• Sjablonen
  • Callcenter sluiten/pauzeren contactsjablonen

Callcenter sluiten/pauzeren contactsjablonen

Klantenservice is een essentiële pijler van elk bedrijf. Ongeacht de sector staat klantenservice altijd voorop in uw bedrijf. Het niveau van klantentevredenheid, dat rechtstreeks verband houdt met klantenservice, is van invloed op de klantenloyaliteit en het bedrijfsresultaat van elk bedrijf.

Daarom moet elk bedrijf, hoe groot of klein ook, zijn best doen om uitstekende klantenservice te bieden aan al zijn gebruikers of klanten. Om precies te zijn, klantenservicemedewerkers moeten ernaar streven om klanten het gevoel te geven dat ze verzorgd en gehoord worden tijdens het hele ondersteuningsproces – van het maken van tickets tot het oplossen en sluiten van tickets.

Deze aanpak zou moeten gelden voor alle communicatiekanalen, inclusief telefonische ondersteuning. Maar wat moeten klantenservicemedewerkers precies doen en welke eigenschappen en vaardigheden moeten ze hebben om een uitstekende klantenservice te kunnen bieden?

Kenmerken van uitstekende klantenservice

Klantenservice gaat over mensen – zowel klanten als klantenservicemedewerkers. U kunt eenvoudigweg geen willekeurige medewerkers zonder ondersteunende kennis toewijzen om aan de eerste lijn van klantencommunicatie te werken. Onthoud dat klantenserviceteams vaak worden beschouwd als het gezicht van uw bedrijf, dus bedenk wie er in de frontlinie komt te staan en wat voor soort indruk ze zullen maken.

Laat de activiteiten van klantenserviceteams in geen geval aan het toeval over. De verantwoordelijke persoon of personen moeten een open communicatielijn hebben en een soort “draaiboek” dat hen helpt bij het uitvoeren van hun taken.

Voor uw gemak hebben we een lijst gemaakt met kenmerken en vaardigheden die elke medewerker van de klantenservice zou moeten hebben en die voortdurend moet worden verbeterd. Bekijk ze hieronder.

Communicatievaardigheden

Vertegenwoordigers die met klanten werken, moeten uitstekende communicators zijn. Ze moeten weten hoe ze zich moeten verhouden tot degene aan de andere kant van de telefoon, e-mail, chat of balie. Ze moeten weten hoe ze duidelijk moeten spreken op een manier die voor verschillende mensen begrijpelijk is en zal helpen alle twijfels of negatieve gevoelens weg te nemen die de klant kan hebben.

Communicatievaardigheden

Bedrijfs- en productkennis

Ongetwijfeld moeten vertegenwoordigers het bedrijf waarvoor ze werken kennen en de producten of diensten waarmee ze werken. Ze moeten in staat zijn om de meeste vragen te beantwoorden, echte en oprechte oplossingen voor te stellen en mogen niet overrompeld worden door bijna elke vraag.

Meerdere kennisbanken
Wilt u niet dat uw agenten overrompeld worden? Creëer een interne kennisbank die ze kunnen gebruiken om zichzelf te onderwijzen.

Probleemoplossing

Snel en besluitvaardig zijn is een van de belangrijkste eigenschappen van een goede klantenservicemedewerker. Dat is waar gebruikers of klanten naar zoeken. Ze verwachten snel hulp te krijgen en eenvoudige uitleg te krijgen die ofwel hun problemen zal oplossen of op zijn minst enig licht op hun problemen zal werpen en mogelijke oplossingen zal presenteren.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates. Curious about all the opportunities?

Geduld

In veel gevallen zullen klantenservicemedewerkers of managers moeten navigerenonaangename, gespannen en gecompliceerde klantinteracties. Daarom moeten ze geduldig en empathisch zijn en in staat zijn om met alle klanten te werken – zelfs als ze woedend en respectloos zijn.

Empathie en luistervaardigheid

Idealiter zouden vertegenwoordigers moeten weten hoe ze zich in de schoenen van de ander moeten verplaatsen om hun standpunt te begrijpen. Soms hebben klanten ongebruikelijke problemen en moeten agenten zoveel mogelijk informatie hebben om hen te helpen en empathisch te begrijpen.

Klant-empathie-Video-oproep-functie-LiveAgent-
Empathie en personalisatie gaan hand in hand. Wat dacht u van een videogesprek om het nog persoonlijker te maken?

Goed geheugen en aandacht voor detail

Dit hangt af van het bedrijf, maar idealiter moeten vertegenwoordigers ernaar streven de naam van de persoon met wie ze praten te kennen en te onthouden. Als uw vertegenwoordigers uw klanten altijd bij hun naam noemen, voelen ze zich zelfverzekerd en verbonden met het bedrijf. Dankzij dat zal het hele communicatieproces veel soepeler verlopen. .

