Sjablonen voor afwijzingsbrieven

Hoe graag elk bedrijf zijn klanten ook elke keer wil behagen, het is niet altijd mogelijk om ja te zeggen tegen alle verzoeken van klanten. Als u het idee omarmt dat de klant altijd gelijk heeft, wordt het moeilijker om erachter te komen hoe u nee kunt zeggen tegen klanten zonder ze teleur te stellen of te verliezen. Wanneer een klant echter iets eist dat niet beschikbaar, onredelijk of gewoonweg onmogelijk te bieden is, moet iedereen die betrokken is bij directe interacties met klanten zich perfect bewust zijn van hoe ze op een beleefde manier nee kunnen zeggen tegen klanten.

Hoe nee te zeggen tegen klanten zonder hun bedrijf te verliezen

Hoe zegt u nee tegen verzoeken of eisen van klanten zonder klanten boos, gefrustreerd of teleurgesteld te maken? Hier zijn enkele basisprincipes om in gedachten te houden wanneer u een afwijzingsbrief aan uw klanten of potentiële klanten moet schrijven.

• Herformuleer het ‘nee’ met behulp van positieve taal, wat de enige communicatie is die u zou moeten gebruiken bij het schrijven van een afwijzingsbrief.
• Houd een eenvoudig format voor een afwijzingsbrief aan: toon waardering, vertel het nieuws, vertel waarom, bied hulp aan en sluit af met een goede noot.
• Gebruik empathische uitspraken om te laten zien dat u de gevoelens van een klant begrijpt (d.w.z. ik begrijp volkomen dat …, ik weet hoe frustrerend het moet zijn …, enz.)
• Geef altijd een toegewijde uitleg waarom u niet aan het verzoek van een klant kunt voldoen (d.w.z. iets druist in tegen het bedrijfsbeleid).
• Laat uw weigering gelden zonder valse beloften aan klanten te doen (d.w.z. beloof niet dat u in de nabije toekomst een functie zult implementeren als u dat niet echt van plan bent).
• Zoek indien mogelijk het dichtstbijzijnde alternatief. Zelfs als het niet werkt voor de klant, zullen ze uw moeite nog steeds waarderen.
• Zorg ervoor dat een klant begrijpt dat u nee zegt tegen hun verzoek, niet tegen hen persoonlijk.
• Als er dingen veranderen, neem dan contact op met de klant om hem te laten weten dat u nu aan zijn verzoek kunt voldoen.

Hoe nee te zeggen tegen een klant: 7 sjablonen voor afwijzingsbrieven

Of het nu gaat om angst voor een slechte reputatie, het ruïneren van uw relatie met een klant of het volledig verliezen van hun bedrijf, het afwijzen van verzoeken van klanten kan een uitdaging zijn als u niet weet hoe u dit op een professionele manier moet doen. Sterker nog, nee leren zeggen is een essentiële vaardigheid, vooral voor mensen die in klantgerichte functies werken. Een beleefde weigering is vaak de beste keuze als u een voorstel moet afwijzen.

Hieronder vindt u enkele standaardsjablonen voor afwijzingsbrieven die u kunt gebruiken (en personaliseren) voor uw klanteninteracties.

Nee zeggen tegen een functieverzoek van een klant

Nee zeggen tegen een klant die om een verwijderde functie vraagt

Hoe zegt u nee tegen een klant die om korting vraagt

Nee zeggen tegen een klant die om een terugbetaling/retour/omruiling vraagt

Hoe u nee kunt zeggen tegen een klant die u vraagt om hun werk voor hen te doen

Hoe zegt u nee tegen een ontmoeting met een klant

Hoe zegt u nee tegen het project van een klant

Gerelateerde artikels

Boze reacties van klanten

Elk bedrijf heeft wel eens te maken met boze en klagende klanten. Wat de reden van de ontevredenheid van de klant ook is, een juiste en tijdige reactie kan het verschil maken tussen een gefrustreerde klant loyaal houden of zijn of haar bedrijf volledig verliezen.

Hoe klantenbeloningen gebruiken?

Wilt u klantenaankopen stimuleren? Lees hoe u klantenbeloningen kunt gebruiken en uw klantenservice kunt verbeteren met LiveAgent.

Hoe u van ontevreden klanten merkambassadeurs maakt?

Wilt u leren hoe u van ontevreden klanten uw ambassadeurs maakt? Lees verder en vind tips over hoe u ontevreden klanten in uw voordeel kan laten spelen.

Hoe klantenbeloningen gebruiken?

Klantenbeloningen en loyaliteitsprogramma's kunnen de binding en verkoop verhogen. Goed opgeleide klantenserviceteams zijn cruciaal voor het behoud van reputatie, loyaliteit en inkomsten. Bedrijven moeten zich proactief aanpassen aan de verwachtingen van consumenten met nieuwe technologieën en een klantgerichte benadering. LiveAgent biedt sjablonen voor e-mailcampagnes gericht op herhalingsaankopen, klantenservice, verkoop follow-ups en verwijzingen. Het opstarten van uw LiveAgent-account wordt alvorens geïnstalleerd.