Werken op afstand checklijst

Werken op afstand checklijst

De trend van werken op afstand wordt steeds populairder naarmate meer bedrijven het gebruiken. Als u een van deze werkgevers bent met een team op afstand, is het essentieel om alles soepel te laten verlopen.

Deze checklijst schetst essentiële stappen voor het beheren van uw externe team, zodat uw bedrijf kan floreren.

Wat is een checklijst voor werken op afstand?

Het is een handleiding voor werkgevers om hen te helpen hun teams op afstand te beheren. Denk hierbij aan het opzetten van de juiste tools en procedures en het maken van een communicatieplan.

Het belang van een checklijst voor werken op afstand

Er zijn veel voordelen aan werken op afstand, maar het managen van een team zonder persoonlijk contact kan een uitdaging zijn. Deze checklijst helpt ervoor te zorgen dat uw team op schema en productief blijft terwijl ze niet op kantoor zijn. De werknemer en werkgever hebben er baat bij, aangezien er enkele basisregels voor communicatie worden vastgesteld.

Wie kan profiteren van onze checklijst voor werken op afstand?

Onze checklijst voor werken op afstand is handig voor:

  • Bedrijfseigenaren: het identificeert of hun bedrijf klaar is om externe medewerkers in dienst te nemen en te beheren. Door dit te doen, zijn ze voorbereid op uitdagingen die zich kunnen voordoen.
  • HR-afdelingen: het helpt hen potentiële problemen bij het onboarden van nieuwe medewerkers te identificeren en op te lossen.
  • Thuiswerkers: ze kunnen controleren welke gebieden door hun werkgever moeten worden gedekt.
  • Niet-vrijgestelde werknemers: om te bepalen of werken op afstand geschikt voor hen is.

Bekijk de checklijst voor werken op afstand

De basis

Werken op afstand checklijst

Stel duidelijk de tijd vast dat uw medewerkers geacht worden te werken.

Waarom is het vermelden van uw werktijden belangrijk?

Werknemers, maar ook werkgevers, moeten hiervan op de hoogte zijn. Als mensen zich niet bewust zijn van hun werktijden, kan dit leiden tot problemen met productiviteit en efficiëntie.

Waarom is het vermelden van uw werktijden belangrijk? - App - Uploads - 2021 - 06 - Business Hours Holidays.png
Business hours setting in LiveAgent

Hoe geeft u uw werktijden door?

Vraag werknemers wat voor hen de meest geschikte tijd is om hun werk te doen. Bepaal wat het beste is voor uw team, of het nu gaat om precieze werktijden of flexibele schema’s.

Welke tools helpen bij het aangeven van uw werktijden?

Tijdmanagementtools zoals Trello of Toggl, etc.

Zorg ervoor dat uw medewerkers hun verantwoordelijkheden begrijpen. Zorg ervoor dat u niet micromanagt, want dit leidt alleen maar tot frustratie en lagere productiviteit.

Waarom is het belangrijk duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen op te stellen?

Hoe duidelijker iedereen zijn taken en verwachtingen begrijpt, hoe productiever de werkplek zal zijn. Werkgevers zullen werknemers verantwoordelijk kunnen houden voor hun daden, terwijl werknemers het gevoel zullen hebben dat ze een stem hebben.

Create-rule-in-LiveAgent
Example of LiveAgent’s Rules feature

Hoe stel ik duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen op?

Stel functiebeschrijvingen op die de verantwoordelijkheden van elke functie beschrijven, en zorg ervoor dat u deze indien nodig bijwerkt. Breng uw personeel op de hoogte als er zich mogelijke veranderingen voordoen.

Welke tools te gebruiken in deze stap?

Samenwerkingstools zoals Trello, Asana of Basecamp creëren specifieke taken voor werknemers en houden hun voortgang bij.

Stel een duidelijk beleid voor werken op afstand op voor vakanties, pauzes, vakanties en ziektedagen.

Waarom is het belangrijk om te beslissen over vrije tijd?

