Sjablonen voor afwijzingsbrieven
Sjablonen voor afwijzingsbrieven helpen bedrijven om op een beleefde manier nee te zeggen tegen klanten zonder ze teleur te stellen of te verliezen. Leer hoe u nee kunt zeggen tegen verzoeken zonder uw klanten te boos of gefrustreerd te maken.
Hoe graag elk bedrijf zijn klanten ook elke keer wil behagen, het is niet altijd mogelijk om ja te zeggen tegen alle verzoeken van klanten. Als u het idee omarmt dat de klant altijd gelijk heeft, wordt het moeilijker om erachter te komen hoe u nee kunt zeggen tegen klanten zonder ze teleur te stellen of te verliezen. Wanneer een klant echter iets eist dat niet beschikbaar, onredelijk of gewoonweg onmogelijk te bieden is, moet iedereen die betrokken is bij directe interacties met klanten zich perfect bewust zijn van hoe ze op een beleefde manier nee kunnen zeggen tegen klanten.
Hoe nee te zeggen tegen klanten zonder hun bedrijf te verliezen
Hoe zegt u nee tegen verzoeken of eisen van klanten zonder klanten boos, gefrustreerd of teleurgesteld te maken? Hier zijn enkele basisprincipes om in gedachten te houden wanneer u een afwijzingsbrief aan uw klanten of potentiƫle klanten moet schrijven.
- Herformuleer het āneeā met behulp van positieve taal, wat de enige communicatie is die u zou moeten gebruiken bij het schrijven van een afwijzingsbrief.
- Houd een eenvoudig format voor een afwijzingsbrief aan: toon waardering, vertel het nieuws, vertel waarom, bied hulp aan en sluit af met een goede noot.
- Gebruik empathische uitspraken om te laten zien dat u de gevoelens van een klant begrijpt (d.w.z. ik begrijp volkomen dat ā¦, ik weet hoe frustrerend het moet zijn ā¦, enz.)
- Geef altijd een toegewijde uitleg waarom u niet aan het verzoek van een klant kunt voldoen (d.w.z. iets druist in tegen het bedrijfsbeleid).
- Laat uw weigering gelden zonder valse beloften aan klanten te doen (d.w.z. beloof niet dat u in de nabije toekomst een functie zult implementeren als u dat niet echt van plan bent).
- Zoek indien mogelijk het dichtstbijzijnde alternatief. Zelfs als het niet werkt voor de klant, zullen ze uw moeite nog steeds waarderen.
- Zorg ervoor dat een klant begrijpt dat u nee zegt tegen hun verzoek, niet tegen hen persoonlijk.
- Als er dingen veranderen, neem dan contact op met de klant om hem te laten weten dat u nu aan zijn verzoek kunt voldoen.
Hoe nee te zeggen tegen een klant: 7 sjablonen voor afwijzingsbrieven
Of het nu gaat om angst voor een slechte reputatie, het ruĆÆneren van uw relatie met een klant of het volledig verliezen van hun bedrijf, het afwijzen van verzoeken van klanten kan een uitdaging zijn als u niet weet hoe u dit op een professionele manier moet doen. Sterker nog, nee leren zeggen is een essentiĆ«le vaardigheid, vooral voor mensen die in klantgerichte functies werken. Een beleefde weigering is vaak de beste keuze als u een voorstel moet afwijzen.
Hieronder vindt u enkele standaardsjablonen voor afwijzingsbrieven die u kunt gebruiken (en personaliseren) voor uw klanteninteracties.
Nee zeggen tegen een functieverzoek van een klant
Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we donāt have anything like that in place, however, weāve actually heard that request quite a lot, so weāll possibly implement it very soon. Iāll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if thereās anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Nee zeggen tegen een klant die om een verwijderde functie vraagt
Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hoe zegt u nee tegen een klant die om korting vraagt
Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. Weāre happy that youāve decided to buy our product and we canāt wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we wonāt be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Nee zeggen tegen een klant die om een terugbetaling/retour/omruiling vraagt
Dear [NAME],
Unfortunately, Iām unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didnāt get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill weād be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hoe u nee kunt zeggen tegen een klant die u vraagt om hun werk voor hen te doen
Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please donāt hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hoe zegt u nee tegen een ontmoeting met een klant
Hi [NAME],
Iām so glad youāre interested in cooperating with our company on your new project.
As much as Iād love to meet to personally, Iām unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and canāt give you the time you deserve to discuss this further.
However, Iām happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if youād prefer to discuss in person, Iām available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Hoe zegt u nee tegen het project van een klant
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, weāve decided that unfortunately we wonāt be able to take on this project.
Though weād love to move forward with this, at this moment we simply donāt have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
Ready to put our rejection templates to the test?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 30-day trial. No credit card required.
Live chat is a valuable tool for increasing conversion rates and improving the customer experience. It can be beneficial to various agencies, and its integration is easy. Chat software offers a high ROI, reduces email and phone communications, and improves customer satisfaction. Customer service software is also crucial for businesses to manage tickets and communication channels. The article discusses LiveAgent, a customer management software, offering a free and paid subscription. Companies of all sizes can benefit from free Dutch ticketing software.
Alternatief voor callcenter voor verkoop en ondersteuning
Ontdek de voordelen van een aanpasbare kennisbank met branding voor bedrijven. LiveAgent biedt klantenservice software en alternatieven voor Kustomer en Intercom.
Bent u op zoek naar een Helpshift-alternatief?
Bedrijven zijn enthousiast over LiveAgent als een tool om met klanten te communiceren. Verschillende klanten getuigen van hoe LiveAgent hun communicatie met klanten heeft versneld, de klantentevredenheid en verkoop heeft verhoogd, en betere, snellere en nauwkeurigere ondersteuning heeft geboden. LiveAgent biedt onbeperkte vertegenwoordigers en integratie met e-mail, sociale media en telefoon zonder extra kosten. Het is een kosteneffectieve oplossing die kan helpen bij het beheren van een groot aantal ondersteuningsverzoeken via verschillende kanalen en biedt handige rapportagefuncties. Klanten vinden LiveAgent gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken, terwijl het ondersteuningsteam snel reageert met snel te implementeren oplossingen.
Nederlandse selfservice software
The article discusses various software programs that companies can use to improve their customer service and digital marketing efforts. LiveAgent is recommended for its ticket system and self-service tools. Providing self-service options for customers can lead to a decreased number of tickets, increased productivity of representatives, improved customer satisfaction, and lower support costs. LiveAgent offers an all-in-one self-service portal for customers.
We appreciate your recent sign up for a LiveAgent.
A message will be sent to your email address containing login details, right after your account is installed.
Try all communication channels while your LiveAgent is ready.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.