Gratis proefperiode
woman working remotely from couch

Werken op afstand checklijst

De trend van werken op afstand wordt steeds populairder naarmate meer bedrijven het gebruiken. Als u een van deze werkgevers bent met een team op afstand, is het essentieel om alles soepel te laten verlopen.

Deze checklijst schetst essentiële stappen voor het beheren van uw externe team, zodat uw bedrijf kan floreren.

Wat is een checklijst voor werken op afstand?

Het is een handleiding voor werkgevers om hen te helpen hun teams op afstand te beheren. Denk hierbij aan het opzetten van de juiste tools en procedures en het maken van een communicatieplan.

Het belang van een checklijst voor werken op afstand

Er zijn veel voordelen aan werken op afstand, maar het managen van een team zonder persoonlijk contact kan een uitdaging zijn. Deze checklijst helpt ervoor te zorgen dat uw team op schema en productief blijft terwijl ze niet op kantoor zijn. De werknemer en werkgever hebben er baat bij, aangezien er enkele basisregels voor communicatie worden vastgesteld.

Wie kan profiteren van onze checklijst voor werken op afstand?

Onze checklijst voor werken op afstand is handig voor:

  • Bedrijfseigenaren: het bepaalt of hun bedrijf klaar is om externe werknemers in dienst te nemen en te beheren. Zo zijn ze voorbereid op uitdagingen die zich kunnen voordoen.
  • HR-afdelingen: het helpt hen potentiële problemen bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers te identificeren en op te lossen.
  • Externe werknemers: zij kunnen controleren welke gebieden door hun werkgever moeten worden gedekt.
  • Niet-vrijgestelde werknemers: om te bepalen of werken op afstand geschikt voor hen is.

Bekijk de checklijst voor werken op afstand

De basis

Werken op afstand checklijst
Leg duidelijk vast hoe lang uw werknemers geacht worden te werken.

Waarom is het belangrijk om uw werktijden te vermelden?

Werknemers, maar ook werkgevers, moeten hiervan op de hoogte zijn. Als mensen zich niet bewust zijn van hun werktijden, kan dit leiden tot problemen met productiviteit en efficiëntie.
Werken op afstand checklijst
Instelling kantooruren in LiveAgent

Hoe vermeld je je werkuren?

Vraag werknemers wat voor hen de meest geschikte tijd is om hun werk te doen. Bepaal wat het beste is voor uw team, of het nu precieze werkuren of flexibele schema’s zijn.

Met welke tools kun je je werkuren aangeven?

Tools voor tijdbeheer zoals Trello of Toggl, enz.
Zorg ervoor dat uw medewerkers hun verantwoordelijkheden begrijpen. Zorg ervoor dat je niet micromanageert, want dit leidt alleen maar tot frustratie en lagere productiviteit.

Waarom is het belangrijk om duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen op te stellen?

Hoe beter iedereen zijn taken en verwachtingen begrijpt, hoe productiever de werkplek zal zijn. Werkgevers kunnen werknemers verantwoordelijk houden voor hun daden, terwijl werknemers het gevoel hebben dat ze een stem hebben.
Create-rule-in-LiveAgent
Voorbeeld van de functie Regels van LiveAgent

Hoe stel je duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen in?

Stel functiebeschrijvingen op die de verantwoordelijkheden van elke functie beschrijven, en zorg ervoor dat u deze indien nodig bijwerkt. Breng uw personeel op de hoogte als er mogelijke wijzigingen optreden.

Welke tools gebruiken in deze stap?

Samenwerkingstools zoals Trello, Asana of Basecamp creëren specifieke taken voor werknemers en houden hun voortgang bij.
Stel een duidelijk beleid voor werken op afstand op voor vakanties, pauzes, vakanties en ziektedagen.

Waarom is het belangrijk om over vrije tijd te beslissen?

Werkgevers moeten omgaan met afwezigheden om het werk door te laten gaan, terwijl werknemers moeten weten wat acceptabel is om vrij te nemen.

Hoe beslis ik over vrije tijd?

