Wil je de best mogelijke klantenservice bieden? Zorg er dan voor dat uw vertegenwoordigers goed zijn opgeleid. In deze checklist worden enkele van de beste trainingstips voor klantenservicemedewerkers besproken.
Door deze tips op te volgen, zorgt u ervoor dat uw klanten tevreden blijven met het serviceniveau dat ze ontvangen.
Verbeter uw klantentevredenheidsbeoordeling door het serviceniveau dat u levert te verbeteren. Zorg ervoor dat elke nieuwe medewerker van de klantenservice die u inhuurt goed wordt opgeleid. Door een checklist te volgen, kunt u precies dat doen – wat betekent dat elke klanteninteractie een goede moet zijn.
Zo’n checklijst helpt ook bij zowel onboarding als offboarding, omdat u hiermee kunt bijhouden wat er met elke nieuwe medewerker moet gebeuren. Hoe beter u checklijst is, hoe beter de klantenervaringen die u levert als resultaat zullen zijn.
Als u ondernemer bent, dan weet u dat klantenservice een van de belangrijkste aspecten van uw bedrijf is. U moet ervoor zorgen dat uw vertegenwoordigers goed zijn opgeleid, zodat ze uw klanten de best mogelijke service kunnen bieden.
Deze afdeling is vaak verantwoordelijk voor het opleiden van elke nieuwe medewerker van de klantenservice of op zijn minst voor het opstarten van hun onboarding. Door een checklijst voor de training van klantenservicemedewerkers te gebruiken, kan HR ervoor zorgen dat alle nieuwe medewerkers goed worden opgeleid voordat ze aan hun baan beginnen.
Een checklijst voor de training van klantenservicemedewerkers kan managers helpen bij te houden wat er moet worden bereikt met elke nieuwe medewerker van de klantenservice. Zelfs als ze al aan boord zijn, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze nog steeds de juiste training krijgen.
Medewerkers van de klantenservice die op dit gebied werkzaam zijn, kunnen baat hebben bij zo’n checklist. Door er een te volgen, kunnen al uw klantenserviceteamleden op verschillende gebieden trainen en ervoor zorgen dat elke klantenservice-ervaring die ze leveren niet alleen up-to-par is, maar zelfs van wereldklasse.
Het eerste dat u moet doen, is ervoor zorgen dat er voor elke nieuwe medewerker van de klantenservice een bedrijfslaptop of -computer gereed is.
Ze moeten toegang hebben tot specifieke software, documenten en bedrijfsinformatie. Door de laptop of pc voor te bereiden, kunt u ervoor zorgen dat ze hun werk goed kunnen doen op een apparaat dat al voor hen is ingesteld.
Installeer de benodigde software. Dit kan klantenservicesoftware, tekstverwerkingssoftware en spreadsheetsoftware zijn. Vervolgens moet u een emailaccount voor de vertegenwoordiger instellen. Maak een map voor alle bedrijfsdocumenten.
Het is nu tijd om elke nieuwe klantenservicemedewerker een zakelijk emailadres te geven.
Dit is hun belangrijkste manier van communiceren met klanten, dus het is belangrijk dat ze een professioneel en gemakkelijk te onthouden adres hebben. Het draagt er ook toe bij dat alle communicatie met klanten consistent is en stelt hen in staat om gemakkelijk contact op te nemen met de agent wanneer dat nodig is.
Maak een account aan bij een professionele emailservice zoals Google Business of Microsoft Exchange. Vervolgens moet u een emailadres voor de agent maken met behulp van de domeinnaam van het bedrijf. Stel het account in op de laptop of pc van de vertegenwoordiger.
Nadat u de bedrijfslaptop hebt voorbereid en het bedrijfse-mailadres hebt ingesteld, moet u eventuele andere benodigde accounts voor de nieuwe klantenservicemedewerker maken.
Mijn GSuite, Slack en andere soortgelijke tools zijn essentieel voor communicatie en samenwerking binnen een bedrijf. Door deze accounts voor de agent in te stellen, stelt u ze in staat hun werk goed te doen en hebben ze alle benodigde tools tot hun beschikking.
Identificeer alle tools die het bedrijf gebruikt voor communicatie en samenwerking. Maak voor elk van deze tools een account aan voor de agent. Geef de agent vervolgens inloggegevens voor elk account.
