Nieuwe klant onboarding checklijst

Bent u een bedrijfseigenaar die op zoek is naar manieren om het onboardingproces van uw klant te verbeteren? Als dat zo is, ben je hier aan het juiste adres – dit bericht zal u voorzien van een nieuwe checklijst voor onboarding van klanten om het proces soepeler en minder stressvol te maken voor zowel u als uw klanten. Blijf lezen voor meer informatie.

Wie kan profiteren van een checklijst voor onboarding van nieuwe klanten?

• Bedrijfseigenaren

Een nieuwe checklijst voor onboarding van klanten kan u helpen uw proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat u uw klanten de best mogelijke service biedt. Door een checklijst te volgen, kunt u er zeker van zijn dat alle noodzakelijke stappen worden genomen, zodat uw klanten tevreden zijn met hun ervaring.

• Managers

Managers zijn vaak verantwoordelijk voor de onboarding-ervaring van de klant, daarom zouden ze zo’n checklist moeten krijgen. Het helpt hen te voorkomen dat ze iets belangrijks over het hoofd zien, ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke stappen worden genomen en de efficiëntie te verbeteren door dubbel werk te voorkomen.

• Vertegenwoordigers van de klantenservice

Met een nieuwe checklist voor onboarding van klanten kunnen medewerkers van de klantenservice snel en eenvoudig een nieuwe klant installeren met uw bedrijf en zijn producten of diensten. Het kan ook helpen om fouten te voorkomen en vanaf het begin een positieve klantenervaring te bieden.

• Klanten

Klanten profiteren ook van een nieuwe checklijst voor onboarding van klanten. Door alle benodigde informatie en documenten op één en dezelfde plaats te hebben, weten ze wat ze kunnen verwachten en voorkomen ze frustratie. Een goede onboarding-ervaring voor klanten kan ertoe leiden dat ze herhaalzaken doen met uw bedrijf en positieve online beoordelingen achterlaten.

Ontdek onze checklijst voor onboarding van nieuwe klanten

Nieuwe klant onboarding checklijst

Een verkoopvertegenwoordiger toewijzen

Link kopiëren

Deze persoon is verantwoordelijk voor het onderhouden van contact met de klant en het verstrekken van informatie over uw bedrijf en zijn producten of diensten.

Waarom is het belangrijk om een verkoopvertegenwoordiger aan te wijzen?

Een verkoopvertegenwoordiger is het belangrijkste contact tussen een klant en het bedrijf waarmee hij zaken doet. De aangewezen persoon is verantwoordelijk voor het opbouwen van relaties en ervoor zorgen dat de klant een positieve ervaring heeft. De verkoopvertegenwoordiger van de klant moet daarom iemand zijn op wie u kunt vertrouwen voor antwoorden op belangrijke vragen of zorgen.

Hoe kan ik een vertegenwoordiger toewijzen?

De manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van klanten moet een verkoopvertegenwoordiger aanwijzen. De manager houdt rekening met de behoeften en eisen van de klant, evenals met de producten of diensten van het bedrijf, om te beslissen wie de beste persoon is om aan elke specifieke klant toe te wijzen.

Welke tools moet u gebruiken voor het toewijzen van een verkoopvertegenwoordiger?

• klantenrelatiebeheer (CRM) system – om interacties en accountstatus bij te houden
• bedrijfsgids – om contactgegevens van werknemers te vinden
• emailclient – om te communiceren met de verkoopvertegenwoordiger die aan de klant is toegewezen

Klaar. Ik heb een verkoopvertegenwoordiger toegewezen

Een medewerker van de klantenservice toewijzen

Link kopiëren

De toegewezen persoon is in dit geval verantwoordelijk voor het ondersteunen van de klant en het beantwoorden van eventuele vragen.

Waarom is het belangrijk om een ​​medewerker van de klantenservice aan te wijzen?

Als de klant een vraag heeft of een probleem tegenkomt, moet hij kunnen vertrouwen op iemand die hem antwoorden kan geven en het probleem op tijd kan oplossen.

