Klantenonderzoek checklijst

Een checklijst voor klantenonderzoek (CDD) is een cruciaal onderdeel van het nalevingsprogramma van elk bedrijf. Dit document helpt bedrijven bij het identificeren en beoordelen van de risico’s van hun klanten. Om deze potentiële bedreigingen te beperken, moeten bedrijven informatie over hun klanten verzamelen en stappen ondernemen om deze te verifiëren. In dit bericht zullen we de belangrijkste componenten van een CDD-checklist bespreken en voorbeelden geven van hoe elke stap te voltooien.

Het belang van een checklijst voor klantenonderzoek

Het uitvoeren van CCD is een cruciaal proces voor elke organisatie of financiële instelling. Door een document in te vullen met de noodzakelijke stappen die ze moeten nemen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze aan hun wettelijke en regelgevende verplichtingen voldoen. Bovendien kan een CDD-nalevingschecklijst bedrijven helpen bij het identificeren en beoordelen van mogelijke gevaren van zakendoen met sommige klanten. Door alles te doen wat nodig is om die risico’s te beperken, kunnen bedrijven en financiële instellingen zichzelf beschermen tegen mogelijke financiële verliezen.

Wie kan profiteren van een checklijst voor klantenonderzoek?

• Bedrijven die te maken hebben met klanten

Ze kunnen allemaal profiteren van het hebben van een CDD-checklijst om hen te helpen juridische of financiële problemen te voorkomen die kunnen voortvloeien uit het niet uitvoeren van hun onderzoek bij klanten. Door de stappen op de checklist te volgen, kunnen ze er zeker van zijn dat ze de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om mogelijke problemen te voorkomen.

• Bedrijven die moeten voldoen aan de AML-regelgeving

Anti-witwasregelgeving (AML) verplicht bedrijven tot het nemen van aanvullende maatregelen om financiering van criminele activiteiten te voorkomen. Een deel van deze wettelijke vereisten omvat de voltooiing van CCD. Door hiervoor een checklist te hebben, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voortdurend aan de AML-regelgeving voldoen.

• Elke organisatie of financiële instelling die zichzelf wil beschermen tegen de financiële risico’s van haar klanten

Een dergelijk document kan bedrijven helpen bij het identificeren en beoordelen van mogelijke bedreigingen van hun klanten. Door maatregelen te nemen om die risico’s te beperken, kunnen bedrijven zichzelf beschermen tegen de financiële verliezen die hierdoor kunnen ontstaan.

Bekijk onze checklijst voor klantenonderzoek

Klantenonderzoek checklijst

Beveilig uw informatie

Link kopiëren

Test de beveiliging van uw netwerken en systemen en zorg ervoor dat uw medewerkers zijn getraind in best practices voor gegevensbeveiliging.

Waarom is het beveiligen van uw informatie belangrijk?

Om uw bedrijf te beschermen tegen mogelijke financiële verliezen die kunnen optreden als de identiteiten van uw klanten worden gestolen. Als uw systemen worden geschonden, kunt u bovendien zware boetes krijgen van regelgevende instanties.

Hoe kunt u uw informatie beveiligen?

Ten eerste moet u beschikken over interne controles en een gegevensbeveiligingsbeleid waarin de redelijke maatregelen worden beschreven die u moet nemen om uw netwerken en systemen te beschermen. Controleer vervolgens of al uw medewerkers zijn getraind in best practices voor gegevensbeveiliging, zoals het niet delen van wachtwoorden of het downloaden van bestanden die niet afkomstig zijn van betrouwbare bronnen.

Welke hulpmiddelen om uw informatie te beveiligen?

• firewalls – om uw netwerken te beschermen tegen externe bedreigingen
• inbraakdetectiesystemen – om uw netwerken te controleren op verdachte activiteiten
• inbraakdetectiesystemen li>
• software ter voorkoming van gegevensverlies – om te voorkomen dat gevoelige gegevens lekken
• gegevensversleuteling – om uw gegevens tijdens het transport te beschermen
• toegangscontrole – om de toegang van werknemers tot gevoelige gegevens te beperken
• training voor werknemers – om uw werknemers voor te lichten over best practices op het gebied van gegevensbeveiliging
• cyberbeveiligingsverzekering – om uw bedrijf financieel te beschermen in het geval van een datalek

Klaar. Al mijn gegevens zijn beveiligd

Klantenidentiteiten verifiëren

Link kopiëren

Verzamel en bevestig de namen, adressen, geboortedata en andere identificerende informatie van uw klanten.

