Klantenservice vertegenwoordigerstraining checklijst

Het eerste dat u moet doen, is ervoor zorgen dat er voor elke nieuwe medewerker van de klantenservice een bedrijfslaptop of -computer gereed is.

Waarom is het belangrijk om een ​​bedrijfslaptop of pc klaar te maken voor een nieuwe vertegenwoordiger?

Ze moeten toegang hebben tot specifieke software, documenten en bedrijfsinformatie. Door de laptop of pc voor te bereiden, kunt u ervoor zorgen dat ze hun werk goed kunnen doen op een apparaat dat al voor hen is ingesteld.

Hoe maakt u een bedrijfslaptop of pc klaar voor een nieuwe agent?

Installeer de benodigde software. Dit kan klantenservicesoftware, tekstverwerkingssoftware en spreadsheetsoftware zijn. Vervolgens moet u een emailaccount voor de vertegenwoordiger instellen. Maak een map voor alle bedrijfsdocumenten.

Welke tools te gebruiken om een ​​bedrijfslaptop of pc voor te bereiden op een nieuwe vertegenwoordiger?

• documenteditors (Microsoft Office, enz.)
• hulpprogramma’s voor het delen van bestanden (bijv. Google Drive, Dropbox)
• software voor klantenservice (bijv. LiveAgent)

Het is nu tijd om elke nieuwe klantenservicemedewerker een zakelijk emailadres te geven.

Waarom is het belangrijk om een ​​zakelijk emailadres op te geven?

Dit is hun belangrijkste manier van communiceren met klanten, dus het is belangrijk dat ze een professioneel en gemakkelijk te onthouden adres hebben. Het draagt ​​er ook toe bij dat alle communicatie met klanten consistent is en stelt hen in staat om gemakkelijk contact op te nemen met de agent wanneer dat nodig is.

Hoe stel ik een zakelijk emailadres in?

Maak een account aan bij een professionele emailservice zoals Google Business of Microsoft Exchange. Vervolgens moet u een emailadres voor de agent maken met behulp van de domeinnaam van het bedrijf. Stel het account in op de laptop of pc van de vertegenwoordiger.

Welke tools te gebruiken voor het instellen van een zakelijk emailadres?

• emailservice (bijv. Google Business, Microsoft Exchange)
• laptop of pc met internetverbinding
• bedrijfsdomeinnaam

Nadat u de bedrijfslaptop hebt voorbereid en het bedrijfse-mailadres hebt ingesteld, moet u eventuele andere benodigde accounts voor de nieuwe klantenservicemedewerker maken.

Waarom is het belangrijk om alle benodigde accounts aan te maken?

Mijn GSuite, Slack en andere soortgelijke tools zijn essentieel voor communicatie en samenwerking binnen een bedrijf. Door deze accounts voor de agent in te stellen, stelt u ze in staat hun werk goed te doen en hebben ze alle benodigde tools tot hun beschikking.

Hoe maakt u alle benodigde accounts aan?

Identificeer alle tools die het bedrijf gebruikt voor communicatie en samenwerking. Maak voor elk van deze tools een account aan voor de agent. Geef de agent vervolgens inloggegevens voor elk account.

Welke tools te gebruiken voor het maken van alle benodigde accounts?

• Mijn GSuite
• Slack
• Zoom
• Asana
• Basecamp
• Trello li>

2FA of tweestapsverificatie is een belangrijke beveiligingsmaatregel die voor alle accounts moet worden gebruikt, en de Authenticator-app is de beste manier om dit in te stellen.

Waarom is het belangrijk om alle accounts in te stellen met tweefactorauthenticatie?

Twee-factor-authenticatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan een account. Dit is absoluut noodzakelijk, vooral voor accounts die gevoelige informatie bevatten.

Hoe stel ik alle accounts in met twee-factor-authenticatie?

Download eerst de Authenticator-app op uw telefoon en schakel vervolgens tweefactorauthenticatie in voor elk account. Daarna hoeft u alleen maar elk account toe te voegen aan de Authenticator-app.

Welke tools te gebruiken voor het instellen van alle accounts met tweefactorauthenticatie?

• Google Authenticator-app
• telefoon met internetverbinding
• accounts die tweefactorauthenticatie ondersteunen

Klantenservicemedewerkers moeten de principes van werkrapportage begrijpen, zodat ze hun werk goed kunnen documenteren.

