Helpdesk aanvraagformuliersjablonen
Maak indruk op uw klanten door gebruik te maken van gemakkelijk te begrijpen helpdesk aanvraagformuliersjablonen. Leer meer over de lengte en structuur van formulieren, het vermijden van jargon en het snel beantwoorden van aanvragen. Biedt klantenondersteuning via meerdere kanalen om hun ervaring te verbeteren. Download nu gratis onze helpdesk aanvraagformuliersjablonen!
Het bieden van een goede klantenservice aan uw klanten is niet voldoende om op te vallen in een drukke markt. Deze regel is van toepassing op zowel B2C- als B2B-bedrijven, evenals op degenen die noodzakelijke goederen, luxeproducten of software verkopen.
Waarom? Omdat kopers tegenwoordig hogere verwachtingen hebben en gewend zijn aan persoonlijke en positieve ervaringen. Deze positieve ervaringen zijn sterk verbonden met een van de principes van moderne klantenservice – klantenondersteuning via meerdere kanalen.
De rol van klantenservice via meerdere kanalen en de voordelen ervan
Klantenondersteuning met meerdere kanalen betekent beschikbaar zijn voor uw klanten op verschillende communicatiekanalen en hetzelfde ondersteuningsniveau bieden op elk kanaal. Als zodanig zou het hebben van omnichannel-ondersteuning klanten in staat moeten stellen communicatiekanalen te wijzigen (van telefoon naar email, of sociale media en live chat) soepel, zonder hun problemen en vragen aan verschillende ondersteuningsmedewerkers te hoeven herhalen.
De belangrijkste voordelen van klantenservice via meerdere kanalen, naast het duidelijk verbeteren van de klantenervaring, zijn onder meer:
1. Meer leren over uw klanten
Door contact te maken met klanten via verschillende kanalen van hun keuze, kunt u hun behoeften, wensen, verwachtingen en problemen beter begrijpen. Communiceren met hen via meerdere kanalen is een geweldige manier om hen te leren kennen en uw bereidheid te tonen om hen op hun gemak te stellen.
2. Inzichten verkrijgen over uw producten of diensten
U kunt veel waardevolle inzichten en onschatbare feedback over uw product of dienst verzamelen terwijl u in contact komt met klanten op verschillende platforms. Meestal zijn klanten eerder bereid om hun mening over uw product of dienst te delen op een kanaal dat voor hen natuurlijker aanvoelt. Met ‘natuurlijker’ bedoelen we bijvoorbeeld berichten op sociale media of email in plaats van klantentevredenheidsonderzoeken of pop-up NPS-vragen.
3. Verbetering van de productiviteit en prestaties van vertegenwoordigers
Het lijkt misschien onmogelijk, maar het aanbieden van omnichannel klantenservice maakt het werk van uw vertegenwoordigers juist gemakkelijker en sneller. Hoe? Want het bieden van ondersteuning via meerdere kanalen vereist dat een bedrijf zijn klantenservice efficiënter inricht dan bij multichannel support. En dankzij dat kunnen vertegenwoordigers productiever werken en zullen hun prestaties in de loop van de tijd verbeteren.
4. Aanzienlijke besparingen op klantenservicekosten
Door klantenservice via één centraal kanaal aan te bieden, bespaart u aanzienlijk op uw klantenservicebudget. Een enkele vertegenwoordiger kan meer verzoeken in dezelfde tijd oplossen – het houdt rechtstreeks verband met de toename van de productiviteit van uw vertegenwoordiger. Bovendien zijn vertegenwoordigers minder gefrustreerd en is hun werk gemakkelijker. Dit betekent dat hun motivatie en werkmoreel verbetert.
Sjablonen voor helpdeskaanvraagformulieren
Aanvraagformulier voor helpdesk 1
Please provide us with the basic information below. It will help our agent start working on your request faster.
First name:
Last name:
Client ID:
Email:
Phone no.:
Please briefly describe your request:
[Long text field]
…
When can we contact you?[Calendar for the customer to select a date]
How would you like to be contacted? [List of options]
[Button] Submit your request
[Message after form submission]
Thank you for completing the form. We will start working on your request as soon as possible/in [X] minutes/today/etc.
Aanvraagformulier voor helpdesk 2
Please fill out the fields below and describe your problem. We’ll be happy to help!
