Hoe schrijf je een ontslagmail?

Het ontslag indienen kan voor veel mensen intimiderend zijn. Een ontslagmail kan lijken als een moeilijk bericht om te schrijven en te verzenden, maar het kan een fluitje van een cent zijn met de juiste sjabloon.

In dit artikel geven we verschillende voorbeelden van ontslagbrieven die je kunt gebruiken wanneer je je baan opzegt. We geven ook enkele tips over hoe je een ontslagmail schrijft die professioneel en beleefd is.

Het belang van het verzenden van een ontslagmail

Wanneer je je baan wilt verlaten, is het vaak het beste om een ontslagmail te sturen. Dat komt omdat dit type bericht kan dienen als officiële kennisgeving dat je opzegt.

Het stelt je in staat om je werkgever te bedanken voor de werkgelegenheid. Bovendien is een ontslagmail een goede manier om een positieve relatie met je voormalige werkgever te behouden, wat belangrijk kan zijn voor het verkrijgen van toekomstige referenties.

Het is professioneel en respectvol om schriftelijk ontslag in te dienen, of dat nu via een brief of een e-mail is. Het geeft je werkgever tijd om het nieuws te verwerken. Bovendien is het een registratie van je ontslag waar jij en je werkgever later naar terug kunnen verwijzen als dat nodig is, of als er later geschillen of misverstanden ontstaan.

Het verzenden van een ontslagmail stelt je werkgever ook in staat om te reageren, wat kan helpen om dingen glad te strijken als er harde gevoelens zijn. Bovendien kan het een goede manier zijn om afsluiting te krijgen en goed uit elkaar te gaan, zelfs als er tijdens je werkzaamheden enkele hobbels waren.

Tot slot wil je misschien ook een ontslagmail naar je teamleden sturen om hen op de hoogte te stellen van je vertrek en hen te bedanken voor hun steun. Dit is altijd een goed gebaar, vooral als je in het verleden nauw met hen hebt samengewerkt.

Hoe titel je een ontslagmail

Je moet een ontslagmail altijd titelen met je naam en het woord “ontslag” of “ontslagmail” om duidelijk te maken waar het bericht over gaat. Bijvoorbeeld: “Jan Jansen – Ontslag”.

Met deze aanpak kan je werkgever je ontslagmail later gemakkelijk vinden en raadplegen als dat nodig is. Voeg niet te veel woorden toe in je onderwerpregel, dit kan het bericht onprofessioneel doen overkomen.

Voor een e-mail om je collega’s of teamleden op de hoogte te stellen van je ontslag, kun je een meer algemene onderwerpregel gebruiken, zoals ‘het bedrijf verlaten" of “belangrijk bericht”. Als je een bijzonder sterke band met je team hebt, kun je een onderwerpregel gebruiken zoals “tot ziens en veel sterkte”.

Voorbeelden van onderwerpregels voor ontslagmails

• [Naam] Ontslag
• Ontslag [Naam]
• [Naam] Ontslagmail
• [Naam] – Ontslag
• Ontslag uit mijn positie bij [Bedrijfsnaam]
• Ontslag uit mijn rol bij [Bedrijfsnaam]
• Een nieuw avontuur wacht
• Na veel nadenken heb ik besloten verder te gaan
• Vertrekken op een hoogtepunt
• Tot ziens en veel sterkte

Hoe schrijf je een ontslagmail

Het schrijven van ontslagmails is niet moeilijk, het kan zelfs therapeutisch zijn. Het is een manier om afscheid te nemen van je huidige baan en door te gaan naar de volgende fase van je carrièretraject.

Bij het schrijven van een formele ontslagbrief moet je altijd professioneel en respectvol blijven. Je wilt geen bruggen afbranden met je huidige werkgever, want je weet nooit wanneer je hem in de toekomst nodig hebt.

Overdrijf je ontslagmail niet. Dit is niet het moment om je hart uit te storten of te klagen over je huidige baan of werkgever. Geef eenvoudig je voornemen aan om ontslag in te dienen en geef een datum op wanneer dit van kracht wordt.

Je kunt een zin of twee willen opnemen over je tijd bij het bedrijf en wat je hebt geleerd, maar houd het kort. Je ontslagmail etiquette zegt veel over je als persoon en professional, dus zorg ervoor dat je je bericht met klasse en waardigheid schrijft.