Waarom is het belangrijk om ze de principes van werkrapportage te laten lezen en begrijpen?

Werkrapportage is een cruciaal onderdeel van het werk en het is belangrijk dat agenten begrijpen hoe ze dit op de juiste manier moeten doen. Door de principes van werkrapportage te begrijpen, kunnen vertegenwoordigers hun werk nauwkeurig documenteren en fouten voorkomen.

Hoe de principes van werkrapportage lezen en begrijpen?

De beste manier om de principes van werkrapportage te begrijpen, is door het bedrijfsrapportagebeleid te lezen. Dit geeft een gedetailleerde uitleg van wat er moet worden gemeld en hoe het moet worden gemeld.

Welke tools te gebruiken om de principes van werkrapportage te lezen en te begrijpen?

• bronnen voor werkrapportage (bijv. blogposts, artikelen, boeken)
• oefenmateriaal
• gebruiksscenario’s
• beleid voor werkrapportage van het bedrijf

Het is de verantwoordelijkheid van een klantenservicemanager om de diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de nieuwe vertegenwoordiger toe te voegen aan de bedrijfsagenda.

Waarom is het belangrijk om diensten, aanwezigheid en vergaderingen toe te voegen aan de bedrijfsagenda?

De diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de klantenservicemedewerkers moeten worden bijgewerkt in de bedrijfsagenda, zodat iedereen weet wanneer ze zijn gepland.

Hoe voeg ik ploegen, aanwezigheid en vergaderingen toe aan de bedrijfsagenda?

Maak een bedrijfsagenda. Zet de diensten, aanwezigheid en vergaderingen van de klantenservicemedewerker in de agenda. Deel de agenda met alle teamleden.

Welke tools te gebruiken voor het toevoegen van diensten, aanwezigheid en vergaderingen aan de bedrijfsagenda?

• een bedrijfsagenda
• het schema van de klantenservicemedewerkers
• contactgegevens van alle teamleden

De ondersteuningsmanager van een klantenservicemedewerker moet een introductiesessie houden met de nieuwe medewerker.

Waarom is het belangrijk om een ​​introductiesessie te houden met hun supportmanager?

U moet een kennismakingsgesprek houden met de nieuwe agent, zodat ze meer te weten kunnen komen over het bedrijf en hun rol binnen het bedrijf. De ondersteuningsmanager is een geweldige bron voor dit soort informatie en ze kunnen de nieuwe vertegenwoordiger helpen zich welkom en comfortabel te voelen in zijn nieuwe functie.

Hoe een introductiesessie houden met hun supportmanager?

Plan een vergadering met de ondersteuningsmanager van de nieuwe medewerker. Gedurende deze tijd stelt u de nieuwe vertegenwoordiger voor aan het bedrijf en hun rol daarin. Zorg ervoor dat u eventuele zorgen van de nieuwe vertegenwoordiger wegneemt.

Welke tools te gebruiken voor het houden van een introductiesessie met hun supportmanager?

• vergaderschema
• relevante informatie (bijv. bedrijfsgeschiedenis, functiebeschrijving, enz.)

De manager van de klantenservice moet de nieuwe medewerker een interne productdemopresentatie van het bedrijf geven.

Waarom is het belangrijk om een ​​interne productdemopresentatie te geven?

Een productdemopresentatie van het bedrijf is een geweldige manier om de nieuwe agent vertrouwd te maken met de producten en diensten die uw bedrijf aanbiedt. Het hebben van dit soort informatie is cruciaal voor het leveren van nauwkeurige en behulpzame klantenservice.

Hoe geeft u een interne productdemopresentatie van het bedrijf?

Maak een presentatie die alle relevante informatie over de producten en diensten van uw bedrijf bevat. Plan een vergadering met de nieuwe vertegenwoordiger om de presentatie door te nemen. Moedig ze daarna aan om vragen te stellen om te bevestigen dat ze begrijpen hoe het product werkt.

Welke tools te gebruiken voor het geven van een interne productdemopresentatie van het bedrijf?

• presentatiesoftware (bijv. Google Presentaties)

Een senior technische ondersteuning moet de nieuwe klantenservicemedewerker een overzicht geven van complexe technische onderwerpen.

Waarom is het belangrijk om een ​​complexe technische overzichtssessie te hebben?

