Gratis proefperiode
man checking phone while working

Klantenservice checklijst

Superieure klantenservice is een cruciaal onderdeel van zakelijk succes. Een tevreden klant zal keer op keer terugkomen, maar een slechte ervaring kan ze voorgoed afwijzen.

Daarom is het belangrijk om een plan te hebben om de problemen van klanten zo efficiënt mogelijk op te lossen. In deze checklijst bespreken we alle noodzakelijke stappen om van begin tot eind een onberispelijke klantenservice te bieden.

Wat is een checklijst voor klantenservice?

Checklijsts voor klantenservice kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar bevatten doorgaans items zoals het behandelen van klachten, het bieden van hulp en informatie en het bedanken van klanten.

Andere items die kunnen worden opgenomen, zijn upselling of cross-selling van producten of diensten, het bevestigen van bestellingen en het oplossen van eventuele discrepanties.

Het belang van een checklijst voor klantenservice

Een checklijst voor de klantenservice kan ervoor zorgen dat u uw klanten de best mogelijke ervaring biedt. Het kan er ook voor zorgen dat er geen stappen worden gemist bij het behandelen van een vraag of probleem van een klant.

Het is belangrijk om een solide klantenserviceprotocol te hebben, zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van de stappen die ze moeten nemen om uitstekende klantenservice te bieden.

Ongeacht met wie een klant in het bedrijf contact heeft, een consistente klantenervaring is noodzakelijk. Een checklijst voor de klantenservice helpt ook om verbeterpunten te identificeren, zodat het serviceniveau naar tevredenheid van de klanten wordt gehandhaafd.

Wie kan profiteren van een checklijst voor klantenservice?

  • Klantenservicemedewerkers

Een checklijst voor de klantenservice kan zeer nuttig zijn voor vertegenwoordigers die binnenkomende vragen of klachten afhandelen. Ze moeten aandacht besteden aan details en een specifiek proces volgen tijdens de communicatie met de klant.

Uw bedrijf zal consistent blijven wanneer u met meerdere verschillende werknemers te maken heeft als u een solide set richtlijnen heeft. Het helpt nieuwe medewerkers ook om op snelheid te komen en fouten te voorkomen.

  • Zakelijke leiders

Bedrijfsleiders kunnen een checklist voor klantenservice gebruiken om de voortgang van de klantenservice van hun bedrijf bij te houden. Ze kunnen beoordelen hoe goed klachten worden behandeld en gebieden identificeren waar verbeteringen nodig zijn.

Ze kunnen het ook gebruiken als een hulpmiddel om de klantentevredenheid te meten en veranderingen bij te houden. Dit kan bedrijfsleiders helpen bij het nemen van beslissingen over de toewijzing van middelen voor verbeteringen aan de klantenservice.

  • Klantenservicemanagers en supervisors

Een checklijst voor klantenservice kan zeer nuttig zijn voor managers en supervisors van de klantenservice, omdat zij verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de acties van werknemers. Ze moeten ervoor zorgen dat werknemers het bedrijfsprotocol volgen wanneer ze met klanten omgaan.

Met een checklijst kunnen ze klantenservicestatistieken bijhouden en gedetailleerde rapporten ontvangen over hoe goed hun hele team presteert.

Bekijk de checklijst voor klantenservice

Het is een essentieel hulpmiddel voor elk bedrijf om ervoor te zorgen dat klanten tevreden en tevreden zijn. Door deze eenvoudige stappen te volgen, kunt u de problemen van uw klanten als een pro oplossen!

Klantenservice checklijst

Een van de eerste dingen die uw ondersteuningsteam moet doen, is ervoor zorgen dat klanten gemakkelijk contact met hen kunnen opnemen. Klanten zouden niet door pagina’s met veelgestelde vragen moeten zoeken of meerdere emails moeten verzenden voordat ze een antwoord krijgen.

Waarom is een gemakkelijk toegankelijk ondersteuningsteam belangrijk?

