Checklist voor thuiswerken

Stel duidelijk vast op welke momenten van uw werknemers wordt verwacht dat zij werken.

Waarom is het aangeven van uw werkuren belangrijk?

Werknemers en werkgevers moeten hiervan op de hoogte zijn. Als mensen niet op de hoogte zijn van hun werkuren, kan dit leiden tot problemen met productiviteit en efficiëntie.

Hoe geeft u uw werkuren aan?

Vraag werknemers wat het meest geschikt voor hen is om hun werk te doen. Bepaal wat het beste voor uw team is, of het nu vaste werkuren of flexibele roosters zijn.

Welke tools helpen bij het aangeven van uw werkuren?

Tijdbeheerstools zoals Trello of Toggl, enz.

Zorg ervoor dat uw werknemers hun verantwoordelijkheden begrijpen. Zorg ervoor dat u niet micromanaget, omdat dit alleen maar tot frustratie en lagere productiviteit zal leiden.

Waarom is het instellen van duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen belangrijk?

Hoe duidelijker iedereen zijn taken en verwachtingen begrijpt, hoe productiever de werkplek zal zijn. Werkgevers kunnen werknemers verantwoordelijk houden voor hun acties, terwijl werknemers het gevoel hebben dat ze een stem hebben.

Hoe stelt u duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen in?

Bereid functiebeschrijvingen voor die de verantwoordelijkheden van elke positie beschrijven, en zorg ervoor dat u deze indien nodig bijwerkt. Informeer uw personeel als er mogelijke wijzigingen optreden.

Welke tools moet u in deze stap gebruiken?

Samenwerkingstools zoals Trello, Asana of Basecamp creëren specifieke taken voor werknemers en volgen hun voortgang, of u kunt ook overwegen een Checklist App te implementeren.

Stel een duidelijk thuiswerkbeleid op dat betrekking heeft op feestdagen, pauzes, vakanties en ziektedays.

Waarom is het bepalen van vrije tijd belangrijk?

Werkgevers moeten afwezigheden afhandelen zodat het werk kan doorgaan, terwijl werknemers moeten weten wat acceptabel is in termen van vrije tijd nemen.

Hoe bepaal ik vrije tijd?

Het is het beste om minstens een paar dagen vrij toe te staan, sommige betaald en andere onbetaald, afhankelijk van het specifieke beleid voor elke werknemer. Sommige werkgevers staan zelfs onbeperkte vakantie toe, maar dat vereist meestal vertrouwen van beide partijen en toewijding om verantwoord te werken zonder toezicht. Vraag personeel om hun vrije dagen zo ver mogelijk van tevoren aan te vragen.

Welke tools moet u gebruiken om over vrije tijd te beslissen?

Gebruik Google Docs of Sheets om een bestand te maken waar iedereen de dagen kan aanvragen waarop ze vrij willen zijn, notities kan toevoegen en wijzigingen in real-time kan zien.

Plan hoe vaak, waar en wanneer vergaderingen moeten plaatsvinden.

Waarom is het van tevoren inplannen van vergaderingen belangrijk?

Vergaderingen moeten praktisch en efficiënt zijn als u ze regelmatig gaat houden. Op die manier kan iedereen zich op de taak concentreren zonder tijd te verspillen.

Hoe plant u vergaderingen van tevoren in?

U moet een regelmatige vergadering voor teamupdates instellen. Bijvoorbeeld elke vrijdagochtend of woensdagmiddag. U kunt ook ad-hoc vergaderingen inplannen wanneer iets onmiddellijk moet worden besproken.

Welke tools helpen bij het van tevoren inplannen van vergaderingen?

Slack, LiveWebinar, Zoom of Google Hangouts zijn allemaal geweldige videocommunicatietools.

Communicatie is essentieel voor elk thuiswerkteam. Stel communicatierichtlijnen vast en zorg ervoor dat iedereen deze volgt.

Waarom is het stroomlijnen van communicatie belangrijk?