Waarom is het verifiëren van klantenidentiteiten belangrijk?

Dit helpt ervoor te zorgen dat u redelijke maatregelen neemt om te bevestigen dat klanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Als gevolg hiervan zal dit bijdragen aan het voorkomen van identiteitsdiefstal en fraude en het voldoen aan de AML-regelgeving.

Hoe de identiteit van klanten verifiëren?

Verzamel hun informatie via een online formulier of Know Your Customer (KYC)-vragenlijst en controleer of deze overeenkomen met uw gegevens. Daarna moet u bevestigen dat de gegevens correct zijn door kopieën van hun identiteitsdocumenten te verkrijgen, zoals paspoorten of rijbewijzen.

Welke tools te gebruiken voor het verifiëren van klantenidentiteiten?

• online formulieren en/of KYC-vragenlijsten – voor het verzamelen van klanteninformatie
• identiteitsdocumenten – om klantengegevens te bevestigen

Ik verifieer altijd de identiteit van mijn klanten

Controleer op sancties

Link kopiëren

Zoek naar de namen van uw klanten op sanctielijsten om er zeker van te zijn dat u geen zaken doet met personen of entiteiten waarvoor beperkingen gelden.

Waarom is controleren op sancties belangrijk?

Als u zaken doet met iemand tegen wie sancties gelden, kunt u hoge boetes of zelfs gevangenisstraf krijgen. Daarom moet u controleren op sancties voordat u zakelijke transacties aangaat.

Hoe controleren op sancties?

De meest gebruikelijke manier is om te zoeken naar de namen van uw klanten op sanctielijsten. Deze lijsten worden meestal bijgehouden door overheidsinstanties, wetshandhavingsinstanties of financiële instellingen, wat betekent dat ze nauwkeurige en actuele informatie bevatten.

Welke tools te gebruiken voor het controleren op sancties?

• sanctielijsten – om te controleren of uw klanten beperkte personen of entiteiten zijn
• overheidsinstanties en/of financiële instellingen – voor nauwkeurige en actuele informatie

Ik heb alles grondig gecontroleerd

Maak een risicobeoordeling voor de klant

Link kopiëren

Nadat u hun informatie heeft verzameld en geverifieerd, moet u het bijbehorende klantenrisicoprofiel beoordelen.

Waarom is het belangrijk om een ​​klantenrisicobeoordeling te maken?

Door in te schatten hoe waarschijnlijk het is dat ze fraude plegen of dat er witwasrisico’s zijn, kunt u bepalen welk niveau van onderzoek vereist is voor elk type klant. Klanten met een hoog risico zullen bijvoorbeeld strengere controles moeten ondergaan dan die met een laag risico.

Hoe een klantenrisicobeoordeling maken?

U kunt uw individuele klanten een score geven op basis van factoren zoals hun land van herkomst, sector en transactiegeschiedenis. Als u dit doet, krijgt u een beter idee van wie uw klanten met een hoger risico zijn en is daarom meer onderzoek vereist.

Welke tools te gebruiken voor het maken van een klantenrisicobeoordeling?

• scoring – voor beoordelingen op basis van bepaalde risicofactoren van de klant
• inschattingen van het landrisico – om het algemene risiconiveau van de klant te controleren locatie
• Industrierisicobeoordelingen – om het sectorspecifieke risiconiveau te controleren

Ik ben klaar met het inschatten van alle mogelijke risico’s

Verzamel aanvullende informatie

Link kopiëren

Afhankelijk van de resultaten van uw beoordeling, moet u mogelijk meer details van uw klanten verzamelen.

Waarom is het verzamelen van aanvullende informatie belangrijk?