Als klanten geen contact kunnen opnemen met uw ondersteuningsteam, zal het voor hen moeilijk zijn om problemen op te lossen. Ze kunnen gefrustreerd raken en ergens anders heen gaan als ze geen hulp krijgen wanneer ze die het meest nodig hebben.

LiveAgent's support portal - online help
LiveAgent supportportaal

Hoe zorgt u ervoor dat uw ondersteuningsteam gemakkelijk toegankelijk is?

Dit is afhankelijk van uw branche. Sommige bedrijven bieden 24 uur per dag telefonische ondersteuning, terwijl andere chatfuncties bieden.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om geen telefonische klantenservice aan te bieden, maar gebruiken in plaats daarvan verschillende vormen van communicatie, zoals email of sociale media. Het belangrijkste is dat klanten snel en gemakkelijk contact kunnen opnemen met uw team wanneer ze hulp nodig hebben.

Vergeet niet dat verschillende soorten vragen meer tijd kunnen vergen dan andere, dus het is belangrijk om transparant te zijn met klanten over hoe lang ze kunnen wachten op een reactie.

Welke tools kunt u gebruiken om uw ondersteuningsteam gemakkelijk toegankelijk te maken?

  • apps voor tijdregistratie
  • software voor personeelsbeheer
  • CRM-tools
  • software voor klantenondersteuning
  • LiveAgent callcentersoftware
  • LiveAgent live chat-software

Uw klanten moeten weten wat voor soort ervaring ze kunnen verwachten wanneer ze om hulp vragen.

Waarom is het belangrijk om duidelijke klantenserviceverwachtingen te stellen?

Duidelijke verwachtingen leiden klanten. Misverstanden kunnen worden voorkomen voordat de interactie tussen de klant en uw team zelfs maar begint.

Hoe stelt u duidelijke verwachtingen voor klantenservice in?

Er wordt verwacht dat de klantenservice correct, snel en prettig is. Er zijn veel manieren waarop uw verwachtingen kunt stellen, maar het belangrijkste is om consistent te zijn.

U wilt dat al uw klanten een vergelijkbare ervaring hebben wanneer ze om hulp vragen. Als u duidelijk weet wat u van uw bedrijf kunt verwachten, kunt u later veel problemen voorkomen.

Klantenservice checklijst
Verwachtingen voor klantenservice instellen

Welke tools moet je gebruiken om duidelijke verwachtingen van de klantenservice in te stellen?

  • emailticketsysteem
  • LiveAgent ticketsoftware
  • software voor personeelsbeheer
  • klantenservicesoftware
  • een set spreadsheets en grafieken
  • app voor personeelsplanning

Het is belangrijk om klanten op de hoogte te stellen van uw kantooruren. Ze weten wanneer u beschikbaar bent en met welke tijdzone ze rekening moeten houden wanneer ze om hulp vragen.

LiveAgent Business hours example
Werktijden instellen met LiveAgent

Waarom is het specificeren van werkuren belangrijk?

Het specificeren van de werkuren van uw ondersteuningsteam verklaart beperkingen of vertragingen.

Als u op bepaalde tijden geen klantenservice kunt bieden, kunt u dit het beste aan uw klanten laten weten. Ze moeten gemakkelijk kunnen achterhalen wanneer het bedrijf voor hen open is voordat ze contact opnemen met een vraag of probleem.

Hoe specificeert u uw werkuren?

Kiezen wanneer je beschikbaar bent voor ondersteuning is jouw keuze. U moet echter overwegen hoe dit van invloed kan zijn op klanten in verschillende tijdzones of degenen die op specifieke tijden op andere services vertrouwen.

Probeer indien mogelijk zo meegaand mogelijk te zijn om de best mogelijke klantenservice te bieden.

Welke tools om te gebruiken voor het specificeren van uw werkuren?