2FA of tweestapsverificatie is een belangrijke beveiligingsmaatregel die voor alle accounts moet worden gebruikt, en de Authenticator-app is de beste manier om dit in te stellen.
Twee-factor-authenticatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan een account. Dit is absoluut noodzakelijk, vooral voor accounts die gevoelige informatie bevatten.
Download eerst de Authenticator-app op uw telefoon en schakel vervolgens tweefactorauthenticatie in voor elk account. Daarna hoeft u alleen maar elk account toe te voegen aan de Authenticator-app.
Klantenservicemedewerkers moeten de principes van werkrapportage begrijpen, zodat ze hun werk goed kunnen documenteren.
Werkrapportage is een cruciaal onderdeel van het werk en het is belangrijk dat agenten begrijpen hoe ze dit op de juiste manier moeten doen. Door de principes van werkrapportage te begrijpen, kunnen vertegenwoordigers hun werk nauwkeurig documenteren en fouten voorkomen.
De beste manier om de principes van werkrapportage te begrijpen, is door het bedrijfsrapportagebeleid te lezen. Dit geeft een gedetailleerde uitleg van wat er moet worden gemeld en hoe het moet worden gemeld.
Het is de verantwoordelijkheid van een klantenservicemanager om de diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de nieuwe vertegenwoordiger toe te voegen aan de bedrijfsagenda.
De diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de klantenservicemedewerkers moeten worden bijgewerkt in de bedrijfsagenda, zodat iedereen weet wanneer ze zijn gepland.
Maak een bedrijfsagenda. Zet de diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de klantenservicemedewerker in de agenda. Deel de agenda met alle teamleden.
De ondersteuningsmanager van een klantenservicemedewerker moet een introductiesessie houden met de nieuwe medewerker.
U moet een kennismakingsgesprek houden met de nieuwe agent, zodat ze meer te weten kunnen komen over het bedrijf en hun rol binnen het bedrijf. De ondersteuningsmanager is een geweldige bron voor dit soort informatie en ze kunnen de nieuwe vertegenwoordiger helpen zich welkom en comfortabel te voelen in zijn nieuwe functie.
Plan een vergadering met de ondersteuningsmanager van de nieuwe medewerker. Gedurende deze tijd stelt u de nieuwe vertegenwoordiger voor aan het bedrijf en hun rol daarin. Zorg ervoor dat u eventuele zorgen van de nieuwe vertegenwoordiger wegneemt.
De manager van de klantenservice moet de nieuwe medewerker een interne productdemopresentatie van het bedrijf geven.
Een productdemopresentatie van het bedrijf is een geweldige manier om de nieuwe agent vertrouwd te maken met de producten en diensten die uw bedrijf aanbiedt. Het hebben van dit soort informatie is cruciaal voor het leveren van nauwkeurige en behulpzame klantenservice.
Maak een presentatie die alle relevante informatie over de producten en diensten van uw bedrijf bevat. Plan een vergadering met de nieuwe vertegenwoordiger om de presentatie door te nemen. Moedig ze daarna aan om vragen te stellen om te bevestigen dat ze begrijpen hoe het product werkt.
Een senior technische ondersteuning moet de nieuwe klantenservicemedewerker een overzicht geven van complexe technische onderwerpen.
Dit deel van hun opleiding leert de nieuwe vertegenwoordiger over de technische aspecten van het werk. De informatie die ze gedurende deze tijd leren, is essentieel voor hen om een nauwkeurige en behulpzame klantenservice te bieden die het gebruik van technische vaardigheden vereist.
Zorg ervoor dat de nieuwe agent een vergadering heeft met een senior technische ondersteuning. De senior zal de technische aspecten van de baan schetsen en eventuele vragen van de nieuwe vertegenwoordiger beantwoorden.
Na het voltooien van de eerste opleidingsfasen, moet de nieuwe agent deelnemen aan een kennisbeoordelingssessie om ervoor te zorgen dat ze het materiaal begrijpen.
Hierdoor kunt u beoordelen hoe de nieuwe vertegenwoordiger het materiaal begrijpt dat hem is geleerd. Als gevolg hiervan kunt u gebieden identificeren waar ze mogelijk aanvullende training nodig hebben.