Het helpt hun identiteit verder te verifiëren en hun risiconiveaus te beoordelen. U kunt bijvoorbeeld besluiten om kopieën van hun financiële overzichten op te vragen.

Hoe aanvullende informatie verzamelen?

U kunt de benodigde documenten rechtstreeks bij uw klant of via een online formulier opvragen. Als u ze eenmaal hebt, controleer dan of de informatie overeenkomt met wat u al in ons bestand hebt.

Welke tools te gebruiken voor het verzamelen van aanvullende informatie?

• online formulieren – om een ​​officieel document aan te vragen bij uw klant
• aanvullende documenten, b.v. bankafschriften – om verdere beoordelingen van klantenrisicocategorieën te maken

Klaar. Ik heb alle mogelijke informatie verzameld

Controleer verdere details

Link kopiëren

Nadat u alle benodigde informatie heeft verzameld, moet u deze verifiëren om er zeker van te zijn dat alles correct is.

Waarom is het verifiëren van verdere details belangrijk?

Als u dit doet, draagt ​​u bij aan de bescherming van uw bedrijf tegen fraude en het mogelijke risico op witwassen. Om dit te doen, moet u bijvoorbeeld het adres of de werkplek van een klant bevestigen.

Hoe verdere details verifiëren?

Er zijn een paar manieren om dit te doen, zoals de klant bellen of een brief sturen. U kunt ook diensten van derden gebruiken als onafhankelijke bron om hun identiteit en/of adres te verifiëren.

Welke tools te gebruiken om verdere details te verifiëren?

• telefoontjes – om rechtstreeks contact op te nemen met de klant
• brieven – om het adres van de klant te controleren
• diensten van derden – voor een extra verificatieproces, b.v. identiteitscontrole of bevestiging van adres

Alle details zijn succesvol geverifieerd

Achtergrondcontroles uitvoeren

Link kopiëren

Afhankelijk van de resultaten van het proces tot nu toe, moet u mogelijk aanvullende verificatie van uw klanten uitvoeren.

Waarom is antecedentenonderzoek belangrijk?

Dit helpt om het risiconiveau van een klant verder te beoordelen en zorgt ervoor dat ze zijn wie ze zeggen dat ze zijn. In dit stadium moet u indien nodig hun strafblad of financiële geschiedenis controleren.

Hoe antecedentenonderzoeken uitvoeren?

Door online databanken te doorzoeken of een professionele dienst in te huren. Zodra u over de vereiste informatie beschikt, moet u deze zorgvuldig doornemen om te zoeken naar eventuele rode vlaggen.

Welke tools te gebruiken voor het uitvoeren van antecedentenonderzoeken?

• online databanken
• professionele diensten
• kredietrapporten
• wereldwijde volglijsten – om te controleren op eventuele sancties of criminele blootstelling

ul>

Ik ben klaar met deze stap

Huur een advocaat in

Link kopiëren

Als u nog steeds niet zeker bent van een bepaalde klant, kunt u altijd iemand inhuren om u juridisch te vertegenwoordigen.

Waarom is het inhuren van een advocaat belangrijk?

Ze kunnen deskundig advies geven over uw benadering van klantenonderzoeksprocedures en ervoor zorgen dat alles correct wordt gedaan. Een advocaat kan ook helpen bij het oplossen van juridische problemen die zich kunnen voordoen bij het omgaan met klanten.

Hoe een advocaat inhuren?

U kunt online zoeken of om aanbevelingen van uw netwerk vragen. Als u een paar potentiële kandidaten hebt gevonden, controleer dan hun kwalificaties en ervaring om er zeker van te zijn dat ze geschikt zijn voor de baan. Interview ze vervolgens om te zien of ze geschikt zijn voor uw bedrijf.

Welke tools te gebruiken voor het inhuren van een advocaat?

• online zoeken – voor het vinden van potentiële kandidaten
• gidsen – om te zoeken naar gekwalificeerde advocaten
• beoordeling van kwalificaties en ervaring – om ervoor te zorgen dat de kandidaat goed bij de baan past

Ik heb mijn advocaat klaar wanneer nodig

Klantenactiviteit volgen

Link kopiëren

Zelfs nadat u het klantonderzoeksproces heeft voltooid, moet u hun acties nog steeds in de gaten houden.

