Sjablonen voor afwijzingsbrieven

Hoe graag elk bedrijf zijn klanten ook elke keer wil behagen, het is niet altijd mogelijk om ja te zeggen tegen alle verzoeken van klanten. Als u het idee omarmt dat de klant altijd gelijk heeft, wordt het moeilijker om erachter te komen hoe u nee kunt zeggen tegen klanten zonder ze teleur te stellen of te verliezen. Wanneer een klant echter iets eist dat niet beschikbaar, onredelijk of gewoonweg onmogelijk te bieden is, moet iedereen die betrokken is bij directe interacties met klanten zich perfect bewust zijn van hoe ze op een beleefde manier nee kunnen zeggen tegen klanten.

Hoe nee te zeggen tegen klanten zonder hun bedrijf te verliezen

Hoe zeg u nee tegen verzoeken of verzoeken van klanten zonder klanten boos, gefrustreerd of teleurgesteld te maken? Hier zijn enkele basisprincipes om in gedachten te houden wanneer u een afwijzingsbrief moet schrijven aan uw klanten of potentiële klanten.

• Herformuleer het ‘nee’ met behulp van positieve taal, wat de enige communicatie is die u zou moeten gebruiken bij het schrijven van een afwijzingsbrief.
• Houd een eenvoudig afwijzingsbriefformaat: toon waardering, vertel het nieuws, vertel waarom, bied hulp, sluit met een hoge noot.
• Gebruik empathische verklaringen om te laten zien dat u de gevoelens van een klant begrijpt (d.w.z. ik begrijp dat volledig …, ik weet hoe frustrerend het moet zijn …, enz.)
• Geef altijd een specifieke uitleg waarom u niet aan het verzoek van een klant kunt voldoen (d.w.z. er is iets in strijd met het bedrijfsbeleid).
• Bevestig uw weigering zonder valse beloften aan klanten te doen (d.w.z. beloof niet om in de nabije toekomst een functie te implementeren, als u niet echt van plan bent dat te doen).
• Zoek het dichtstbijzijnde alternatief, indien mogelijk. Zelfs als het niet werkt voor de klant, zullen ze je inspanningen nog steeds waarderen.
• Zorg ervoor dat een klant begrijpt dat u nee zegt tegen hun verzoek, niet tegen hen persoonlijk.
• Als dingen veranderen, neem dan contact op met de klant om hem te laten weten dat u nu aan zijn verzoek kunt voldoen.

Hoe nee te zeggen tegen een klant: 7 sjablonen voor afwijzingsbrieven

Of het nu gaat om angst voor een slechte reputatie, het verpesten van uw relatie met een klant of het volledig verliezen van hun bedrijf, het afwijzen van klantverzoeken kan een uitdaging zijn als u niet weet hoe u dit op een professionele manier moet doen. Nee leren zeggen is zelfs een essentiële vaardigheid, vooral voor degenen die werken in klantgerichte functies. Hieronder vindt u enkele standaard sjablonen voor afwijzingsbrieven die u kunt gebruiken (en personaliseren) voor uw klanteninteracties.

Nee zeggen tegen een functieverzoek van een klant

Nee zeggen tegen een klant die om een verwijderde functie vraagt

Hoe zegt u nee tegen een klant die om korting vraagt

Nee zeggen tegen een klant die om een terugbetaling/retour/omruiling vraagt

Hoe u nee kunt zeggen tegen een klant die u vraagt om hun werk voor hen te doen

Hoe zegt u nee tegen een ontmoeting met een klant

Hoe zegt u nee tegen het project van een klant

Veel Gestelde Vragen

Wat is een afwijzingsbrief?

Een afwijzingsbrief is een formele brief om een sollicitant te informeren dat hij/zij niet zal worden aangenomen.

Wat zegt u in de afwijzingsbrief?

De brief moet een korte samenvatting geven van de belangrijkste reden om een sollicitant niet aan te nemen. De brief moet eindigen met een bedankje. Bovendien moet de afwijzingsbrief binnen een week na het interview worden verzonden.

Hoe schrijft u een goede afwijzingsbrief?

De brief moet aan de aanvrager worden gericht en in de derde persoon worden geschreven. Het moet professioneel, beleefd en kort zijn.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Wat is een afwijzingsbrief?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Een afwijzingsbrief is een formele brief om een sollicitant te informeren dat hij/zij niet zal worden aangenomen .” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Wat zegt u in de afwijzingsbrief? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “De brief moet een korte samenvatting geven van de belangrijkste reden om een sollicitant niet aan te nemen. De brief moet eindigen met een bedankje. Bovendien moet de afwijzingsbrief binnen een week na het interview worden verzonden. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hoe schrijft u een goede afwijzingsbrief? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “De brief moet aan de aanvrager worden gericht en in de derde persoon worden geschreven. Het moet professioneel, beleefd en kort zijn .” } }] }