  • LiveAgent tijdregistratie-app
  • werkende spreadsheets
  • benchmarks voor de sector

Een manier om de kwaliteit van uw ondersteuningsteam te waarborgen, is door chatbots te gebruiken. Dit zijn computerprogramma’s die menselijke gesprekken kunnen nabootsen en klanten kunnen helpen met hun vragen.

Waarom is het belangrijk om gebruik te maken van een 24/7 chatbot?

Chatbots zijn altijd beschikbaar en kunnen meerdere gesprekken tegelijk aan. Op deze manier kunt u op elk moment meer klanten helpen en lange wachttijden voorkomen.

Chatbots zijn geprogrammeerd om veelgestelde vragen te beantwoorden, waardoor uw ondersteuningsteam tijd vrijmaakt voor complexere vragen.

Er zijn veel verschillende chatbots om uit te kiezen, maar het is belangrijk dat ze aansluiten bij het type klantenservice dat u wilt bieden en passen bij uw zakelijke doelen.

LiveAgent's chat section
Instelling van LiveAgent’s chatsectie

Hoe profiteert u van een 24/7 chatbot?

U kunt een chatbot gebruiken op uw website, sociale mediaplatforms of in uw emailmarketingcampagnes. U moet ervoor zorgen dat u team begrijpt hoe de chatbot moet worden gebruikt, zodat iedereen op dezelfde lijn zit en weet hoe ze er het beste van kunnen maken.

Zorg ervoor dat u weet hoe u de chatbot moet gebruiken en zorg dat u aan boord van uw team bent, zodat iedereen op dezelfde lijn zit en weet hoe u dit waardevolle bezit het beste kunt gebruiken.

Welke tools om te gebruiken om te profiteren van een 24-uurs chatbot?

  • chatbotsoftware
  • chatbot voor klantenservice

Als u uw producten en services kent, kunt u een betere klantenservice bieden. U kunt klanten oplossingen bieden zodra u hun vereisten begrijpt.

Waarom is vertrouwd raken met uw producten en services belangrijk?

Klanten vragen om ondersteuning omdat ze een vraag of probleem hebben dat moet worden opgelost. Als u bekend bent met uw producten en services, kunt u gemakkelijk vragen beantwoorden of problemen helpen oplossen.

Bovendien kunt u oplossingen bieden die zijn afgestemd op uw producten en diensten, wat zorgt voor een betere klantenervaring.

Maak kennis met uw productoplossingen en de verschillende functies die ze bieden. Deze kennis kan vervolgens worden doorgegeven aan klanten die om ondersteuning vragen.

LiveAgent’s product tab
LiveAgent-producttabblad

Hoe raakt u vertrouwd met uw producten?

U kunt uw productkennis eenvoudig vergroten door de productdocumentatie te lezen en de ins en outs te leren van wat elke service te bieden heeft. Als u ergens niet bekend mee bent, vraag het dan aan een teamgenoot of senior collega.

Het is ook belangrijk om uw producten en services uit te testen, zodat u er vertrouwd mee bent. Woon daarnaast webinars en producttrainingssessies bij om meer te weten te komen over wat uw bedrijf te bieden heeft.

Welke tools moet u gebruiken om vertrouwd te raken met uw producten?

Als het gaat om klantenservice, moet de klant altijd op de eerste plaats komen. Dit betekent dat ze hun problemen moeten oplossen en hun vragen tijdig en efficiënt moeten beantwoorden.

Waarom staat de klant centraal?

Het is essentieel om een ​​positieve klantervaring te creëren. Het helpt de reputatie van uw bedrijf en verbetert de algemene perceptie van uw merk. Bovendien zal het u helpen loyale klanten te creëren.

LiveAgent's inbox all tickets preview
Snelle en gemakkelijke klantencommunicatie met Live Agent

Hoe zet u de klant op de eerste plaats?

Bied hoogwaardige klantenservice door problemen nauwkeurig op te lossen via een efficiënt klantenservicesysteem.

Luister naar de behoeften van uw klanten en voeg functies toe aan uw product of service op basis van wat uw klanten willen. Beveilig hen betrouwbare service.

