Businesswoman and customers shake hands

Nieuwe klant onboarding checklijst

Bent u een bedrijfseigenaar die op zoek is naar manieren om het onboardingproces van uw klant te verbeteren? Als dat zo is, ben je hier aan het juiste adres – dit bericht zal u voorzien van een nieuwe checklijst voor onboarding van klanten om het proces soepeler en minder stressvol te maken voor zowel u als uw klanten. Blijf lezen voor meer informatie.

Het belang van een checklijst voor de onboarding van een nieuwe klant

Als bedrijfseigenaar is het belangrijk om een checklijst voor het inwerken van nieuwe klanten te hebben om ervoor te zorgen dat mensen de best mogelijke klantenervaring met uw bedrijf hebben. Door een checklist te hebben die u moet volgen, kunt u het onboardingproces van klanten versnellen en efficiënter maken.

Wie kan profiteren van een checklijst voor onboarding van nieuwe klanten?

  • Bedrijfseigenaren

Een nieuwe checklijst voor onboarding van klanten kan u helpen uw proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat u uw klanten de best mogelijke service biedt. Door een checklijst te volgen, kunt u er zeker van zijn dat alle noodzakelijke stappen worden genomen, zodat uw klanten tevreden zijn met hun ervaring.

  • Managers

Managers zijn vaak verantwoordelijk voor de onboarding-ervaring van de klant, daarom zouden ze zo’n checklist moeten krijgen. Het helpt hen te voorkomen dat ze iets belangrijks over het hoofd zien, ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke stappen worden genomen en de efficiëntie te verbeteren door dubbel werk te voorkomen.

  • Klantenservicemedewerkers

Met een nieuwe checklist voor onboarding van klanten kunnen medewerkers van de klantenservice snel en eenvoudig een nieuwe klant installeren met uw bedrijf en zijn producten of diensten. Het kan ook helpen om fouten te voorkomen en vanaf het begin een positieve klantenervaring te bieden.

  • Klanten

Klanten profiteren ook van een nieuwe checklijst voor onboarding van klanten. Door alle benodigde informatie en documenten op één en dezelfde plaats te hebben, weten ze wat ze kunnen verwachten en voorkomen ze frustratie. Een goede onboarding-ervaring voor klanten kan ertoe leiden dat ze herhaalzaken doen met uw bedrijf en positieve online beoordelingen achterlaten.

Ontdek onze checklijst voor onboarding van nieuwe klanten

Nieuwe klant onboarding checklijst

Deze persoon is verantwoordelijk voor het onderhouden van het contact met de klant en voor het verstrekken van informatie over uw bedrijf en zijn producten of diensten.

Waarom is het belangrijk om een ​​verkoopvertegenwoordiger aan te wijzen?

Een verkoopvertegenwoordiger is het belangrijkste contact tussen een klant en het bedrijf waarmee ze zaken doen. De aangewezen persoon is verantwoordelijk voor het opbouwen van relaties en ervoor zorgen dat de klant een positieve ervaring heeft. De verkoopvertegenwoordiger van de klant moet daarom iemand zijn waarop kan worden vertrouwd voor antwoorden op belangrijke vragen of zorgen.

Hoe een verkoopvertegenwoordiger toewijzen?

De manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van de klant, moet een verkoopvertegenwoordiger aanwijzen. De manager houdt rekening met de behoeften en vereisten van de klant, evenals met de producten of diensten van het bedrijf, om te beslissen wie de beste persoon is om aan elke specifieke klant toe te wijzen.

Sales manager

Welke tools te gebruiken voor het toewijzen van een verkoopvertegenwoordiger?

  • klantenrelatiebeheer (CRM)-systeem – om interacties en accountstatus bij te houden
  • bedrijvengids – om contactgegevens voor werknemers te vinden
  • emailclient – om te communiceren met de verkoopvertegenwoordiger die aan de klant is toegewezen

De toegewezen persoon is in dit geval verantwoordelijk voor het ondersteunen van de klant en het beantwoorden van eventuele vragen.

