Helpdesksjablonen
Gebruik helpdesksjablonen voor een snelle oplossing en verbeter de klantentevredenheid. Ontdek hier 10 voorbeelden van antwoordsjablonen en leer hoe je klantenservice kunt verbeteren met vaardigheden en soft skills.
Uit een onderzoek bleek dat 69% van de consumenten de kwaliteit van een klantenervaring beoordeelt op basis van het feit of ze een āsnelle oplossingā hebben ontvangen op hun vragen of verzoeken om hulp. Het steeds opnieuw handmatig opstellen van dezelfde antwoorden bij interactie met klanten kan echter uiterst inefficiĆ«nt en tijdrovend zijn, zelfs voor de meest bekwame klantenservicemedewerkers. Dat is waar standaardberichten erg handig zijn. In feite zijn standaardantwoorden (macroās), vooraf gedefinieerde antwoorden en kant-en-klare sjablonen een van de meest onmisbare helpdesk-functies waarmee ondersteuningsmedewerkers hun efficiĆ«ntie en prestaties kunnen verbeteren, de klantenondersteuning kunnen versnellen en de klantentevredenheid kunnen vergroten.
Waarom antwoordsjablonen voor helpdesks gebruiken?
- Help agenten tijd en moeite te besparen bij het afhandelen van veelvoorkomende verzoeken, laat ze zich concentreren op serieuzere vragen, zorg voor minder fouten en verhoog de productiviteit van vertegenwoordigers;
- Helpen om consistentie te behouden in de snelheid van het oplossen van tickets en de merkstem die van invloed is op de algemene kwaliteit van klantenondersteuning en klantenservice;
- Help vertegenwoordigers om moeilijke gesprekken gemakkelijker af te handelen, zoals klanten vertellen dat u geen functie gaat bouwen die ze wilden of een terugbetalingsverzoek weigeren;
- Omdat standaardberichten en sjablonen geen automatische antwoorden zijn, kunnen agenten ze gemakkelijk aanpassen en een persoonlijk tintje toevoegen voordat ze worden verzonden om de klantentevredenheid te verbeteren.
10 voorbeelden van antwoordsjablonen voor helpdesks
Hieronder vindt u 10 voorbeelden van antwoorden van de helpdesk voor enkele van de meest voorkomende problemen en ondersteuningsvragen die uw agenten kunnen stellen aanpassen, personaliseren en gebruiken in hun dagelijkse ondersteuningsinteracties.
Bevestigen dat er een ondersteuningsverzoek is ontvangen
Hi [NAME],
Thank you for reaching out. We received your request and have already started working on resolving your issue. One of our agents will get back to you as soon as possible. Typically, it takes us less than 24 hours to respond with a resolution.
If you have any additional information that you think will help us to assist you, please reply to this email. If itās an emergency, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team.
Thanks again for contacting us,
[YOUR SIGNATURE]
Reageren op informatieverzoek
Hi [NAME],
Thank you for reaching out! Weāre always happy to help our customers learn more about our product.
Weād like to direct you to a relevant article from our Knowledge Base that contains detailed information about this feature. We also happen to have a blog post that discusses how to get the most out of it, so while youāre here, why donāt you give that a quick read too?
In case there are still some questions and youād like further clarification, please donāt hesitate to let us know by replying to this message. Weāre at your service 24/7.
Enjoy your day,
[YOUR SIGNATURE]
Verzoek om wachtwoord opnieuw in te stellen
Hi [NAME],
Weāve received a request to reset the password for the [COMPANY] account associated with (email). No changes have been made to your account yet. You can reset your password by clicking the link below:
Reset your password
If you didnāt request a new password, you can safely ignore this email. Only a person with access to your email can reset your account password.
If you need help, or you have any other questions, fell free to call us at (number). Weāre here to assist you at any step along the way.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Klant vraagt om een functie die op uw routekaart staat
Hi [NAME],
Thanks for the feedback. I can definitely see how this feature would be helpful to our customers. Luckily, our development team is already on it, and we expect to release it next quarter. Would you be interested in being a part of our beta group and one of the first customers to try it out? If so, Iād be happy to put you on the list.
Let me know, and please donāt hesitate to reach out if you have any other additional insights that youād like me to pass on to our development team.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Klant vraagt om een functie die u niet gaat bouwen
Hi [NAME],
Thanks for the feedback. I can definitely see why you would be interested in that feature. Unfortunately, itās not on our roadmap as of now.
Since our development resources are currently limited, we have decided to tackle features X and Y as a priority, as the majority of our customers have heavily requested them. These features will also be beneficial to you because of (ā¦).
