Gratis proefperiode
  • Sjablonen
  • Eerste contact callcentersjablonen

Eerste contact callcentersjablonen

Telefonische gesprekken zijn nog steeds een belangrijk contactkanaal voor zowel bedrijven als hun klanten. Het is waar dat andere communicatiemiddelen, zoals berichten-apps, live chats of chatbots, steeds populairder worden, maar een goed, oud telefoongesprek is nog steeds een vorm van communicatie die veel klanten zullen kiezen om in contact te komen met een van de vertegenwoordigers van uw bedrijf.

Eerste contact callcentersjablonen
LiveAgent kan worden gebruikt voor uitgaande en inkomende oproepen

Uit dit onderzoek bleek dat 69% van de klanten telefonische ondersteuning verkiest boven chat of “andere” ondersteuningskanalen. En hoewel een andere studie aangaf dat 71% van de respondenten gelooft dat live chat in 2021 populairder zal worden dan emails en telefoons, zijn callcentra nog steeds een bouwsteen voor klantenservice en klantenondersteuning.

Peter Komornik

LiveAgent combineert uitstekende live chat, ticketing en automatisering waarmee we uitzonderlijke ondersteuning bieden aan onze klanten.

Peter Komornik, CEO
logo slido black

We hebben een set sjablonen voor eerste contact voor callcentra gemaakt om u te helpen uw klanten de best mogelijke ervaring via de telefoon te bieden. Voel u vrij om ze te kopiëren en woord voor woord te gebruiken of ze aan te passen aan uw behoeften en ze in een ander formaat te gebruiken.

Eerste contact callcentersjablonen

Sjabloon voor eerste contact 1


Hello! My name is [name], I’m a [agent’s position], from [name of team/department/company]. How can I help you today?
[Customer greeting]

If the customer reports an issue or a problem:

I’m really sorry to hear that. I can only imagine how frustrating it must be. Could you give me some more details so that I can help you more effectively?
[Customer agrees].
Perfect, please be so kind as to answer the following questions. Sorry for bothering you, but I really need to know a little more in order to help you. [A list of a few questions that will help the agent support the customer better].
[Customer answers questions].
Great, thank you! I’ve noted everything down, thank you for your patience. It seems that we are able to resolve this issue right away. Do you have two more minutes to stay on the line with me so that we can find a solution to your problem together?
[Customer agrees]
[Agent continues the conversation and aims to resolve the problem in a few minutes].

Sjabloon voor eerste contact 2


Hi there! It’s [name] from [company/team/department] speaking. How are you doing today?
[Customer greeting]

If the customer reports an issue or a problem:

Oh, I’m really sorry that you’ve experienced such issues with our [product/service]. Please give me your full name and [order number/account login/customer number] so that I can find your information in our system and start dealing with that issue.
[Customer provides details]
Okay, I’ve logged in to our system, and I can see that [describe the current status of an order/possible product flaw/potential cause of an issue with a service]. Is that right?
[Customer confirms or declines].
Thank you for this information. It seems that we won’t be able to solve this issue during our conversation, so I’ve just created a problem report and our system will assign a unique number to your issue. Is that okay?
[Customer confirms]
In the next few minutes, you’ll receive an email confirmation with your ticket number. You can check the status of your request by clicking on the link included in the email. It may take us up to [1/2/5…] days to resolve your issue. We will contact you via [phone/email/messaging app] to inform you once the problem has been addressed. Would that work for you?
[If the customer confirms] Thank you for getting in touch with us. We’ll do our best to resolve this issue as fast as possible.
[If the customer declines] If this doesn’t work for you, please tell me what would be the best outcome for you or how long are you willing to wait for us to deal with the problem.
[Conversation continues until the agent finds the most satisfactory solution].