Het is het beste om ten minste een paar dagen vrij te nemen, sommige betaald en andere onbetaald, afhankelijk van het specifieke beleid voor elke werknemer. Sommige werkgevers staan ​​zelfs onbeperkte vakantiedagen toe, maar dat vereist meestal vertrouwen van beide partijen en toewijding om verantwoord te werken zonder toezicht. Vraag het personeel om hun vrije dagen zo vroeg mogelijk van tevoren aan te vragen.

Welke tools gebruiken om te beslissen over vrije tijd?

Gebruik Google Documenten of Spreadsheets om een ​​bestand te maken waarin iedereen vrije dagen kan aanvragen, notities kan toevoegen en eventuele wijzigingen in realtime kan zien.
Google calendar</a >
bron: calendar.google.com
Plan hoe vaak, waar en wanneer vergaderingen moeten worden gehouden.

Waarom is het belangrijk om vergaderingen van tevoren te regelen?

Vergaderingen moeten praktisch en efficiënt zijn als u ze regelmatig houdt. Op die manier kan iedereen gefocust blijven op de taak die voorhanden is zonder tijd te verspillen.

Hoe afspraken vooraf te regelen?

U moet een regelmatige vergadering organiseren voor teamupdates. Bijvoorbeeld elke vrijdagochtend of woensdagmiddag. U kunt ook ad-hocvergaderingen regelen wanneer iets onmiddellijk moet worden besproken.
Werken op afstand checklijst
bron: calendar.google.com

Welke tools helpen bij het vooraf plannen van vergaderingen?

Slack, LiveWebinar, Zoom of Google Hangouts zijn allemaal geweldige tools voor videocommunicatie.
Communicatie is de sleutel voor elk team op afstand. Stel de communicatierichtlijnen op en zorg ervoor dat iedereen ze volgt.

Waarom is het stroomlijnen van de communicatie belangrijk?

Dingen kunnen snel chaotisch worden als u geen communicatieplan hebt. Om iedereen op de hoogte te houden, is het noodzakelijk om een ​​manier te vinden waarop mensen effectief en snel kunnen communiceren.

Hoe de communicatie stroomlijnen?

Het is essentieel om een ​​manier te hebben om de voortgang van projecten te volgen, zodat je kunt bepalen of iemand achterloopt. Bovendien is het handig om te zien wat het team dagelijks doet. Gebruik ticketsoftware, zoals LiveAgent, om de communicatie met klanten te stroomlijnen. Uw emails, chats, telefoontjes, social media-vermeldingen en berichten van andere kanalen komen allemaal terecht in één algemene inbox. Dit maakt de communicatie eenvoudiger en resulteert in een hogere klanttevredenheid.
LiveAgent's inbox all tickets preview
Welke tools om de communicatie te stroomlijnen?
  • Teamcommunicatie – tools zoals Asana of Basecamp zijn nuttig, maar alleen als iedereen ze consequent gebruikt.
  • Communicatie met klanten – alles-in-één helpdesksoftware zoals LiveAgent (het is gratis te proberen!).
Om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en in dezelfde richting beweegt, heeft elk team een ​​reeks gedeelde waarden en doelen nodig.

Waarom is het belangrijk om voor de bedrijfscultuur te zorgen?

Bedrijfsrichtlijnen zullen helpen om toekomstige werknemers aan te trekken, maar ze zijn ook essentieel voor het behoud van werknemers. Werknemers die het gevoel hebben deel uit te maken van een team en wiens waarden overeenkomen met die van de organisatie, zullen eerder bij het bedrijf blijven.

Hoe zorgt u voor de bedrijfscultuur?

Maak een lijst met kernwaarden en zorg ervoor dat iedereen ze begrijpt. Een bedrijfshandboek kan ook de verwachtingen en het beleid van het bedrijf schetsen.

Welke tools helpen bij het verzorgen van de bedrijfscultuur?