Werkgevers moeten omgaan met afwezigheden om door te kunnen werken, terwijl werknemers moeten weten wat acceptabel is als het gaat om het opnemen van vrije tijd.

Hoe beslis ik over vrije tijd?

Het is het beste om ten minste een paar dagen vrij te nemen, sommige betaald en andere onbetaald, afhankelijk van het specifieke beleid voor elke werknemer. Sommige werkgevers staan ​​zelfs onbeperkte vakantietijd toe, maar dat vereist meestal vertrouwen van beide partijen en toewijding om verantwoord te werken zonder toezicht. Vraag het personeel om hun vrije dagen zo vroeg mogelijk aan te vragen.

Welke tools te gebruiken om te beslissen over vrije tijd?

Gebruik Google Documenten of Spreadsheets om een ​​bestand te maken waarin iedereen vrije dagen kan aanvragen, notities kan toevoegen en eventuele wijzigingen in realtime kan zien.

Google calendar
source: calendar.google.com

Plan hoe vaak, waar en wanneer vergaderingen moeten worden gehouden.

Waarom is het belangrijk om vooraf vergaderingen te regelen?

Vergaderingen moeten praktisch en efficiënt zijn als u ze regelmatig gaat houden. Op die manier kan iedereen gefocust blijven op de taak zonder tijd te verspillen.

Hoe afspraken vooraf regelen?

U moet een regelmatige vergadering organiseren voor teamupdates. Bijvoorbeeld elke vrijdagochtend of woensdagmiddag. U kunt ook ad-hocvergaderingen organiseren wanneer er onmiddellijk iets moet worden besproken.

Hoe afspraken vooraf regelen? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 9.png
source: calendar.google.com

Welke tools helpen bij het vooraf regelen van vergaderingen?

Slack, LiveWebinar, Zoom of Google Hangouts zijn allemaal geweldige tools voor videocommunicatie.

Communicatie is essentieel voor elk extern team. Stel de communicatierichtlijnen op en zorg ervoor dat iedereen deze volgt.

Waarom is het stroomlijnen van communicatie belangrijk?

Het kan snel chaotisch worden als je geen communicatieplan hebt. Om iedereen op de hoogte te houden, is het noodzakelijk om een ​​manier te vinden waarop mensen effectief en snel kunnen communiceren.

Hoe de communicatie stroomlijnen?

Het is essentieel om een ​​manier te hebben om de voortgang van projecten bij te houden, zodat u kunt bepalen of iemand achterloopt. Verder is het handig om te zien waar het team dagelijks mee bezig is.

Gebruik ticketsoftware, zoals LiveAgent, om de communicatie met klanten te stroomlijnen. Uw emails, chats, telefoontjes, vermeldingen op sociale media en berichten van andere kanalen komen allemaal op één algemene inbox. Dit maakt de communicatie eenvoudiger en resulteert in een hogere klantentevredenheid.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Welke tools om de communicatie te stroomlijnen?

  • Teamcommunicatie – tools zoals Asana of Basecamp zijn nuttig, maar alleen als iedereen ze consistent gebruikt.
  • Communicatie met klanten – alles-in-één helpdesksoftware zoals LiveAgent (het is gratis om te proberen!).

Om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit en in dezelfde richting beweegt, heeft elk team een ​​reeks gedeelde waarden en doelen nodig.

Waarom is het belangrijk om voor de bedrijfscultuur te zorgen?

Bedrijfsrichtlijnen helpen toekomstige werknemers aan te trekken, maar ze zijn ook essentieel voor het behoud van werknemers. Werknemers die het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van een team en wiens waarden overeenkomen met die van de organisatie, zullen eerder bij het bedrijf blijven.

Hoe zorgt u voor de bedrijfscultuur?

Maak een lijst met kernwaarden en zorg ervoor dat iedereen deze begrijpt. Ook kan een bedrijfshandboek de verwachtingen en het beleid van het bedrijf schetsen.

Welke tools helpen om voor de bedrijfscultuur te zorgen?