Onderscheidingen

Happy customers are the best customers

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

View more

Badges

Sjablonen voor het sluiten/onderbreken van contactpersonen van het callcenter

Callcenter sluiten/pauzeren contactsjabloon #1


Hello! My name is [agent’s name] from [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Perfect. So, [customer’s name], I’m calling about a ticket you created [X] days/hours ago. Can you confirm that you created the ticket, numbered [ticket number]?
[Customer confirms]
Thank you for confirming that. I started processing your inquiry, but it seems that I need some help from our tech team because [explanation]. That’s why I will pause your ticket for [X] days/hours until I get all the information I need from them. Is that okay with you?
[Customer confirms]
Thank you for your understanding, [customer’s name]. I appreciate your patience and promise that I will do my best to resolve your issue as soon as possible. I will get back to you once I’m able to reopen your ticket. Please feel free to contact me anytime by calling [phone number] or sending an email to [email address]. Have a great day!

Callcenter sluiten/pauzeren contactsjabloon #2


Hi! It’s [agent’s name] with [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Thank you. I’m calling to inform you that the ticket [ticket number] you raised has just been resolved, and that’s why I’m closing it. Please confirm that the issue you reported has been fixed.
[Customer confirms]
That’s great to hear. You will receive an [email/SMS] confirmation that your ticket was closed in the next few minutes. Do you have any questions regarding this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions and continues with the script].
I hope all of this was helpful. If you have any other questions, you can always contact us later or create a ticket using our helpdesk. Can I help you with anything else?
[Customer denies]
Okay, then have a great day, and feel free to get back in touch if you need!

Callcenter sluiten/pauzeren contactsjabloon #3


Good morning, I’m calling on behalf of [company’s name], my name is [agent’s name]. Please confirm that I reached [customer’s name/customer’s ID].
[Customer confirms]
I’m contacting you to inform you that the ticket you created was resolved. You can check its status via our help desk by logging into your customer service dashboard and clicking on the [tab’s name] tab. I hope that the issue you reported won’t occur again and that your future experiences with our [product/service] will be seamless. Do you have any questions related to this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions related to the process and continues with the script].
Thank you for taking the time to speak with me. Have a great day!

Veelgestelde vragen

Moet de klant worden geïnformeerd waarom een ticket is gesloten of gepauzeerd?

Ja, het is het beste als u de klant altijd laat weten waarom u zijn ticket sluit. Al is het maar om te zeggen: “Het door u gemelde probleem is zojuist opgelost, dus we sluiten uw ticket”.

Als u een ticket op pauze zet, is het nog belangrijker om de klant dat te laten weten. Elke keer dat een ticket in de wacht wordt gezet, moet u dit aan de klant communiceren, uitleggen waarom het gebeurt en hen informeren hoe lang het zal duren om de kwestie op te lossen of zelfs hoe lang het duurt om het ticket te heropenen. Anders kunnen klanten zich vergeten of niet geïnformeerd voelen, en dit soort situaties zal voor hen geen uitstekende klantervaring opleveren.

Hoe lang kan een ticket worden onderbroken?

Er is geen eenvoudig antwoord op deze vraag. Uw bedrijf en zijn vertegenwoordigers moeten hun best doen om tickets zo snel mogelijk op te lossen. Mensen houden niet van wachten, en uw klanten zijn geen uitzondering. Daarom moet u het geduld van mensen niet op de proef stellen door hun tickets te lang in de wacht te zetten. Als u er zeker van wilt zijn dat de service die u levert goed genoeg is, zoekt u naar benchmarks voor de industrie.

Dit soort gegevens laten u zien hoe lang het duurt voordat andere bedrijven uit uw sector klantenservicetickets hebben opgelost en hoeveel tijd het kost om een ticket opnieuw te openen, enz. Zodra u over die informatie beschikt, probeert u problemen sneller op te lossen dan uw concurrenten doen .

Probeer LiveAgent vandaag nog​

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

Meer dan 3.000 beoordelingen Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Moet de klant worden geïnformeerd waarom een ticket is gesloten of gepauzeerd? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ja, het is het beste om de klant te informeren over waarom u zijn ticket sluit/pauzeert. Anders kunnen klanten zich vergeten of niet geïnformeerd voelen, en dit soort situaties zal voor hen geen uitstekende klantenervaring opleveren. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hoe lang kan een ticket gepauzeerd worden? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Er is geen eenvoudig antwoord op deze vraag. Uw bedrijf en zijn vertegenwoordigers moeten hun best doen om tickets zo snel mogelijk op te lossen. Mensen houden niet van wachten, en uw klanten zijn geen uitzondering. Als u er zeker van wilt zijn dat de service die u levert goed genoeg is, zoekt u naar benchmarks in de branche. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Wat zijn de noodzakelijke kenmerken en vaardigheden van de klantenservice? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Elke persoon die bij de klantenservice werkt, moet zijn communicatieve vaardigheden, probleemoplossende vaardigheden en bedrijfs- / productkennis hebben en voortdurend verbeteren. ” } }] }
Terug naar sjablonen Maak een GRATIS account aan

Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.