Gebruik een methode voor doelbeheer zoals OKR’s (doelstellingen en belangrijkste resultaten). Het is een effectieve strategie die u kan helpen om dagelijkse doelen te bereiken en tegelijkertijd op de hoogte te blijven van langetermijndoelstellingen.

Welke tools gebruiken om de klant op de eerste plaats te zetten?

  • chatbotsoftware
  • LiveAgent live chat en callcenter
  • widgets voor klantenservicecontact

Als het om klantenservice gaat, is snel reageren essentieel. Dit betekent het zo snel mogelijk oplossen van vragen en het beantwoorden van vragen.

Waarom is snel reageren belangrijk?

Klanten kunnen gefrustreerd raken als u niet meteen reageert, en ze kunnen hun zaken ergens anders vandaan halen. In sommige gevallen kunnen ze negatieve beoordelingen achterlaten die uw reputatie kunnen schaden.

En als het probleem tijdgevoelig is, kan niet snel reageren het probleem verergeren.

Hoe snel reageren?

U moet altijd een plan hebben voor hoe u op vragen van klanten reageert. Dit omvat het opzetten van een proces voor het aanpakken van verschillende soorten vragen en het oplossen van problemen.

LiveAgent-livechatvenster
LiveAgent live chat window

Bovendien moet u ervoor zorgen dat u over de nodige middelen beschikt, zodat u verzoeken van klanten snel kunt afhandelen. Stel een reactietijd in voor uw agenten, zodat ze de klantenservice kunnen leveren die u verwacht.

Welke tools om snel te reageren?

  • software voor livechat
  • software voor e-mailondersteuning
  • software voor telefonische ondersteuning/callcenter
  • helpdesksoftware
  • sociale media monitoring
  • tool voor klantencommunicatiebeheer (CCM)

Als het gaat om klantenservice, is een van de belangrijkste vaardigheden (naast luisteren) het kunnen afstemmen op de behoeften van de klant met productoplossingen. Dit betekent dat u begrijpt wat elke klant wil en nodig heeft en hem vervolgens de best mogelijke oplossing biedt.

Analytics overview feature in Customer service software - LiveAgent
Klantenbehoeften leren uit de analyses van LiveAgent

Waarom is het belangrijk om de behoeften van de klant te matchen met productoplossingen?

Het kan moeilijk zijn om de beste klantenservice te bieden als u niet in staat bent om de behoeften van de klant te matchen met productoplossingen. Dit kan leiden tot verloren verkopen, ontevreden klanten en een algemene negatieve impact op de reputatie van uw bedrijf.

Hoe matcht u de behoeften van de klant met productoplossingen?

Door medewerkers goed te trainen in het stellen van vragen tijdens gesprekken met klanten, kunt u waardevolle informatie verkrijgen over welke productoplossingen klanten willen. Kijk of u deze oplossingen in de toekomst kunt bieden als u deze nog niet in de aanbieding heeft. Wees eerlijk tegen uw klanten over welke productoplossingen u beschikbaar heeft.

Welke tools om te gebruiken om de behoeften van de klant te matchen met productoplossingen?

  • koper persona-matrices
  • klant reistoewijzing
  • functie/ functionaliteitsmatrices
  • probleem-oplossing-fit-matrices
  • software voor product-roadmap
  • marktanalysesoftware

Het is essentieel om de klant in elke fase van het oplossingsproces op de hoogte te houden. Dit betekent dat u hen moet laten weten wat u aan het doen bent, hoe lang het duurt om het probleem op te lossen en wanneer ze een reactie kunnen verwachten.

Waarom is het belangrijk om de klant op de hoogte te houden?

Als u de klant niet op de hoogte houdt, kunnen ze het gevoel hebben dat hun probleem niet serieus wordt genomen of dat u ze negeert.

Dit kan leiden tot frustratie en slechte recensies die toekomstige verkopen schaden. In een wereld waar klantervaring een enorme kracht heeft, is dit het laatste wat u wilt.