Waarom is het belangrijk om een ​​medewerker van de klantenservice aan te wijzen?

Als de klant een vraag heeft of een probleem tegenkomt, moet hij kunnen vertrouwen op iemand die hem antwoorden kan geven en het probleem op tijd kan oplossen.

Hoe een medewerker van de klantenservice toewijzen?

Een vertegenwoordiger van de klantenservice kan op dezelfde manier worden toegewezen als een verkoopvertegenwoordiger, door de manager die verantwoordelijk is voor de onboarding van de klant werkwijze. Ze zullen daarom een ​​soortgelijk proces volgen als de vorige stap om iemand toe te wijzen die volgens hen het beste bij een bepaalde klant past.

fast customer support - illustration

Welke tools te gebruiken voor het toewijzen van een klantenservicemedewerker?

  • klantenrelatiebeheer (CRM)-systeem – om interacties en accountstatus bij te houden
  • bedrijvenlijst – om contactgegevens te vinden voor medewerkers
  • emailclient – om te communiceren met de klantenservicemedewerker die aan de klant is toegewezen

Het contract is een belangrijk document waarin de voorwaarden van de overeenkomst tussen uw bedrijf en de klant worden uiteengezet.

Waarom is het belangrijk om het contract te valideren?

Een contract is een juridisch bindend document dat de voorwaarden van een overeenkomst tussen twee of meer partijen beschrijft. Het is belangrijk om het contract te valideren om er zeker van te zijn dat de voorwaarden eerlijk en redelijk zijn, dat alle details correct zijn en dat beide partijen tevreden zijn met de verkoopprocesovereenkomst voordat ze verder gaan.

Hoe het contract valideren?

De manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van de klant, beoordeelt het contract en zorgt ervoor dat alle voorwaarden duidelijk en beknopt zijn. Ze zullen ook controleren of alle details kloppen en of beide partijen tevreden zijn met de overeenkomst.

Business Email Templates

Welke tools te gebruiken om een ​​contract te valideren?

  • bedrijvengids – om contactgegevens van de klant te vinden
  • emailclient – om met de klant over het contract te communiceren
  • emailclient li>
  • contractsjabloon – om een ​​concept van de overeenkomst te maken

Het begroeten van uw nieuwe klant is een geweldige manier om het introductieproces te starten.

Waarom is het belangrijk om een ​​welkomstmail te sturen?

Een welkomstmail is een beleefd gebaar dat helpt om een ​​goede eerste indruk te maken. Het biedt ook de mogelijkheid om het bedrijf en zijn producten of diensten voor te stellen, evenals om uit te leggen wat de klant kan verwachten van het onboardingproces.

Hoe schrijf je een welkomstmail?

Het is een van de taken van de eerder toegewezen verkoopvertegenwoordiger, die zichzelf tijdens het proces zal voorstellen, om een ​​welkomstmail naar de klant te sturen. Dit bericht moet ook een overzicht bevatten van wat de klant kan verwachten tijdens zijn onboarding, contactgegevens (bijv. emailadres) van zijn klantenservicemedewerker, een bijgevoegde kopie van het contract en alle andere relevante informatie.

Welcome to LiveAgent email

Welke tools te gebruiken voor het verzenden van een welkomstmail?

  • emailclient – om de welkomstmail op te stellen en te verzenden
  • bedrijvenlijst – om klantengegevens te vinden, inclusief contactgegevens
  • contractsjabloon – om een ​​kopie van de overeenkomst aan de email toe te voegen

Om door te gaan met het onboardingproces van de klant, moet u persoonlijk of online een afspraak met hen maken.

Waarom is het belangrijk om een ​​afspraak met de klant te plannen?

Dit is de beste gelegenheid om alle details van het contract door te nemen, eventuele vragen te beantwoorden en ervoor te zorgen dat ze de overeenkomst begrijpen. Dit gesprek geeft je ook de kans om uit te leggen wat de klant kan verwachten van de rest van het onboardingproces.

Hoe maakt u een afspraak met de klant?

De vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de klant zal een tijd en datum afspreken die voor beide partijen werkt, en ze zullen ook het beste formaat voor de vergadering kiezen (persoonlijk of online). Houd er rekening mee dat dit kan worden gestart als onderdeel van de welkomstmail in de vorige stap.

requestDemo

Welke tools te gebruiken voor het plannen van een afspraak met de klant?

  • vergaderplanner – om een ​​tijd te vinden die voor beide partijen werkt
  • software voor videoconferenties – om een ​​onlinevergadering te houden (indien van toepassing)

Tijdens de vergadering zal de klant waarschijnlijk belangrijke vragen en enkele zorgen hebben over het onboardingproces, het contract en/of uw toekomstige relatie.

Waarom is het belangrijk om alle vragen en zorgen van de klant op te sommen?

Als u dit doet, kunt u ze allemaal aanspreken tijdens de vergadering. Dit helpt ervoor te zorgen dat de klant zich gehoord voelt en dat zijn zorgen serieus worden genomen, en om eventuele gebieden te identificeren waar de klant mogelijk meer verduidelijking nodig heeft.

Hoe somt u alle vragen en zorgen van de klant op?

De toegewezen verkoopvertegenwoordiger moet aantekeningen maken over eventuele problemen die de klant tijdens de vergadering aan de orde stelt. Als alternatief kunnen ze de klant vragen of het goed is om het gesprek op te nemen, zodat ze later terug kunnen gaan en de details kunnen bekijken.

Customer research illustration

Welke tools te gebruiken om alle vragen en zorgen van de klant op een rij te zetten?

  • kladblok (fysiek of software) – om alle vragen en zorgen op te schrijven
  • spraakrecorder – om de vergadering op te nemen (indien van toepassing)
  • software voor videoconferenties – om de online vergadering op te nemen (indien van toepassing)

Terwijl u de vragen en zorgen van de klant doorneemt, kunt u enkele mogelijke obstakels identificeren.

Waarom is het belangrijk om eventuele rode vlaggen of problemen van de klant te catalogiseren?

Dit is een kans om ze rechtstreeks aan te spreken en de klant op zijn gemak te stellen om verder te gaan met het onboardingproces. Het stelt hen ook in staat om gebieden aan te geven waar het bedrijf mogelijk enkele wijzigingen moet aanbrengen.

Hoe catalogiseer je eventuele rode vlaggen of problemen die de klant heeft?

Let op eventuele rode vlaggen of problemen die door de klant naar voren worden gebracht. De vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de klant kan ze opschrijven of opnemen.

Best incident management software

Welke tools te gebruiken voor het catalogiseren van eventuele rode vlaggen of problemen die de klant heeft?

  • tekstverwerker – om de rode vlaggen of problemen te noteren
  • spreadsheet – om de rode vlaggen of problemen en hun status te catalogiseren

Nadat alle vragen en zorgen zijn beantwoord, is het tijd om erachter te komen wat de klant precies hoopt te bereiken met het zakendoen met uw bedrijf.

Waarom is het belangrijk om de verwachtingen van de klant te definiëren?

Het betekent dat beide partijen op dezelfde lijn vooruitgaan en dat er geen verrassingen zijn. Het is ook een kans om realistische doelen te stellen voor wat het bedrijf wel en niet kan bieden.

Hoe de verwachtingen van de klant te identificeren?

Tijdens de vergadering moet u de klant rechtstreeks vragen naar hun verwachtingen. U kunt ook informeren naar hun doelen en doelstellingen om een ​​beter beeld te krijgen van waar ze naar op zoek zijn.

informational email templates

Welke tools te gebruiken om de verwachtingen van de klant te identificeren?

  • kladblok (fysiek of software)
  • tekstverwerker
  • software voor videoconferenties

Nu u weet wat de klant wil, is het tijd om een ​​aantal doelen te stellen.

Waarom is het belangrijk om korte- en langetermijndoelen te stellen?

Het geeft u een routekaart voor uw toekomstige relatie met de klant vooruit. Het stelt u ook in staat om de voortgang bij te houden en een zekere mate van succes in de loop van de tijd te hebben.

Hoe stelt u doelen op de korte en lange termijn?