Sjabloon voor eerste contact 3


Good morning/Good afternoon/Morning! You have reached [company]’s [department/team name] contact center. I’m happy to assist you today. Please tell me your issue.
[Customer greeting]

If the customer reports an issue or a problem:

I can only imagine how frustrating [the situation described by the customer] must be for you. I promise I’ll do my best to find the right solution for you as quickly as possible. What’s your name?
[The customer says their name].
[Customer’s name], please describe your problem thoroughly by answering a few questions. This information will be really helpful [list of questions].
Okay, [customer’s name]. It seems that I need to involve our tech team to help you with the [issue/problem/technical flaw]. Usually, it takes up to [3/5/7] days to address such problems. Let me create a ticket for our technical support. You can check the status of your report by logging into our dashboard. Do you know how to do that?
[If the customer says “yes”, the agent can continue. If the customer says “no”, the agent should explain how to log in to the dashboard].
So, as I said, our tech team will take care of your request, and you can follow the progress in our dashboard. When this problem is dealt with, we will also send you an email or call you. Which communication channel works better for you?
[Customer chooses the channel]
That’s great. Thank you for reaching out, and let’s stay in touch. Is there anything else I can help you with?
[If the customer says “no”, the agent can finish the conversation. If the customer says “yes”, the agent should talk with them to get more details].
Once again, thank you for contacting us. And remember, if you have any other requests, don’t hesitate to contact us.

Vaak gestelde vragen

Moet ik een klant bij het eerste contact een definitief antwoord geven op zijn vraag?

Idealiter zouden uw vertegenwoordigers moeten proberen de vragen van klanten meteen te beantwoorden. In werkelijkheid kunnen vertegenwoordigers het echter een uitdaging vinden om elk probleem bij de eerste poging op te lossen. Onthoud dat elke interactie waarde moet opleveren en het idee moet versterken dat uw bedrijf het belang van de klant voor ogen heeft.

Zijn er specifieke woorden of zinnen die vertegenwoordigers moeten zeggen tijdens het eerste gesprek?

Er zijn geen specifieke woorden, maar elk eerste gesprek moet bepaalde elementen bevatten. Deze elementen kunnen begroetingen, de naam en achternaam van de vertegenwoordiger, de naam van het bedrijf en de afdeling of het team waarvan de vertegenwoordiger deel uitmaakt, zijn. Elk eerste contactgesprek moet er ook voor zorgen dat de klant zich gehoord en verzorgd voelt. Daarom moeten dergelijke gesprekken vriendelijke woorden en empathische uitspraken bevatten.

Als een IVR (Interactive Voice Response) wordt gebruikt, is het een goed idee om klanten te laten weten hoe lang het duurt voordat ze in contact komen met een vertegenwoordiger. Als een probleem dat tijdens het eerste gesprek is besproken, niet meteen kan worden opgelost, moet de klant worden geïnformeerd hoe lang het duurt voordat een vertegenwoordiger het probleem heeft opgelost. Het is ook raadzaam om de klant te laten weten wanneer er contact met hem wordt opgenomen over de volgende stappen.

Hoe lang duurt een eerste contactoproep?

Het is niet eenvoudig om in te schatten hoe lang een eerste gesprek zou moeten duren. Telefoongesprekken in het callcenter mogen echter niet te lang duren. Vertegenwoordigers moeten klanten helpen een probleem op een snelle en logische manier te melden. Vervolgens is het aan de vertegenwoordiger om de klant te informeren over al zijn beschikbare oplossingsopties en te proberen de meest efficiënte te kiezen.

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Moet ik een klant bij het eerste contact al een definitief antwoord geven op zijn vraag?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Idealiter zouden uw vertegenwoordigers moeten proberen de vragen van klanten meteen te beantwoorden. In werkelijkheid kunnen vertegenwoordigers het echter een uitdaging vinden om elk probleem bij de eerste poging op te lossen. Onthoud dat elke interactie waarde moet opleveren en het idee moet versterken dat uw bedrijf het belang van de klant voorop stelt.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Zijn er zinnen die vertegenwoordigers moeten zeggen tijdens het eerste gesprek?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Er zijn geen specifieke woorden, maar elk eerste gesprek moet bepaalde elementen bevatten. Deze elementen kunnen begroetingen, de naam en achternaam van de vertegenwoordiger, de naam van het bedrijf en de afdeling of het team waarvan de vertegenwoordiger deel uitmaakt, zijn. Elk eerste contactgesprek moet er ook voor zorgen dat de klant zich gehoord en behandeld voelt. Daarom moeten zulke gesprekken vriendelijke woorden en empathische uitspraken bevatten.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hoe lang moet een eerste contactgesprek duren?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Het is niet eenvoudig om in te schatten hoe lang een eerste contactgesprek moet duren. Telefoongesprekken in een callcenter mogen echter niet te lang duren. ” } }] }
Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.