Hoe een medewerker van de klantenservice toewijzen?

Een vertegenwoordiger van de klantenservice kan op dezelfde manier worden toegewezen als een verkoopvertegenwoordiger, door de manager die verantwoordelijk is voor de onboarding van de klant werkwijze. Ze zullen daarom een ​​soortgelijk proces volgen als de vorige stap om iemand toe te wijzen die volgens hen het beste bij een bepaalde klant past.

Welke tools te gebruiken voor het toewijzen van een klantenservicemedewerker?

• systeem voor klantrelatiebeheer (CRM) – om interacties en accountstatus bij te houden
• bedrijfslijst – om contactgegevens te vinden voor werknemers
• e-mailclient – om te communiceren met de klantenservicemedewerker die aan de klant is toegewezen

Medewerker klantenservice is toegewezen

Valideer het contract

Link kopiëren

Het contract is een belangrijk document waarin de voorwaarden van de overeenkomst tussen uw bedrijf en de klant worden uiteengezet.

Waarom is het belangrijk om het contract te valideren?

Een contract is een juridisch bindend document dat de voorwaarden van een overeenkomst tussen twee of meer partijen beschrijft. Het is belangrijk om het contract te valideren om er zeker van te zijn dat de voorwaarden eerlijk en redelijk zijn, dat alle details correct zijn en dat beide partijen tevreden zijn met de verkoopprocesovereenkomst voordat ze verder gaan.

Hoe het contract valideren?

De manager die verantwoordelijk is voor het onboardingproces van de klant, beoordeelt het contract en zorgt ervoor dat alle voorwaarden duidelijk en beknopt zijn. Ze zullen ook controleren of alle details kloppen en of beide partijen tevreden zijn met de overeenkomst.

Welke tools te gebruiken voor het valideren van een contract?

• bedrijvengids – om contactgegevens van de klant te vinden
• emailclient – om met de klant te communiceren over het contract
• emailclient li>
• contractsjabloon – om een ​​concept van de overeenkomst te maken

Validatie van het contract is voltooid

Stuur een welkomstmail

Link kopiëren

Het begroeten van uw nieuwe klant is een geweldige manier om het introductieproces te starten.

Waarom is het belangrijk om een ​​welkomstmail te sturen?

Een welkomstmail is een beleefd gebaar dat helpt om een ​​goede eerste indruk te maken. Het biedt ook de mogelijkheid om het bedrijf en zijn producten of diensten voor te stellen en om uit te leggen wat de klant kan verwachten van het onboardingproces.

Hoe schrijft u een welkomstmail?

Het is een van de taken van de eerder toegewezen verkoopvertegenwoordiger, die zichzelf tijdens het proces zal voorstellen, om een ​​welkomstmail naar de klant te sturen. Dit bericht moet ook een overzicht bevatten van wat de klant kan verwachten tijdens zijn onboarding, contactgegevens (bijv. emailadres) van zijn klantenservicemedewerker, een bijgevoegde kopie van het contract en alle andere relevante informatie.

Welke tools te gebruiken voor het verzenden van een welkomstmail?

• e-mailclient – om de welkomstmail op te stellen en te verzenden
• bedrijvengids – om klantengegevens te vinden, inclusief contactgegevens
• contractsjabloon – om een ​​kopie van de overeenkomst aan de email toe te voegen

Klaar. Welkomstmail is succesvol verzonden

Plan een afspraak met de klant

Link kopiëren

Als u door wilt gaan met het onboardingproces van de klant, moet u een persoonlijk of online gesprek met hen afspreken.

Waarom is het belangrijk om een ​​afspraak met de klant te plannen?

Dit is de beste gelegenheid om alle details van het contract door te nemen, eventuele vragen te beantwoorden en ervoor te zorgen dat ze de overeenkomst begrijpen. Dit gesprek geeft je ook de kans om uit te leggen wat de klant kan verwachten van de rest van het onboardingproces.

Hoe maakt u een afspraak met de klant?

De vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de klant zal een tijd en datum afspreken die voor beide partijen werkt, en ze zullen ook het beste formaat voor de vergadering kiezen (persoonlijk of online). Houd er rekening mee dat dit kan worden gestart als onderdeel van de welkomstmail in de vorige stap.

Welke tools te gebruiken voor het plannen van een afspraak met de klant?

• vergaderplanner – om een ​​tijd te vinden die voor beide partijen werkt
• software voor videoconferenties – om een ​​onlinevergadering te houden (indien van toepassing)

OKÉ. Vergadering is klaar

Maak een lijst van alle vragen en zorgen van de klant

Link kopiëren

Tijdens de vergadering zal de klant waarschijnlijk belangrijke vragen en enkele zorgen hebben over het onboardingproces, het contract en/of uw toekomstige relatie.

Waarom is het belangrijk om alle vragen en zorgen van de klant op te sommen?

Als u dit doet, kunt u ze allemaal aanspreken tijdens de vergadering. Dit helpt ervoor te zorgen dat de klant zich gehoord voelt en dat zijn zorgen serieus worden genomen, en om eventuele gebieden te identificeren waar de klant mogelijk meer verduidelijking nodig heeft.

Hoe somt u alle vragen en zorgen van de klant op?

De toegewezen verkoopvertegenwoordiger moet aantekeningen maken over eventuele problemen die de klant tijdens de vergadering aan de orde stelt. Als alternatief kunnen ze de klant vragen of het goed is om het gesprek op te nemen, zodat ze later terug kunnen gaan en de details kunnen bekijken.

Welke tools te gebruiken om alle vragen en zorgen van de klant op een rijtje te zetten?

• kladblok (fysiek of software) – om alle vragen en zorgen op te schrijven
• spraakrecorder – om de vergadering op te nemen (indien van toepassing)
• software voor videoconferenties – om de online vergadering op te nemen (indien van toepassing)

Alle vragen zijn naar tevredenheid van mijn klant beantwoord

Catalogiseer alle rode vlaggen of problemen die de klant heeft

Link kopiëren

Terwijl u de vragen en zorgen van de klant doorneemt, kunt u enkele mogelijke obstakels identificeren.

Waarom is het belangrijk om eventuele rode vlaggen of problemen van de klant te catalogiseren?

Dit is een kans om ze rechtstreeks aan te spreken en de klant op zijn gemak te stellen om verder te gaan met het onboardingproces. Het stelt hen ook in staat om gebieden aan te geven waar het bedrijf mogelijk enkele wijzigingen moet aanbrengen.

Hoe catalogiseer je eventuele rode vlaggen of problemen die de klant heeft?

Let op eventuele rode vlaggen of problemen die door de klant naar voren worden gebracht. De vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor de klant kan ze opschrijven of opnemen.

Welke tools te gebruiken voor het catalogiseren van eventuele rode vlaggen of problemen die de klant heeft?

• tekstverwerker – om de rode vlaggen of problemen te noteren
• spreadsheet – om de rode vlaggen of problemen en hun status te catalogiseren

Alle nummers zijn gecatalogiseerd

Identificeer de verwachtingen van de klant

Link kopiëren

Nadat alle vragen en zorgen zijn beantwoord, is het tijd om erachter te komen wat de klant precies hoopt te bereiken met het zakendoen met uw bedrijf.

Waarom is het belangrijk om de verwachtingen van de klant te definiëren?

Het betekent dat beide partijen op dezelfde lijn vooruitgaan en dat er geen verrassingen zijn. Het is ook een kans om realistische doelen te stellen voor wat het bedrijf wel en niet kan bieden.

Hoe de verwachtingen van de klant te identificeren?

Tijdens de vergadering moet u de klant rechtstreeks vragen naar hun verwachtingen. U kunt ook informeren naar hun doelen en doelstellingen om een ​​beter beeld te krijgen van waar ze naar op zoek zijn.

Welke tools te gebruiken om de verwachtingen van de klant te identificeren?