Dit deel van hun opleiding leert de nieuwe vertegenwoordiger over de technische aspecten van het werk. De informatie die ze gedurende deze tijd leren, is essentieel voor hen om een ​​nauwkeurige en behulpzame klantenservice te bieden die het gebruik van technische vaardigheden vereist.

Hoe een complexe technische overzichtssessie houden?

Zorg ervoor dat de nieuwe agent een vergadering heeft met een senior technische ondersteuning. De senior zal de technische aspecten van de baan schetsen en eventuele vragen van de nieuwe vertegenwoordiger beantwoorden.

Welke tools te gebruiken voor een complexe technische overzichtssessie?

• vragen en antwoorden van de senior technische ondersteuning

Na het voltooien van de eerste opleidingsfasen, moet de nieuwe agent deelnemen aan een kennisbeoordelingssessie om ervoor te zorgen dat ze het materiaal begrijpen.

Waarom is het belangrijk om een ​​kennisbeoordelingssessie te houden?

Hierdoor kunt u beoordelen hoe de nieuwe vertegenwoordiger het materiaal begrijpt dat hem is geleerd. Als gevolg hiervan kunt u gebieden identificeren waar ze mogelijk aanvullende training nodig hebben.

Hoe voert u een kennisbeoordelingssessie uit?

Begin met het maken van een lijst met vragen met betrekking tot de stof die de nieuwe agent heeft geleerd en stuur deze van tevoren of stel ze tijdens de vergadering. Bekijk hun antwoorden tijdens of na de sessie en geef feedback zodat ze hun kennis en vaardigheden kunnen verbeteren.

Welke tools te gebruiken voor het uitvoeren van een kennisbeoordelingssessie?

• enquêtesoftware voor vragen en antwoorden van de nieuwe medewerker
• software voor het delen van schermen (bijv. Google Hangouts)

Een klantenservicemanager moet de eerste maand wekelijkse check-ins regelen met de nieuwe medewerker.

Waarom is het belangrijk om wekelijkse check-ins te regelen?

Omdat u hierdoor de voortgang van de nieuwe vertegenwoordiger kunt beoordelen en feedback kunt geven. Het doel is om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe baan en ervoor te zorgen dat ze uitstekende klantenservicevaardigheden vertonen.

Hoe regelt u wekelijkse check-ins?

Plan een vergadering met de nieuwe agent voor elke week van hun eerste maand op het werk. Tijdens deze bijeenkomsten kunt u hen vragen hoe het met hen gaat en feedback geven over hun voortgang. Deze vergaderingen helpen ervoor te zorgen dat de nieuwe vertegenwoordiger zich goed aanpast aan zijn nieuwe job en uitstekende klantenservice biedt.

Welke tools te gebruiken voor het regelen van wekelijkse check-ins?

• tool voor het plannen van vergaderingen

Een klantenservicemanager moet samenwerkingssessies opzetten met de nieuwe medewerker en hun collega’s.

Waarom is het belangrijk om deel te nemen aan co-workingsessies?

Omdat de nieuwe vertegenwoordiger zijn collega’s kan leren kennen en leren hoe ze werken. Dit is een belangrijk onderdeel om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe job en ervoor te zorgen dat ze klaar zijn om zelf aan de slag te gaan met het afhandelen van vragen van klanten.

Hoe deelnemen aan co-workingsessies?

Regel een geschikte tijd voor de nieuwe vertegenwoordiger om binnen te komen en met zijn collega’s te werken. Door deze sessies kunnen ze meer te weten komen over het beleid van het bedrijf en ervaring opdoen met de klantenservice uit de eerste hand met het behandelen van vragen zonder de druk om dit onafhankelijk te hoeven doen.

Welke tools te gebruiken voor het opzetten van co-working-sessies?

• software voor het delen van schermen
• Software voor klantenrelatiebeheer (CRM)

Dit is de fase waarin de nieuwe vertegenwoordiger voor het eerst zelf, maar onder toezicht, met klanten gaat communiceren via een chatinterface.

Waarom is het belangrijk om hun eerste ondersteunde chatervaring te starten?

Een nieuwe vertegenwoordiger kan ervaring opdoen met het afhandelen van vragen via chat zonder de druk om dit alleen te doen. De nieuwe vertegenwoordiger vragen laten stellen over het proces of de procedure voor het afhandelen van vragen van klanten, is een cruciaal onderdeel om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe rol.