Wat moet je opnemen in een ontslagmail

• De datum van je ontslag
• Je naam
• Je huidige positie
• Een verklaring van ontslag
• De ingangsdatum van je ontslag
• Een dankbetuiging voor de gelegenheid om bij het bedrijf te werken

Voorbeelden en sjablonen van ontslagmails

Formele ontslagmail sjablonen

Onderwerp: Mijn ontslag

Onderwerp: [Je naam] – Mijn ontslag

Onderwerp: Ontslagmail van [Je naam]

Onderwerp: [Je naam] – Ontslagmail

Onderwerp: Ontslag – [Je naam]

Onderwerp: Ontslag uit mijn positie bij [Bedrijfsnaam]

Onderwerp: Ontslag uit mijn rol bij [Bedrijfsnaam]

Ontslagmail sjabloon voor het informeren van collega’s

Onderwerp: Een geweldig team verlaten

Onderwerp: Mijn ontslag bij [Bedrijfsnaam]

Onderwerp: Tot ziens [Bedrijfsnaam]

Onderwerp: Een nieuw avontuur wacht

Onderwerp: Na veel nadenken heb ik besloten verder te gaan

Onderwerp: Vertrekken op een hoogtepunt

Onderwerp: Tot ziens en veel sterkte

Goede praktijken voor ontslagmails

Bij het indienen van ontslag is het belangrijk om een positieve professionele relatie met je voormalige werkgever te behouden. Je hebt hem in de toekomst mogelijk nodig als referentie, of je wilt contact houden met je carrièregroei.

Hier zijn enkele tips voor het opstellen van een ontslagmail:

• Bedank je werkgever voor de gelegenheid die hij je heeft gegeven – zelfs als je het werk niet leuk vond, is er altijd iets om dankbaar voor te zijn.
• Houd het kort – er is geen noodzaak om in detail in te gaan op je redenen voor vertrek, geef eenvoudig aan dat je ontslag indient en geef de beoogde datum op.
• Behoud een positieve toon – dit is niet het moment om je hart uit te storten of te klagen.
• Zeg dat je je tijd bij het bedrijf hebt genoten en noem enkele van de mooie momenten die je hebt gehad.
• Druk dankbaarheid uit voor alle lessen die je hebt geleerd terwijl je daar werkte.
• Houd het kort en professioneel – vermijd persoonlijke details over waarom je vertrekt of wat je toekomstige plannen zijn. Een eenvoudige verklaring is alles wat nodig is.
• Wees beleefd en respectvol, en bedank het bedrijf voor de gelegenheid die het je heeft gegeven.
• Zorg ervoor dat je contactgegevens up-to-date zijn – voeg je huidige, niet-bedrijfs-e-mailadres en telefoonnummer in zodat je toekomstige voormalige werkgever je kan bereiken als dat nodig is.
• Bewaar een kopie van de e-mail voor jezelf – dit dient als bewijs van kennisgeving voor het geval er later problemen ontstaan met je vertrek.

Veelgemaakte fouten in ontslagmails om te vermijden

Bij het schrijven van een ontslagmail zorg je ervoor dat je deze veelgemaakte fouten vermijdt:

• Stort je hart niet uit en klaag niet over je huidige situatie – dit zal alleen je relatie met het bedrijf beschadigen.
• Dreig niet met juridische stappen en stel geen eisen – dit is niet het moment om te onderhandelen over een hoger ontslagbedrag of betere arbeidsomstandigheden.
• Spreek niet slecht over je collega’s of het bedrijf – je weet nooit wanneer je hen in de toekomst nodig hebt.
• Wees niet te specifiek in je ontslagmail. Je hoeft niet in detail in te gaan op waarom je vertrekt of wat je volgende stappen zijn – houd het kort, zoet en ter zake.

Essentiële video’s om te bekijken voordat je een ontslagmail schrijft

Play video

Play video

Samenvatting

Bij het indienen van ontslag is het belangrijk om respectvol te zijn en het kort te houden – je wilt geen deuren sluiten voor de toekomst. Volg onze tips voor het opstellen van een ontslagmail, en je bent op weg naar een frisse start in je nieuwe baan in een mum van tijd.

Professioneel blijven, zelfs als de werkzaamheden niet aangenaam zijn geëindigd, is een echt teken van karakter en kan je carrière in de toekomst goed van pas komen. Indien passend, kun je besluiten om ook een ontslagmail naar je collega’s te sturen, evenals je werkgever, om hen op de hoogte te stellen van je besluit om verder te gaan en dankbaarheid uit te spreken voor je tijd samen.

En onthoud, bewaar altijd een kopie van je ontslagmail voor je administratie.