Begin met het maken van een lijst met vragen met betrekking tot de stof die de nieuwe agent heeft geleerd en stuur deze van tevoren of stel ze tijdens de vergadering. Bekijk hun antwoorden tijdens of na de sessie en geef feedback zodat ze hun kennis en vaardigheden kunnen verbeteren.
Een klantenservicemanager moet de eerste maand wekelijkse check-ins regelen met de nieuwe medewerker.
Omdat u hierdoor de voortgang van de nieuwe vertegenwoordiger kunt beoordelen en feedback kunt geven. Het doel is om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe baan en ervoor te zorgen dat ze uitstekende klantenservicevaardigheden vertonen.
Plan een vergadering met de nieuwe agent voor elke week van hun eerste maand op het werk. Tijdens deze bijeenkomsten kunt u hen vragen hoe het met hen gaat en feedback geven over hun voortgang. Deze vergaderingen helpen ervoor te zorgen dat de nieuwe vertegenwoordiger zich goed aanpast aan zijn nieuwe job en uitstekende klantenservice biedt.
Een klantenservicemanager moet samenwerkingssessies opzetten met de nieuwe medewerker en hun collega’s.
Omdat de nieuwe vertegenwoordiger zijn collega’s kan leren kennen en leren hoe ze werken. Dit is een belangrijk onderdeel om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe job en ervoor te zorgen dat ze klaar zijn om zelf aan de slag te gaan met het afhandelen van vragen van klanten.
Regel een geschikte tijd voor de nieuwe vertegenwoordiger om binnen te komen en met zijn collega’s te werken. Door deze sessies kunnen ze meer te weten komen over het beleid van het bedrijf en ervaring opdoen met de klantenservice uit de eerste hand met het behandelen van vragen zonder de druk om dit onafhankelijk te hoeven doen.
Dit is de fase waarin de nieuwe vertegenwoordiger voor het eerst zelf, maar onder toezicht, met klanten gaat communiceren via een chatinterface.
Een nieuwe vertegenwoordiger kan ervaring opdoen met het afhandelen van vragen via chat zonder de druk om dit alleen te doen. De nieuwe vertegenwoordiger vragen laten stellen over het proces of de procedure voor het afhandelen van vragen van klanten, is een cruciaal onderdeel om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe rol.
Een manager van de klantenservice moet beginnen met de nieuwe medewerker een paar oefenvragen van klanten te geven, die zowel echt als gesimuleerd kunnen zijn. Zodra de nieuwe vertegenwoordiger zich op zijn gemak voelt met het proces, kan hij onder toezicht beginnen met het afhandelen van live vragen van klanten.
LiveAgent biedt tutorials en een kennisbank die een nieuwe vertegenwoordiger zou moeten helpen vertrouwd te raken met de helpdesksoftware. De goed ontworpen interface is zeer eenvoudig onder de knie te krijgen en de meeste vertegenwoordigers hebben er geen problemen mee om er snel vertrouwd mee te raken.
Dit is de fase waarin de nieuwe vertegenwoordiger zijn eerste tickets krijgt toegewezen om aan te werken.
Dit onderdeel van de training van de nieuwe vertegenwoordiger is cruciaal omdat het hen de kans geeft om alle kennis en klantenservicevaardigheden die ze tot nu toe hebben geleerd in de praktijk te brengen. Het stelt de klantenservicemanager ook in staat om hun voortgang te beoordelen en feedback te geven over hun prestaties.
Wacht tot het volgende ticket binnenkomt en wijs het dan toe aan de nieuwe vertegenwoordiger. Nadat ze met succes aan het ticket hebben gewerkt onder toezicht van een manager, kunnen ze doorgaan naar de volgende.
De nieuwe vertegenwoordiger zal zijn eerste normale dienst werken en klantenvragen onafhankelijk afhandelen.
In dit stadium zullen ze alles wat ze tijdens hun vorige training, productdemo en begeleid werk hebben geleerd, gebruiken om voor het eerst volledig zelfstandig te werken. Dit is belangrijk omdat het de klantenservicemanager in staat stelt om te zien hoe goed hij zijn kennis en vaardigheden in een echte wereld kan toepassen.
De nieuwe medewerker werkt net als elke andere medewerker van de klantenservice. Ze zullen de vragen van klanten onafhankelijk behandelen, maar de manager van de klantenservice zal nog steeds beschikbaar zijn om indien nodig ondersteuning te bieden.