Hoe de klant op de hoogte houden?

Zorg ervoor dat u een plan heeft voor het oplossingsproces en hoe u dit met uw klanten communiceert. Leg uit hoe u van plan bent hun problemen op te lossen, een schatting van wanneer ze een oplossing kunnen verwachten en wat u zult doen als het niet meteen kan worden opgelost.

Shared customer information - LiveAgent
Communicatie met klanten is cruciaal

U moet ervoor zorgen dat uw medewerkers begrijpen hoe belangrijk het is om uw klanten op de hoogte te houden.

Welke tools te gebruiken om de klant op de hoogte te houden?

  • databank met emailadressen
  • oplossingen voor het doorsturen van email
  • CRM
  • tracking-apps

Een van de beste manieren om een ​​snelle en gemakkelijke klantenservice te bieden, is door kant-en-klare antwoorden te hebben op veelgestelde vragen.

LiveAgent’s FAQ support
Veelgestelde vragen van LiveAgent

Waarom is het voorbereiden van antwoorden belangrijk?

Het hebben van kant-en-klare antwoorden op veelgestelde vragen vermindert het aantal emails en chats met klanten. Zo kunnen uw medewerkers hun tijd besteden aan belangrijkere taken, zoals het oplossen van problemen van nieuwe klanten of het zoeken naar manieren om producten en diensten te verbeteren.

Hoe antwoorden voorbereiden?

Maak een lijst met de meest gestelde vragen van klanten, zodat u ze kunt prioriteren op basis van hoe vaak ze worden gesteld.

Schrijf gedetailleerde antwoorden inclusief mogelijke oplossingen of volgende stappen. U kunt dan uw kant-en-klare antwoorden voorbereiden om ervoor te zorgen dat klanten snel en efficiënt worden bediend.

Welke tools om te gebruiken voor het voorbereiden van kant-en-klare antwoorden?

  • FAQ-software
  • software voor het beheer van sociale media
  • email autoresponders
  • emailsjablonen
  • chatbots
  • spraakherkenningssoftware

Als u snelle en efficiënte klantenservice wilt bieden, is het belangrijk om een ​​vaste tijdlijn te bepalen waarin klanten antwoorden of oplossingen voor hun vragen kunnen verwachten.

Waarom is het bepalen van de gemiddelde respons- en oplossingstijden belangrijk?

Hiermee kunt u de verwachtingen van de klant bepalen en ervoor zorgen dat hieraan wordt voldaan. U kunt er ook je prestaties mee bijhouden, zodat je kunt zien waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Bovendien minimaliseert het inactieve momenten binnen uw team en respecteert het de tijd van uw klanten.

ticketing-system-best-practices-SLAs-LiveAgent
Reactie en resoluties van LiveAgent SLA-tijdinstellingen

Hoe bepaalt u de gemiddelde respons- en oplossingstijden?

Begin met te meten hoe lang het duurt om van begin tot eind op een vraag te reageren.

Houd rekening met hoe lang de klant op een reactie wacht en hoe lang het duurt om het probleem op te lossen.

Welke tools om de gemiddelde respons- en oplossingstijden te bepalen?

  • CRM
  • apps voor tijdbeheer
  • tracking-apps
  • helpdesksoftware

Een van de grootste uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen bij het verlenen van klantenservice, is het beheren van de emotioneel geladen reacties van uw klanten. Je moet weten wat u moet doen als ze gefrustreerd zijn.

Waarom is het belangrijk om klantenfrustratie te managen?

Laat de frustratie van uw klanten niet in de weg staan ​​bij het efficiënt oplossen van problemen.
Het is belangrijk ervoor te zorgen dat u met empathie omgaat met de negatieve emoties van klanten, maar zonder dat ze het volledig overnemen. Dit zorgt voor een betere oplossing en een verbeterde relatie met de klant.

Callcenter scripting
Frustratie van klanten beheren

Hoe om te gaan met klantenfrustratie?