Waarom is het belangrijk om klantenactiviteit te monitoren?

Om te controleren of ze geen verdachte transacties uitvoeren en u de kans te geven om te reageren als dat wel het geval is. Als u merkt dat een grote klant bijvoorbeeld grote of frequente geldopnames doet, moet u verder onderzoek doen om te zoeken naar tekenen van mogelijk witwassen.

Hoe kan ik de activiteit van klanten volgen?

Bekijk regelmatig hun zakelijke rekeningafschriften of transactiegeschiedenis. Als u iets ongewoons opmerkt, neem dan passende maatregelen, zoals contact opnemen met de klant of hun twijfelachtige activiteit melden aan de relevante autoriteiten.

Welke tools te gebruiken voor het monitoren van klantenactiviteit?

• rekeningafschriften – om verdachte transacties op te sporen
• transactiegeschiedenissen – om klantenactiviteit in de loop van de tijd te volgen
• regelmatige beoordelingen – om ervoor te zorgen dat verdachte activiteiten niet worden gemist

Klaar. Ik ben op de hoogte van de activiteit van mijn klanten

Let op eventuele gedragsveranderingen

Link kopiëren

Je moet er ook rekening mee houden als een klant deelneemt aan een twijfelachtige activiteit, omdat dit een indicatie kan zijn dat er iets niet klopt.

Waarom is het belangrijk om gedragsveranderingen op te merken?

Het kan u helpen om potentiële problemen in een vroeg stadium te identificeren en actie te ondernemen om te voorkomen dat ze schade veroorzaken. Als u ongebruikelijke activiteiten opmerkt, kunt u verder onderzoek doen en ontdekken of de klant criminele acties onderneemt voordat het te laat is.

Hoe merkt u gedragsveranderingen op?

Let op de manier waarop de klant handelt wanneer u met hen communiceert en houd hun zakelijke activiteiten in de loop van de tijd bij. Als u afwijkingen van de norm opmerkt, moet u het probleem rechtstreeks met hen bespreken of het account markeren voor nauwgezetter toezicht.

Welke tools te gebruiken om gedragsveranderingen op te merken?

• het volgen van activiteiten in de loop van de tijd – om iets ongewoons op te merken
• accountmarkering – om een ​​account als mogelijk verdacht te markeren

Ik noteer elke verandering in het gedrag van mijn klant

Voer regelmatige check-ins uit met LiveAgent

Link kopiëren

Zelfs als alles goed lijkt te gaan, moet u na een bepaalde tijd toch contact opnemen met uw klanten.

Waarom is het belangrijk om regelmatig in te checken?

Om een ​​goede klantenrelatie op te bouwen en te onderhouden, en om u in staat te stellen hen te vragen naar eventuele wijzigingen in hun omstandigheden of bedrijf die van invloed kunnen zijn op hun account of activiteiten met u. Regelmatige check-ins laten zien dat u investeert in de klant en hun succes.

Hoe regelmatig inchecken?

Gebruik een Customer Relationship Management (CRM)-systeem om ten minste één keer regelmatig contact met klanten te plannen elk jaar (maar vaker indien mogelijk), of zet voor uzelf een herinneringssysteem op. U kunt ook gewoon contact opnemen als je iets specifieks te bespreken hebt en contact met hen opnemen via hun favoriete communicatiemethode met behulp van LiveAgent-helpdesksoftware. Dit zal helpen om een ​​goede relatie met klanten te behouden.

Welke tools te gebruiken om regelmatig in te checken?

• Klantenrelatiebeheersysteem – voor het opslaan van hun informatie en het plannen van contact
• LiveAgent – om rechtstreeks contact met hen op te nemen via hun voorkeurskanaal
• agendaherinneringen – om u te helpen bij te houden wanneer u heeft gepland om contact op te nemen met elke klant

Ik voer mijn check-ins regelmatig uit

Meld verdachte accountactiviteit

Link kopiëren

Als u denkt dat een klant het risico loopt geld wit te wassen of andere criminele activiteiten uit te voeren, moet u dit aan de relevante autoriteiten melden.