That being said, weāll let you know if anything changes around this. Please do reach out if you have any other requests ā weāre always here to listen.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Klant vraagt om een functie die is verwijderd
Hi [NAME],
Thanks for reaching out. I can definitely understand that itās frustrating to lose a feature that youāve come to rely on in your business. Unfortunately, we are not planning to bring it back any time soon.
The reason is that it was a complex feature to maintain. It wasnāt being used by the majority of our customers, which meant we were spending a lot of development time and resources on something that wasnāt making our product better for most users.
However, by making a decision to drop it, weāve managed to allocate those resources into building (new features) that will be launched much sooner than we otherwise could have achieved.
I realize itās not the answer you were hoping for, though. Some of our other customers have found that (alternative feature) is a fairly good substitute for that functionality. If youād like to, Iād be happy to give you my best advice on how you can use it.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Een teruggaveverzoek accepteren
Dear [NAME],
Thank you for contacting us to request a refund on your purchase of [PRODUCT/ SERVICE]. We are sorry to hear our product didnāt meet your expectations. Because your request falls under our refund policy, we will gladly honor your decision.
We have processed your request and have issued a refund to your credit card company. It may take up to [number of days] to see this credit on your account.
If there is any way for us to retain your business, we would love the opportunity to try. Just let us know, and we will do whatever we can. Feel free to contact us also if you have any further questions.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Een teruggaveverzoek weigeren
Dear [NAME],
Iām sorry to hear youāre not happy with our [PRODUCT/ SERVICE]. Weāve received your request for a refund and we regret to inform you that it has fallen outside of our refund policy as stated here.
While weāre unable to provide a refund at this time, we value your business and would like to offer you a discount of 15% on your next purchase.
If there is any way you feel we could improve our product/ service, please donāt hesitate to let us know.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Privacybeleid
Hi [NAME],
Thank you for your inquiry. We understand data privacy and security is a major concern for our customers. At [COMPANY NAME], we want you feel comfortable sharing your personal data through our website, so privacy is something we take very seriously.
Weāve taken proper precautions to completely secure your data both online and offline. We use encryption when transmitting your sensitive personal information, and the servers storing your data always adhere to independent third-party security certifications.
You can read the full version of our official privacy policy here: [link]. If you ever feel that we are not abiding by this privacy policy, please contact us immediately at [number].
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Abonnementsverzoek annuleren
Hi [NAME],
Thanks for giving [PRODUCT/ SERVICE] a try. As much as we would like you to stay with us for the long term, we understand and accept your decision to cancel your account regardless of any reason. We have a quick question that we hope you could answer that would help us improve [PRODUCT/ SERVICE].
Why did you decide to cancel? Just click on the most appropriate answer:
Didnāt find a good use case for the productWanted more featuresPricing too high
We appreciate the help and hope to welcome you back again in the future!
All the best,
[YOUR SIGNATURE]
Ready to use our help desk templates?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated help desk software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Frequently Asked Questions
Wat is een emailsjabloon?
Een emailsjabloon is een bericht dat u kunt hergebruiken in uw emailcorrespondentie met klanten. Sjablonen worden vaak gebruikt voor consistentie en om tijd te besparen.
Kunt u sjablonen maken in uw helpdesksoftware?
Absoluut. LiveAgent is helpdesksoftware waarmee u sjablonen kunt maken voor zowel agenten als klanten om tijd te besparen. Als u meer wilt weten, bekijk dan de functie voor emailsjablonen.
Wat is een helpdesk?
Een helpdesk is een afdeling in een organisatie die ondersteuning biedt aan klanten en gebruikers.
Verbeter de klantenservice en relaties door empathie te tonen en effectieve communicatie te gebruiken. LiveAgent biedt diverse communicatiekanalen en een partnerprogramma voor VoIP-providers. Vertegenwoordigers kunnen klantensupport en relaties verbeteren met een klantgerichte benadering. Klantenservicecenters verzamelen gegevens en verbeteren de klantenservice met automatische oproepdistributie en gegevensanalyse. Tips voor effectief wachtrijbeheer zijn onder andere FIFO-methode, prioritering van verzoeken en segmentatie van tickets op categorie. Ook het opzetten van een gelaagde ondersteuningsstructuur en het stellen van SLA's helpen bij het beheren van de wachtrij voor klantenondersteuning.
We appreciate your recent sign up for a LiveAgent.
A message will be sent to your email address containing login details, right after your account is installed.
Try all communication channels while your LiveAgent is ready.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.