• kladblok (fysiek of software)
• tekstverwerker
• software voor videoconferenties

Ik ben klaar met deze stap

Stel doelen voor de korte en lange termijn

Link kopiëren

Nu u weet wat de klant wil, is het tijd om een ​​aantal doelen te stellen.

Waarom is het belangrijk om korte- en langetermijndoelen te stellen?

Het geeft u een routekaart voor uw toekomstige relatie met de klant vooruit. Het stelt je ook in staat om de voortgang bij te houden en een zekere mate van succes in de loop van de tijd te hebben.

Hoe stelt u doelen op de korte en lange termijn?

De doelen moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn. Ze moeten ook worden afgestemd op de verwachtingen van de klant.

Welke tools te gebruiken voor het stellen van korte- en langetermijndoelen?

• SLIMME doelen stellen werkblad – om de doelen op te sommen
• tool voor projectbeheer – om de voortgang van de doelen in de loop van de tijd te volgen
• CRM-software – om de klantenrelatie bij te houden

Klaar. Ik heb mijn doelen gesteld

Houd de gegevens van de klant bij met LiveAgent

Link kopiëren

Nu u een nieuwe klant hebt, is het belangrijk om hun informatie op te slaan en up-to-date te houden.

Waarom is het belangrijk om de gegevens van de klant bij te houden?

Deze informatie wordt gebruikt om met de klant te communiceren, hun behoeften te begrijpen en hen de best mogelijke service te bieden. Het zal u ook helpen uw interacties met de klant bij te houden en hun tevredenheid in de loop van de tijd te meten.

Hoe de gegevens van de klant bijhouden?

U kunt De helpdeskcontacten van LiveAgent gebruiken om de naam, het emailadres, het telefoonnummer en andere persoonlijke informatie van de klant op te slaan. Met helpdesksoftware zoals LiveAgent kunt u ook aangepaste contactvelden maken om unieke informatie over uw klanten op te slaan voor meer gepersonaliseerde communicatie.

Welke tools te gebruiken om de gegevens van de klant bij te houden?

• LiveAgent – om klanteninformatie op te slaan met de functie voor helpdeskcontacten

Ik bewaar alle gegevens die ik over mijn cliënt heb verzameld

Gebruik van services/tools door klanten beoordelen

Link kopiëren

Zodra de nieuwe klant met uw bedrijf is begonnen, is het tijd om te bepalen hoe ze uw services of tools gebruiken.

Waarom is het belangrijk om het gebruik van services/tools door klanten te beoordelen?

Het zal u helpen begrijpen hoe de klant uw producten of diensten gebruikt en of ze er het meeste uit halen. Het kan u ook helpen bij het identificeren van gebieden waar de cliënt mogelijk meer ondersteuning nodig heeft.

Hoe het gebruik van services/tools door klanten beoordelen?

Door de klant rechtstreeks te vragen, hun gedrag te observeren, gegevens en analyses te bekijken en/of gebruikerstests uit te voeren. Vervolgens kunt u deze informatie vergelijken met uw doelen en doelstellingen om te zien hoe goed het gebruik van de klant zich verhoudt.

Welke tools te gebruiken om het gebruik van services/tools door klanten te beoordelen?

• software voor het testen van gebruikers – om te observeren hoe de klant uw product of dienst gebruikt
• analysesoftware – om de gebruiksgegevens van de klant te bekijken
• vragenlijst voor onboarding van klanten – om hen rechtstreeks naar hun ervaring te vragen

Klaar. Ik heb met succes het gebruik van services/tools geanalyseerd

Let op elke toename of afname van het gebruik

Link kopiëren

Nadat u het gebruik van uw services door de klant heeft beoordeeld, noteert u eventuele veranderingen in hun gedrag.

Waarom is het belangrijk om een ​​toename of afname van het gebruik te noteren?

Hierdoor krijgt u inzicht in hoe goed de klant uw producten of services gebruikt. Op basis van deze informatie kunt u aanvullende diensten of ondersteuning voorstellen.

Hoe merkt u een toename of afname van het gebruik op?