U kunt een Google Documenten-document maken of een korte video/presentatie maken over de kernwaarden van uw bedrijf.
Werken op afstand checklijst
Controleer of uw werknemers een productieve werkomgeving hebben voordat ze op afstand gaan werken.

Waarom is het belangrijk om de externe werkomgeving van uw medewerkers te controleren?

Niet iedereen heeft ideale omstandigheden om thuis te werken. Als u wilt dat uw personeel zich op hun werk kan concentreren, moeten ze over de middelen en hulpmiddelen beschikken die ze nodig hebben.

Hoe de externe werkomgeving van uw medewerkers controleren?

Huur indien mogelijk een fysieke werkplek in hun omgeving (bijvoorbeeld een coworking-ruimte). Zo niet, probeer ze dan thuis betere werkomstandigheden te bieden door wat apparatuur (stoelen, bureaus, enz.) te leveren.
Home office

Welke tools kunt u gebruiken om de externe werkomgeving van uw medewerkers te controleren?

Als u wilt weten of iemand geen geschikte externe omgeving heeft, kunt u een enquête houden via Google Formulieren.
Wanneer uw team op afstand begint te werken, is het essentieel om een ​​plan te hebben voor het inwerken van nieuwe werknemers.

Waarom is onboarding op afstand belangrijk?

Als u geen onboardingplan heeft, kan het een uitdaging zijn om nieuwe medewerkers op de hoogte te brengen.

Hoe onboarding op afstand plannen?

Plan videovergaderingen en trainingssessies zodat uw medewerkers snel vertrouwd raken met het nieuwe systeem. Maak handboeken voor elke werknemer om te lezen, zodat ze vertrouwd kunnen raken met de richtlijnen van het bedrijf.
Werken op afstand checklijst< /figure>

Welke tools moet u gebruiken om onboarding op afstand te plannen?

U kunt LiveWebinar gebruiken voor online trainingssessies. Maak handboeken in Google Docs/Sheets.

Technische aspecten

Om productief te zijn, hebben telewerkers geschikte hulpmiddelen nodig, zoals een computer met alle programma’s die ze nodig hebben.

Waarom is ervoor zorgen dat uw medewerkers over de vereiste apparaten beschikken?

Als uw externe medewerkers niet over de juiste persoonlijke apparaten of hulpmiddelen beschikken, zal het moeilijk voor hen zijn om hun werk te voltooien.

Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers over de vereiste apparaten beschikken?

Voorzie uw medewerkers van de juiste tools en apparaten.

Welke hulpmiddelen moet u gebruiken om ervoor te zorgen dat uw medewerkers over de vereiste apparaten beschikken?

U kunt een lijst met vereisten voor werken op afstand maken in Google Docs/Sheets. Overweeg om te investeren in technologie zoals cloudopslag (bijv. Dropbox) en het delen van bestanden (Google Drive).
Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop
Een betrouwbare internetverbinding is een noodzaak voor telewerkers.

Waarom is het verlenen van toegang tot internet belangrijk?

Als het internet van een werknemer zelfs maar een paar minuten stopt met werken, kan dit aanzienlijke gevolgen hebben. Controleer of ze geen verbindingsproblemen ondervinden wanneer ze op afstand werken.

Hoe geef ik iedereen toegang tot internet?

Controleer regelmatig de internetsnelheden van iedereen. Als er problemen zijn, neem dan contact op met de serviceprovider en zorg dat deze zo snel mogelijk worden opgelost.
Werken op afstand checklijst

Welke tools gebruiken om iedereen toegang tot internet te geven?

Met Pingdom kunt u de status van een internetverbinding overal ter wereld volgen.
Zorg ervoor dat uw medewerkers toegang hebben tot technische ondersteuning als iets niet correct werkt.

Waarom is technische ondersteuning belangrijk?

Als uw externe medewerkers geen toegang hebben tot technische ondersteuning, kunnen ze gefrustreerd raken en dit zien als een wegversperring die hen ervan weerhoudt hun werk gedaan te krijgen.

Hoe technische ondersteuning bieden?