De eerste stap is erkennen hoe uw klant zich voelt. Probeer dan te begrijpen waarom dat zo is en of u iets kunt doen om het op te lossen.

Het is belangrijk om hun gevoelens van woede niet te negeren, maar in plaats daarvan met ze samen te werken zodat ze hun frustraties kunnen overwinnen. Bovendien moet u zich altijd verontschuldigen voor het veroorzaakte ongemak en ervoor zorgen dat de klant tevreden is met de oplossing.

Welke tools om te gebruiken om frustratie van klanten te managen?

  • NPS-onderzoeken
  • klantentevredenheidsonderzoeken
  • empathietraining
  • luistervaardigheidstraining
  • training woedebeheersing
  • handleidingen voor klantenservice
  • procedures voor klachtenbehandeling

Nadat u de tijd heeft genomen om de frustratie van uw klant te begrijpen, probeert u hen te helpen hun problemen zo snel mogelijk op te lossen.

Of het nu gaat om het oplossen van een factureringsprobleem of het bevestigen van een bestelling. Het gaat erom dat u hun probleem oplost.

LiveAgent -  customer page
Het oplossen van problemen zorgt voor tevreden klanten

Waarom is het oplossen van het probleem belangrijk?

U moet ervoor zorgen dat de vragen van uw klanten naar tevredenheid worden beantwoord. Door net dat beetje extra te doen, laat je je klant zien dat u om hem of haar geeft. Het zal er hopelijk toe leiden dat ze in de toekomst zaken met u gaan doen.

Hoe het probleem op te lossen?

Er zijn een paar dingen waar u op moet letten. De eerste is dat niet het probleem van elke klant op dezelfde manier kan worden opgelost en dat u soms creatief moet zijn.

Ten tweede is het belangrijk dat u over alle benodigde informatie beschikt, zodat u het probleem goed kunt diagnosticeren en oplossen. Last but not least, zorg ervoor dat uw klant tevreden is met de oplossing voordat u de zaak sluit.

Welke tools te gebruiken om problemen op te lossen?

Zelfs als uw klant ontevreden of overstuur is, is het van cruciaal belang om een ​​prettige en optimistische houding aan te nemen. U moet ze nooit de schuld geven van het probleem, maar in plaats daarvan proberen het gesprek om te leiden naar het vinden van een oplossing die voor iedereen het beste werkt.

Customer communication illustration
Positieve en beleefde communicatie met de klant

Waarom is het belangrijk om beleefd te blijven en positieve taal te gebruiken?

Als u een probleem probeert op te lossen met iemand die zich misschien ongemakkelijk of boos voelt, is het belangrijk om het gesprek zo positief en beleefd mogelijk te houden.

Dit kan helpen om de situatie te diffunderen en uw klant ontvankelijker te maken voor wat u te zeggen heeft. Het laat ook zien dat u bereid bent om met hen samen te werken om het probleem op te lossen.

Hoe blijft u beleefd en gebruikt u positieve taal?

Het kan een uitdaging zijn, maar blijf altijd respectvol. Zelfs als de klant zelf niet beleefd is.

Met negatief taalgebruik komt u nergens. Zorg ervoor dat uw toon positief en opgewekt blijft – dit zal helpen om de sfeer voor het gesprek te bepalen.

customer communication live chat button placement
LiveAgent handleiding voor klantcommunicatie

Welke tools om beleefd te blijven en positieve taal te gebruiken?

  • beleefde taalvaardigheid
  • handleidingen en sjablonen voor klantenservice
  • procedures voor klachtenbehandeling
  • cursus positieve houding

Het is volkomen normaal om boos of gefrustreerd te raken als u een geschil hebt met een van uw klanten, maar het is belangrijk dat u die emoties onder controle houdt.

Waarom is het niet belangrijk om emotioneel te worden?

Bij het omgaan met klachten van klanten en andere problemen zijn er veel punten waarop het gesprek verhit kan raken. Het is absoluut noodzakelijk dat u uw kalmte bewaart en kalm blijft. Emotioneel worden maakt het alleen maar erger.