De doelen moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn. Ze moeten ook worden afgestemd op de verwachtingen van de klant.

team target goals - illustration

Welke tools te gebruiken voor het stellen van korte- en langetermijndoelen?

  • SLIMME doelen stellen werkblad – om de doelen op te sommen
  • projectmanagementtool – om de voortgang van de doelen in de loop van de tijd te volgen
  • CRM-software – om de klantenrelatie bij te houden

Nu u een nieuwe klant hebt, is het belangrijk om hun informatie op te slaan en up-to-date te houden.

Waarom is het belangrijk om de gegevens van de klant bij te houden?

Deze informatie wordt gebruikt om met de klant te communiceren, hun behoeften te begrijpen en hen de best mogelijke service te bieden. Het zal u ook helpen uw interacties met de klant bij te houden en hun tevredenheid in de loop van de tijd te meten.

Hoe de gegevens van de klant bijhouden?

U kunt De helpdeskcontacten van LiveAgent gebruiken om de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en andere persoonlijke informatie van de klant op te slaan. Met helpdesksoftware zoals LiveAgent kunt u ook aangepaste contactvelden maken om unieke informatie over uw klanten op te slaan voor meer gepersonaliseerde communicatie.

Contacts in Ticketing system - LiveAgent

Welke tools te gebruiken om de gegevens van de klant bij te houden?

  • LiveAgent – om klanteninformatie op te slaan met de functie voor helpdeskcontacten

Zodra de nieuwe klant met uw bedrijf is begonnen, is het tijd om te bepalen hoe ze uw services of tools gebruiken.

Waarom is het belangrijk om het gebruik van services/tools door klanten te beoordelen?

Het zal u helpen begrijpen hoe de klant uw producten of diensten gebruikt en of ze er het meeste uit halen. Het kan u ook helpen bij het identificeren van gebieden waar de cliënt mogelijk meer ondersteuning nodig heeft.

Hoe het gebruik van services/tools door klanten beoordelen?

Door de klant rechtstreeks te vragen, hun gedrag te observeren, gegevens en analyses te bekijken en/of gebruikerstests uit te voeren. Vervolgens kunt u deze informatie vergelijken met uw doelen en doelstellingen om te zien hoe goed het gebruik van de klant zich verhoudt.

Analytics overview feature in Customer service software - LiveAgent

Welke tools te gebruiken om het gebruik van services/tools door klanten te beoordelen?

  • software voor het testen van gebruikers – om te observeren hoe de klant uw product of dienst gebruikt
  • analysesoftware – om de gebruiksgegevens van de klant te bekijken
  • vragenlijst voor onboarding van klanten – om hen rechtstreeks naar hun ervaring te vragen

Nadat u het gebruik van uw services door de klant heeft beoordeeld, noteert u eventuele veranderingen in hun gedrag.

Waarom is het belangrijk om een ​​toename of afname van het gebruik te noteren?

Hierdoor krijgt u inzicht in hoe goed de klant uw producten of diensten gebruikt. Op basis van deze informatie kunt u aanvullende diensten of ondersteuning voorstellen.

Hoe merkt u een toename of afname van het gebruik op?

Door de gegevens en analyses in de loop van de tijd bij te houden, kunt u zien hoe het gebruik van de klant verandert. Als u merkt dat het gebruik afneemt, kunt u contact opnemen met de klant om te zien of deze hulp nodig heeft.

Google Analytics - Realtime

Welke tools te gebruiken om een ​​toename of afname van het gebruik te noteren?

Tips voor het opvolgen van nieuwe klanten

  • Stuur binnen 24 uur na het ontmoeten van de klant een persoonlijk bedankje

Het is altijd een goed idee om een bedankbriefje te sturen na een ontmoeting met een nieuwe potentiële klant. Deze follow-up email, of een ander type bericht, laat zien dat u geïnteresseerd bent in het opbouwen van de relatie en dat u dankbaar bent voor hun zaken.