Hoe start u hun eerste ondersteunde chatervaring?

Een manager van de klantenservice moet beginnen met de nieuwe medewerker een paar oefenvragen van klanten te geven, die zowel echt als gesimuleerd kunnen zijn. Zodra de nieuwe vertegenwoordiger zich op zijn gemak voelt met het proces, kan hij onder toezicht beginnen met het afhandelen van live vragen van klanten.

LiveAgent biedt tutorials en een kennisbank die een nieuwe vertegenwoordiger zou moeten helpen vertrouwd te raken met de helpdesksoftware. De goed ontworpen interface is zeer eenvoudig onder de knie te krijgen en de meeste vertegenwoordigers hebben er geen problemen mee om er snel vertrouwd mee te raken.

Welke tools kunnen ze gebruiken om hun eerste ondersteunde chatervaring te starten?

• LiveAgent, alles-in-één helpdesksoftware

Dit is de fase waarin de nieuwe vertegenwoordiger zijn eerste tickets krijgt toegewezen om aan te werken.

Waarom is het belangrijk om hun eerste tickets toe te wijzen?

Dit onderdeel van de training van de nieuwe vertegenwoordiger is cruciaal omdat het hen de kans geeft om alle kennis en klantenservicevaardigheden die ze tot nu toe hebben geleerd in de praktijk te brengen. Het stelt de klantenservicemanager ook in staat om hun voortgang te beoordelen en feedback te geven over hun prestaties.

Hoe hun eerste tickets toe te wijzen?

Wacht tot het volgende ticket binnenkomt en wijs het dan toe aan de nieuwe vertegenwoordiger. Nadat ze met succes aan het ticket hebben gewerkt onder toezicht van een manager, kunnen ze doorgaan naar de volgende.

Welke tools kunnen ze gebruiken voor het toewijzen van hun eerste tickets?

• ticketsysteem
• Customer Relationship Management (CRM)-software
• LiveAgent, alles-in-één helpdesksoftware
• tools voor feedbackonderzoek

De nieuwe vertegenwoordiger zal zijn eerste normale dienst werken en klantenvragen onafhankelijk afhandelen.

Waarom is het belangrijk dat de nieuwe vertegenwoordiger in zijn eerste normale dienst werkt?

In dit stadium zullen ze alles wat ze tijdens hun vorige training, productdemo en begeleid werk hebben geleerd, gebruiken om voor het eerst volledig zelfstandig te werken. Dit is belangrijk omdat het de klantenservicemanager in staat stelt om te zien hoe goed hij zijn kennis en vaardigheden in een echte wereld kan toepassen.

Hoe werken ze aan hun eerste normale dienst?

De nieuwe medewerker werkt net als elke andere medewerker van de klantenservice. Ze zullen de vragen van klanten onafhankelijk behandelen, maar de manager van de klantenservice zal nog steeds beschikbaar zijn om indien nodig ondersteuning te bieden.

Welke hulpmiddelen kunnen ze gebruiken om aan hun eerste normale dienst te werken?

• CRM-software (Customer Relationship Management)
• LiveAgent, alles-in-één helpdesksoftware
• ticketsysteem
• chatsoftware
• li>

Nadat de nieuwe vertegenwoordiger zijn proefperiode heeft doorlopen, is het belangrijk om met hem om de tafel te gaan zitten en zijn prestaties te evalueren.

Waarom is het belangrijk om de prestaties van de nieuwe vertegenwoordiger te evalueren?

Deze evaluatie stelt de klantenservicemanager in staat feedback te geven over de voortgang van de nieuwe medewerker en gebieden te identificeren waar ze mogelijk aanvullende training nodig hebben. Het geeft de nieuwe agent ook de kans om vragen te stellen of zorgen te uiten over zijn job.

Hoe de prestaties van de nieuwe vertegenwoordiger evalueren?

De manager van de klantenservice moet met de nieuwe medewerker gaan zitten en hun prestaties tijdens de proefperiode doornemen. Ze moeten zowel bespreken wat er goed ging als alle gebieden waar verbetering nodig is.

Welke tools te gebruiken om de prestaties van de nieuwe agent te evalueren?

• sjabloon voor prestatiebeoordeling