First and last name:
Client no.:
Which department would you like to contact? [drop-down list of available departments]
How can we help? Describe your request:
[Long text field]
…
How long can you wait for us to contact you? [X minutes/X hours/X working days]
[Button] Send a request
[Message after form submission]
We’ve just received your request, and our agents will start working on it shortly.
Aanvraagformulier voor helpdesk 3
Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to [X] minutes.
First name:
Last name:
Email address:
Order no.*:
When was the last time you were contacted by one of our service agents? [Calendar for customer to select a date]
Please describe your request. Be as specific as possible.
[Long text field]
…
[Button] Click here to send your request
* You can find this order no. in the email confirmation we sent after you placed the order.
[Message after form submission]
Your request has just been sent. We will start working on your request today.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you improve customer service. Curious about all the opportunities?
Frequently Asked Questions
Hoe lang moet een aanvraagformulier voor een helpdesk zijn?
Helpdesk-aanvraagformulieren moeten zo kort mogelijk zijn. Ze mogen alleen de belangrijkste velden bevatten, zoals klantengegevens (voor- en achternaam, emailadres, telefoonnummer indien nodig), een lang tekstveld waarin de klant zijn verzoek kan beschrijven en een knop ‘Verzenden’. Als uw klantenserviceafdeling complexer is en uit een paar teams bestaat, moeten dergelijke formulieren ook een vervolgkeuzelijst bevatten waarin een klant kan selecteren met welk team hij contact wil opnemen. U kunt ook andere vervolgkeuzelijsten toevoegen, maar onthoud dat het formulier zo kort en eenvoudig mogelijk moet zijn.
Welke taal moet worden gebruikt in een aanvraagformulier voor een helpdesk?
Net als de lengte en structuur van een aanvraagformulier voor een helpdesk, moet een formulier in een gemakkelijk verteerbare taal zijn geschreven. Gebruik verklaringen die begrijpelijk zijn en waarmee uw klanten vertrouwd zijn. Vermijd het gebruik van jargon of technische taal, vermijd het gebruik van werkwoorden of complexe, samengestelde zinnen. Onthoud dat uw klanten het druk hebben, dus ze zouden uw formulier binnen enkele minuten of zelfs seconden moeten kunnen indienen zonder tijd te hoeven besteden aan het interpreteren van uw bedrijfscode.
Hoe snel moet ik een ingediend aanvraagformulier beantwoorden?
Het simpele antwoord op deze vraag is zo snel mogelijk, maar we weten dat dat makkelijker gezegd dan gedaan is. De tijd die nodig is om een klantverzoek te beantwoorden, moet intern in uw klantenserviceteam worden vastgesteld en, indien mogelijk, worden bevestigd door een Service Level Agreement (SLA) ondertekend door klantenservicemedewerkers. Reactietijden kunnen variëren van branche tot branche en van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van vele variabelen. Deze variabelen kunnen het aantal vertegenwoordigers in een klantenserviceteam, het aantal helpdesktickets dat in een bepaalde periode is ingediend, de complexiteit van klantenverzoeken, het automatiseringsniveau van uw helpdeskactiviteiten en de kwaliteit omvatten. van uw klantenservicesoftware, om er maar een paar te noemen. Ongeacht de interne omstandigheden binnen uw team, uw klantenservicemedewerkers moeten ernaar streven klantenverzoeken te beantwoorden zodra ze zijn ingediend, met het belang van uw klanten in gedachten.
Hoe tijdregels in LiveAgent in te stellen
Leer hoe u tijdregels kunt instellen in LiveAgent om klantenondersteuning te verbeteren. Automatiseer taken en creëer een efficiënt proces voor ticketbeheer.
Hoe beloningen en badges instellen in LiveAgent
Beloningen en badges in LiveAgent gamificeren klantenondersteuning, motiveren het team en verhogen de snelheid en nauwkeurigheid van probleemoplossing.
Gedetailleerd overzicht van de helpdeskfuncties.
LiveAgent biedt een uitgebreide helpdeskoplossing met diverse functies zoals ticketbeheer, automatisering en live chat voor efficiënte klantenondersteuning.
Hoe tickets af te drukken in LiveAgent
LiveAgent biedt een snel en eenvoudig proces om klantentickets af te drukken. Het platform bevat een video-tutorial voor stapsgewijze begeleiding.
We appreciate your recent sign up for a LiveAgent.
A message will be sent to your email address containing login details, right after your account is installed.
Try all communication channels while your LiveAgent is ready.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.