Door de gegevens en analyses in de loop van de tijd bij te houden, kunt u zien hoe het gebruik van de klant verandert. Als u merkt dat het gebruik afneemt, kunt u contact opnemen met de klant om te zien of deze hulp nodig heeft.

Welke hulpmiddelen kunt u gebruiken om een ​​toename of afname van het gebruik te noteren?

• analysesoftware
• software voor klantensucces – om de klant te bereiken en ondersteuning te bieden
• klantenvragenlijst

Ik volg alle stijgingen of dalingen in het gebruik

Tips voor het opvolgen van nieuwe klanten

• Stuur een persoonlijk bedankbriefje binnen 24 uur nadat u de klant hebt ontmoet

Het is altijd een goed idee om een bedankbriefje te sturen na een ontmoeting met een nieuwe potentiële klant. Deze follow-up email, of een ander type bericht, laat zien dat u geïnteresseerd bent in het opbouwen van de relatie en dat u dankbaar bent voor hun zaken.

• Voeg de nieuwe klant toe aan uw mailinglijst en stuur hem af en toe updates over uw bedrijf

U kunt ze op de hoogte houden van uw bedrijf en in de loop van de tijd een sterke relatie met hen opbouwen. Als gevolg hiervan zullen ze in de toekomst meer geneigd zijn om uw producten of diensten te gebruiken.

• Maak contact met de klant op sociale media en volg hun updates

Sociale media is een geweldige manier om in contact te blijven met uw klanten – door hun updates te volgen, kunt u meer over hen en hun interesses te weten komen. Als gevolg hiervan kunt u ze een betere service en klantenverloop verminderen.

• Nodig de klant uit voor evenementen of netwerkbijeenkomsten die relevant zijn voor hun sector

Door dit te doen, kunt u hen laten zien dat u geïnteresseerd bent in hun bedrijf en dat u hen wilt helpen groeien. Dit stelt u ook in staat om meer te leren over hun sector en om uw netwerk op te bouwen.

• Bied gratis hulpmiddelen of adviesdiensten aan die de klant ten goede kunnen komen

Hiermee laat u de klant zien dat u geïnteresseerd bent in hun succes en kunt u hen ook waardevolle informatie of diensten bieden. Een klein gebaar als dit kan een grote bijdrage leveren aan het opbouwen van een sterke relatie met de klant.

• Neem regelmatig contact op met de klant om te zien hoe het met hem/haar gaat

Door regelmatig contact met hen op te nemen, al is het maar met een telefoontje of een email, weet u zeker dat ze blij zijn met uw producten of diensten. Zo kunt u hen ook extra ondersteuning bieden als dat nodig is.

Samenvatting van de checklijst voor onboarding van nieuwe klanten

• Wijs een vertegenwoordiger aan
• Wijs een klantenservicemedewerker aan
• Valideer het contract
• Stuur een welkomstmail
• Plan een gesprek met de klant
• Maak een lijst van alle vragen en zorgen van de klant
• Catalogiseer alle rode vlaggen of problemen die de klant heeft
• Identificeer de verwachtingen van de klant
• Stel doelen op korte en lange termijn
• Houd de gegevens van de klant bij met LiveAgent
• Beoordeel het klantengebruik van services/tools
• Let op elke toename of afname van het gebruik

Gerelateerde artikels

Hoe soft skills te gebruiken in het bedrijfsleven

Dit artikel deelt tips voor optimale klantenservice, zoals het vermijden van jargon en het stellen van open vragen.

Uitzonderlijke klantenondersteuning

Bedrijven moeten zich concentreren op factoren zoals inlevingsvermogen, actief luisteren, tijdige reactie en probleemoplossende vaardigheden om uitzonderlijke klantenondersteuning te bieden.

Klantenservice

Leer hoe menselijk contact de klantensupport kan verbeteren en betekenisvolle relaties kan opbouwen met LiveAgent.

Klantenservicebedrijven

Klantenservicebedrijven bieden volledige klantenondersteuning en kunnen 24/7 service leveren. Definieer uw budget en verwachtingen voordat u kiest.