Een checklijst voor klantenonderzoek (CDD) is een cruciaal onderdeel van het nalevingsprogramma van elk bedrijf. Dit document helpt bedrijven bij het identificeren en beoordelen van de risico’s van hun klanten. Om deze potentiële bedreigingen te beperken, moeten bedrijven informatie over hun klanten verzamelen en stappen ondernemen om deze te verifiëren. In dit bericht zullen we de belangrijkste componenten van een CDD-checklist bespreken en voorbeelden geven van hoe elke stap te voltooien.
Het uitvoeren van CCD is een cruciaal proces voor elke organisatie of financiële instelling. Door een document in te vullen met de noodzakelijke stappen die ze moeten nemen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze aan hun wettelijke en regelgevende verplichtingen voldoen. Bovendien kan een CDD-nalevingschecklijst bedrijven helpen bij het identificeren en beoordelen van mogelijke gevaren van zakendoen met sommige klanten. Door alles te doen wat nodig is om die risico’s te beperken, kunnen bedrijven en financiële instellingen zichzelf beschermen tegen mogelijke financiële verliezen.
Ze kunnen allemaal profiteren van het hebben van een CDD-checklijst om hen te helpen juridische of financiële problemen te voorkomen die kunnen voortvloeien uit het niet uitvoeren van hun onderzoek bij klanten. Door de stappen op de checklist te volgen, kunnen ze er zeker van zijn dat ze de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om mogelijke problemen te voorkomen.
Anti-witwasregelgeving (AML) verplicht bedrijven tot het nemen van aanvullende maatregelen om financiering van criminele activiteiten te voorkomen. Een deel van deze wettelijke vereisten omvat de voltooiing van CCD. Door hiervoor een checklist te hebben, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voortdurend aan de AML-regelgeving voldoen.
Een dergelijk document kan bedrijven helpen bij het identificeren en beoordelen van mogelijke bedreigingen van hun klanten. Door maatregelen te nemen om die risico’s te beperken, kunnen bedrijven zichzelf beschermen tegen de financiële verliezen die hierdoor kunnen ontstaan.
Test de beveiliging van uw netwerken en systemen en zorg ervoor dat uw medewerkers zijn getraind in best practices voor gegevensbeveiliging.
Om uw bedrijf te beschermen tegen mogelijke financiële verliezen die kunnen optreden als de identiteiten van uw klanten worden gestolen. Als uw systemen worden geschonden, kunt u bovendien zware boetes krijgen van regelgevende instanties.
Ten eerste moet u beschikken over interne controles en een gegevensbeveiligingsbeleid waarin de redelijke maatregelen worden beschreven die u moet nemen om uw netwerken en systemen te beschermen. Controleer vervolgens of al uw medewerkers zijn getraind in best practices voor gegevensbeveiliging, zoals het niet delen van wachtwoorden of het downloaden van bestanden die niet afkomstig zijn van betrouwbare bronnen.
Verzamel en bevestig de namen, adressen, geboortedata en andere identificerende informatie van uw klanten.
Dit helpt ervoor te zorgen dat u redelijke maatregelen neemt om te bevestigen dat klanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Als gevolg hiervan zal dit bijdragen aan het voorkomen van identiteitsdiefstal en fraude en het voldoen aan de AML-regelgeving.
Verzamel hun informatie via een online formulier of Know Your Customer (KYC)-vragenlijst en controleer of deze overeenkomen met uw gegevens. Daarna moet u bevestigen dat de gegevens correct zijn door kopieën van hun identiteitsdocumenten te verkrijgen, zoals paspoorten of rijbewijzen.
Zoek naar de namen van uw klanten op sanctielijsten om er zeker van te zijn dat u geen zaken doet met personen of entiteiten waarvoor beperkingen gelden.
Als u zaken doet met iemand tegen wie sancties gelden, kunt u hoge boetes of zelfs gevangenisstraf krijgen. Daarom moet u controleren op sancties voordat u zakelijke transacties aangaat.
De meest gebruikelijke manier is om te zoeken naar de namen van uw klanten op sanctielijsten. Deze lijsten worden meestal bijgehouden door overheidsinstanties, wetshandhavingsinstanties of financiële instellingen, wat betekent dat ze nauwkeurige en actuele informatie bevatten.
Nadat u hun informatie heeft verzameld en geverifieerd, moet u het bijbehorende klantenrisicoprofiel beoordelen.
Door in te schatten hoe waarschijnlijk het is dat ze fraude plegen of dat er witwasrisico’s zijn, kunt u bepalen welk niveau van onderzoek vereist is voor elk type klant. Klanten met een hoog risico zullen bijvoorbeeld strengere controles moeten ondergaan dan die met een laag risico.
U kunt uw individuele klanten een score geven op basis van factoren zoals hun land van herkomst, sector en transactiegeschiedenis. Als u dit doet, krijgt u een beter idee van wie uw klanten met een hoger risico zijn en is daarom meer onderzoek vereist.