Dingen kunnen snel chaotisch worden als u geen communicatieplan hebt. Om iedereen op de hoogte te houden, is het noodzakelijk om een manier vast te stellen waarop mensen effectief en snel kunnen communiceren.

Hoe stroomlijnt u communicatie?

Het is essentieel om een manier te hebben om de voortgang van projecten bij te houden, zodat u kunt bepalen of iemand achterblijft. Bovendien is het nuttig om te zien wat het team dagelijks doet.

Om communicatie met klanten te stroomlijnen, gebruikt u ticketing-software, zoals LiveAgent. Uw e-mails, chats, oproepen, vermeldingen op sociale media en berichten van andere kanalen komen allemaal in één universeel postvak IN terecht. Dit maakt communicatie gemakkelijker en resulteert in hogere klanttevredenheid.

Welke tools stroomlijnen communicatie?

• Teamcommunicatie – tools zoals Asana of Basecamp zijn nuttig, maar alleen als iedereen ze consistent gebruikt.
• Communicatie met klanten – all-in-one helpdesk-software zoals LiveAgent (het is gratis om te proberen!).

Om op dezelfde pagina te staan en in dezelfde richting te gaan, heeft elk team een reeks gedeelde waarden en doelen nodig.

Waarom is het zorgen voor bedrijfscultuur belangrijk?

Bedrijfsrichtlijnen helpen toekomstige werknemers aan te trekken, maar zijn ook essentieel voor het behoud van werknemers. Werknemers die zich deel van een team voelen en wiens waarden aansluiten bij die van de organisatie, blijven eerder bij het bedrijf.

Hoe zorg je voor bedrijfscultuur?

Maak een lijst met kernwaarden en zorg ervoor dat iedereen deze begrijpt. Ook kan een bedrijfshandboek bedrijfsexpectaties en beleid schetsen.

Welke tools helpen bij het zorgen voor bedrijfscultuur?

U kunt een Google Docs-document maken of een korte video/presentatie over de kernwaarden van uw bedrijf maken.

Controleer of uw werknemers productieve werkomgevingen hebben voordat ze op afstand gaan werken.

Waarom is het controleren van de thuiswerkplek van uw werknemers belangrijk?

Niet iedereen heeft ideale omstandigheden om thuis te werken. Als u wilt dat uw personeel zich op hun werk concentreert, hebben ze de middelen en tools nodig die ze nodig hebben.

Hoe controleert u de thuiswerkplek van uw werknemers?

Huur indien mogelijk een fysieke werkplek in hun gebied (bijv. een coworking space). Zo niet, probeer hun betere werkomstandigheden thuis te bieden door wat apparatuur (stoelen, bureaus, enz.) te leveren.

Welke tools moet u gebruiken om de thuiswerkplek van uw werknemers te controleren?

Om erachter te komen of iemand een geschikte thuiswerkplek mist, kunt u hen via Google Forms bevragen.

Wanneer uw team op afstand gaat werken, is het essentieel om een plan voor het inwerken van nieuwe werknemers te hebben.

Waarom is het plannen van onboarding op afstand belangrijk?

Als u geen onboarding-plan hebt, kan het moeilijk zijn om nieuwe werknemers snel op snelheid te brengen.

Hoe plant u onboarding op afstand in?

Plan videovergaderingen en trainingen voor uw werknemers zodat zij snel vertrouwd raken met het nieuwe systeem. Maak handboeken voor elke werknemer om te lezen, zodat zij zich kunnen vertrouwd maken met de richtlijnen van het bedrijf.

Welke tools moet u gebruiken om onboarding op afstand in te plannen?

U kunt LiveWebinar gebruiken voor online trainingen. Maak handboeken in Google Docs/Sheets.

Om productief te zijn, hebben werknemers op afstand geschikte tools nodig, zoals een computer met alle programma’s die ze nodig hebben geïnstalleerd.

Waarom is het ervoor zorgen dat uw werknemers de vereiste apparaten hebben belangrijk?

Als uw werknemers op afstand niet over de juiste persoonlijke apparaten of tools beschikken, zal het moeilijk voor hen zijn om hun werk af te ronden.