Nadat de nieuwe vertegenwoordiger zijn proefperiode heeft doorlopen, is het belangrijk om met hem om de tafel te gaan zitten en zijn prestaties te evalueren.
Deze evaluatie stelt de klantenservicemanager in staat feedback te geven over de voortgang van de nieuwe medewerker en gebieden te identificeren waar ze mogelijk aanvullende training nodig hebben. Het geeft de nieuwe agent ook de kans om vragen te stellen of zorgen te uiten over zijn job.
De manager van de klantenservice moet met de nieuwe medewerker gaan zitten en hun prestaties tijdens de proefperiode doornemen. Ze moeten zowel bespreken wat er goed ging als alle gebieden waar verbetering nodig is.
Join today and improve your efficiency with an easy-to-use, fully-featured multichannel help desk software.
Ze zijn belangrijk omdat ze klantenservicemedewerkers in staat stellen langdurige relaties met klanten op te bouwen. Soft skills omvatten actief luisteren, probleemoplossend vermogen, empathie en klantgerichtheid. Door over deze vaardigheden te beschikken, kunnen uw agenten de behoeften van klanten begrijpen en erop reageren, klachten effectief oplossen en een positieve klantenservice-ervaring creëren die uw kopers tevreden stelt en ervoor zorgt dat ze terugkomen naar uw bedrijf.
Klantenservicetraining is het proces waarbij u uw agenten leert omgaan met klanten en hen van dienst zijn. Dit kan onderwerpen omvatten zoals hoe u hen kunt begroeten, hoe u met hun vragen en klachten om moet gaan en hoe u een uitstekende klantenservice kunt bieden. Het is belangrijk voor bedrijven om adequate training te bieden, zodat hun klantenserviceprofessionals zijn uitgerust met de interpersoonlijke vaardigheden en technische vaardigheden die ze nodig hebben om geweldige service te bieden en eventuele problemen op te lossen.
Uitstekende ondersteuning is cruciaal voor het succes van elk bedrijf, omdat het het verschil kan maken tussen een potentiële klant veranderen in een tevreden klant die een terugkerende koper wordt en iemand die nooit meer iets bij u koopt. Klantenservicetrainingen leren medewerkers hoe belangrijk het is om uitstekende service te bieden en hoe ze dat moeten doen. Klantenservicemedewerkers leren hoe ze moeten omgaan met lastige klanten en gefrustreerde klanten, hoe ze beleefd en hoffelijk moeten zijn en hoe ze effectief met klachten kunnen omgaan. Ze leren ook over het beleid en de procedures van uw bedrijf voor de omgang met klanten.
De training moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw bedrijf. Alle klantenserviceprofessionals hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden, dus het trainingsprogramma moet dat weerspiegelen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat nieuwe agenten voldoende zijn opgeleid voordat ze voor klanten worden geplaatst, omdat ze bekend moeten zijn met het beleid en de procedures van uw bedrijf voor het omgaan met veelvoorkomende problemen of vragen van klanten. Een checklist voor de training van klantenservicemedewerkers, zoals het voorbeeld dat wordt gegeven, kan u helpen een uitgebreid trainingsprogramma op te stellen voor de medewerkers van uw ondersteuningsteam.
Zorg er eerst voor dat ze zich bewust zijn van het belang van toegankelijkheid en waarom het zo cruciaal is. Ten tweede, geef ze training over het gebruik van toegankelijke technologie en hoe ze klanten kunnen helpen die daar zelf hulp bij nodig hebben. Ten derde: oefen met het beantwoorden van veelvoorkomende vragen en scenario’s die zich kunnen voordoen met betrekking tot toegankelijkheid. Ten slotte kunt u ze ook hulpmiddelen bieden, zoals factsheets of richtlijnen over hoe ze toegankelijker kunnen zijn als onderdeel van de training van uw klantenservicemedewerkers.
Wij waarderen uw recente aanmelding voor LiveAgent.
Er wordt een bericht naar uw emailadres gestuurd met inloggegevens onmiddellijk nadat uw account is geïnstalleerd.
Als u wacht totdat de installatie voltooid is, kunt u vanaf hier rechtstreeks toegang krijgen tot uw account.
Nadat het proces voltooid is, sturen we de inloggegevens naar uw mailbox.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.
We zijn op meerdere data beschikbaar