Afhankelijk van de resultaten van uw beoordeling, moet u mogelijk meer details van uw klanten verzamelen.
Het helpt hun identiteit verder te verifiëren en hun risiconiveaus te beoordelen. U kunt bijvoorbeeld besluiten om kopieën van hun financiële overzichten op te vragen.
U kunt de benodigde documenten rechtstreeks bij uw klant of via een online formulier opvragen. Als u ze eenmaal hebt, controleer dan of de informatie overeenkomt met wat u al in ons bestand hebt.
Nadat u alle benodigde informatie heeft verzameld, moet u deze verifiëren om er zeker van te zijn dat alles correct is.
Als u dit doet, draagt u bij aan de bescherming van uw bedrijf tegen fraude en het mogelijke risico op witwassen. Om dit te doen, moet u bijvoorbeeld het adres of de werkplek van een klant bevestigen.
Er zijn een paar manieren om dit te doen, zoals de klant bellen of een brief sturen. U kunt ook diensten van derden gebruiken als onafhankelijke bron om hun identiteit en/of adres te verifiëren.
Afhankelijk van de resultaten van het proces tot nu toe, moet u mogelijk aanvullende verificatie van uw klanten uitvoeren.
Dit helpt om het risiconiveau van een klant verder te beoordelen en zorgt ervoor dat ze zijn wie ze zeggen dat ze zijn. In dit stadium moet u indien nodig hun strafblad of financiële geschiedenis controleren.
Door online databanken te doorzoeken of een professionele dienst in te huren. Zodra u over de vereiste informatie beschikt, moet u deze zorgvuldig doornemen om te zoeken naar eventuele rode vlaggen.
Als u nog steeds niet zeker bent van een bepaalde klant, kunt u altijd iemand inhuren om u juridisch te vertegenwoordigen.
Ze kunnen deskundig advies geven over uw benadering van klantenonderzoeksprocedures en ervoor zorgen dat alles correct wordt gedaan. Een advocaat kan ook helpen bij het oplossen van juridische problemen die zich kunnen voordoen bij het omgaan met klanten.
U kunt online zoeken of om aanbevelingen van uw netwerk vragen. Als u een paar potentiële kandidaten hebt gevonden, controleer dan hun kwalificaties en ervaring om er zeker van te zijn dat ze geschikt zijn voor de baan. Interview ze vervolgens om te zien of ze geschikt zijn voor uw bedrijf.
Zelfs nadat u het klantonderzoeksproces heeft voltooid, moet u hun acties nog steeds in de gaten houden.
Om te controleren of ze geen verdachte transacties uitvoeren en u de kans te geven om te reageren als dat wel het geval is. Als u merkt dat een grote klant bijvoorbeeld grote of frequente geldopnames doet, moet u verder onderzoek doen om te zoeken naar tekenen van mogelijk witwassen.
Bekijk regelmatig hun zakelijke rekeningafschriften of transactiegeschiedenis. Als u iets ongewoons opmerkt, neem dan passende maatregelen, zoals contact opnemen met de klant of hun twijfelachtige activiteit melden aan de relevante autoriteiten.
Je moet er ook rekening mee houden als een klant deelneemt aan een twijfelachtige activiteit, omdat dit een indicatie kan zijn dat er iets niet klopt.
Het kan u helpen om potentiële problemen in een vroeg stadium te identificeren en actie te ondernemen om te voorkomen dat ze schade veroorzaken. Als u ongebruikelijke activiteiten opmerkt, kunt u verder onderzoek doen en ontdekken of de klant criminele acties onderneemt voordat het te laat is.
Let op de manier waarop de klant handelt wanneer u met hen communiceert en houd hun zakelijke activiteiten in de loop van de tijd bij. Als u afwijkingen van de norm opmerkt, moet u het probleem rechtstreeks met hen bespreken of het account markeren voor nauwgezetter toezicht.
Zelfs als alles goed lijkt te gaan, moet u na een bepaalde tijd toch contact opnemen met uw klanten.
Om een goede klantenrelatie op te bouwen en te onderhouden, en om u in staat te stellen hen te vragen naar eventuele wijzigingen in hun omstandigheden of bedrijf die van invloed kunnen zijn op hun account of activiteiten met u. Regelmatige check-ins laten zien dat u investeert in de klant en hun succes.
Gebruik een Customer Relationship Management (CRM)-systeem om ten minste één keer regelmatig contact met klanten te plannen elk jaar (maar vaker indien mogelijk), of zet voor uzelf een herinneringssysteem op. U kunt ook gewoon contact opnemen als je iets specifieks te bespreken hebt en contact met hen opnemen via hun favoriete communicatiemethode met behulp van LiveAgent-helpdesksoftware. Dit zal helpen om een goede relatie met klanten te behouden.
Als u denkt dat een klant het risico loopt geld wit te wassen of andere criminele activiteiten uit te voeren, moet u dit aan de relevante autoriteiten melden.