Geef uw medewerkers een lijst met ondersteuningscontacten, inclusief een emailadres en telefoonnummer, enz.
Werken op afstand checklijst

Welke tools om technische ondersteuning te bieden?

U kunt een document maken (bijvoorbeeld in Google Documenten) waarin het proces voor technische ondersteuning wordt beschreven en iedereen in uw team er toegang toe verlenen. Overweeg om te investeren in software waarmee uw medewerkers 24 uur per dag toegang hebben tot ondersteuning.

Veiligheid

Uw externe medewerkers moeten begrijpen wat hun veiligheidsverplichtingen zijn.

Waarom is het belangrijk om veiligheidsverplichtingen te stellen?

De veiligheid van uw medewerkers moet altijd een topprioriteit zijn. Uw personeel moet zich bewust zijn van de gevaren van thuiswerken en het veiligheidsbeleid van het bedrijf begrijpen.

Hoe stelt u veiligheidsverplichtingen in?

Leg hen duidelijk uit wat er aan hun kant moet worden gedekt en op welke veiligheidselementen ze zich moeten concentreren.
Woman holding smartphone and chatting on social media

Welke tools gebruiken om veiligheidsverplichtingen vast te stellen?

Geofencing stelt u in staat om de locatie van het apparaat van een werknemer te volgen en grenzen te stellen die ze niet mogen overschrijden. Desalniettemin is deze stap alleen essentieel als uw bedrijf over zeer gevoelige gegevens beschikt, anders moet u gewoon uw personeel vertrouwen – het loont.
Houd regelmatig updates voor de apps en apparaten van uw team.

Waarom is het belangrijk om voor regelmatige updates te zorgen?

Als uw externe medewerkers hun apparaten niet updaten, kunnen ze kwetsbaar worden voor cyberaanvallen. Controleer of iedereen de regelmatige updates bijhoudt en deze niet verwaarloost.

Hoe zorgt u voor regelmatige updates?

Maak een document dat een lijst met noodzakelijke updates bevat, zodat iedereen toegang heeft tot deze informatie.
Update

Welke tools zorgen voor regelmatige updates?

U kunt overwegen te investeren in tools zoals Microsoft AutoUpdate (voor Windows) of Mac OS X Update (voor Apple-apparaten), waarmee u alle software van uw medewerkers automatisch kunt bijwerken.
U moet de gebieden identificeren waar uw werknemers de meeste kans lopen op veiligheidsproblemen.

Waarom is het identificeren van veiligheidsrisico’s belangrijk?

Als u weet waar de gevaren liggen, kunt u stappen ondernemen om ze te verminderen. Identificeer alle potentiële bedreigingen voordat ze een probleem worden.

Hoe veiligheidsrisico’s identificeren?

Overweeg om een ​​kaart met veiligheidsrisico’s te maken die aangeeft in welke gebieden uw medewerkers gevaar kunnen lopen.
Werken op afstand checklijst

Welke tools gebruiken om veiligheidsrisico’s te identificeren?

Er zijn verschillende tools die veiligheidsrisicogebieden identificeren, waaronder geofencing, monitoringsoftware voor sociale media (zoals Mediatoolkit) en Google Alerts.
Als er iets misgaat, moet u een noodplan overleggen en uw werkruimte veiliger maken.

Waarom is het schrijven van een noodplan belangrijk?

In het geval van een noodgeval kunnen uw externe medewerkers in paniek raken en de zaken erger maken. Een noodplan kan dit voorkomen.

Hoe schrijft u een noodplan?

Maak een document met een takenlijst waarin het noodplan stap voor stap wordt beschreven.
Uitgangsteken

Met welke tools kunt u een noodplan schrijven?

Degene die uw medewerkers het vaakst gebruiken, zijn degene waarmee ze het meest vertrouwd zijn en die ze waarschijnlijk het snelst aankunnen.

Mentale gezondheid

Een van de grootste problemen met werken op afstand is het onvermogen om rechtstreeks met mensen te communiceren. Aangezien telewerkers het grootste deel van hun tijd binnen vier muren kunnen doorbrengen, is hun geestelijke gezondheid cruciaal.