U kunt een Google Docs-document maken of een korte video/presentatie maken over de kernwaarden van uw bedrijf.

Welke tools helpen om voor de bedrijfscultuur te zorgen? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 26.png

Controleer of uw werknemers productieve werkomgevingen hebben voordat ze op afstand gaan werken.

Waarom is het belangrijk om de externe werkomgeving van uw werknemers te controleren?

Niet iedereen heeft ideale omstandigheden om thuis te werken. Als u wilt dat uw personeel zich op hun werk kan concentreren, moeten ze over de middelen en tools beschikken die ze nodig hebben.

Hoe controleert u de externe werkomgeving van uw medewerkers?

Huur indien mogelijk een fysieke werkplek in hun buurt (bijvoorbeeld een coworking-ruimte). Zo niet, probeer ze dan thuis betere werkomstandigheden te bieden door apparatuur te leveren (stoelen, bureaus, enz.).

Home office

Welke tools kunt u gebruiken om de externe werkomgeving van uw werknemers te controleren?

Om erachter te komen of iemand geen geschikte externe omgeving heeft, kunt u een enquête houden via Google Formulieren.

Wanneer uw team op afstand gaat werken, is het essentieel om een ​​plan te hebben voor het inwerken van nieuwe werknemers.

Waarom is het plannen van onboarding op afstand belangrijk?

Als u geen onboardingplan heeft, kan het een uitdaging zijn om nieuwe werknemers op weg te helpen.

Hoe onboarding op afstand plannen?

Plan videovergaderingen en trainingssessies zodat uw medewerkers snel vertrouwd raken met het nieuwe systeem. Maak handboeken die elke werknemer kan lezen, zodat ze zich vertrouwd kunnen maken met de richtlijnen van het bedrijf.

Hoe onboarding op afstand plannen? - App - Uploads - 2019 - 09 - LiveAgent Onboarding.png

Welke tools gebruiken om onboarding op afstand te plannen?

U kunt LiveWebinar gebruiken voor online trainingen. Handboeken maken in Google Docs/Sheets.

Technische aspecten

Om productief te zijn, hebben externe medewerkers de juiste hulpmiddelen nodig, zoals een computer met alle programma’s die ze nodig hebben.

Waarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw werknemers over de vereiste apparaten beschikken?

Als uw externe medewerkers niet over de juiste persoonlijke apparaten of hulpmiddelen beschikken, zal het voor hen moeilijk zijn om hun werk te voltooien.

Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers over de benodigde apparaten beschikken?

Rust uw medewerkers uit met de juiste tools en apparaten.

Welke tools kunt u gebruiken om ervoor te zorgen dat uw medewerkers over de benodigde apparaten beschikken?

U kunt een lijst met vereisten voor werken op afstand maken op Google Docs/Sheets. Overweeg te investeren in technologie zoals cloudopslag (bijv. Dropbox) en het delen van bestanden (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

Een betrouwbare internetverbinding is een noodzaak voor thuiswerkers.

Waarom is het verlenen van toegang tot internet belangrijk?

Als het internet van een werknemer ook maar een paar minuten uitvalt, kan dat grote gevolgen hebben. Controleer of ze geen verbindingsproblemen ondervinden wanneer ze op afstand werken.

Hoe geef ik iedereen toegang tot internet?

Controleer regelmatig de internetsnelheden van iedereen. Als er problemen zijn, neem dan contact op met de serviceprovider en zorg dat ze zo snel mogelijk worden opgelost.

Hoe geef ik iedereen toegang tot internet? - App - Uploads - 2019 - 11 - IndustryIcon Software Internet3.svg

Welke tools gebruiken om iedereen toegang tot internet te geven?

Met Pingdom kunt u de status van een internetverbinding overal ter wereld volgen.

Zorg ervoor dat uw medewerkers toegang hebben tot technische ondersteuning als iets niet goed werkt.

Waarom is het bieden van technische ondersteuning belangrijk?

