ontvanger of, erger nog, onleesbaar.
De hoofdtekst van uw bericht beginnen met een slechte en ineffectieve regelopening is een andere trefzekere manier om een slechte indruk te maken. Enkele van de gemeenplaatsen zijn “Hallo” en “Ik hoop dat deze email u goed vindt”. Deze regels zijn vaak te veel gebruikt en clichématig.
Het opmaken van uw email als iets anders dan een zakelijke brief is een andere blunder. Dit omvat de bovengenoemde hoofdletters, kleuren en lettertypen, evenals het toevoegen van video’s of afbeeldingen die niet relevant zijn voor de discussie.
Een ander element van een slechte email is het opnemen van onduidelijke oproepen tot actie (CTA’s) of het overmatig gebruik ervan. Een instructie aan de e-mailontvanger die hen vertelt wat ze vervolgens moeten doen, zoals “Bel me zo snel mogelijk terug”, kan effectief zijn. Als uw CTA’s echter vaag zijn of als er een aantal zijn, kunnen ze volledig worden genegeerd.
Hi [Name]!
Sorry to bother you, but I need help with [Pain Point] IMMEDIATELY!!!
PLEASE GET BACK TO ME ASAP!
Thanks in advance!!
[Your Name]
Hey,
How’s it going?
Do you have time for a quick call? I need to ask you for a favor.
Cheers,
[Your name]
Subject: Can I pick your brain?
I’m just wondering if you could do me a quick favor?
I was hoping you could call me back at your earliest convenience. Please let me know if that works for you.
Thanks
Hello [name],
I hope thus email finds you well. I wad wondering if you could help me out with a [Pain Point] I’m facing.
I’ve tried reaching out to [Colleague’s Name] but their too busy right now, so you’re help would be much appreciated.
Kind Regards,
[Your Name]
Dear [name],
Thank you for your email. I apologize for the inconvenience. However, I can not help you with that problem.
Please call customer service at [phone number].
Thank you for your time.
Sincerely,
[Your name]
The contents of this message and any attachments are confidential. If you have received this email in error, please inform us by replying to this message and then delete it. Copying, forwarding, or in any way revealing the contents of this email or any attachments to anyone is forbidden. The integrity and security of this email cannot be guaranteed over the Internet, hence the sender is not liable for any damage that this message may cause.
Hello [Name],
I’m [Your Name], a [Position] from [Company Name].
[Website]
We sell [Product/Service], which helps people in [Industry] solve [Pain Point].
[More Info]
If you would like more information, you can go to the [Product/Service] page by clicking below.
[Click]
If you have any questions, please don’t hesitate to get in touch with me and I’d be happy to answer.
[Questions?]
Kind Regards,
[Your Name]
[LinkedIn]
Hi [Name]
Good to catch up with you yesterday. It would be good if you have time to talk again soon to carry on discussing [Topic]. I think we could do some great things together.
By the way, have you heard about what happened with [Colleague’s Name]? We’ll have to chat about it in person next time!
Best wishes,
[Your Name]
Hi all,
Me again
Sorry, I forgot to include the attachment.
Here it is this time:
[Attachment]
Best,
[Your Name]
—————————————————————————–
Hi all
Further to our discussion last week about [Topic], I’m attaching a document below with all of the additional information you might require.
Best,
[Your Name]
—————————————————————————–
Thanks for attending the meeting yesterday. I’ll be sending out some more details next week.
Best,
[Your Name]
Hi all
Would anyone know how to help [Name] with [Pain Point] (please see the messages below)?
This is outside my area of expertise.
Best
[Your Name]
—————————————————————————–
Hello [Your Name],
I’ve just received the message below and thought you might be able to help more than me.
Please let me know and get back to [Name] directly if you would be able to offer any assistance.
Kind Regards,
[Colleague’s Name]
—————————————————————————–
Dear [Colleague’s Name]
Name of Mutual Contact] suggested that I get in touch, as they think that your knowledge in [Area of Expertise] could help me solve [Pain Point] that I’m facing.
If you would be able to assist me in any way, it would be great to schedule a call whenever you have time.
Sincerely,
[Name]
Hi everyone,
Thought you might enjoy this!
[Inserted gif]
[Your Name]
Get rid of your bad email practices
Templates by LiveAgent will help you improve your communication, all you have to do is choose the right one.