  • Voeg de nieuwe klant toe aan uw mailinglijst en stuur hem af en toe updates over uw bedrijf

U kunt ze op de hoogte houden van uw bedrijf en in de loop van de tijd een sterke relatie met hen opbouwen. Als gevolg hiervan zullen ze in de toekomst meer geneigd zijn om uw producten of diensten te gebruiken.

  • Maak contact met de klant op sociale media en volg hun updates

Sociale media is een geweldige manier om in contact te blijven met uw klanten – door hun updates te volgen, kunt u meer over hen en hun interesses te weten komen. Als gevolg hiervan kunt u ze een betere service en klantenverloop verminderen.

  • Nodig de klant uit voor evenementen of netwerkbijeenkomsten die relevant zijn voor hun sector

Door dit te doen, kunt u hen laten zien dat u geïnteresseerd bent in hun bedrijf en dat u hen wilt helpen groeien. Dit stelt u ook in staat om meer te leren over hun sector en om uw netwerk op te bouwen.

  • Bied gratis bronnen of adviesdiensten aan die gunstig kunnen zijn voor de klant

Hiermee laat u de klant zien dat u geïnteresseerd bent in hun succes en kunt u hen ook waardevolle informatie of diensten bieden. Een klein gebaar als dit kan een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van een sterke relatie met de klant.

  • Neem regelmatig contact op met de klant om te zien hoe het met hem/haar gaat

Door regelmatig contact met hen op te nemen, al is het maar met een telefoontje of een email, weet u zeker dat ze blij zijn met uw producten of diensten. Zo kunt u hen ook extra ondersteuning bieden als dat nodig is.

Samenvatting van de checklijst voor onboarding van nieuwe klanten

  • Een verkoopvertegenwoordiger toewijzen
  • Een medewerker van de klantenservice toewijzen
  • Valideer het contract
  • Stuur een welkomstmail
  • Plan een afspraak met de klant
  • Maak een lijst van alle vragen en zorgen van de klant
  • Catalogiseer alle rode vlaggen of problemen die de klant heeft
  • Identificeer de verwachtingen van de klant
  • Stel doelen voor de korte en lange termijn
  • Houd de gegevens van de klant bij met LiveAgent
  • Gebruik van services/tools door klanten beoordelen
  • Let op elke toename of afname van het gebruik

New client onboarding checklist FAQs

How often should I update my new client onboarding checklist?

It depends on your business and how often your processes change, but ideally, you should update it whenever there are changes in your company's procedures, products, or customer base. It can also be helpful to review your checklist periodically to see if there are any areas where you could improve efficiency.

Can I automate parts of my new client onboarding process using tools?

Yes, with software such as CRMs, email marketing platforms, and project management tools. Using technology to automate your new client onboarding process can save you time and energy, as well as help you to keep track of your new clients more easily.

How can I make the new client onboarding process easier for them and myself?

Plan out the steps you will take in advance, i.e. by following a checklist such as the one given here, and make sure that everything your new client needs is ready and waiting for them when they come on board. The easier you make it for your new clients to get started, the more likely they are to be satisfied with your services and stay with you for a long time. This, in turn, will increase your average customer lifetime and client retention rates.

What are some common mistakes businesses make during the new client onboarding process?

There are many factors to consider when onboarding a new client, but here are some of the most common errors include not communicating the expectations and goals of the project to the client, inadequately explaining or demonstrating how your product or service works, failing to create a timeline or set deadlines for completion, and not following up with clients after work is completed.

Can I outsource my new client onboarding process to a third-party provider?

When deciding about this, ask yourself 'Will they be able to provide a level of service that meets or exceeds my expectations?', 'Are they capable of keeping up with my company's growth?', 'Can they be trusted to handle sensitive customer data?', and 'Is their solution going to be cost-effective?' If you answer 'yes' to all of these questions, then outsourcing your new client onboarding process may be the best option for your business. But if you answer 'no' to any, it may be best to keep the onboarding process in-house.

Gerelateerde bronnen

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.

×
Plan een persoonlijk gesprek en ontdek hoe LiveAgent uw bedrijf kan helpen.

We zijn op meerdere data beschikbaar

Plan een demo