Sjablonen voor afwijzingsbrieven

Hoe graag elk bedrijf zijn klanten ook elke keer wil behagen, het is niet altijd mogelijk om ja te zeggen tegen alle verzoeken van klanten. Als u het idee omarmt dat de klant altijd gelijk heeft, wordt het moeilijker om erachter te komen hoe u nee kunt zeggen tegen klanten zonder ze teleur te stellen of te verliezen. Wanneer een klant echter iets eist dat niet beschikbaar, onredelijk of gewoonweg onmogelijk te bieden is, moet iedereen die betrokken is bij directe interacties met klanten zich perfect bewust zijn van hoe ze op een beleefde manier nee kunnen zeggen tegen klanten.

Hoe nee te zeggen tegen klanten zonder hun bedrijf te verliezen

Hoe zeg u nee tegen verzoeken of verzoeken van klanten zonder klanten boos, gefrustreerd of teleurgesteld te maken? Hier zijn enkele basisprincipes om in gedachten te houden wanneer u een afwijzingsbrief moet schrijven aan uw klanten of potentiële klanten.

  • Herformuleer het ‘nee’ met behulp van positieve taal, wat de enige communicatie is die u zou moeten gebruiken bij het schrijven van een afwijzingsbrief.
  • Houd een eenvoudig afwijzingsbriefformaat: toon waardering, vertel het nieuws, vertel waarom, bied hulp, sluit met een hoge noot.
  • Gebruik empathische verklaringen om te laten zien dat u de gevoelens van een klant begrijpt (d.w.z. ik begrijp dat volledig …, ik weet hoe frustrerend het moet zijn …, enz.)
  • Geef altijd een specifieke uitleg waarom u niet aan het verzoek van een klant kunt voldoen (d.w.z. er is iets in strijd met het bedrijfsbeleid).
  • Bevestig uw weigering zonder valse beloften aan klanten te doen (d.w.z. beloof niet om in de nabije toekomst een functie te implementeren, als u niet echt van plan bent dat te doen).
  • Zoek het dichtstbijzijnde alternatief, indien mogelijk. Zelfs als het niet werkt voor de klant, zullen ze je inspanningen nog steeds waarderen.
  • Zorg ervoor dat een klant begrijpt dat u nee zegt tegen hun verzoek, niet tegen hen persoonlijk.
  • Als dingen veranderen, neem dan contact op met de klant om hem te laten weten dat u nu aan zijn verzoek kunt voldoen.

Hoe nee te zeggen tegen een klant: 7 sjablonen voor afwijzingsbrieven

Of het nu gaat om angst voor een slechte reputatie, het verpesten van uw relatie met een klant of het volledig verliezen van hun bedrijf, het afwijzen van klantverzoeken kan een uitdaging zijn als u niet weet hoe u dit op een professionele manier moet doen. Nee leren zeggen is zelfs een essentiële vaardigheid, vooral voor degenen die werken in klantgerichte functies. Hieronder vindt u enkele standaard sjablonen voor afwijzingsbrieven die u kunt gebruiken (en personaliseren) voor uw klanteninteracties.

Maak een sjabloon voor een afwijzingsbrief in LiveAgent
Bewaar onze afwijzingsbriefsjablonen in uw standaardberichten om tijd te besparen

Nee zeggen tegen een functieverzoek van een klant


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Nee zeggen tegen een klant die om een verwijderde functie vraagt


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hoe zegt u nee tegen een klant die om korting vraagt


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Nee zeggen tegen een klant die om een terugbetaling/retour/omruiling vraagt

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hoe u nee kunt zeggen tegen een klant die u vraagt om hun werk voor hen te doen

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hoe zegt u nee tegen een ontmoeting met een klant

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Hoe zegt u nee tegen het project van een klant

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Veel Gestelde Vragen

Wat is een afwijzingsbrief?

Een afwijzingsbrief is een formele brief om een sollicitant te informeren dat hij/zij niet zal worden aangenomen.

Wat zegt u in de afwijzingsbrief?

De brief moet een korte samenvatting geven van de belangrijkste reden om een sollicitant niet aan te nemen. De brief moet eindigen met een bedankje. Bovendien moet de afwijzingsbrief binnen een week na het interview worden verzonden.

Hoe schrijft u een goede afwijzingsbrief?

De brief moet aan de aanvrager worden gericht en in de derde persoon worden geschreven. Het moet professioneel, beleefd en kort zijn.

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.