Gratis proefperiode

Sjablonen voor klantenservice

Email blijft voor een groot aantal consumenten nog steeds een van de belangrijkste kanalen voor klantenservice. Niet elk bedrijf doet echter veel moeite om snel en professioneel te reageren, sommige zelfs helemaal niet. Uit het onderzoek van SuperOffice bleek dat 62% van de bedrijven niet reageert op emails van de klantenservice, 90 % informeert de klant niet dat een email is ontvangen, terwijl 97% geen follow-up geeft om te zien of klanten tevreden zijn met het antwoord.

Hoewel het bijna onmogelijk is om elke email aan potentiële of huidige klanten met de hand te maken, met behulp van klantenservice-sjablonen die het behandelen van verschillende scenario’s kan een grote hulp zijn voor klantenserviceteams, vooral voor degenen die te maken hebben met een enorme hoeveelheid emails. Met sjablonen als startblok kunnen uw agenten meer klanten helpen in minder tijd en minder stress, en ervoor zorgen dat ze een consistente service bieden.

Sjablonen voor klantenservice
Voorbeeld van emailticketing in LiveAgent

Voordelen van het gebruik van emailsjablonen voor klantenservice

  • Bespaar tijd en verbeter de efficiëntie van agenten. Door klantenservicesjablonen te gebruiken bij het reageren op klanten, hoeft uw ondersteuningsteam geen individuele reacties te maken, hun tijd te optimaliseren en de efficiëntie te verbeteren.
  • Verminder het aantal menselijke fouten. Met kant-en-klare, beproefde emailresponssjablonen van de klantenservice kunt u menselijke fouten elimineren en het risico wegnemen van het verzenden van onjuiste berichten die klanten kunnen frustreren.
  • Behoud consistente bedrijfsberichten. Emailsjablonen voor klantenservice zorgen ervoor dat iedereen in uw ondersteuningsteam op één lijn zit, terwijl uw merkstem aanwezig blijft in elke interactie met de klant.

Veelgebruikte emailsjablonen voor klantenservice

Het bouwen van uw eigen bibliotheek met voorbeeldemailsjablonen voor klantenservice kan zowel uitdagend als tijdrovend zijn. Hier zijn enkele beproefde emailsjablonen op basis van 10 verschillende scenario’s die uw ondersteuningsteam kan gebruiken en waar nodig kan aanpassen bij interactie met klanten en potentiële klanten.

Emailsjabloon voor automatisch antwoord


Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Aanmelden met een emailsjabloon van een klant


Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]

Bedankt emailsjabloon


Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]

Emailsjabloon voor boze klantenreactie


Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]

Emailsjabloon voor blije klantenreacties


Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Emailsjabloon voor reactie op klachten van klanten


[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Emailsjabloon met vertraagde reactie


Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].

Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Vervolg emailsjabloon


Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]

Emailsjabloon voor verlengingsherinneringen


Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Terugbetaling emailsjabloon


Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Vaak gestelde vragen

Hoe kunt u de klantenservice in uw bedrijf verbeteren?

De klantenservice-industrie is een van de snelst groeiende ter wereld. Met behulp van klantenservicesoftware kun je meer dan één gesprek tegelijk volgen en meer gedaan krijgen op een dag.

Hoe schrijft u een professionele klantenservice email?

Wanneer u reageert op een klacht van een klant, zorg er dan voor dat u het probleem aanpakt en gebruik de naam van de klant. Om gepast te reageren, moet u ook een professionele toon gebruiken terwijl u vriendelijk en beleefd bent.

Waarom zou u focussen op een goede klantenservice?

Een goede klantenservice is een belangrijk onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. Het kan de reputatie van uw bedrijf verbeteren en uw klanten helpen behouden.

Ready to put your customer service templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer service software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.