Gratis proefperiode
  • Sjablonen
  • Verontschuldigingssjablonen voor callcentra

Verontschuldigingssjablonen voor callcentra

Klantenservice gaat niet alleen over het bieden van uitstekende ervaringen aan klanten en ervoor zorgen dat hun tevredenheidsniveaus hoog zijn. Veel vertegenwoordigers worden geconfronteerd met uitdagende en vaak zeer moeilijke situaties in de omgang met klanten. In dergelijke gevallen is het belangrijkste een goede communicatie en focus op het oplossen van het conflict. Deze twee elementen zijn nodig om problemen op te lossen en een nog sterkere relatie met klanten op te bouwen.

sorry envelop

Redenen voor moeilijke situaties met klanten


Er zijn verschillende redenen waarom uw vertegenwoordigers in conflict kunnen komen met klanten: slechte service, gebrek aan duidelijke informatie, het niet vaststellen van de algemene voorwaarden van het product of service aan het begin van het aankoopproces, vertragingen bij de reactie of levering, of valse beschuldigingen en claims.

Elk van deze situaties kan onzekerheid of frustratie bij de klant veroorzaken. Als ze niet op de juiste manier worden aangepakt, kunnen deze conflicten in de toekomst escaleren tot veel grotere problemen.

Het motto “Klant heeft altijd gelijk”, gepopulariseerd door Marshall Field, John Wanamaker en Harry Gordon Selfridge (bron), is alleen een beetje waar. We leven niet in de 19e eeuw (zoals Field, Wanamaker en Selfridge deden). Uw klantenservicemedewerkers hoeven het niet met elke klant eens te zijn en verontschuldigingen aan te bieden aan klanten die geen gelijk hebben. Ze moeten echter altijd reageren op klachten van klanten. In deze handleiding bespreken we het onderwerp excuses – hoe spijt te betuigen aan een klant en hoe om te gaan met conflicten van verschillende oorsprong.

Dus, hoe kunt u een gespannen situatie oplossen en uw verontschuldigingen aanbieden aan de klant? Laten we enkele voorbeelden bekijken.

Klant-empathie-Video-oproep-functie-LiveAgent
Soms is een glimlach alles wat u nodig hebt om een probleem op te lossen. Probeer de videogesprekfunctie van LiveAgent vandaag nog!

Verontschuldigingssjablonen voor callcentra

Verontschuldigingssjabloon voor callcenter – verontschuldigingen aanbieden voor slechte service van een andere vertegenwoordiger

Verontschuldigingssjabloon voor callcenter – verontschuldigingen aanbieden voor een gebrek aan duidelijke informatie over een bepaald onderwerp

Verontschuldigingssjabloon voor callcenter – verontschuldigingen aanbieden voor het niet vaststellen van de juiste algemene voorwaarden van het product of de dienst

Verontschuldigingssjabloon voor callcenter – verontschuldigingen voor vertraging in reactie

Verontschuldigingssjabloon voor callcenter – verduidelijking van de situatie met een klant die ongelijk had

Ready to put our apology email templates to use?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent

Vaak gestelde vragen

Moet een vertegenwoordiger zich verontschuldigen, zelfs als een gemeld probleem niet de schuld van hem of het bedrijf is?

Elk geval van spanning tussen een klant en uw bedrijf moet geanalyseerd en als een afzonderlijk geval worden behandeld. Vertegenwoordigers moeten het welzijn van klanten als een prioriteit beschouwen, maar dat betekent niet dat ze het eens moeten zijn met alles wat op hen afkomt. U moet uw werknemers in staat stellen om het beleefd met klanten oneens te zijn in plaats van te verwachten dat ze “ja” zeggen tegen alles wat ze zeggen of doen. Dus als er een geval is waarin een klant een probleem meldt, het escaleert (en misschien tegelijkertijd onbeleefd is), en het blijkt dat de specifieke situatie de schuld van de klant is, dan moet dit door uw vertegenwoordiger worden opgelost. De vertegenwoordiger, mogelijk ondersteund door een manager, moet contact opnemen met de klant, de situatie verduidelijken, de lucht opruimen en, indien mogelijk, de klant uitleggen hoe het bedrijf dergelijke incidenten in de toekomst zal aanpakken.

Ranglijst van vertegenwoordigers

Kan een klantenservicemedewerker bij een onbeschofte klant gewoon ophangen?

Nee, het is onaanvaardbaar dat een medewerker van de klantenservice ophangt bij een onbeleefde klant en dat mogen ze ook nooit doen. Een vertegenwoordiger moet proberen met een klant te praten, zelfs als ze beledigend zijn, en proberen het probleem tot op de bodem uit te zoeken. De vertegenwoordiger moet ernaar streven de situatie met de klant te verduidelijken en te kalmeren. Als ze niet tot een conclusie of overeenstemming kunnen komen, is het het beste om de klant te onderbreken, hem te informeren dat het gesprek zal worden voortgezet tijdens een ander gesprek, en stelt een datum voor waarop dat moet plaatsvinden.

Om te voorkomen dat medewerkers van de klantenservice ophangen bij klanten, moet u ervoor zorgen dat al uw medewerkers weten dat gesprekken met klanten opgenomen worden. Om ze niet bang of gecontroleerd te laten voelen, maar omdat ze moeten weten dat hun managers altijd terug kunnen naar de opnames, kunnen controleren hoe het gesprek is verlopen en hun teamleden kunnen ondersteunen bij het omgaan met veeleisende klanten.

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Moet een vertegenwoordiger zich verontschuldigen, zelfs als een gemeld probleem niet de schuld van hem of het bedrijf is? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “U moet uw werknemers in staat stellen om het beleefd met klanten oneens te zijn in plaats van te verwachten dat ze ja zeggen tegen alles wat ze zeggen of doen. Dus als er een geval is waarin een klant een probleem meldt, het escaleert (en misschien tegelijkertijd onbeleefd is), en het blijkt dat de specifieke situatie de schuld van de klant is, dan moet dit door uw vertegenwoordiger worden opgelost. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kan een klantenservicemedewerker bij een onbeschofte klant gewoon ophangen? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Nee, het is onaanvaardbaar dat een medewerker van de klantenservice ophangt bij een onbeleefde klant en dat mogen ze ook nooit doen. Een vertegenwoordiger moet proberen met een klant te praten, zelfs als ze beledigend zijn, en proberen het probleem tot op de bodem uit te zoeken .” } }] }

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.