Hoe zorgt u ervoor dat uw werknemers de vereiste apparaten hebben?

Voorzien uw werknemers van de juiste tools en apparaten.

Welke tools moet u gebruiken om ervoor te zorgen dat uw werknemers de vereiste apparaten hebben?

U kunt een lijst met vereisten voor thuiswerken maken in Google Docs/Sheets. Overweeg te investeren in technologie zoals cloudopslag (bijv. Dropbox) en bestandsdeling (Google Drive).

Een betrouwbare internetverbinding is een must voor werknemers op afstand.

Waarom is het geven van internettoegang belangrijk?

Als het internet van een werknemer zelfs maar een paar minuten uitvalt, kan dit aanzienlijke gevolgen hebben. Controleer of zij geen verbindingsproblemen ondervinden bij het werken op afstand.

Hoe geeft u iedereen internettoegang?

Controleer regelmatig de internetsnelheden van iedereen. Als er problemen zijn, neem dan contact op met de serviceprovider en los deze zo snel mogelijk op.

Welke tools moet u gebruiken om iedereen internettoegang te geven?

Pingdom stelt u in staat om de status van een internetverbinding van overal ter wereld te controleren.

Zorg ervoor dat uw werknemers toegang hebben tot technische ondersteuning als iets niet correct werkt.

Waarom is het bieden van technische ondersteuning belangrijk?

Als uw werknemers op afstand geen toegang hebben tot technische ondersteuning, kunnen zij gefrustreerd raken en dit zien als een obstakel dat hen verhindert hun werk af te ronden.

Hoe biedt u technische ondersteuning?

Geef uw werknemers een lijst met ondersteuningscontacten, inclusief een e-mailadres en telefoonnummer, enz.

Welke tools bieden technische ondersteuning?

U kunt een document (bijv. in Google Docs) maken waarin het technische ondersteuningsproces wordt beschreven en iedereen in uw team toegang geven. Overweeg te investeren in software die uw werknemers 24 uur per dag toegang tot ondersteuning biedt.

Uw werknemers op afstand moeten begrijpen wat hun veiligheidsverplichtingen zijn.

Waarom is het instellen van veiligheidsverplichtingen belangrijk?

De veiligheid van uw werknemers moet altijd een topprioriteit zijn. Uw personeel moet zich bewust zijn van de gevaren van thuiswerken en de veiligheidsmaatregelen van het bedrijf begrijpen.

Hoe stelt u veiligheidsverplichtingen in?

Leg duidelijk uit wat aan hun kant moet worden afgedekt en op welke veiligheidselementen zij zich moeten concentreren.

Welke tools moet u gebruiken om veiligheidsverplichtingen in te stellen?

Geofencing stelt u in staat om de locatie van het apparaat van een werknemer bij te houden en grenzen in te stellen die zij niet kunnen overschrijden. Dit is echter alleen essentieel als uw bedrijf echt gevoelige gegevens bevat, anders moet u gewoon uw personeel vertrouwen – dat loont.

Zorg voor regelmatige updates voor de apps en apparaten van uw team.

Waarom is het zorgen voor regelmatige updates belangrijk?

Als uw werknemers op afstand hun apparaten niet bijwerken, kunnen zij kwetsbaar worden voor cyberaanvallen. Controleer of iedereen op de hoogte blijft met regelmatige updates en deze niet verwaarloost.

Hoe zorg je voor regelmatige updates?

Maak een document met een lijst met noodzakelijke updates, zodat iedereen toegang tot deze informatie heeft.

Welke tools helpen bij het zorgen voor regelmatige updates?

U moet overwegen te investeren in tools zoals Microsoft AutoUpdate (voor Windows) of Mac OS X Update (voor Apple-apparaten), waarmee u alle software van uw werknemers automatisch kunt bijwerken.

U moet gebieden identificeren waar uw werknemers het meest waarschijnlijk veiligheidsrisico’s tegenkomen.

Waarom is het identificeren van veiligheidsrisico’s belangrijk?