Slechte zakelijke emails kunnen u tijd, geld en klanten kosten. Vergeet niet om uw berichten te proeflezen, respecteer de tijd van de ontvanger en zorg ervoor dat uw email een doel heeft.
Door onze eenvoudige tips op te volgen en de hierboven genoemde slechte voorbeelden niet te herhalen, maakt u zeker een goede indruk met uw zakelijke correspondentie.
De meest voorkomende redenen zijn haast en geen tijd nemen om berichten te proeflezen, of een gebrek aan e-mailetiquette. Enkele andere oorzaken van fouten zijn niet in de juiste gemoedstoestand zijn (zoals gefrustreerd zijn), gebrek aan concentratie (bijvoorbeeld door vermoeidheid), of afleiding (bijvoorbeeld van andere mensen op kantoor).
Dit kan uw professionele imago schaden. Als u een fout maakt in een email, kan dit een slechte weerslag hebben op u en uw bedrijf. Als u niet oppast, kunt u bovendien gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen. Het is dus altijd het beste om voorzichtig te zijn en uw werk dubbel te controleren voordat u op verzenden drukt.
Neem eerst de tijd om meer te weten te komen over de juiste emailetiquette. Ten tweede, proeflees uw bericht voordat u het verzendt. En tot slot, als u ergens niet zeker van bent, aarzel dan niet om een collega of vriend om hulp te vragen.
Neem contact op met de personeelsafdeling van uw bedrijf, de interne kennisbasis of de academiepagina of raadpleeg een van de vele online bronnen over dit onderwerp. U kunt ook een collega vragen als u dringender advies nodig heeft, maar wees op uw hoede dat ze misschien niet nauwkeurig zijn.
Het hangt af van de situatie en de ontvanger, maar over het algemeen kunt u het beste geen emails ‘s avonds laat of’ s morgens vroeg verzenden. Op deze momenten kan de ontvanger uw bericht mogelijk niet lezen of niet meteen reageren. Mensen checken hun emails vaak aan het begin van de werkdag of tijdens pauzes zoals lunchtijd, dus dit zijn meestal meer optimale tijden voor het verzenden van emails om de grootst mogelijke impact te hebben.
Het gebruik van e-mailsjablonen is een handige manier om tijd te besparen en communicatie professioneler te maken. Het verstrekken van updates naar klanten is essentieel om klanten betrokken te houden en vertrouwen op te bouwen. Essentiële e-mailsjablonen zijn beschikbaar voor bedrijfsaankondigingen, klantenwerving, nieuwsbrieven en herinneringen. Emailoverzichten moeten lay-out behouden, maar kunnen en moeten van tijd tot tijd worden veranderd om repetitiviteit te voorkomen. Emailautomatisering is belangrijk voor succesvolle emailmarketing en kan de verkoop verhogen. Voorbeelden van e-mailsjablonen voor aankondigingen van promoties en vacatures zijn beschikbaar, maar personalisatie van berichten blijft essentieel voor het opbouwen van relaties en vertrouwen met klanten. Slecht beheer van interne communicatie kan bedrijven tot miljoenen kosten. LiveAgent biedt goede opties voor automatisering van marketing- en ondersteuningsdiensten.
Emailsjablonen voor oproepuitnodigingen
Emailmarketing en automatisering zijn belangrijke tools bij het vergroten van de betrokkenheid van klanten en het verhogen van de verkoop. Nieuwsbrieven blijven relevant en bieden voordelen zoals een hogere ROI en meer websiteverkeer. Bij het schrijven van verkoopmails is het belangrijk om de behoeften van de klant te begrijpen en deze af te stemmen op de boodschap, inclusief een persoonlijke begroeting, overzicht van het product of de dienst, verkoopdoelstelling en duidelijke call-to-action. LiveAgent biedt goede opties voor marketing- en ondersteuningsdiensten. Het is belangrijk om te voldoen aan de wettelijke voorschriften en opties voor afmelden te bieden.
Effectieve zakelijke emailsjablonen
Email marketing is a flexible way for businesses to communicate with customers and send promotions and offers. There are three main types of email marketing messages: transactional, relational, and promotional. Transactional emails confirm transactions, while relational emails focus on building customer relationships by providing informative content. Promotional emails are often associated with email marketing and can include new product launches and free trials. Email remains an effective communication channel, and businesses can save time and resources by using email templates to create campaigns.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team