Gratis proefperiode
  • Sjablonen
  • Sjablonen voor helpdeskincidenten

Sjablonen voor helpdeskincidenten

Het oplossen van problemen die door klanten worden gemeld, is de dagelijkse taak van veel klantenservicemedewerkers.

Klanten in staat stellen incidenten te rapporteren en vertegenwoordigers hebben die verantwoordelijk zijn voor het oplossen ervan, is slechts de eerste stap op weg naar buitengewone klantenservice. Wat er echt toe doet, is de manier waarop deze incidenten worden aangepakt en opgelost.

Betrouwbare communicatiekanalen, snelle reacties, positieve attitudes, eenvoudig taalgebruik… de lijst zou eindeloos kunnen duren. Deze elementen van klantenservice zijn slechts enkele van de vele aspecten die nodig zijn om naadloze interacties te garanderen met klanten die hulp nodig hebben.

Laten we dieper op dit onderwerp ingaan en de pijlers van effectieve probleemoplossing bij klantenservice bespreken.

Tevreden klanten zijn de beste klanten

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Badges

Effectieve probleemoplossing bij klantenservice

Volg deze drie stappen om ervoor te zorgen dat uw klantenservice correct werkt en de problemen van klanten snel genoeg kan oplossen:

1. Zorg ervoor dat uw klanten zich gehoord voelen

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar het echte probleem hier is dat veel klanten misschien niet eens weten hoe ze een incident moeten melden of dat niemand van het bedrijf contact met hen opneemt als ze dat wel doen. Als een klant beweert dat uw product gebreken vertoont, moet u direct contact met hem opnemen nadat hij het incident heeft gemeld.

Het is belangrijk om een ​​paar minuten de tijd te nemen om met de klant te praten aan de telefoon of om een ​​bericht te sturen waarin u naar het probleem vraagt. Laat ze zien dat u om hun mening geeft en dat ze gehoord zullen worden als ze iets zeggen.

Sjablonen voor helpdeskincidenten
Vervolgmail van Apple

2. Reactietijd

Meestal is de reactiesnelheid op een incident belangrijker dan de reactie zelf. Wanneer klanten incidenten melden, is het laatste wat ze willen dat ze worden genegeerd of te lang wachten om iets terug te horen.

Wacht niet langer dan een dag om te reageren op emails, telefoontjes of opmerkingen die uw klanten klagen over een product. Elk uur zonder antwoord zal de klanten meer gefrustreerd maken. Zo snel mogelijk reageren is daarom essentieel om uw relatie met de klant te verbeteren.

3. Compenseer de klant

U moet de klant compenseren voor uw mislukkingen. Als ze bijvoorbeeld de verzendkosten hebben betaald, maar de bestelling niet op tijd is aangekomen, is het redelijk om hen deze kosten te vergoeden. Als het product gebreken vertoont, moet u het vervangen en korting geven op hun volgende aankoop of een cadeaubon aanbieden.

Kortom, wat de situatie ook is, het loont de moeite om de klant het gevoel te geven dat er naar hem wordt geluisterd en dat hij eerlijk wordt behandeld. Waarom? Omdat dit het bedrijfsimago bij de klant zal versterken, en ze zullen loyaal blijven.

Overweeg om helpdesksjablonen te gebruiken om het voor uw klanten gemakkelijker te maken om incidenten te melden en voor uw klantenserviceteam om gemelde problemen op te lossen. Hieronder vindt u enkele kant-en-klare sjablonen die u kunt implementeren in het incidentrapportageproces. U kunt ze gewoon kopiëren en plakken of bewerken volgens uw behoeften.

Sjablonen voor helpdeskincidenten
Sjabloon voor incidentenrapportage door iAuditor

Sjablonen voor helpdeskincidenten

Sjabloon voor helpdeskincidenten 1

Sjabloon voor helpdeskincidenten 2

Sjabloon voor helpdeskincidenten 3

Vaak gestelde vragen

Wat voor incidenten worden doorgaans door klanten gemeld?

Er zijn veel soorten incidenten die klanten kunnen melden. Het soort incident hangt af van veel verschillende factoren, zoals de sector waarin uw bedrijf actief is, de aangeboden producten of diensten, de verwachtingen van de klant en hun technische kennis. Om het uw klanten gemakkelijker te maken om incidenten te melden, kunt u een vervolgkeuzelijst opnemen in het aanmeldingsformulier met de meest voorkomende problemen.

Moet ik elk incident oplossen dat door klanten wordt gemeld?

Probeer zeker elk incident dat wordt gemeld op te lossen. Het is echter vaak mogelijk dat zelfs vertegenwoordigers met de beste benadering van klantenservice klanten niet kunnen helpen bij elk incident dat ze melden. Daar zijn veel redenen voor, maar de meest voorkomende is het feit dat een bepaalde situatie soms gewoon buiten de controle van uw bedrijf ligt en dat het probleem van de klant dus niet kan worden opgelost.

Hoe lang duurt het voordat mijn vertegenwoordigers een incident hebben opgelost?

Veelvoorkomende incidenten die door verschillende klanten worden gemeld, moeten zo snel mogelijk worden opgelost. Dit komt omdat uw vertegenwoordigers al moeten weten hoe ze specifieke situaties moeten aanpakken en het zou niet te lang moeten duren om terugkerende problemen op te lossen. Het is normaal dat sommige incidenten meer tijd nodig hebben om te worden verholpen. Uw vertegenwoordigers moeten de klant echter altijd informeren als het oplossen van het door hen gemelde incident langer duurt dan normaal.

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

Terug naar sjablonen

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat u toestemming geeft om cookies te plaatsen zoals beschreven in ons privacy- en cookiebeleid .