Hoe graag elk bedrijf zijn klanten ook elke keer wil behagen, het is niet altijd mogelijk om ja te zeggen tegen alle verzoeken van klanten. Als u het idee omarmt dat de klant altijd gelijk heeft, wordt het moeilijker om erachter te komen hoe u nee kunt zeggen tegen klanten zonder ze teleur te stellen of te verliezen. Wanneer een klant echter iets eist dat niet beschikbaar, onredelijk of gewoonweg onmogelijk te bieden is, moet iedereen die betrokken is bij directe interacties met klanten zich perfect bewust zijn van hoe ze op een beleefde manier nee kunnen zeggen tegen klanten.
Hoe zeg u nee tegen verzoeken of verzoeken van klanten zonder klanten boos, gefrustreerd of teleurgesteld te maken? Hier zijn enkele basisprincipes om in gedachten te houden wanneer u een afwijzingsbrief moet schrijven aan uw klanten of potentiële klanten.
Of het nu gaat om angst voor een slechte reputatie, het verpesten van uw relatie met een klant of het volledig verliezen van hun bedrijf, het afwijzen van klantverzoeken kan een uitdaging zijn als u niet weet hoe u dit op een professionele manier moet doen. Nee leren zeggen is zelfs een essentiële vaardigheid, vooral voor degenen die werken in klantgerichte functies. Hieronder vindt u enkele standaard sjablonen voor afwijzingsbrieven die u kunt gebruiken (en personaliseren) voor uw klanteninteracties.
Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
Een afwijzingsbrief is een formele brief om een sollicitant te informeren dat hij/zij niet zal worden aangenomen.
De brief moet een korte samenvatting geven van de belangrijkste reden om een sollicitant niet aan te nemen. De brief moet eindigen met een bedankje. Bovendien moet de afwijzingsbrief binnen een week na het interview worden verzonden.
De brief moet aan de aanvrager worden gericht en in de derde persoon worden geschreven. Het moet professioneel, beleefd en kort zijn.
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Ontvang als eerste exclusieve aanbiedingen en het laatste nieuws over onze producten en diensten rechtstreeks in je mailbox.
Wij waarderen uw recente aanmelding voor LiveAgent.
Er wordt een bericht naar uw emailadres gestuurd met inloggegevens onmiddellijk nadat uw account is geïnstalleerd.
Als u wacht totdat de installatie voltooid is, kunt u vanaf hier rechtstreeks toegang krijgen tot uw account.
Nadat het proces voltooid is, sturen we de inloggegevens naar uw mailbox.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.