Het is een wettelijke vereiste voor u om dit te doen, en het helpt zowel uw bedrijf als de bredere gemeenschap te beschermen tegen schade. U moet actie ondernemen als u een vermoeden heeft van witwassen of andere criminele activiteiten, aangezien dit ernstige misdrijven zijn die verstrekkende gevolgen kunnen hebben.
Er zijn verschillende manieren om verdachte activiteiten te melden, afhankelijk van het land of de regio waar u woont. In de VS kunt u bijvoorbeeld een Suspicious Activity Report (SAR) indienen bij het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).
Overweeg het gebruik van een Customer Identification Program (CIP) om de identiteit van de klant te verifiëren. Dit omvat meestal het verzamelen en verifiëren van bepaalde informatie over de klant, zoals hun naam, geboortedatum en burgerservicenummer. U moet ook strafrechtelijke en kredietcontroles uitvoeren om er zeker van te zijn dat de klant geen geschiedenis heeft van financiële misdrijven of andere illegale activiteiten.
Wanneer u een nieuwe klant in dienst neemt, zorg er dan voor dat u vraagt om deze en andere relevante documenten voor uw historische gegevens. Dit zal u helpen om te bevestigen dat de klant legitiem is en dat hun bedrijf legaal werkt.
Het is belangrijk om te controleren of de gegevens die u in ons bestand hebt, correct en up-to-date zijn. Dit omvat hun naam, emailadres, postadres en telefoonnummer. U moet er ook voor zorgen dat je een manier hebt om de klant te bereiken in geval van nood.
Sociale media kunnen een geweldige manier zijn om uw klanten te leren kennen, maar het is ook belangrijk om te controleren op tekenen die erop kunnen wijzen dat dit niet het geval is wie ze zeggen dat ze zijn of zich bezighouden met illegale activiteiten. Dit omvat het zoeken naar neprecensies, de profielen die ze volgen, ongepaste opmerkingen of ander verdacht gedrag.
Als u niet zeker bent van een klant, kunt u gerust met andere bedrijven praten die al eerder zaken met hen hebben gedaan. Dit kan u helpen te bevestigen dat ze legitiem, betrouwbaar en betrouwbaar zijn om mee te werken, wat de kans vergroot dat u een goede klantenrelatie met hen heeft.
Indien mogelijk is het altijd een goed idee om een persoonlijk gesprek met iemand te hebben voordat u zaken met hen doet. Dit geeft u de kans om hen beter te leren kennen en uit de eerste hand over hun bedrijf te leren. Het is ook een gelegenheid om eventuele vragen te stellen en meer zekerheid te krijgen dat ze zijn wie ze zeggen dat ze zijn.
CDD is het proces waarbij een potentiële klant grondig wordt onderzocht voordat een zakelijke relatie met hen wordt aangegaan. CDD is een belangrijk onderdeel van elk risicobeheerplan omdat het kan helpen uw bedrijf te beschermen tegen betrokkenheid bij illegale of onethische activiteiten. Het niet uitvoeren van CCD is daarom een op risico’s gebaseerde benadering die ernstige gevolgen kan hebben voor uw bedrijf.
Stel veel vragen en doe wat onderzoek. Door het invullen van een klantenonderzoeksformulier of het volgen van een checklijst ter naleving zoals in dit artikel, weet u zeker dat u grondige controles heeft uitgevoerd. De tijd nemen om de juiste maatregelen voor klantenonderzoek te implementeren, zal op de lange termijn zijn vruchten afwerpen.
Ten eerste kan uw bedrijf aansprakelijk zijn voor eventuele verliezen die de andere partij lijdt als gevolg van uw nalatigheid. Ten tweede kunt u civiel- of strafrechtelijk worden gestraft als wordt ontdekt dat u zich, zelfs onbewust, schuldig hebt gemaakt aan witwassen of andere financiële misdrijven. Ten derde kunt u belangrijke informatie over de andere partij mislopen die van cruciaal belang kan zijn voor uw besluitvormingsproces. Ten slotte kan uw bedrijf op de zwarte lijst worden gezet omdat het niet voldoet aan de wettelijke vereisten of door financiële instellingen als blijkt dat u zaken hebt gedaan met personen of entiteiten in risicovolle categorieën.
Een goede plek om te beginnen is de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide van het Amerikaanse ministerie van Justitie. De gids behandelt een breed scala aan onderwerpen met betrekking tot klantenonderzoek waarmee rekening moet worden gehouden bij het uitvoeren van CCD.
Wij waarderen uw recente aanmelding voor LiveAgent.
Er wordt een bericht naar uw emailadres gestuurd met inloggegevens onmiddellijk nadat uw account is geïnstalleerd.
Als u wacht totdat de installatie voltooid is, kunt u vanaf hier rechtstreeks toegang krijgen tot uw account.
Nadat het proces voltooid is, sturen we de inloggegevens naar uw mailbox.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.
We zijn op meerdere data beschikbaar