Ultimate omni-channel help desk software experience
Omgaan met emoties en klantenservice met LiveAgent

Hoe wordt u niet emotioneel?

Er zijn een paar tips om u te helpen kalm te blijven bij het omgaan met klachten van klanten op het werk. Neem bijvoorbeeld wat tijd voor uzelf. Adem in, maak een korte wandeling of neem een ​​slokje water.

Dit zal u helpen om de situatie met een helder hoofd te benaderen en meer ontvankelijk te zijn voor wat de klant zegt. U kunt ook proberen actief te luisteren. Probeer hun perspectief te begrijpen.

Welke tools om niet emotioneel te worden?

  • trainingscursus emotionele intelligentie
  • hands-on benadering en vaardigheden
  • intern beleid en richtlijnen
  • handleidingen en sjablonen voor klantenservice
  • procedures voor klachtenbehandeling

Dit helpt om een ​​langdurige relatie met een klant op te bouwen.

Improve customer happiness illustration
Verwachtingen overtreffen voor betere relaties

Waarom is het belangrijk om verwachtingen te overtreffen?

Als u uw klanten het gevoel geeft echt gewaardeerd te worden, kan dit hen ertoe aanzetten hun vrienden en familieleden door te verwijzen om zaken met u te doen. Het kan ook een geweldige manier zijn om u te onderscheiden van uw concurrentie.

Hoe verwachtingen te overtreffen?

Er zijn veel manieren om verder te gaan dan uw klanten. Stuur ze bijvoorbeeld een handgeschreven briefje om ze te bedanken voor hun bedrijf, of geef ze een klein cadeautje als blijk van waardering.

Als ze een slechte ervaring hebben gehad, kun je een stap verder gaan en ze een korting aanbieden op hun volgende aankoop. Zorg ervoor dat u ze iets aanbiedt dat ze niet verwachten.

Welke tools gebruiken om verwachtingen te overtreffen?

  • doelgroep in kaart brengen
  • monitoringrapporten voor sociale media
  • feedback van klanten
  • enquêtes
  • buitengewone vaardigheden op het gebied van klantenservice

Eén ding waar we het over eens kunnen zijn, is dat de klant altijd gelijk heeft. Vraag de volgende keer dat u met een klant praat om hun feedback en suggesties.

Hierdoor begrijpt u beter wat zij van uw bedrijf verwachten en voelen zij zich meer betrokken bij uw organisatie.

customer feedback illustration
Geweldige feedback is de beste reclame

Waarom is feedback vragen belangrijk?

Als u om feedback vraagt, laat u uw klanten zien dat u om hun mening geeft en dat je veranderingen wilt aanbrengen op basis van wat ze te zeggen hebben.

Het geeft ze een stem, die heel krachtig kan zijn als het gaat om het doorvoeren van veranderingen in uw bedrijf. Het spreekt voor zich dat dit een positieve invloed kan hebben op de klantenervaring en loyaliteit.

Hoe vraag ik om feedback?

Er zijn veel verschillende methoden om feedback van klanten en recensies te verzamelen, maar een van de beste is om ze gewoon rechtstreeks te vragen.

Stuur een emailenquête of gebruik uw sociale mediakanalen om een ​​discussie te starten. Als u oog in oog staat met een klant, wees dan niet bang om naar hun mening over uw diensten te vragen.

Welke tools om te gebruiken voor het vragen om feedback?

  • klantenonderzoeken
  • focusgroepen
  • online formulieren
  • luisteren via sociale media

Een audit van uw klantenserviceteam kan ruimte voor verbetering aan het licht brengen. U kunt statistieken gebruiken om uw prestaties te evalueren, inclusief trainingsmogelijkheden voor medewerkers van de klantenservice.

customer service software LiveAgent analytics
Services verbeteren met de analysetools van LiveAgent

Waarom is het belangrijk om de prestaties van uw klantenservice te beoordelen?