Waarom is de zorg voor het welzijn van uw medewerkers belangrijk?

Als een werknemer begint te worstelen met zijn geestelijke gezondheid, kan dit een enorme impact hebben op de efficiëntie van het bedrijf.

Hoe zorgt u voor het welzijn van uw medewerkers?

Of het nu met werk te maken heeft of niet, zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot hulp als ze die nodig hebben.
Werken op afstand checklijst

Welke hulpmiddelen om te zorgen voor het welzijn van uw werknemers?

U kunt een anonieme enquête uitvoeren via Google Formulieren of SurveyNuts.
Moedig uw werknemers aan om informele gesprekken te voeren met hun collega’s, zelfs voor niet-werkgerelateerde doeleinden. Dit zal hen helpen zich meer verbonden te voelen met het team en gevoelens van isolement te voorkomen.

Waarom is het belangrijk om informele chats met teamgenoten te faciliteren?

Als uw medewerkers het gevoel krijgen dat ze in een vissenkom zitten, kan het voor hen moeilijk worden om zich te concentreren en hun werk te doen.

Hoe maak je informele chats met teamgenoten mogelijk?

Let op elke gelegenheid voor vergaderingen op afstand, niet alleen die over werk, maar ook om bijvoorbeeld de verjaardagen van werknemers te vieren.
Werken op afstand checklijst

Met welke tools kunt u informele chats met teamgenoten vergemakkelijken?

Elke webinar en berichtentool (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) werkt hier.
Het is veel uitdagender om een ​​nieuwe vaardigheid te leren wanneer u op afstand werkt dan op kantoor. Bied uw werknemers alternatieve opties en prikkels om nieuwe vaardigheden te leren, kansen om zichzelf te verbeteren. Geef ze toegang tot technologie waarmee ze al die dingen kunnen doen.

Waarom is het belangrijk om uw medewerkers trainingen te geven?

Als u uw medewerkers de kans geeft zich te ontwikkelen, kunnen ze hun werk als een carrière zien, niet als zomaar een baan. Moedig hen aan om webinars bij te wonen of cursussen te volgen die verband houden met hun professionele interesses.

Hoe biedt u uw medewerkers trainingsmogelijkheden?

Overweeg om verschillende soorten trainingen aan te bieden, zoals videozelfstudies, webinars of ebooks. U kunt uw medewerkers ook ondersteunen om cursussen in hun eigen tijd te voltooien.
Woman explaining to team members stick notes

Welke tools kunt u gebruiken om uw medewerkers trainingsmogelijkheden te bieden?

U kunt videoconferentiesoftware zoals Skype of Zoom gebruiken om live trainingen te geven of platforms zoals Lynda.com en Coursera om online cursussen aan te bieden.

Samenvatting van de checklijst voor werken op afstand

De basis:

  • Geef uw werktijden op
  • Stel duidelijke verantwoordelijkheden en verwachtingen op
  • Beslis over vrije tijd
  • Plan vergaderingen van tevoren
  • Stroomlijn de communicatie met LiveAgent
  • Zorg voor bedrijfscultuur
  • Controleer de externe werkomgeving van uw medewerkers
  • Onboarding op afstand plannen

Technische aspecten:

  • Zorg ervoor dat uw medewerkers over de benodigde apparaten beschikken
  • Geef iedereen toegang tot internet
  • Technische ondersteuning bieden

Veiligheid:

  • Stel veiligheidsverplichtingen in
  • Zorg voor regelmatige updates
  • Identificeer veiligheidsrisico’s
  • Schrijf een noodplan

Geestelijke gezondheid:

  • Zorg voor welzijnsondersteuning voor uw medewerkers
  • Faciliteer informele chats met teamgenoten
  • Bied uw medewerkers trainingsmogelijkheden

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.

×
Plan een persoonlijk gesprek en ontdek hoe LiveAgent uw bedrijf kan helpen.

We zijn op meerdere data beschikbaar

Plan een demo