Als uw externe medewerkers geen toegang hebben tot technische ondersteuning, kunnen ze gefrustreerd raken en dit zien als een wegversperring waardoor ze hun werk niet kunnen doen.

Hoe technische ondersteuning bieden?

Geef uw werknemers een lijst met contactpersonen voor ondersteuning, inclusief een emailadres en telefoonnummer, enz.

Hoe technische ondersteuning bieden? - App - Uploads - 2021 - 12 - Tech Support.svg

Welke tools om technische ondersteuning te bieden?

U kunt een document maken (bijv. in Google Docs) waarin het technische ondersteuningsproces wordt beschreven en iedereen in uw team er toegang toe verlenen. Overweeg te investeren in software die uw werknemers 24 uur per dag toegang geeft tot ondersteuning.

Veiligheid

Uw externe medewerkers moeten begrijpen wat hun veiligheidsverplichtingen zijn.

Waarom is het stellen van veiligheidsverplichtingen belangrijk?

De veiligheid van uw medewerkers moet altijd een topprioriteit zijn. Uw personeel moet zich bewust zijn van de gevaren van thuiswerken en het veiligheidsbeleid van het bedrijf begrijpen.

Hoe stel ik veiligheidsverplichtingen in?

Leg ze duidelijk uit wat er aan hun kant bedekt moet worden en op welke veiligheidselementen ze zich moeten focussen.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Welke tools gebruiken om veiligheidsverplichtingen op te stellen?

Met geofencing kunt u de locatie van het apparaat van een werknemer volgen en grenzen stellen die ze niet mogen overschrijden. Desalniettemin is deze stap alleen essentieel als uw bedrijf over zeer gevoelige gegevens beschikt, anders moet u uw personeel gewoon vertrouwen – het loont.

Onderhoud regelmatig updates voor de apps en apparaten van uw team.

Waarom is het belangrijk om voor regelmatige updates te zorgen?

Als uw externe medewerkers hun apparaten niet updaten, kunnen ze kwetsbaar worden voor cyberaanvallen. Controleer of iedereen regelmatig updates bijhoudt en ze niet verwaarloost.

Hoe zorgt u voor regelmatige updates?

Maak een document met een lijst met noodzakelijke updates zodat iedereen toegang heeft tot deze informatie.

Update

Welke tools zorgen voor regelmatige updates?

Overweeg om te investeren in tools zoals Microsoft AutoUpdate (voor Windows) of Mac OS X Update (voor Apple-apparaten), waarmee u alle software van uw werknemers automatisch kunt bijwerken.

U moet gebieden identificeren waar uw werknemers de meeste kans hebben op veiligheidsproblemen.

Waarom is het identificeren van veiligheidsrisico’s belangrijk?

Als u weet waar de gevaren liggen, kunt u stappen ondernemen om deze te verminderen. Identificeer alle potentiële bedreigingen voordat ze een probleem worden.

Hoe veiligheidsrisico’s identificeren?

Overweeg een kaart met veiligheidsrisico’s te maken die de gebieden schetst waarin uw werknemers gevaar kunnen lopen.

Hoe veiligheidsrisico’s identificeren? - App - Uploads - 2020 - 03 - High Security Standards.svg

Welke tools gebruiken om veiligheidsrisico’s te identificeren?

Er zijn verschillende tools die veiligheidsrisicogebieden identificeren, waaronder geofencing, software voor het monitoren van sociale media (zoals Mediatoolkit) en Google Alerts.

Als er iets misgaat, moet u een noodplan opstellen en uw werkruimte veiliger maken.

Waarom is het schrijven van een noodplan belangrijk?

In het geval van een noodgeval kunnen uw externe medewerkers in paniek raken en de zaken erger maken. Een noodplan kan dit voorkomen.

Hoe schrijft u een noodplan?

Maak een document met een takenlijst die het noodplan stap voor stap schetst.

Exit sign

Met welke tools kunt u een noodplan schrijven?

Degene die uw medewerkers het vaakst gebruiken, zijn degene waarmee ze het meest vertrouwd zijn en die waarschijnlijk het snelst aankunnen.