Beoordeel de prestaties van uw klantenservice regelmatig. Houd uw bedrijf op de hoogte door ervoor te zorgen dat u uw klanten altijd de beste ervaring biedt.

Hoe de prestaties van de klantenservice beoordelen?

Houd er rekening mee dat het belangrijkste aspect van prestatiebeoordelingen is om ervoor te zorgen dat u ze regelmatig uitvoert.

U kunt een jaarlijkse evaluatie houden om te zien waar uw team uitblinkt en op welke gebieden verbetering nodig is. De andere optie is om driemaandelijkse beoordelingen uit te voeren, wat zou betekenen dat u een meer proactieve benadering hanteert bij het geven van feedback.

Welke tools moeten worden gebruikt om de prestaties van de klantenservice te beoordelen?

  • LiveAgent
  • opnames van gesprekken
  • enquêtes klantenservice
  • NPS-enquêtes
  • klantenservice analysedashboard

Samenvatting van de checklijst voor klantenservice

  • Maak uw ondersteuningsteam gemakkelijk toegankelijk
  • Stel duidelijke verwachtingen voor de klantenservice
  • Specificeer uw werkuren
  • Profiteer van een 24/7 chatbot
  • Maak kennis met uw producten en diensten
  • Zet de klant op de eerste plaats
  • Reageer zo snel mogelijk
  • Leer hoe u de behoeften van de klant kunt afstemmen op productoplossingen
  • Houd de klant op de hoogte in elke fase
  • Bereid antwoorden voor op veelgestelde vragen
  • Bepaal uw gemiddelde reactie- en oplossingstijden
  • Beheer frustratie van klanten
  • Het probleem oplossen
  • Blijf beleefd en gebruik positieve taal
  • Word niet emotioneel
  • Overtreft verwachtingen
  • Vraag om feedback
  • Bekijk uw klantenserviceprestaties

Customer service checklist FAQs

Why do soft skills matter in customer service?

They allow customer service reps to connect with clients on a personal level. This helps build customer trust and loyalty, which leads to increased sales and better customer retention rates. In addition, soft skills help defuse difficult situations and resolve complaints in a positive way.

How to use checklists to improve customer support?

Create a checklist of common issues that customers encounter and ensure that your team knows how to address them. Checklists can also be used to monitor the progress of customer support tickets, so you can make sure they are handled as soon as possible. Lastly, checklists can be used as a training tool for new customer support staff to become familiar with processes and procedures.

What are the 3 most important things in customer service?

We'd define it in these three terms: customer-centricity, empathy, and quality service. Why these? The former is the core of great customer service and can be accomplished by designing processes that make it easy for customers to do business with you (i.e. tell you what they want). Empathy is another crucial aspect of great customer service because it's through this emotion that your employees can know how to help every customer solve their problems without alienating them. The latter gives people something they'll remember and talk about, which plays a big role in how likely someone is to do business with you and even refer others.

How do you audit a customer service checklist?

Confirm that all necessary items are included and accurately described. For example, if the checklist says 'greet the customer', make sure it specifies how to do so (e.g. 'hello', 'welcome', or 'good morning/evening'). Finally, be sure to audit the checklist regularly to keep it up-to-date. Checklists can quickly become outdated, so it's important to review and update them periodically. Tailor the customer service checklist template to your brand's specific needs.

What skills do you need to demonstrate in order to provide good customer service?

You should be able to communicate effectively, have a strong work ethic, and possess excellent problem-solving skills. Communication is key in customer service. To be able to effectively communicate with customers, you need to be able to relay information clearly and accurately. Having a strong work ethic is important as it ensures you are always doing your best to resolve any issues customers may have. The ability to quickly identify and solve any problems that may arise is also crucial for success.

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.

×
Plan een persoonlijk gesprek en ontdek hoe LiveAgent uw bedrijf kan helpen.

We zijn op meerdere data beschikbaar

Plan een demo