Waarom is het belangrijk om verdachte accountactiviteit te melden?

Het is een wettelijke vereiste voor u om dit te doen, en het helpt zowel uw bedrijf als de bredere gemeenschap te beschermen tegen schade. U moet actie ondernemen als u een vermoeden heeft van witwassen of andere criminele activiteiten, aangezien dit ernstige misdrijven zijn die verstrekkende gevolgen kunnen hebben.

Hoe verdachte accountactiviteit melden?

Er zijn verschillende manieren om verdachte activiteiten te melden, afhankelijk van het land of de regio waar u woont. In de VS kunt u bijvoorbeeld een Suspicious Activity Report (SAR) indienen bij het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Welke tools te gebruiken voor het melden van verdachte accountactiviteit?

• SAR – voor het indienen van een melding bij FinCEN in de VS
• relevante autoriteiten – voor het melden in andere landen en regio’s

Ik meld alles verdacht

Best practices voor klantenonderzoek

• Voer een achtergrondcontrole uit op alle klanten, inclusief controles op criminele en kredietgeschiedenis

Overweeg het gebruik van een Customer Identification Program (CIP) om de identiteit van de klant te verifiëren. Dit omvat meestal het verzamelen en verifiëren van bepaalde informatie over de klant, zoals hun naam, geboortedatum en burgerservicenummer. U moet ook strafrechtelijke en kredietcontroles uitvoeren om er zeker van te zijn dat de klant geen geschiedenis heeft van financiële misdrijven of andere illegale activiteiten.

• Verzoek en bekijk kopieën van zakelijke licenties en vergunningen

Wanneer u een nieuwe klant in dienst neemt, zorg er dan voor dat u vraagt om deze en andere relevante documenten voor uw historische gegevens. Dit zal u helpen om te bevestigen dat de klant legitiem is en dat hun bedrijf legaal werkt.

• Controleer de contactgegevens van de klant

Het is belangrijk om te controleren of de gegevens die u in ons bestand hebt, correct en up-to-date zijn. Dit omvat hun naam, emailadres, postadres en telefoonnummer. U moet er ook voor zorgen dat je een manier hebt om de klant te bereiken in geval van nood.

• Controleer de sociale mediaprofielen van de klant op eventuele rode vlaggen

Sociale media kunnen een geweldige manier zijn om uw klanten te leren kennen, maar het is ook belangrijk om te controleren op tekenen die erop kunnen wijzen dat dit niet het geval is wie ze zeggen dat ze zijn of zich bezighouden met illegale activiteiten. Dit omvat het zoeken naar neprecensies, de profielen die ze volgen, ongepaste opmerkingen of ander verdacht gedrag.

• Vraag om verwijzingen van andere bedrijven die met de klant hebben gewerkt

Als u niet zeker bent van een klant, kunt u gerust met andere bedrijven praten die al eerder zaken met hen hebben gedaan. Dit kan u helpen te bevestigen dat ze legitiem, betrouwbaar en betrouwbaar zijn om mee te werken, wat de kans vergroot dat u een goede klantenrelatie met hen heeft.

• Ontmoet de klant persoonlijk om een idee te krijgen van hun bedrijfsvoering

Indien mogelijk is het altijd een goed idee om een persoonlijk gesprek met iemand te hebben voordat u zaken met hen doet. Dit geeft u de kans om hen beter te leren kennen en uit de eerste hand over hun bedrijf te leren. Het is ook een gelegenheid om eventuele vragen te stellen en meer zekerheid te krijgen dat ze zijn wie ze zeggen dat ze zijn.

Samenvatting van de checklijst voor klantenonderzoek

• Beveilig uw informatie
• Klantenidentiteiten verifiëren
• Controleer op sancties
• Maak een risicobeoordeling voor de klant
• Verzamel aanvullende informatie
• Aanvullende informatie verifiëren
• Achtergrondcontroles uitvoeren
• Huur een advocaat in
• Klantenactiviteit volgen
• Let op eventuele gedragsveranderingen
• Voer regelmatige check-ins uit met LiveAgent
• Meld verdachte accountactiviteit