Mentale gezondheid

Een van de grootste problemen met werken op afstand is het onvermogen om rechtstreeks met mensen te communiceren. Aangezien thuiswerkers het grootste deel van hun tijd binnen vier muren doorbrengen, is hun geestelijke gezondheid van cruciaal belang.

Waarom is de zorg voor het welzijn van uw werknemers belangrijk?

Als een werknemer begint te worstelen met zijn geestelijke gezondheid, kan dit een enorme impact hebben op de efficiëntie van het bedrijf.

Hoe zorgt u voor het welzijn van uw werknemers?

Of het nu met werk te maken heeft of niet, zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot hulp als dat nodig is.

Hoe zorgt u voor het welzijn van uw werknemers? - App - Uploads - 2021 - 11 - Woman Choosing Green Smile On Survey.jpg

Welke tools om te zorgen voor het welzijn van uw werknemers?

U kunt een anonieme enquête uitvoeren via Google Forms of SurveyNuts.

Moedig uw werknemers aan om informele gesprekken te voeren met hun collega’s, zelfs voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Hierdoor zullen ze zich meer verbonden voelen met het team en gevoelens van isolatie voorkomen.

Waarom is het belangrijk om informele chats met teamgenoten te faciliteren?

Als uw werknemers het gevoel krijgen dat ze in een vissenkom zitten, kan het voor hen moeilijk worden om zich te concentreren en hun werk te doen.

Hoe maakt u informele chats met teamgenoten mogelijk?

Besteed aandacht aan elke gelegenheid voor “remote” meetings, niet alleen die over werk maar ook om bijvoorbeeld verjaardagen van medewerkers te vieren.

Hoe maakt u informele chats met teamgenoten mogelijk? - App - Uploads - 2019 - 09 - Live Chat.svg

Met welke tools kunt u informele chats met teamgenoten faciliteren?

Elke tool voor webinars en berichten (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) werkt hier.

Het is veel uitdagender om een ​​nieuwe vaardigheid te leren als u op afstand werkt dan op kantoor. Bied uw werknemers alternatieve opties en stimulansen om nieuwe vaardigheden te leren, kansen om zichzelf te verbeteren. Geef ze toegang tot technologie waarmee ze al die dingen kunnen doen.

Waarom is het belangrijk om uw werknemers trainingen te geven?

Door uw werknemers de kans te geven zich te ontwikkelen, kunnen ze hun werk zien als een carrière, niet zomaar een baan. Moedig ze aan om webinars bij te wonen of cursussen te volgen die aansluiten bij hun professionele interesses.

Hoe biedt u uw werknemers opleidingsmogelijkheden?

Overweeg om verschillende soorten trainingen aan te bieden, zoals videotutorials, webinars of e-books. U kunt uw werknemers ook ondersteunen om cursussen in hun eigen tijd te volgen.

Woman explaining to team members stick notes

Welke tools kunt u gebruiken om uw medewerkers trainingsmogelijkheden te bieden?

U kunt videoconferentiesoftware zoals Skype of Zoom gebruiken om live training te geven of platforms zoals Lynda.com en Coursera om online cursussen aan te bieden.

Samenvatting van de checklijst voor werken op afstand

De basis:

  • Geef uw werktijden door
  • Stel duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen op
  • Beslis over vrije tijd
  • Vooraf afspraken maken
  • Stroomlijn de communicatie met LiveAgent
  • Zorg voor de bedrijfscultuur
  • Controleer de externe werkomgeving van uw medewerkers
  • Plan onboarding op afstand

Technische aspecten:

  • Zorg ervoor dat uw medewerkers over de vereiste toestellen beschikken
  • Geef iedereen toegang tot internet
  • Technische ondersteuning bieden

Veiligheid:

  • Stel veiligheidsverplichtingen in
  • Zorg voor regelmatige updates
  • Breng veiligheidsrisico’s in kaart
  • Schrijf een noodplan

Geestelijke gezondheid:

  • Zorg voor welzijnsondersteuning voor uw medewerkers
  • Faciliteer informele gesprekken met teamgenoten
  • Bied uw medewerkers opleidingsmogelijkheden

Frequently asked questions

Hoe nemen bedrijven normaal gesproken werknemers op afstand aan?