Als u weet waar de gevaren liggen, kunt u stappen ondernemen om deze te beperken. Identificeer alle mogelijke bedreigingen voordat ze een probleem worden.

Hoe identificeert u veiligheidsrisico’s?

Overweeg een veiligheidsrisicokaart te maken die de gebieden schetst waarin uw werknemers in gevaar kunnen lopen.

Welke tools moet u gebruiken om veiligheidsrisico’s te identificeren?

Er zijn verschillende tools die veiligheidsrisicogebieden identificeren, waaronder Geofencing, software voor monitoring van sociale media (zoals Mediatoolkit) en Google Alerts.

In geval van nood moet u een noodplan bieden en uw werkplek veiliger maken.

Waarom is het schrijven van een noodplan belangrijk?

In geval van een noodsituatie kunnen uw werknemers op afstand in paniek raken en dingen erger maken. Een noodplan kan dit voorkomen.

Hoe schrijft u een noodplan?

Maak een document met een takenlijst die het noodplan stap voor stap schetst.

Welke tools helpen u een noodplan te schrijven?

De tools die uw werknemers het meest gebruiken, zijn degene waarmee zij het meest vertrouwd zijn en waarschijnlijk het snelst kunnen omgaan.

Een van de grootste problemen met thuiswerken is het onvermogen om rechtstreeks met mensen te communiceren. Omdat werknemers op afstand het meeste van hun tijd binnen vier muren kunnen doorbrengen, is hun mentale gezondheid cruciaal.

Waarom is het zorgen voor het welzijn van uw werknemers belangrijk?

Als een werknemer begint te worstelen met zijn mentale gezondheid, kan dit een enorme impact hebben op de efficiëntie van het bedrijf.

Hoe zorg je voor het welzijn van je werknemers?

Of het nu met werk te maken heeft of niet, zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot hulp als zij deze nodig hebben.

Welke tools helpen bij het zorgen voor het welzijn van uw werknemers?

U kunt een anonieme enquête uitvoeren via Google Forms of SurveyNuts.

Moedig uw werknemers aan om informele gesprekken met hun collega’s te voeren, ook voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Dit zal hen helpen zich meer verbonden met het team te voelen en gevoelens van isolatie voorkomen.

Waarom is het faciliteren van informele gesprekken met teamgenoten belangrijk?

Als uw werknemers zich voelen alsof ze in een vissenkom zitten, kan het voor hen moeilijk worden om zich te concentreren en hun werk te doen.

Hoe faciliteert u informele gesprekken met teamgenoten?

Let op elke gelegenheid voor ’externe" vergaderingen, niet alleen die over werk, maar ook om bijvoorbeeld verjaardagen van werknemers te vieren.

Welke tools helpen u informele gesprekken met teamgenoten te faciliteren?

Elk webinar- en berichtenprogramma (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, enz.) zal hier werken.

Het is veel moeilijker om een nieuwe vaardigheid te leren wanneer u op afstand werkt dan op kantoor. Bied uw werknemers alternatieve opties en prikkels om nieuwe vaardigheden te leren, mogelijkheden om zichzelf te verbeteren. Geef hen toegang tot technologie die hen zal helpen al die dingen te doen.

Waarom is het bieden van trainingen aan uw werknemers belangrijk?

Door uw werknemers de mogelijkheid te geven zich te ontwikkelen, zien zij hun werk als een carrière, niet alleen als een ander baantje. Moedig hen aan om webinars bij te wonen of cursussen te volgen die verband houden met hun professionele interesses.

Hoe biedt u uw werknemers trainingsopties?

Overweeg verschillende soorten training aan te bieden, zoals videotutorials, webinars of e-books. U kunt uw werknemers ook ondersteunen om cursussen in hun eigen tijd af te ronden.

Welke tools moet u gebruiken om uw werknemers trainingsopties te bieden?

U kunt videobellingsoftware zoals Skype of Zoom gebruiken om live trainingen uit te voeren of platforms zoals Lynda.com en Coursera gebruiken om online cursussen aan te bieden.