Een populaire methode is om een online portal te maken met alle informatie die een nieuwe werknemer nodig heeft, zoals beleid, procedures, contactgegevens en trainingsmateriaal. Een andere standaardmethode is het toewijzen van een mentor die kan helpen de nieuwe medewerker aan de bedrijfscultuur aan te passen en eventuele vragen te beantwoorden. Andere methoden zijn onder meer videochats, telefonische vergaderingen en on-the-job training. Bepaal welke methode het meest geschikt is voor uw bedrijf.

Wat zorgt voor een succesvolle onboarding-ervaring voor werknemers op afstand?

Een succesvolle onboarding-ervaring voor werknemers op afstand omvat: het opbouwen van relaties met andere werknemers, leren werken buiten het kantoor, het begrijpen van het bedrijfsbeleid, de procedures en de bedrijfscultuur, en aansluiting krijgen bij interne communicatiekanalen. Geef mensen de tijd en ondersteuning om te acclimatiseren voordat ze in ‘high-stakes’-situaties terechtkomen.

Hebben virtuele werknemers baat bij een werkervaring op afstand?

Ja, dat doen ze in de meeste gevallen. Werknemers op afstand zijn zelfs productiever en hebben minder stress dan hun tegenhangers op kantoor. Ze voelen zich op hun gemak bij het werken in hun thuisomgeving en worden niet afgeleid door kantoorpolitiek, drama of watercooler-chats.

Wat is het onboardingproces voor een nieuwe externe medewerker?

Over het algemeen omvat het onboardingproces voor een nieuwe externe medewerker het herzien van hun taken en verwachtingen, ervoor zorgen dat ze over de nodige tools beschikken, het bedrijfsbeleid en de procedures uitleggen en ze voorstellen aan de rest van het team. Tot slot, help ze om aan hun eerste project te beginnen.

Hoe onboard u virtuele medewerkers?

Evalueer de specifieke vaardigheden en het temperament van het individu om een geschikte onboardingstrategie te bepalen. Dit kunnen formele trainingssessies, vaardigheidsaudits of mentorschap van een meer ervaren collega zijn. Sommige externe medewerkers die hun eigen technische vaardigheden hebben, geven er misschien de voorkeur aan om afhankelijkheden zelf te beheren, terwijl anderen hulp nodig hebben bij het opzetten van de benodigde software. Daarom moet u overwegen welk niveau van zelfredzaamheid u verwacht van een nieuwe medewerker voordat u een strategie kiest voor hoe ze aan boord gaan.

Wat is de beste manier om werken op afstand te organiseren in 2023?

Het hangt allemaal af van het beleid, de managementfilosofie en hoeveel autonomie een bedrijf zijn werknemers wil geven. Over het algemeen kunnen drie verschillende organisatiestructuren worden toegepast bij het managen van een team van virtuele werknemers: volledig gedistribueerde teams met flexibele werktijden, gedeeltelijk gedistribueerde teams met vaste uren en volledig gecentraliseerde teams met werknemers die vanuit een aangewezen kantoor werken. Elk van deze structuren heeft zijn voor- en nadelen, dus het is essentieel om te evalueren wat het beste werkt voor uw specifieke bedrijf.

Waar kan ik een onboarding-checklijst voor externe medewerkers vinden?

We hebben hierboven een checklijst voor werken op afstand behandeld, maar veel van de stappen kunnen ook functioneren als een op zichzelf staande checklijst voor het inwerken van externe medewerkers.

Gerelateerde bronnen

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.

×
Plan een persoonlijk gesprek en ontdek hoe LiveAgent uw bedrijf kan helpen.

We zijn op meerdere data beschikbaar

Plan een demo